OBS/Häufig gestellte Fragen/Rechnungen per Mail versenden
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Rechnungen per Mail/Fax versenden
Falls Rechnungen nicht ausgedruckt werden sollen können diese auch per E-Mail (als PDF Datei) oder Fax an ausgewählte Kunden versendet werden. Hierbei kann die Art des Versendens pro Kunde ausgewählt werden.
Einrichtung
Ob eine Rechnung per E-Mail oder Fax versendet wird, kann über Eigenschaften konfiguriert werden. Es werden von OBS automatisch die Eigenschaften 9015 für E-Mail und 9016 für Fax angelegt. Wenn nun ein Kunde eine Rechnung über dieses System erhalten soll, so müssen Sie einen Ansprechpartner dieses Kunden als Empfänger für die Rechnungen bestimmen. Hierzu weisen Sie dem Ansprechpartner im Kundenstamm mit F6 eine der beiden Eigenschaften zu, je nachdem ob die Rechnung per E-Mail oder Fax erhalten soll.
Mittlerweile ist es auch möglich, die Eigenschaft 9015 für E-Mail bei der Person direkt zu hinterlegen, damit diese direkt als Empfänger für die Rechnungen dienen kann.
Versenden
Um Rechnungen per E-Mail oder Fax zu versenden können diese zusammen mit den Rechnungen, die ausgedruckt werden sollen selektiert werden. Genauso wie es beim normalen Rechnungsdruck auch durchgeführt wird. Beim Drucken über F3Druck muss nun statt dem Menüpunkt A Rechnung der Menüpunkt B Rechnung MAIL/FAX (Eigenschaften) ausgewählt werden. Anhand der zuvor festgelegten Eigenschaften entscheidet OBS nun, welche Rechnung gedruckt, gemailt oder gefaxt werden soll. Es öffnet sich nun eine spezielle Druck-Maske, bei der die einzelnen Rechnungen noch einmal aufgeführt werden, bevor diese versendet, bzw. gedruckt werden können. Eine Erklärung dieser Maske erhalten Sie hier.