Diese Modul dient zum importieren und Verwalten von wiederkehrenden Positionen (Lizenzen), die verschiedenen Lieferanten übermittel werden. Hieraus können Rechnungen zur Weiterberechnung erzeugt werden. Für monatlich oder jährlich zu berechnende Positionen (Lizenzen) sollen Verträge angelegt werden. Eine Kontrolle dieser Verträge erfolgt ebenfalls mit diesem Modul.

Zu Zeit gibt fertige Importe für die Lieferanten Wortmann und Server-Eye.

Das Modul wird aufgerufen unter Auftrag → F10 → „S1 – Sammelpositionen – Lizenzen“

Vorgenhensweise:

1. Importe Lieferanten anlegen

   (Sammelpositionen / Lizenzen → F10 → „E Importe für Lieferanten“

2. Lieferantendatei in OBS Verzeichnis Sammelpositionen hinterlegen

   (O:\DATA\Sammelpositionen)

3. Dateien Importieren Liste Sammelpositionen Lieferanten F6 4. Fehlende Artikel-Nummern in OBS (Artikelstamm) anlegen

   (Sammelpositionen / Lizenzen → F10 → „F Fehlende Artikel“)

5. Artikel-Laufzeiten definieren

   (Sammelpositionen / Lizenzen → F10 → „K Artikel Laufzeiten“)

6. Falls erforderlich Kundenpreise für diese Artikel beim Kunden hinterlegen und

   Artikelpreise neu ermitteln
   (Sammelpositionen / Lizenzen → F10 → „C2 Artikelprise neu ermitteln (markiert))

Für Verträge 7a. Alle Positionen die Vertragsrelevant sind müssen definiert werden

     (Sammelpositionen / Lizenzen →Enter →Checkbox → addiere zu Vertragssumme)
      Diese Positionen werden in der Spalte VK-Preis gelb dargestellt

Für Rechnungen 7b. Alle Positionen die Berechnet werden sollen markieren.

     (Sammelpositionen / Lizenzen →F7 →ReGen Rechnung generieren

8. Stammdaten zuweisen

    (Sammelpositionen / Lizenzen → F10 → „I Stammdaten)

Daten vom Lieferanten in OBS Hinterlegen

Im Verzeichnis O:\DATA\Sammelpositionen müssen die Importdateien der Lieferanten hinterlegt werden. Nach dem Import werden diese Dateien in das Archiv übertragen.

Sonderfunktionen Sammelpositionen / Lizenzen → F10

B XML/CSV Anzeigen Inhalt der Import Datei zur Kontrolle anzeigen C1 Status 01 anhand der Kommission Angaben neu durchrechnen Alle Positionen mit Status 01 werden anhand er Kommissionsangaben neu berechnet. Siehe Kommissionsliste F6

D Manuelle Abrechnung anlegen Für nicht übertragene Positionen kann dieser Punkt genutzt werden Es wird eine Import-Nr angelegt Es wird eine Kommission mit Gleicher Nr angelegt Es wird eine Manuelle Position angelegt Bei einfügen auf dieser Position können weitere Positionen für diese Import Nr angelegt werden.

E Importe für Lieferanten

F6 Daten werden für diesen Lieferanten importiert

F7 Macro Bitte bei Wortmann Lizenzdateien die Vorlage aus dem Wiki einfügen. Bei anderen Lieferanten Macro Datei manuell anpassen oder Kostenpflichtig vom OBS Support anpassen lassen.

F Fehlende Artikel 1 Name Sammelpositionen 2 Name Artikelstamm

G Header/Dateien/Importe Übersicht Summen aller Importdateien

Mit Enter kann die Kopf Datei bearbeitet werden Unter (1) können die Einkaufsrechnungen zugewiesen werden Unter (2) werden die zugehörigen Lieferantenrechnungs-Nr. Informell eingetragen

Beim verlassen der Import / Header Dateien werden die Einkaufs-Rechnungen mit den Positionen abgeglichen. Es wird auf Menge und G-Preis verglichen. Jede Position wird nur einmal verwendet. Falls die EK-RechNr. noch nicht manuell zugeordnet wurde, wird diese automatisch eingetragen. Auf dem 2 Reiter (Info) der Sammelposition befindet sich die UID und Position der Einkaufsrechnung. G-Preis Spalte rot: Einkaufs-Nr nicht zusortiert G-Preis Spalte grün:Einkauf ist zusortiert aber UID und EK-Pos Nr nicht zugeordnet.

I Stammdaten (1) Es ist zu empfehlen in der Verträgen eine eigene Vertragsgruppe für Lizenzen anzulegen.

    Falls mehrere Lieferanten in den Sammelpositionen verwaltet werden, ist es Sinnvoll mehrere
    Vertragsgruppen anzulegen. Diese müssen hier eingetragen werden

(2) Ist die Checkbox angehakt , so wird der Letzte Kommissions- Artikel-VK des letzten

     Importes benutz. Ansonsten wird der aktuelle Kunden Artikel VK Preis aus den Preislisten
     gezogen

K Artikel Laufzeiten

Diese Angaben werden automatisch mit dem Faktor 1 = Berechnungen pro Jahr angelegt. (2) Artikel die Monatliche Lizenzen benötigen müssen mit dem Faktor 12 belegt werden. (1)

L nicht zugeordnete Einkaufspositionen

Diese Liste zeigt alle Einkaufspositionen mit Artikel die noch keiner Sammelposition zugeordnet sind. Diese Liste dient dem Abgleich der Einkausrechnung mit der Lizenabrechnung eines Lieferanten

M Vorgangspositionen Hier werden alle Lizenzpositionen mit (Einkauf / Rechnung) angezeigt. Es kann über Zeiträume und Personen-Nr. Gefiltert werden. Hier kann ermittelt werden, ob dem Kunden diese Lizenz schon einmal berechnet worden ist.

N Kommissionen oder F6 aus Sammelpositionen

Hier werden die Kommissionsnummern aus den Importen verwaltet. Die aktuelle Kommissionsnummer des Imports wird in den Live Filter übertragen. Wird der Live-Filter geleert, so werden alle Kommissionsnummern angezeigt. Die Kommissionsnummer entspricht der Bestellnummer aus einem Bestellportal. Unten werden alle Sammelpositionen angezeigt, die mit dieser Kommissionsnummer importiert worden sind.

Ist das Feld Aufschlag % gefüllt, so wird nicht der Kunden-VK benutzt, sondern der VK wird aus EK zuzüglich Aufschlag ermittelt. Dies gilt für alle Artikel einer Kommission.

(1) Kommission Inaktiv: Kommission wird nicht mehr in der Summendarstellung Berücksichtigt (2) Interne Verwendung: Die sind Firmengebundene Lizenzen, die nicht direkt einem Kunden berechnet werden. (3) Jede Kommission die in Verträgen oder Rechnungen benutzt wird muss freigegeben werden.

Liste Sammelpositionen – Lizenzen

1 VK-Preis Sammelposition ist ungleich Vertrags-Betrag 2 VK-Preis (addiere zu Vertragssumme) für Vertrag (gelb) 3 Positionen sind keiinem Einkauf zugeordnet 4 Grün = Kommission ist berechnet oder einem Vertrag zugeordnet 5 Allgemeine Listenfilter 6 Soll Vertragssumme (Summe gelber Positionen) 7 Ist Vertragssumme (Vertragsgruppe Stammdaten für diesen Kunden) 8 Rechnungen mit Lizenzartikel für den Kunden 9 Gesamt EK/VK aller Sammelpositionen 10 Gesamt EK/VK aller Sammelpositionen für diesen Kunden 11 Gesamt EK/VK aller markieren Sammelpositionen

F7 ReGen Rechnung generieren aus markierten Sätzen. Es dürfen nur Sätze mit Status 01 markiert werden. Die Kommission muss die Freigabe für Rechnung/Kalkulation besitzen.

F9 Protokoll

Sammelpositionen /Lizenzen manuell

Hier kann manuell in eine Sammelpositione eingegriffen werden. Unter Punkt 1 kann der VK-Preis manuell abgeändert werden. (Rechnungen/Verträge)

OBS/Auftragsbearbeitung/Sammelpositionen

Sammelpositionen / Lizenzen

Vorgenhensweise:

Daten vom Lieferanten in OBS Hinterlegen

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