Erstellen von Serien E-Mails mit OBS

Mit Serien-E-Mails schreiben Sie viele Ansprechpartner mit derselben, persönlich angeredeten E-Mail an. Sie erstellen dazu eine Vorlage, wählen die Empfänger über eine Auswertung aus und lassen OBS daraus für jeden Empfänger eine eigene E-Mail erzeugen.

HINWEIS: Standardmäßig wird beim Generieren von Serien-E-Mails ein Projekt angelegt und in jeder E-Mail eingetragen. Sollten Sie dies nicht wünschen, können Sie das Anlegen von Projekten über den Programmparameter 1046 deaktivieren.

Voraussetzungen

Ein E-Mail-Konto, für das Ihr Benutzer freigeschaltet ist. Bei der Auswahl der Vorlage zeigt OBS nur Vorlagen aus diesen Konten an.

Vorgehen

Serien-Mail-Vorlage erstellen

Wählen Sie Stammdaten → M E-Mail und drücken Sie Einfg, um eine neue E-Mail anzulegen.
Tragen Sie Betreff und Text ein und markieren Sie den Punkt Serienmail.
Personalisieren Sie den Text mit Serien-Mail Platzhaltern. Setzen Sie z.B. ##BRIEF1 an den Anfang des Textes, dann setzt OBS die passende Anrede ein.
Sichern Sie die Vorlage mit F2.

Die Anrede für ##BRIEF1 konfigurieren Sie unter Stammdaten → Z Weitere Stammdaten → Anrede, siehe Anrede. Ist für die Person keine Anrede angegeben, verwendet OBS den Text aus dem Programmparameter 611 (Standardanrede im Kopftext).

Im Betreff ersetzt OBS den Platzhalter ##ANSP durch Vorname und Name des Ansprechpartners.

Die Serien-Mails werden von der Von-Adresse der Vorlage verschickt, nicht vom Standard-Mailkonto. Den Sendezeitpunkt der Vorlage übernimmt OBS ebenfalls in die generierten Serien-Mails.

Um die Vorlage später zu ändern, sortieren Sie die E-Mail-Liste mit F4 nach Serien E-Mail Vorlagen.

Auswertung anlegen und Empfänger selektieren

Wählen Sie Auswertung → A Auswertung und legen Sie eine Auswertung vom Typ Personen/Ansprechpartner an.
Drücken Sie F7 und legen Sie auf den Registerkarten die gewünschten Bedingungen fest, z.B. PLZ, Branche oder Vertreter.
Setzen Sie auf der Registerkarte 1 Stammdaten den Haken nur mit E-Mailadresse. Dann selektiert OBS nur Ansprechpartner, bei denen eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Sichern Sie mit F2 und starten Sie die Auswertung mit F9.
Prüfen Sie die selektierten Ansprechpartner mit F8. Hier können Sie auch Ansprechpartner von Hand entfernen oder hinzufügen.

HINWEIS: Jede Person ist in OBS zusätzlich als unsichtbarer Ansprechpartner mit ihren eigenen Kontaktdaten hinterlegt. OBS aktualisiert ihn, wenn Sie die Person ändern. Die Auswertung selektiert ihn wie jeden anderen Ansprechpartner. Die Person erhält so selbst eine Serien-Mail an ihre E-Mail-Adresse, zusätzlich zu ihren Ansprechpartnern.

Die meisten Bedingungen, z.B. PLZ, Branche oder Vertreter, prüft OBS an der Person. Passt eine Person, selektiert OBS alle ihre Ansprechpartner. Die folgenden Bedingungen prüft OBS dagegen an jedem einzelnen Ansprechpartner:

nur mit E-Mailadresse und nur mit Fax-Nummer: die Adresse bzw. Nummer des Ansprechpartners. Für die Person selbst ist das ihre eigene E-Mail-Adresse bzw. Faxnummer.
nur Hauptansprechpartner: nur Ansprechpartner, die als Hauptansprechpartner gekennzeichnet sind. Die Person selbst ist nie Hauptansprechpartner und wird mit diesem Haken nicht selektiert.
mit Eigenschaften und ohne Eigenschaften: Eine Eigenschaft an der Person gilt nur für die Person selbst, eine Eigenschaft an einem Ansprechpartner nur für diesen Ansprechpartner. Wählen Sie mehrere Eigenschaften unter mit Eigenschaften, müssen alle vorhanden sein. Unter ohne Eigenschaften darf keine der gewählten vorhanden sein.

Inaktive Personen selektiert die Auswertung nicht.

Optional: Empfänger über die Eigenschaft 9002 auswählen

Wenn Sie die Empfänger dauerhaft festlegen möchten, kennzeichnen Sie sie mit der Eigenschaft 9002 Empfänger Serien-Mail und selektieren in der Auswertung nach dieser Eigenschaft. Die Eigenschaft ist keine Voraussetzung für den Versand. Vergeben Sie sie an jedem Ansprechpartner, der eine Serien-Mail erhalten soll. Eine Eigenschaft an der Person gilt nicht für ihre Ansprechpartner.

Öffnen Sie die Eigenschaftenliste, bei Ansprechpartnern mit F6, bei Personen mit F10.
Drücken Sie Einfg, markieren Sie die Eigenschaft 9002 Empfänger Serien-Mail mit F5 und bestätigen Sie mit F2.
Wählen Sie in den Bedingungen der Auswertung unter mit Eigenschaften die Eigenschaft 9002 Empfänger Serien-Mail.

Weitere Informationen finden Sie unter Eigenschaften und Auswerten von Personen mit Hilfe von Eigenschaften.

Serien-Mails generieren

Wählen Sie in der Auswertungsliste die Auswertung aus und drücken Sie F3.
Wählen Sie Serien E-Mails generieren.
Wählen Sie die Serien-Mail-Vorlage aus und bestätigen Sie mit ↩ Enter.

OBS erzeugt für jeden selektierten Ansprechpartner eine E-Mail an dessen E-Mail-Adresse. Ist bei einzelnen Ansprechpartnern keine E-Mail-Adresse hinterlegt, zeigt OBS sie vorher in einer Liste an und fragt „Wollen Sie fortfahren?". Bestätigen Sie, erzeugt OBS die E-Mails für alle anderen Ansprechpartner.

Serien-Mails aktivieren und versenden

Wählen Sie Stammdaten → M E-Mail und aktivieren Sie das Häkchen Serien E-Mails. Die Liste zeigt jetzt die generierten Serien-Mails.
Markieren Sie die gewünschten E-Mails mit F5.
Wählen Sie unter F10 den Punkt Markierte E-Mail aktivieren.

ACHTUNG: Neu generierte Serien-Mails sind aus Sicherheitsgründen inaktiv. Solange sie nicht aktiviert sind, werden sie niemals versendet, auch nicht, wenn der Sendetermin erreicht ist.

Ergebnis

Die aktivierten Serien-Mails werden zum eingestellten Sendezeitpunkt versendet. Jeder Empfänger erhält eine eigene E-Mail mit persönlicher Anrede.

Wenn es nicht klappt

Meldung oder Beobachtung	Ursache
„Bitte Selektion Personen/Ansprechpartner benutzen!"	Die Auswertung hat einen anderen Typ, z.B. Personen. Serien-Mails lassen sich nur aus einer Auswertung vom Typ Personen/Ansprechpartner generieren.
Die Vorlage erscheint nicht in der Auswahl.	Bei der Vorlage ist der Punkt Serienmail nicht markiert, oder Ihr Benutzer ist für das E-Mail-Konto der Vorlage nicht freigeschaltet.
„Einigen Personen ist keine E-Mailadresse hinterlegt"	Einzelne selektierte Ansprechpartner haben keine E-Mail-Adresse. Sie erhalten keine Serien-Mail. Setzen Sie in der Auswertung den Haken nur mit E-Mailadresse, um sie gar nicht erst zu selektieren.
Die Serien-Mails werden nicht versendet.	Die generierten Serien-Mails sind noch nicht aktiviert.

Siehe auch