FAQ

Allgemeines

Wie funktionierts?

Auf dieser Seite finden Sie eine Sammlung häufig gestellter Fragen (auch FAQ; kurz aus dem englischen für "frequently asked questions") aus unserem Support. Sollte hier ein Punkt fehlen oder Sie finden zu Ihrer Problemstellung keine Lösung, kontaktieren Sie uns einfach über das OBS Ticketsystem.

Zu einigen Modulen bzw. Schnittstellen finden Sie auch eine eigene Übersicht häufig gestellter Fragen. Falls Sie eine Antwort zu einer Frage Suchen, die ein solches Modul oder eine solche Schnittstelle bestrifft, schauen Sie bitte in einer der folgenden FAQs nach:

Installation/System/Datensicherung/Service-Vertrag

Systemvoraussetzungen

Die Entwicklung vom OBS findet auf Windows statt. Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass wir keine Garantie dafür geben können, dass OBS mit veralteten Versionen von Windows (XP und älter) fehlerfrei funktioniert!
Eine ausführliche Beschreibung der Anforderungen und Empfehlungen entnehmen Sie bitte der Seite Hardwareanforderungen.

OBS-Vertrags-Bedingungen

Sie können die Bedinungen des OBS-Vertrages in folgendem Dokument nachlesen: Datei:OBS-Software-Service-Bedinungen.pdf

Welche Datenbank verwendet mein OBS?

Um herauszufinden, welche MySQL Version aktuell bei Ihnen installiert ist können Sie im OBS unter System -> D Info die aktuelle OBS- und MySQL Version anzeigen lassen.
Ausführliche Informationen zu MySQL finden Sie hier.

Datensicherung / Backup von OBS

Sicherungskonzept OBS

Die Sicherung der OBS Daten obliegt dem Anwender.

OBS legt die Daten in die Dateistruktur des Servers (Word, Excel, Bilder usw) und in die Datenbank MySQL ab.

Da die Datenbank im Normalfall 24 Stunden am Tag in Benutzung ist (Mail, Fax, FTP, Shop, Artikelpflege usw), ist eine Datensicherung des SQL Servers nicht ohne Weiteres möglich. Die Datensicherung ist bei der Datenbank immer ein momentanes Abbild und immer veraltet! Es ist aber wichtig bei einem Serverausfall den möglichst aktuellen Stand der Datenbank zurückzuspielen. Die Sicherung wird im Kapitel Datenbankverzeichnis beschrieben.

Durch die verschiedenen Dienste (Mail, Fax, Artikelpflege usw.) fallen 24 Stunden am Tag Dateien für das Datei-System des Servers an. Auch hier ist die Sicherung nur eine Momentaufnahme

OBS benutzt folgende Ordnerstruktur in denen die vom System benötigten Dateien abgelegt werden:

Dateiverzeichnis OBS

LFD	Sichern	Ordner1	Ordner2	Ordner3	Ordner4	Ordner5
A	X	OBS
B	X		Sys
C			Data
CA	X			Amazon
CB	X			Archiv
CC	X			Bildarchiv
CD	X			CNC
CE	X			Datainout
CF	X			Datanorm
CG	X			Datapdf
CH				DB
CHA					MySQL
CHA1	X					Bin
*A	!!!!					Data (Siehe Datenbankverzeichnis)
CI	X			Debug
CJ	X			Dict
CK	X			DMS
CL	X			Dokumente
CM	X			Downloads
CN	X			Druck
CO	X			Elster
CP	X			EMail
CQ	X			FMImport
CR	X			GFK
CS	X			Hilfe
CT	X			Import
CU	X			Inventur
CV	X			Libricache
CW				Locks
CX	X			Macro
CY	X			MDE
CZ	X			Moebel
C1	X			MT940
C2	X			PBS
C3	X			PBSEASY
C4	X			Remote
C5	X			Shop
C6	X			UpdateMacros
C7	X			Verbandsabr
C8	X			Verfug
D	X		Install
E	X		Service
F	X		Update
G			Temp

Datenbankverzeichnis

X:\OBS\DATA\DB\MYSQL5\Data Das Verzeichnis kann abweichen wenn die Datenbank außerhalb des OBS Verzeichnisses installiert ist.
In dem Verzeichnis OBS\SYS befindet sich die Datei OBS.INI.
Unter dem Eintrag DATABASEPATH befindet sich der Verweis auf das Datenbankverzeichnis.

Beispiel:
[Datenbank]
DATABASEPATH=c:\Netzwerk\DB\data\OBS_MYSQL

LFD	Sichern	Ordner1	Ordner2
*		Data
A	X		MySQL
B			OBS_MySQL
C	X		OBS_MySQL_2010
D	X		OBS_MySQL_2011
E	X		OBS_MySQL_2012
F	X		obs_mysql_backup
G	X		obs_mysql_update
H	X		obs_mysql_export
I	X		obs_mysql_tag1
J	X		obs_mysql_tag2
K	X		obs_mysql_tag3
L	X		obs_mysql_tag4
M	X		obs_mysql_tag5
N	X		obs_mysql_tag6
O	X		obs_mysql_tag7
P	X		obs_mysql_woc0
Q	X		obs_mysql_woc1
R	X		obs_mysql_woc2
S	X		obs_mysql_woc3

OBS_MYSQL_Backup

Hier wird eine Kopie der Datenbank vor dem Jahreswechsel abgelegt

OBS_MYSQL_Update

Hier wird eine Kopie der Datenbank vor einem OBS Update abgelegt

OBS Zeiteneinteilung

Es ist zu überlegen, wann eine OBS-Sicherung durchgeführt werden sollte, da mehrere automatisierte Dienste im Hintergrund laufen können. Folgende Tabelle soll Ihnen veranschaulichen, welche Hintergrunddienste von OBS zu welchem Zeitpunkt ausgeführt werden sollten.

Bei eingetragenen Sicherungsdienst

obs_mysql_tag1 - obs_mysql_tag7:

Hier wird für jeden Wochentag eine Kopie der Datenbank abgelegt

obs_mysql_woc0 - obs_mysql_woc3

Hier wird für eine Kopie der letzen 4 Wochen abgelegt

Die Datenbank OBS_MYSQL ist die aktive aktuelle Datenbank.
Diese sollte nicht mit „normalen“ Dateikopierprogrammen gesichert werden. Da die Datenbank ein Teil der Tabellen im Arbeitsspeicher des Servers hält kann ein Teil der Tabellen ungültig sein. Besser ist es die Datenbanken obs_mysql_tag1 - obs_mysql_tag7 nach der Sicherung zu kopieren.

Bei einem Einsatz einer Sicherungssoftware, die mit geöffneten Dateien umgehen kann ist es möglich den gesamten Ordner zu sichern.

HINWEIS: Bitte beachten sie auch das Kapitel OBS Zeiteneinteilung um Ihre Datensicherung zu Planen!

Eintrag JOB Automatische Vorgänge

Legt folgende Datenbanken an:

obs_mysql_tag1 - obs_mysql_tag7
obs_mysql_woc0 - obs_mysql_woc3

Weitere Informationen zur Verwendung des Schedulers finden Sie hier

Jahressicherung Sicherung Buchhaltung

Nach Abschluss der Buchhaltung und dem Jahreswechsel sollten folgende Datenbanken gesichert (USB Stick, DVD, externe Datenträger) werden und in den Buchhaltungsunterlagen abgelegt werden.
Auch ist es ratsam alle Kontenblätter in eine PDF Datei zu drucken (PDF Creater als Druckertreiber) und diese ebenfalls mit auf das Archivierungsmedium abzulegen.

Diese Datenbanken sollten gesichert werden:

Das Vorjahr (Buchhaltungsinformationen)
Die aktuelle Datenbank (Rechnungen, Einkauf)

Beispiel:
OBS_MySQL_2012
OBS_MYSQL oder die aktuelle obs_mysql_tagx am Folgetag

HINWEIS: Die Datenbanknamen können abweichen falls Sie mit mehreren OBS Firmen auf einem Server arbeiten!

Sicherung der Datenbank mit MySQL Dump

Sollte es notwendig sein einen MySQL Dump auszuführen (wenn z.B. die zuvor beschriebenen Sicherungen nicht angewendet werden können) wenden Sie sich bitte an den OBS-Support, damit dieser die Einrichtung vornimmt.

Periodisches Datenbank-Backup mit dem Scheduler

Automatische Vorgänge Job einrichten
DB_DataBaseBackup(oDB,'_Tag',True)

Parameter 1 ist die Verbindung zu kopierenden Datenbank
Parameter 2 ist der Anhang für den Datenbanknamen!
Parameter 3 ist mit Blob-Tabellen.

Der Termin der Sicherung sollte natürlich vor der Bandsicherung sein.

HINWEIS: Es handelt sich hierbei um eine Einzelsicherung! Das heißt, dass die Daten nur einmal und immer in den selben Ordner gespeichert werden!

Win10 Updates verzögern

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung um Funktions-Updates in Windows 10 zurückzustellen damit diese nicht sofort bei Veröffentlichung installiert werden sondern erst mit einer zeitlichen Verzögerung.

Dadurch hat das OBS-Team die Möglichkeit Fehler zu beseitigen bevor es bei Ihnen zu Problemen kommt.

Öffnen Sie im Start-Menü die Einstellungen
Wählen Sie den Punkt Updates und Sicherheit
Öffnen Sie unter Windows Update den Punkt Erweiterte Optionen
Setzen Sie den Haken bei Upgrades zurückstellen

Schritt 1: Einstellungen öffnen
Schritt 2: Updates und Sicherheit öffnen
Schritt 3: Erweiterte Optionen öffnen
Schritt 4: Upgrades zurückstellen setzen

Windows-Anzeigenskalierung

HINWEIS: Ab Version 002814 unterstützt OBS die Vergrößerung von Bildschirminhalten in Windows.

Windows 7

Unter Windows 7 muss die "Windows-XP-Skalierung" deaktiviert werden. Dazu muss die Aero-Oberfläche aktiviert sein und unter "Systemsteuerung - Anzeige - Benutzerdefinierte Textgröße (DPI) festlegen" der Haken "DPI-Skalierung im Stil von Windows XP verwenden" nicht gesetzt sein. In diesem Fenster kann dann eine Vergrößerung eingestellt werden. Nach einem Klick auf "OK" und "Übernehmen" muss der Nutzer sich neu anmelden.

ACHTUNG: Es kann sein, dass die Einstellung beim ersten Anpassen NICHT korrekt übernommen wird. Sollte die Vergrößerung in OBS nicht korrekt angepasst sein, wiederholen Sie die Anpassung.

Windows 8.1 und Windows 10

Ab Windows 8.1' funktioniert die Skalierung ohne weitere Anpassungen.

Personal/Benutzer verwalten

Anlage eines Benutzers

Eine "Schritt für Schritt"-Anleitung zur Anlage von neuen Benutzer finden Sie hier.

Wie verwalte ich Urlaub und Krankheitstage in OBS?

Eine ausführliche Anleitung finden Sie hier.

Artikel

Die Artikelpflege

Die Artikelpflege wird Ihnen hier näher erklärt. Falls Sie wissen möchten, ob es eine Schnittstelle für die Artikelpflege zu einem bestimmten Lieferanten gibt, dann schauen Sie in unsere Übersicht.

Die Inventur

Dieser Programmteil soll Sie bei Ihrer Inventur unterstützen.
Zuerst müssen Sie in der Liste der Inventuren eine neue Inventur per Einfg anlegen. Anschließend öffnen Sie dann die Inventur-Artikel mit F6 und erstellen die Inventurliste. Mit F7 Selektieren werden die Artikel ausgewählt. Sie können Warengruppen, Inventurgruppen oder Artikelnummern als Selektionskriterien festlegen. Die Inventurliste wird mit einem Namen versehen und kann dann mit F3 als Inventuraufnahmeliste ausgedruckt werden. Auf diesen Listen können die gezählten Mengen der Artikel eingetragen werden.
Vor dem Zählen der Waren sollte die Liste mit diesen Daten per F9 aktualisiert werden. D.h. die Daten im Feld "Menge-Soll" werden dem aktuellen Bestand aus den Artikel-Stammdaten angepasst.
ACHTUNG! Sie können mit F9 nur eine komplette Inventur aktualisieren, nicht einzelne Artikel. Falls Sie also über mehr als einen Tag zählen, dürfen sich die Bestände nicht verändern. Sie können die Artikelmenge andernfalls auch aufteilen, indem Sie z.B. nach Lagerorten, sofern welche in den Artikeln eingetragen wurden, selektieren.
Nach dem Zählen öffnen Sie mit ↩ Enter die Eingabemaske der einzelnen Artikel und tragen Sie in dem Feld "Menge-Ist" die tatsächlich gezählte Menge ein. Die Differenz wird automatisch berechnet. Die Abwertung können Sie entweder als Prozentsatz im Feld "Abwertung in %" eintragen, oder den neuen EK-Preis direkt in das Feld "Bewertung Material" eintragen.
Wenn Sie diese Punkte für alle Artikel aus Ihrer Inventur durchgeführt haben, betätigen Sie in der Liste Inventur die Taste F8. Hier stehen Ihnen drei Punkte zur Auswahl:

Differenzmenge übernehmen: die Differenz zwischen Soll- und Istmenge wird mit dem Artikelbestand verrechnet.
Istmenge übernehmen: die Ist-Menge. d.h. die tatsächlich gezählte Menge wird als Anfangsbestand in die Artikel-Stammdaten übernommen. Die laufende Artikelmenge wird auf 0 gesetzt.
Bewertung übernehmen: die von Ihnen ermittelte Abwertung wird übernommen.

HINWEIS: Bei einer Differenzmengenübernahme können Sie die Daten übernehmen, wann Sie möchten. Die Sollmenge der Inventur muss allerdings zeitlich zu der gezählten Istmenge passen (gleiches Datum und Uhrzeit), damit die korrekte Differenz verrechnet werden kann. Es darf also von der Übernahme der Sollmengen durch drücken von F9 bis zu dem Zeitpunkt der Zählung des Istbestandes keine Bewegung bei den jeweiligen Artikel auftreten.
Bei der Istmengenübernahme ist nur die gezählte Menge entscheidend. Allerdings ist bei dieser Übernahmeform zu beachten, dass nach Zählung aller Artikel die Inventur sofort übernommen werden muss. Zwischen Zählung und Übernahme dürfen keine Artikelbewegungen stattfinden.

Datenbewegungen bei der Istmengenübernahme:

OBS schreibt	in Feld
Istmenge	Anfangsbestand
0	laufender Bestand

Die Istmengennahme ist im Prinzip wie ein Neustart des Lagers mit vorhandenen Artikeln. Deswegen darf keine Bewegung zwischen Zählung der Istmenge und der Übernahme sein, da diese Bewegung im Artikel sonst verloren geht.

Datenbewegungen bei der Differenzmengenübernahme:

OBS schreibt	in Feld
Istmenge	Anfangsbestand
OBS-Bestand* - Sollmenge	laufender Bestand

OBS-Bestand: Anfangsbestand - laufender Bestand zum Übernahmezeitpunkt (im Artikelfenster einsehbar)
Die Differenzmengenübernahme kann durch die Verrechnung zwar zu jedem beliebigen Zeitpunkt übernommen werden, jedoch ist hier zu beachten, dass die Inventuranlage und die Bestandszählung "zugleich" durchgeführt werden. Damit korrekt verrechnet werden kann benötigt man die die zur Istmenge zeitlich passende Sollmenge.
Um Ihnen die für den Fall einer Inventur einmal etwas zu veranschaulichen nachfolgend eine Bewegungstabelle, die der Bestandsveränderungshistorie ähnlich sieht. Zusätzlich ist dort die Spalte Lager eingefügt. diese spalte ist eine gedachte und soll den realen Bestand darstellen, welcher nach einer Inventur auch im Bestand stehen sollte.

Datum	akt. Bestand	Bewegung	neuer Bestand	Lager
12.10.	7	+3	10	15
13.10.	10	-2	8	13
15.10.	8	+2	10	15
15.10.	10	-1	9	14
19.10.	9	0	9	14
20.10.	9	-2	7	12
20.10.	7	0	7	12
22.10.	7	+6	13	18
23.10.	13	-10	3	8
02.11.	3	+5	8	13
16.11.	8	-6	2	7
18.11.	2	+1	3	8
03.12.	3	-4	-1	4
14.12.	-1	+10	9	14
19.12.	9	-5	4	9

Stelle Sie sich also jetzt einmal vor Sie legen am Abend des 12.10. eine Inventur zu einem Artikel mit der aufgeführten Bewegung an. Die Menge in der Spalte "neuer Bestand" taucht dann in der Inventur als Sollmenge auf (die orange hinterlegte Menge von 10). In Fall 1 erfolgt die Zählung noch am selben Abend. Dabei kommen Sie auf einen Lagerbestand von 15 (blau). In Fall 2 wird erst ca. 1,5 Wochen später am Abend des 23.10. gezählt. Die gezählte Menge wird im Eingabefeld Istmengen des Inventurartikels eingetragen.
Die unterschiedlichen Istmengen haben natürlich verschiedene Wirkungen auf den Bestand nach der Inventurübernahme. Hier sehen Sie die möglichen Inventurbewegungen:

1. Fall (Zählung am 12.10.):
Daten zur Übernahme:

Sollmenge	10
Istmenge	15
OBS-Bestand bei Übernahme	4

Ergebnis:Artikel:

Anfangsbestand (Istmenge)	15
laufender Bestand (OBS-Bestand - Sollmenge)	-6

Historie:

02.01.

4

+5

9

2. Fall (Zählung am 23.10.):
Daten zur Übernahme:

Sollmenge	10
Istmenge	8
OBS-Bestand bei Übernahme	4

Ergebnis:Artikel:

Anfangsbestand (Istmenge)	8
laufender Bestand (OBS-Bestand - Sollmenge)	-6

Historie:

02.01.

4

-2

2

9

Wie kann ich Scannerdaten einlesen und in die Inventur übernehmen?

In diesem Hilfeabschnitt wird Ihnen erklärt, wie Sie, wenn Sie Ihre Inventur mit Scannern durchführen, eingescannte Daten in OBS einlesen und in eine Inventur übernehmen können. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Inventurliste angelegt haben, bevor Sie versuchen Artikel zu übernehmen. Wir haben bisher gute Erfahrungen mit dem Scanner Metrologic Optimus S SP 5500 gemacht.

Scanner einlesen

Um Daten einzulesen, schließen Sie Ihren Scanner an den Rechner an. Schalten Sie den Scanner an und gehen Sie in OBS unter Menü: Auswertung → I Inventur Artikel oder drücken Sie Alt+W und I.Es öffnet sich das Fenster "Inventur Daten".
Wählen Sie F10 und A - Scanner einlesen. Geben Sie in das Dialogfenster einen Namen für die Datei, in der die eingescannten Daten gespeichert werden sollen (z.B. der Name der Abteilung), ein und bestätigen mit F2 Sie werden nun zum Fenster "Gescannte Inventur" geleitet. Wählen Sie jetzt im Hauptmenü des Scanners "2. Daten ubertr.", um die Übertragung zu starten. Wenn die Übertragung abgeschlossen wurde, piept der Scanner kurz.
Jetzt können Sie die Daten in die Liste "Gescannte Inventur" übernehmen, indem Sie Einfg drücken. Wählen Sie die Datei, die Sie kurz zuvor eingelesen haben aus dem Ordner aus und klicken auf "Öffnen". Die Daten werden nun in OBS geladen. Auf die erscheinende Frage können Sie mit "Ja" antworten. Die Artikel aus der Datei erscheinen jetzt mit EAN-Nr und Menge in der Liste.

Gescannte Daten

Über diesen Punkt gelangen Sie ebenfalls in das Fenster "Gescannte Inventur". Um eine gescannte Inventur zu übernehmen drücken Sie F7. Es öffnen sich das Fenster Inventur-Auswahl. Wählen Sie die Inventur aus, die übernommen werden soll und bestätigen mit ↩ Enter. Sie erhalten danach die Information, wie viele der Artikel mit denen der Inventurliste abgeglichen werden konnten. Drücken Sie ↩ Enter, um fortzufahren. Danach werden Sie gefragt, ob ein Protokolldruck erstellt werden soll.
Mit F6 können Sie weiter Scannerdaten übertragen (gleiches Verfahren wie oben).
Mit F8 können Sie alle übertragenen Daten löschen.
Mit Einfg können Sie eine bereits eingescannte Datei in "Gescannte Inventur" übernehmen.

Übernahme gescannter Daten in Inventur

Über F10 C - Übernahme gescannter Daten in Inventur können Sie auch bereits eingescannte Inventuren aus dem Fenster Inventur Daten heraus übernehmen. Das Verfahren ist das gleiche wie über F7 im Fenster "Inventur Auswahl" (siehe Gescannte Daten).

Sie können Ihre Artikel auch mit einem einfachen EAN-Scanner direkt in OBS einlesen. Dazu nutzen Sie unter System J Sonderprogramme den Punkt L - Inventur per EAN-Scanner.

Wie kann ich einen Einmalartikel erstellen?

Wenn Sie einen Einmalartikel (z.B. Jahreskatalog) an bestimmte Kunden verschicken möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Artikel in den Artikelstamm eintragen: Gehen Sie in den Artikelstamm (Alt + S Stammdaten → B Artikel) und erstellen Sie mit Einfg einen neuen Artikel.
2. Personenauswertung erstellen: Erstellen Sie eine Personenauswertung in der alle Personen aufgelistet werden, die den Einmalartikel bekommen sollen. Führen Sie die Selektion mit F9 durch. Wie Sie eine Auswertung erstellen erfahren Sie hier.
3. Artikel als Einmal-Artikel: Nachdem Sie die Personen selektiert haben drücken Sie F3. Wählen Sie aus der Liste "Einmal-/Bonus-Artikel für Person anlegen" aus. Es öffnet sich ein Fenster. Geben Sie in das Feld Artikel die Artikelnummer ein oder wählen Sie Ihren erstellten Artikel aus dem Artikelstamm aus. Geben Sie danach an, von wann bis wann der Einmal-Artikel ausgeliefert werden soll. Nachdem Sie alles eingeben haben speichern Sie mit F2. Es wird jetzt die Liste mit allen Personen erstellt, die den Einmal-Artikel bekommen sollen.

ACHTUNG!!! Das Feld "Bonus ab €" muss bei Einmal-Artikeln leer bleiben. Es wird nur bei der Erstellung eines Bonus-Artikels benötigt.

4. Liste ggf. überarbeiten: Jetzt können Sie sich die Liste auch im Artikelstamm anzeigen lassen. Wählen Sie dazu Ihren Einmal-Artikel aus und drücken F10. In der Liste wählen Sie "J2 Personenbezogene Einmal-/Bonus-Artikel" aus. Es werden Ihnen jetzt alle Personen angezeigt die diesen Artikel bekommen sollen. Sie haben hier die Möglichkeit sich mit F3 eine Liste auszudrucken oder einzelne Personen mit Entf aus der Liste zu löschen.

Einmal-Artikel haben den Vorteil, dass der Artikel nur einmal an ausgewählte Personen verschickt wird. Dies funktionert so: Wenn eine Person innerhalb des angegebenen Zeitraums (siehe Punkt 3) etwas bestellt, wird der Einmal-Artikel automatisch mit in den ersten Auftrag übernommen. Bestellt dieser Kunde innerhalb des Zeitraums ein zweites mal wird der Artikel nicht mehr übernommen.
Hinweis: Einmal-Artikel werden auf Aufträgen und Lieferscheinen mit ausgewiesen, jedoch nicht berechnet (ohne Berechnung). Wird ein Auftrag gelöscht, der einen Einmal-Artikel enthält, wird der Einmal-Artikel im nächsten Auftrag für die Person übernommen.

Wie kann ich einen Bonusartikel erstellen?

Bonus-Artikel funktionieren ähnlich wie die Einmal-Artikel. Der Unterschied liegt darin, dass ein Bonus-Artikel mehrmals an eine Person versendet werden kann. Um einen Bonusartikel zu erstellen gehen Sie wie bei einem Einmal-Artikel (siehe oben) bis Schritt 3 vor. In Schritt 3 geben Sie zusätzlich einen Betrag in das Feld "Bonus ab €" ein. Alle Kunden aus Ihrer selektierten Liste, die jetzt bei einer Bestellung den eingegebenen Betrag erreichen, bekommen diesen Artikel zu Ihrer Bestellung dazu.

Wann verändert sich der Artikelbestand

Hier eine Auflistung wann sich der Artikelbestand ändert:

Vorgang	Lagerbewegung
Erstellung Position in Auftrag	Nein
Erstellung Lieferschein	Nein
Erstellung Rechnung	Nein
Änderung Position im Auftrag	Nein
Änderung im Lieferschein	Nein
Änderung in Rechnung	Nein
Drucken von Aufträgen	Nein
Drucken von Lieferscheinen	Ja, wenn dieser das erste mal gedruckt wird oder es hat sich nachdem ersten Ausdruck etwas an der Menge geändert. Lagerbewegung Nein, wenn Status 21.
Drucken von Rechnungen	Ja, wenn es zu den einzelnen Positionen KEINEN Lieferschein gibt und dieser das erste mal gedruckt wird oder es hat sich nachdem ersten Ausdruck etwas an der Menge geändert. Lagerbewegung Nein, wenn Status 21.
Löschen Position im Auftrag	Nein
Löschen Position Lieferschein	Ja, wenn es für diese Position schon eine Lagerbewegung gab
Löschen Position in Rechnung	Ja, wenn es für diese Position schon eine Lagerbewegung gab und es KEINEN Lieferschein gibt
Löschen von Aufträgen	Nein
Löschen von Lieferscheinen	Ja, wenn es für die Positionen schon eine Lagerbewegung gab
Löschen von Rechnungen	Ja, wenn es für die Positionen schon eine Lagerbewegung gab
Erstellung Reparaturauftrag mit Ersatzteilen	Ja, beim Schließen der Positionserfassung
Erstellung Reparaturauftrag als Kostenvoranschlag	Damit hier KEINE Lagerbewegung stattfindet, muss in der Repamaske auf dem zweiten Reiter "Sonstiges" das Kreuzchen bei Kostenvoranschlag gesetzt werden.
Erstellung Reparaturauftrag mit Verbrauchsmaterial	Ja, beim Schließen der Positionserfassung.
Einfügen/Löschen von Positionen in Bestellungen	Nein
Drucken/Export von Bestellungen	Nein
Löschen von Bestellungen	Nein
Einfügen von Positionen in Einkaufslieferscheinen	Ja, aber erst beim Schließen der Positionserfassung. Bei einer Streckenbestellung KEINE Lagerbewegung.
Löschen von Positionen in Einkaufslieferscheinen	Ja, sofortige Lagerbewegung, falls schon Einkauf mit der Position vorhanden, dann keine Lagerbewegung.
Drucken von Einkaufslieferscheinen	Nein
Löschen von Einkaufslieferscheinen	Ja, falls schon Einkauf vorhanden ist, dann keine Lagerbewegung
Einfügen von Positionen in Einkauf	Ja, beim Schließen der Positionserfassung, wenn kein Einkaufslieferschein mit der Position existiert.
Löschen von Positionen in Einkauf	Ja, sofortige Lagerbewegung, wenn kein Einkaufslieferschein mit der Position existiert
Drucken von Einkauf	Nein
Löschen von Einkauf	Ja, wenn kein Einkaufslieferschein existiert.

Personen

Wie funktionieren personenbezogene Leistungen?

Wenn Sie in der Leistungsmaske bei Personenbezogen ein Häkchen setzen, dann ist der Preis und die Sichtbarkeit dieser Leistung für jeden Kunden einzeln einstellbar.

Wenn Sie nun z.B. bei einem Reparatur Auftrag in der Positionserfassung eine Leistung auswählen wollen, dann erscheint eine Liste mit allen Leistungen.

Wenn Sie nun für die ausgewählte personbezogene Leistung in der Positionserfassung einen Preis z.B. von 4,00€ eingeben,

dann wird dieser Preis nur für diesen Kunden gespeichert und wird bei der nächsten Auswahl für diesen Kunden einfach übernommen. Für alle anderen Kunden ändert sich der Preis nicht. Wenn Sie nun wieder in der Positionserfassung eine Leistung auswählen wollen, dann erscheint für diesen Kunden diese veränderte selektierte Liste.

In dieser Liste werden nun alle nicht personenbezogenen Leistungen und die personenbezogenen Leistungen, bei denen schon ein Preis für diesen Kunden hinterlegt ist, angezeigt.F8 können Sie zu der Liste mit allen Leistungen wechseln. Dort erscheinen auch die personenbezogenen Leistungen, bei denen noch kein Preis für den Kunden hinterlegt ist. Wenn Sie nun eine dieser personenbezogenen Leistungen auswählen, dann erscheint diese Leistung beim nächsten Aufruf in der selektierten Liste.

Wie kann man Eigenschaften bei Personen hinterlegen?

Vorher müssen allerdings Eigenschaften angelegt sein. Wie man dies macht wird Ihnen hier erklärt.
1.) Man kann für jede Person manuell einzelnd Eigenschaften hinterlegen. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.
2.) Man kann auch für mehrere Personen die selben Eigenschaften automatisch hinterlegen. Dieses wird durch eine Auswertung gelöst. Hier erfahren Sie mehr über Auswertungen.
Legen Sie eine Auswertung mit dem Typ Personen an. Danach stellen Sie Ihre Bedingungen ein, um die Personen zu selektieren, die die Eigenschaften erhalten sollen. Nachdem Sie die Auswertung mit F9 gestartet haben, drücken Sie die Taste F8, um die gefundenen Personen sich anzeigen zu lassen.
Hier können Sie gegebenfalls noch Personen hinzufügen oder auch löschen. Wenn Sie die Taste F6 Eig. Neu betätigen, erscheinte die Liste mit den verfügbaren Eigenschaften.
Wählen Sie nun mit der Taste ↩ Enter die Eigenschaft aus die bei den selektierten Personen hinterlegt werden soll.

Wie werden personenbezogene Artikelpreise verwaltet?

Vorlage:OBS/Häufig gestellte Fragen/Wie werden personenbezogene Artikelpreise verwaltet

Wie kann ich personenbezogenen Artikelpreise auf eine andere Person kopieren?

Um Personenbezogene Artikelpreise von einer Person auf andere Personen zu kopieren, befolgen Sie bitte folgende Schritte:

Legen Sie eine Auswertung über alle Personen, welche die personenbezogenen Preise eines anderen Kunden erhalten sollen, an. Nähere Informationen zum Anlegen von Auswertungen finden Sie hier.
Merken Sie sich die Kundennummer des Kunden, bei welchem die personenbezogenen Artikelpreise hinterlegt sind.
Drücken Sie auf der Auswertung stehend die Taste F3 und wählen Sie den Punkt Personenbezogene Artikelpreise kopieren mit ↩ Enter aus.
Nun werden Sie nach der Quellkundennummer gefragt, von der die Preise verwendet werden sollen. Geben Sie diese ein und OBS hinterlegt bei allen Personen der Auswertung die Artikelpreise.
Sie werden nun gefragt, ob die personenbezogenen Preise bei den ausgewerteten Personen gelöscht werden sollen, oder ob diese erhalten bleiben sollen. Entscheiden Sie sich für Letzeres, werden die Artikelpreise vom Quellkunden zu den schon bestehenden hinzugefügt.
Zum Schluss können Sie noch entscheiden, ob nur die VK-Preise, nur die EK-Preise oder EK- und VK-Preise übernommen werden sollen.

Nutzung der Personendokumente-Funktion

Mit dieser Funktion können Sie mehrere Kennwerte von mehreren Personen erfassen und über längere Zeiträume vergleichen, um so beispielsweise den Erfolg von Marketingkampagnen einschätzen zu können.

Definition aufrufen (Stammdaten - Z Weitere Stammdaten - Personen Dokumente Definition)
Stammdaten Festlegen
Library anlegen, Makro hinterlegen
Personen Definitionen mit Hilfe der Library anlegen
Person Auswählen, Dokument zuordnen, Dokument erzeugen (Personenstamm - F10 Weitere - K3 Personendokumente)

Vorgänge/Kasse

Nummernkreis erschöpft

Vorlage:OBS/Häufig gestellte Fragen/Nummernkreis erschöpft

Rechnungen per Mail/Fax versenden

Falls Rechnungen nicht ausgedruckt werden sollen können diese auch per E-Mail (als PDF Datei) oder Fax an ausgewählte Kunden versendet werden. Hierbei kann die Art des Versendens pro Kunde ausgewählt werden.

Einrichtung

Ob eine Rechnung per E-Mail oder Fax versendet wird, kann über Eigenschaften konfiguriert werden. Es werden von OBS automatisch die Eigenschaften 9015 für E-Mail und 9016 für Fax angelegt. Wenn nun ein Kunde eine Rechnung über dieses System erhalten soll, so müssen Sie einen Ansprechpartner dieses Kunden als Empfänger für die Rechnungen bestimmen. Hierzu weisen Sie dem Ansprechpartner im Kundenstamm mit F6 eine der beiden Eigenschaften zu, je nachdem ob die Rechnung per E-Mail oder Fax erhalten soll.

HINWEIS: Wichtig ist hierbei, dass dem Ansprechpartner eine E-Mail Adresse oder Faxnummer hinterlegt wurde.

Versenden

Um Rechnungen per E-Mail oder Fax zu versenden können diese zusammen mit den Rechnungen, die ausgedruckt werden sollen selektiert werden. Genauso wie es beim normalen Rechnungsdruck auch durchgeführt wird. Beim Drucken über F3Druck muss nun statt dem Menüpunkt A Rechnung der Menüpunkt B Rechnung MAIL/FAX (Eigenschaften) ausgewählt werden. Anhand der zuvor festgelegten Eigenschaften entscheidet OBS nun, welche Rechnung gedruckt, gemailt oder gefaxt werden soll. Es öffnet sich nun eine spezielle Druck-Maske, bei der die einzelnen Rechnungen noch einmal aufgeführt werden, bevor diese versendet, bzw. gedruckt werden können. Eine Erklärung dieser Maske erhalten Sie hier.

Exportieren von Bestellpositionen

Mit der Taste F7 können Sie aus der Bestellliste heraus Artikelnummer und Menge der Positionen der aktuellen Bestellung in ein gewähltes Verzeichnis exportieren. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie vorher die folgenden Einstellungen vornehmen:
Legen Sie den Lieferanten, dessen Bestellungen exportiert werden sollen, als Lagerlieferanten an. Über Stammdaten - I Schnittstellen - Lagerlieferanten gelangen Sie in die Liste der Lagerlieferanten.
Mit der Einfg-Taste können Sie einen neuen Lieferanten hinzufügen. Nachdem Sie den Lieferanten als Lagerlieferanten angelegt haben, öffnen Sie mit der Enter-Taste die Stammdatenpflege für diesen Lagerlieferanten. Nur die Felder "Zus. Dateiordner" und "Datenübertragungsart" sind in diesem Fall von Interesse.
In dem erstgenannten Feld tragen Sie den Pfad ein, in dem die exportierte Datei gespeichert werden soll. In dem Feld "Datenübertragungsart" wählen Sie den Punkt "Onlineshop-Export". Die vorgenommenen Änderungen speichern Sie mit F2. Nach diesen Einstellungen können die Bestellpositionen exportiert werden.

Import eines Leistungsverzeichnisses

OBS unterstützt Leistungsverzeichnisse vom Typ GAEB-90. Nährere Informationen zum Import finden Sie hier.

Erstellen von Abschlagsrechnungen

Um einen Vorgang mit Abschlags- und Schlussrechnungen in OBS zu erfassen, müssen Sie als erstes einen Auftrag anlegen. Geben Sie in der Eingabemaske in dem Feld "Abschl-Erl-Kto." das Erlöskonto an, auf das die Erlöse vorübergehend verbucht werden sollen. Hierbei empfiehlt es sich, für jeden Auftrag ein neues Erlöskonto anzulegen. Bei Abschlagsrechnungen werden die Erlöse nicht auf das FIBU-Erlöskonto verbucht, sondern vorübergehend auf das angegebene Erlöskonto. Erst beim Verbuchen der Schlussrechnung werden die Beträge auf die entsprechenden Erlöskonten gebucht.
Für einen Auftrag können eine oder mehrere Abschlagsrechnungen erstellt werden.
Wenn Sie nun eine Abschlagsrechnung zu diesem Auftrag erstellen wollen, betätigen Sie in der Liste "Rechnungen" die Einfg-Taste. In der Eingabemaske geben Sie im Feld "Auft-Nr." die Nummer des Auftrages ein und wählen im Feld "Rechnungs-Art" "Abschlagsrechnung" aus.
Mit der Tastenkombination Alt+2 gelangen Sie in das Registerblatt "Versand", hier können Sie in dem Feld "Sicherheit" einen Prozentwert angeben, der von dieser Rechnung abgezogen wird. Auf dem Ausdruck wird die Sicherheit zur Information des Kunden angezeigt, beim Verbuchen der Rechnung wird diese aber nicht berücksichtigt. Es wird also mit dem Rechnungsbetrag vor abziehen der Sicherheit gerechnet. Die abgezogene Sicherheit müssen Sie selbst per Hand buchen.
In der Positionserfassung erfassen Sie nun die Positionen, die berechnet werden sollen. Wenn Sie weitere Abschlagsrechnungen erstellen, werden Ihnen im Feld "Übernahme Auftragspositionen" durch eine gelbe Unterlegung die Positionen angezeigt, die Sie bereits in eine Rechnung eingefügt haben.
Zum Erstellen einer Schlussrechnung, wählen Sie in der Rechnungs-Eingabemaske im Feld "Rechnungs-Art" "Schlussrechnung" aus. Nun werden alle Abschlagsrechnungen die bereits verbucht und bezahlt worden sind, automatisch berücksichtigt und als separater Textblock am Ende der Rechnung aufgeführt. z.B.:

Im Programmparameter 486 ist festgelegt, wie Ihre Abschlagsrechnungen berechnet werden. Diese Einstellung wird einmalig festgelegt und darf nicht verändert werden. Es gibt zwei verschiedene Arten der Berechnung:

additiv (Standardeinstellung):
Bei diesem Verfahren sehen Sie auf jeder Abschlagsrechnung, welche Rechnungen zu diesem Auftrag bereits erstellt wurden, wann und wie viel bezahlt wurde. Die bereits eingegangenen Zahlungen werden mit dem Rechnungsbetrag verrechnet. Wenn Ihr Kunde zum Beispiel bei einer Rechnung nur einen Teilbetrag gezahlt hat, wird dieser Restbetrag in die folgende Abschlagsrechnung übernommen und verrechnet. Auf der Schlussrechnung werden noch mal alle bereits bezahlten Rechnungen angezeigt, so dass der Restbetrag deutlich wird.

pauschal:
Im Gegensatz zur additiven Abschlagsrechnung, werden die Rechnungen, die zu diesem Auftrag bereits erstellt wurden, nicht auf jeder Rechnung angegeben und abgezogen. Erst auf der Schlussrechnung findet man wieder eine Übersicht über alle erstellten Rechnungen. Dieses Verfahren empfiehlt sich, wenn Sie zum Beispiel im voraus mit dem Kunden einen bestimmten Betrag ausgemacht haben, der regelmäßig gezahlt werden soll.

Kassennachschau

Ab 2018 ist ein neues Gesetz für Kassen verabschiedet worden. Jederzeit kann das Finanzamt eine Kassenprüfung durchführen, ohne Anmeldung.

Diese Prüfung hatten schon OBS Kassen Anwender!

Geprüft wird :

Befindet sich Ihr Kassensystem auf dem aktuellsten Softwarestand? Stellen Sie sich, dass Sie regelmäßig beim OBS-Support Updates anfordern und OBS 3.0 verwenden.
Verwenden Sie eine geeignete Kassen, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt? Werden die erhobenen Daten ordnungsgemäß archiviert? Die Daten werden 10 Jahre archiviert.
Können Sie die Bedienungsanleitung der Kasse in Papierform vorweisen? Bitte laden Sie sich das Handbuch herunter und drucken Sie es aus.
Machen Sie täglich einen Kassenabschluss und sind die Tagesendsummenbons durchnummeriert abgespeichert?
Stimmt der Soll-Bestand laut Kassenbuch mit dem Ist-Bestand in der Kasse überein?
Werden ggf. Privatentnahmen-/einlagen richtig dokumentiert?

Versenden von Angeboten mit Outlook

Angebote, die als E-Mail mit Outlook verschickt werden sollen, müssen erst exportiert werden. Gehen Sie dafür in Ihre Angebotsliste über Auftragsbearb. → A Angebote oder mit den Tasten Alt+A und A. Wählen Sie hier das Angebot aus, das versendet werden soll und drücken F3. Klicken Sie auf den Button "Export".

Wählen Sie die Speicherort und den Dateityp aus. Geben Sie der Datei noch einen Namen und klicken Sie "Öffnen". Die Datei wird dann gespeichert.
Hinweis: Es ist zu empfehlen die Angebote als .pdf-Dateien zu speichern.
Öffnen Sie jetzt Outlook und erstellen eine neue E-Mail. Geben Sie die E-Mail Ihres Kunden und einen Betreff ein. Drücken Sie danach auf die Büroklammer "Datei einfügen".

Wählen Sie "Datei" und in dem sich öffnenden Fenster das zuvor exportierte Angebot aus. Drücken Sie "Einfügen".
Das Angebot wurde der E-Mail angehängt. Dies können Sie daran erkennen, dass unter "Betreff" eine zusätzliche Zeile "Anfügen..." mit dem Dateinamen erscheint.

Die E-Mail können Sie jetzt versenden, indem Sie den "Senden"-Button neben der Büroklammer klicken.

Geräte und Verträge

Wie funktioniert die Zählerstandsabfrage?

Vertrag anlegen und Gerät hinterlegen

Wählen Sie im Menü unter "Stammdaten" den Punkt "Verträge" aus. Fügen Sie in der sich öffnenden Liste mit Einfg einen neuen Vertrag ein.
Im Feld "Kunden-Nr." tragen Sie die Nummer des Kunden ein, der das Gerät von Ihnen geliehen hat. Füllen Sie die restlichen Felder aus.
Auf der zweiten Registerkarte finden Sie die Felder für die Freidrucke und die Preise. Diese Felder müssen Sie ausfüllen, da die Kopienabrechnung anhand dieser Daten abläuft.
Über F10 gelangen Sie in die Geräteverwaltung. Betätigen Sie hier Einfg, wenn das Gerät schon für den Kunden angelegt ist, öffnet sich eine weitere Liste, in der Sie mit F5 das Gerät markieren können.
Wenn es noch nicht angelegt ist, öffnet sich die Geräte-Eingabemaske und Sie können das Gerät neu anlegen. Sichern Sie mit F2.

Die Zählerstandsabfrage kann auch den Fall eines ersten Zählerstandes bei einem Gerät automatisch abwickeln. Es wird dann auf die Felder Zählerstand Beginn und Zählerstand akt zugegriffen, die für den Start eines Gerätes beide auf den Startwert laut Gerät gestellt werden müssen - bei einem Neugerät ist nichts zu tun, da beide Felder mit 0 vorbelegt sind.
Erstellen einer Zählerstandsabfrage Nachdem Sie in der Vertragsverwaltung die gewünschten Verträge selektiert /markiert haben, gelangen Sie über F10 Weitere Zählerstandsabfrage zu einem Auswahlmenü mit vier Unterpunkten.

Eine Zählerstandsabfrage zu einem Gerät wird nur neu angelegt, wenn es dieselbige nicht noch unübernommen in der Zählerstandserfassung gibt.

In der Praxis sollte folgende Reihenfolge für die Zählerstandsabfragen gewählt werden:
1. per EMail, es werden alle Zählerstandsabfragen erzeugt, die auf eine EMail Adresse zugreifen können.
2. per FAX, es werden alle Zählerstandsabfragen erzeugt, die noch nicht durch 1. abgewickelt wurden und auf eine Faxnummer zurückgreifen können.
3. per manuell, die übrig gebliebenen Zählerstandsabfragen werden generiert und müssen manuell (per Telefon, Post ...) beim Kunden erfragt werden

1. Zählerstandsabfrage manuell: Über diesen Punkt können Sie sich hier eine Liste zum Abfragen der Zählerstände ausgeben lassen. Auf dem Ausdruck sehen Sie den letzten Zählerstand, Daten zum Vertrag und zwei freie Felder für den abgefragten Zählerstand und den berechneten Verbrauch.
2. Zählerstandsabfrage per Fax:Um diesen Punkt nutzen zu können, müssen Sie im Vertrag eine Faxnummer hinterlegt haben. Sobald Sie den Menüpunkt auswählen, werden für die Selektierten Verträge Faxe generiert und automatisch verschickt. Was für ein Text in den Faxen generiert wird, muss in der Vertragsmaske in der Registerkarte "5 Text Zählerstandsabfrage" eingestellt werden.
3. Zählerstandsabfrage per E-Mail:Um diesen Punkt nutzen zu können, müssen Sie im Vertrag eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben. Sobald Sie den Menüpunkt auswählen, werden für die selektierten Verträge E-Mails generiert und automatisch verschickt.

Was für ein Text in den E-Mails generiert wird, muss in der Vertragsmaske in der Registerkarte "5 Text Zählerstandsabfrage" eingestellt werden.

4. Archiv / Zählerstandserfassung: Über diesen Menüpunkt gelangen Sie in die Zählerstandserfassung.

Zählerstandserfassung: Hier werden alle erstellten Zählerstandsabfragen aufgelistet, die noch nicht übernommen wurden. Sie sehen hier alle wichtigen Informationen über die Zählerstandsabfragen.

Lfd-Nr.:Gibt an, zu welchem Lauf die Abfrage gehört. So können Sie schnell sehen, welche Abfragen auf einmal versendet wurden.

Doku-Nr.:Gibt an, zu welchem Dokument die Abfrage gehört. Werden z.B. mehrere Abfragen an einen Kunden versendet, haben diese die gleiche "Doku-Nr." - mit Hilfe dieser Information können Sie die Zählerstände schneller erfassen.

Erfassen von Zählerständen: Wenn Sie nun einen neuen Zählerstand erfassen möchten, brauchen Sie nur mit ↩ Enter in den jeweiligen Datensatz gehen, den Zählerstand eintragen und die Eingabe anschließend mit F2 Speich. bestätigen.

Zur Übernahme der Zählerstände in die Verträge müssen Sie F8 Übern. betätigen. Es werden dann alle Zählerstände für die Lfd-Nr. übernommen, auf der Sie sich gerade in der Liste befinden und bei denen auch ein Zählerstand eingetragen wurde. Unbearbeitete Einträge bleiben in der Zählerstandserfassung stehen. So ist es möglich, schon einzelne Verträge abzurechnen, auch wenn noch nicht alle Zählerstände eines Laufes mitgeteilt wurden. Allerdings muss dabei darauf geachtet werden, dass zu einem Vertrag komplett alle Zählerstände der anhängenden Geräte erfasst wurden.

Zudem ist es möglich, vor der Übernahme der Zählerstände per F5 Mark alle Verträge zu markieren, zu denen die Zählerstände übernommen werden. So kann im Anschluss an die Übernahme der Zählerstände gleich mit dem Punkt <Druckabrechnung generieren für die entsprechenden Verträge fortgefahren werden.

Generieren von Rechnungen

1)Rechnung generieren (Pauschale): Nachdem Sie in der Vertragsverwaltung die gewünschten Verträge selektiert / markiert haben, können Sie über F10 Weitere "Rechnung generieren (Pauschale)" für die selektierten Verträge Rechnungen für die Pauschale generieren. Als Rechnungstext wird hierfür in der Vertragsmaske in der Registerkarte "3 Text Pauschale" hinterlegte Text verwendet.

2)Druckabrechnung generieren: Nachdem Sie in der Vertragsverwaltung die gewünschten Verträge selektiert / markiert haben, können Sie über F10 Weitere "Druckabrechnung generieren" für die selektierten Verträge Druckabrechnungen generieren. Die Rechnungstexte werden aus den in der Vertragsmaske in den Registerkarten "4 Text Druckabrechnung" hinterlegten Textbausteinen generiert. Es können für jeden Zählertypen individuelle Textbausteine hinterlegt werden. Zusätzlich können Sie sich für die Druckabrechnungen einen Protokolldruck mit einer Übersicht ausdrucken lassen. Dieser Ausdruck kann auch über F3 Druck ausgeführt werden. Wenn die Rechnung verbucht wurde, wird der Status des Zählerstandes auf 21 gesetzt. Das bedeutet, wenn Sie das nächste Mal den Zählerstand erfassen, wird der zuletzt erfasste Zählerstand automatisch als "Alter Zählerstand" eingesetzt. Beachten Sie bitte, dass es noch weitere Einstellungen für die Druckabrechnung gibt. Nähere Informationen erhalten Sie hier: Druckabrechnung generieren

Wie können Seriennummern geändert werden?

Seriennummern können Sie über die weiteren Funktionen der Seriennummern-Verwaltung ändern.

FiBu/Controlling

Wie gelangen die Rechnungen zum Steuerberater?

Um mit der DATEV-Schnittstelle Daten zum Steuerberater zu übermitteln, müssen Sie zuerst die gewünschten Rechnungen erstellen und danach verbuchen. Wie man Rechnungen erstellt erfahren Sie hier und verbucht hier.
Als nächstes gehen Sie im Menü auf "Auswertung", dort finden Sie den Unterpunkt "DATEV-Schnittstellen". Nach dessen Anwahl öffnet sich vor Ihnen ein Fenster, in dem Sie den Punkt "DATEV-Datenträger erstellen" mit ↩ Enter auswählen. Sie sehen nun das Journal.
Mit F10 können Sie die Rechnungen markieren/demarkieren, die bei der nachfolgenden Selektion (nicht) beachtet werden sollen. Durch betätigen der Taste F8 erscheint eine Maske, in der Sie Ihre Selektionskriterien angeben können, um nur die gewünschten Rechnungen zu Ihrem Steuerberater zu exportieren. Sichern Sie mit F2 Ihre Einstellungen. Die Daten werden überprüft und in den Arbeitsspeicher exportiert. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das Verzeichnis auswählen können, wohin die Dateien gespeichert werden sollen.
Es werden zwei Dateien, mit den Namen DE001 und DV01, ohne Dateinamenerweiterungen angelegt. Die Datei DE001 enthält Ihre selektierten Daten und die Datei DV01 enthält die Informationen über Ihre DATEV-Stammdaten. Falls Sie zum ersten Mal einen DATEV-Datenträger erstellen oder vorher die DATEV-Konten zurückgesetzt haben, dann wird zusätzlich eine dritte Datei mit den Informationen der DATEV-Konten erstellt. Diese Datei erhält den Namen DE002.

E-Mail

Begriffe und E-Mailadressen in den Spamfilter eintragen

Lesen Sie dazu bitte unsere ausführliche Beschreibung des Regelassistenten in der E-Mail-Hilfe.

Erstellen von Serien E-Mails mit OBS

Schritt 1: Die Eigenschaft "Empfänger Serien-Mail

Als erstes müssen Sie darauf achten, dass den Personen und Ansprechpartnern, die eine Serien-Mail erhalten sollen, die Eigenschaft "Empfänger Serien-Mail" zugewiesen wurde. Öffnen Sie hierzu die Eigenschaftenliste (bei Ansprechpartnern mit der F6-Taste und bei Personen mit der F10-Taste) und drücken Sie anschließend Einfg. Markieren Sie nun die Eigenschaft Nr. "9002 Empfänger Serien-Mail" mit F5 und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit F2.
Weitere Informationen zum Umgang mit Eigenschaften gibt es unter Eigenschaften und Auswerten von Personen mit Hilfe von Eigenschaften.

Schritt 2: Erstellen einer Serien-Mail Vorlage

Zum Erstellen einer Serien-Mail Vorlage müssen Sie sich zunächst in die E-Mail Liste begeben. Diese finden Sie unter "Stammdaten" -M E-Mail. Drücken Sie nun Einfg um eine neue E-Mail zu öffnen. Tragen Sie nun in die E-Mail die gewünschten Daten ein und makieren Sie den Punkt "Serienmail".

Um die Anrede in der E-Mail zu personalisieren gibt es mehrere Serien-Mail Platzhalter, die Sie verwenden können. So z.B. den Platzhalter ##BRIEF1. Tragen Sie diesen am Anfang des E-Mail Textes ein, wird beim Generieren der Serien-Mail die korrekte Anrede eingesetzt. Diese lässt sich unter "Stammdaten" - Z Weitere Stammdaten - Anrede konfigurieren. Nähere Informationen zum Konfigurieren von Anreden erhalten Sie hier. Ist für die Person keine Anrede angegeben worden, wird ein Standardtext verwendet. Diesen können Sie im Programmparameter "611 Standardanrede im Kopftext" festlegen.Speichern Sie anschließend die Serien-Mail mit F2. Falls Sie die Vorlage zu einem späteren Zeitpunkt noch verändern möchten, können Sie die E-Mail Liste mit F4 Sort. nach Serien E-Mail Vorlagen" sortieren.

Schritt 3: Anlegen einer Auswertung

Um eine Serien-Mail zu generieren müssen Sie zunächst unter "Auswertung"→ "A Auswertung" eine Auswertung vom Typ "Personen/Ansprechpartner" anlegen. Über F7 gelangen Sie nun in die Selektionskriterien. Wählen Sie hier unter dem Punkt "Eigenschaften" die Eigenschaft "9002 Empfänger Serien-Mail" aus.

Speichern Sie anschließend die Eingaben mit F2 und starten Sie die Auswertung mit F9 Start. Nun werden alle entsprechenden Kunden und Ansprechpartner ausgewählt. Die Liste der ausgewählten Personen können Sie über F8 Gef einsehen.

Schritt 4: Erstellen und versenden von Serien-Mails

Um für die Ausgewählten Personen nun eine Serien-Mail zu generieren müssen Sie in der Auswertungsliste F3 Druck drücken und den Punkt "Serien E-Mails generieren" wählen. Nun müssen Sie sich eine Serien-Mail Vorlage auswählen und mit ↩ Enter bestätigen. Die generierten Serienmails werden nun erstellt.

Anschließend müssen Sie sich wieder in die E-Mail Liste begeben und bei dieser das Häkchen "Serien E-Mails" aktivieren.Nun sehen Sie alle generierten Serien-Mails. Neu erstellte Serien-Mails sind aus Sicherheitsgründen standardmäßig inaktiv. Um sie zu versenden müssen Sie die gewünschten E-Mail mit F5 Mark markieren und anschließend unter F10 Weitere den Punkt "Markierte E-Mail aktivieren" auswählen. Die Serien-Mails sind nun aktiviert und werden versendet.

Auswertungen

Personenauswertung mit Eigenschaften

Module

Shop-Schnittstelle VShop 4.0

Shop-Schnittstelle modified eComerce

Preislisten

Preislisten und Projektnummern

Wie funktioniert der Amazonexport?

Allgemeines

Wie funktionieren Platzhalter?

Erstellen von Serienbriefen aus OBS

Erstellen von Vorlagen in Word

Video Anleitungen

Welche Anbindungen an Lieferanten gibt es?

PDF/A

Fehler bei FTP-Verarbeitung

Unbekannte Tracking ID

Marketing Aktionen mit OBS

Skonto und Rabatt bei mehreren Steuersätzen