Wie funktioniert die Zählerstandsabfrage?

Vertrag anlegen und Gerät hinterlegen

Wählen Sie im Menü unter Stammdaten den Punkt Verträge aus. Fügen Sie in der sich öffnenden Liste mit Einfg einen neuen Vertrag ein.
Im Feld Kunden-Nr. tragen Sie die Nummer des Kunden ein, der das Gerät von Ihnen geliehen hat. Füllen Sie die restlichen Felder aus (siehe Eingabemaske).
Auf der Registerkarte 2 Druckabrechnung finden Sie die Felder für die Freikopien und die Preise. Diese Felder müssen Sie ausfüllen, da die Druckabrechnung anhand dieser Daten erstellt wird.
Über F10 Geräte gelangen Sie in die Geräteliste zum Vertrag. Mit Einfg öffnet sich eine Liste mit den Geräten des Kunden, die noch keinem Vertrag zugeordnet sind. Markieren Sie das Gerät mit F5 und übernehmen Sie es mit F2. Ist das Gerät noch nicht vorhanden, muss es zunächst in der Geräteverwaltung angelegt werden.

Die Zählerstandsabfrage kann auch den ersten Zählerstand eines Gerätes automatisch abwickeln. Dabei wird auf die Felder Zählerstand Beginn und Zählerstand akt des Gerätes zugegriffen. Beide Felder müssen beim Start eines Gerätes auf den Startwert des Gerätes gesetzt werden. Bei einem Neugerät ist nichts zu tun, da beide Felder mit 0 vorbelegt sind.

Erstellen einer Zählerstandsabfrage

Markieren oder selektieren Sie in der Vertragsliste die gewünschten Verträge. Über F10 → E - Zählerstandsabfrage gelangen Sie zu einem Auswahlmenü mit vier Unterpunkten.

Eine Zählerstandsabfrage zu einem Gerät wird nur neu angelegt, wenn für denselben Zeitraum noch keine Abfrage vorhanden ist, die noch nicht übernommen wurde.

In der Praxis sollte folgende Reihenfolge für die Zählerstandsabfragen gewählt werden:

per E-Mail: Es werden alle Zählerstandsabfragen erzeugt, für die eine E-Mail-Adresse vorhanden ist.
per Fax: Es werden alle Zählerstandsabfragen erzeugt, die noch nicht per E-Mail erstellt wurden und für die eine Faxnummer vorhanden ist.
manuell: Für die übrigen Geräte werden die Zählerstandsabfragen erzeugt. Die Zählerstände müssen dann manuell (z.B. per Telefon oder Post) beim Kunden erfragt werden.

Ist der Programmparameter 773 aktiviert, fragt OBS bei allen drei Abfragearten nach dem Datum, für das die Abfrage erstellt werden soll.

Menüpunkt	Beschreibung
1. Zählerstandsabfrage Manuell	Legt für die Geräte der markierten Verträge Einträge in der Zählerstandserfassung an. Die Zählerstände fragen Sie selbst beim Kunden ab. Zum Schluss wird angezeigt, wie viele Abfragen erzeugt wurden und für welche Verträge keine Abfrage erzeugt wurde.
2. Zählerstandsabfrage per Fax	Erzeugt für die markierten Verträge Faxe. Verwendet wird die Faxnummer des Gerätes, ist dort keine eingetragen, die Faxnummer des Vertrages (Registerkarte 2 Druckabrechnung). Geräte mit derselben Faxnummer werden in einem Fax zusammengefasst.
3. Zählerstandsabfrage per E-Mail	Erzeugt für die markierten Verträge E-Mails. Verwendet wird die E-Mail-Adresse des Gerätes, ist dort keine eingetragen, die E-Mail-Adresse des Vertrages (Registerkarte 2 Druckabrechnung). Geräte mit derselben E-Mail-Adresse werden in einer E-Mail zusammengefasst. Vorher wird gefragt, ob die E-Mails gleich versendet werden sollen. Ist in den Einstellungen für Verträge ein E-Mail-Konto hinterlegt (ZählAbfr.EMail.Konto), werden die E-Mails immer über dieses Konto versendet. Ist das Konto nicht vorhanden, nicht aktiv oder nicht zum Senden eingerichtet, wird die Abfrage mit einem Hinweis abgebrochen. Ist kein Konto hinterlegt, wird das E-Mail-Konto des angemeldeten Benutzers verwendet.
4. Archiv / Zählerstandserfassung	Öffnet die Zählerstandserfassung.

Welcher Text in den Faxen und E-Mails steht, wird in der Vertragsmaske auf der Registerkarte 5 Text Zählerstandsabfrage eingestellt. Ist dort kein Text hinterlegt, wird der Standard-Textbaustein aus dem Programmparameter 907 verwendet.

Erfassen und Übernehmen der Zählerstände

In der Zählerstandserfassung werden alle erstellten Zählerstandsabfragen aufgelistet, die noch nicht übernommen wurden. Die Lfd-Nr. zeigt, welche Abfragen gemeinsam erstellt wurden. Die Doku-Nr. zeigt, welche Abfragen zu einem Dokument gehören. Werden z.B. mehrere Abfragen an einen Kunden versendet, haben diese die gleiche Doku-Nr. So können Sie die Antworten eines Kunden gesammelt erfassen.

Um einen Zählerstand zu erfassen, öffnen Sie den Eintrag mit ↩ Enter, tragen den Zählerstand ein und speichern mit F2. Die Maske springt danach direkt zum nächsten Eintrag.

Mit F8 Übern. werden die erfassten Zählerstände in die Geräte übernommen. Übernommen werden alle Zählerstände der Lfd-Nr., auf der Sie in der Liste stehen, bei denen ein Zählerstand erfasst wurde. Nicht bearbeitete Einträge bleiben in der Zählerstandserfassung stehen. So können einzelne Verträge schon abgerechnet werden, auch wenn noch nicht alle Zählerstände eines Laufes vorliegen. Achten Sie aber darauf, dass zu einem Vertrag die Zählerstände aller Geräte erfasst sind.

Mit F5 Mark können Sie vor der Übernahme alle Verträge markieren, zu denen Zählerstände übernommen werden. So kann nach der Übernahme direkt mit Druckabrechnungen generieren für diese Verträge weitergearbeitet werden.

Generieren von Rechnungen

1) Rechnungen generieren (Pauschale): Nachdem Sie in der Vertragsliste die gewünschten Verträge markiert oder selektiert haben, können Sie über F10 → D - Rechnungen generieren (Pauschale) für diese Verträge die Rechnungen für die Pauschale erstellen. Als Rechnungstext wird der Text verwendet, der in der Vertragsmaske auf der Registerkarte 3 Text Pauschale hinterlegt ist.

2) Druckabrechnungen generieren: Nachdem Sie in der Vertragsliste die gewünschten Verträge markiert oder selektiert haben, können Sie über F10 → C - Druckabrechnungen generieren für diese Verträge die Druckabrechnungen erstellen. Die Rechnungstexte werden aus den Textbausteinen erzeugt, die in der Vertragsmaske auf der Registerkarte 4 Text Druckabrechnung hinterlegt sind. Für jeden Zähler können eigene Textbausteine hinterlegt werden. Eine Übersicht der Druckabrechnungen erhalten Sie über F3 Druck → 5. Vertragsdruckprotokoll.
Wenn die Rechnung verbucht wurde, wird der Status des Zählerstandes auf 21 gesetzt. Beim nächsten Zählerstand wird der zuletzt abgerechnete Zählerstand automatisch als Zählerstand alt eingesetzt. Weitere Einstellungen zur Druckabrechnung (z.B. Mindestbetrag) finden Sie unter C - Druckabrechnungen generieren.