Funktionsweise Retoure

Die Aufgabe der Retoure ist die leichtere, schnellere und übersichtlichere Abwicklung von Retoure-Vorgängen. OBS unterscheidet dabei zwischen der Seite des Kunden und der Seite des Lieferanten und führt für beide einen eigenen Typ und Status.

Retourentypen

Bei der Anlage wählen Sie für den Kunden und für den Lieferanten je einen Typ:

Typ	Bedeutung
mit Warenfluss	Die Ware wird tatsächlich zurückgeschickt.
ohne Warenfluss	Es geht nur um die Gutschrift des Betrags.
[leer]	Diese Seite ist an der Retoure nicht beteiligt.

ACHTUNG: Es ist nicht möglich, bei beiden Teilnehmern den Typ [leer] zu hinterlegen. Ebenso lässt sich ohne Warenfluss beim Kunden nicht mit mit Warenfluss beim Lieferanten kombinieren.

Ist der Kundentyp nicht [leer], läuft die Retoure über einen Auftrag, andernfalls über eine Bestellung.

Status

Jeder Schritt setzt den Status der jeweiligen Seite hoch. OBS trägt jeden Statuswechsel mit Datum und Benutzernummer in die Aktivitäten der Retoure ein.

Status	Kunde	Lieferant
0	noch nicht begonnen oder nicht beteiligt	noch nicht begonnen oder nicht beteiligt
1	Retoure angelegt	Rücksendeauftrag angelegt
2	Abholschein gedruckt	Rücklieferschein angelegt
3	Ware zugebucht	Gutschrift erhalten
4	Gutschrift erfolgt	–

Ohne Warenfluss entfallen die Zwischenschritte: Der Kundenstatus geht von 1 direkt auf 4, der Lieferantenstatus von 1 direkt auf 3. Abgeschlossen ist eine Retoure, wenn der Kundenstatus auf 4 und der Lieferantenstatus auf 3 steht oder die jeweils andere Seite [leer] ist.

In der Liste und im Vorgangsfilter können Sie nach beiden Status filtern.

Retoure anlegen

Drücken Sie in der Retourenliste Einfg.
Wählen Sie Retourentyp Kunde und Retourentyp Lieferant. Tragen Sie bei Bedarf Grund der Retoure, RMA-Nr. und Bemerkung ein und setzen Sie den Haken Ersatzlieferung.
Wählen Sie im Feld Auftrag den Ur-Auftrag. Bei Kundentyp [leer] wählen Sie stattdessen im Feld Bestellung die Ur-Bestellung.
Sichern Sie mit F2. OBS legt einen Auftrag mit der Art Retoure (Retour-Auftrag) bzw. eine Retour-Bestellung an.
Schließen Sie die Eingabemaske. OBS öffnet die Positionserfassung des Retour-Auftrags bzw. der Retour-Bestellung.
Übernehmen Sie über die Maske Übernahme für Retoure die zurückgegebenen Positionen aus dem Ur-Vorgang.

OBS übernimmt die Positionen mit negativer Menge und stellt einen Textposten mit Retouren- und Ur-Vorgangsnummer voran. Ohne Warenfluss entfernt OBS die Artikelnummer aus den übernommenen Positionen. Ändern Sie im Retour-Auftrag die Menge, berechnet OBS den Preis nicht neu.

ACHTUNG: Wenn Sie eine Retoure anlegen, welche Kunden- und Lieferantenseite anspricht, also in keinem der beiden Felder für die Angabe des Retourentyps [leer] ausgewählt haben, muss in den Positionen des Retour-Auftrags ein Lieferant eingetragen sein. Sonst kann der Rücksende-Auftrag nicht korrekt über das Retoure-Modul erstellt werden. OBS prüft das beim Schließen der Positionserfassung und meldet „Position … ohne Lieferant!". Ein solcher Retour-Auftrag darf auch keine Positionen mehrerer Lieferanten enthalten („Es darf nur ein Lieferant pro Retoure vorhanden sein!").

Ablauf

Als Beispiel eine Retoure mit Warenfluss beim Kunden und beim Lieferanten. Die Schritte F7 finden Sie im Einzelnen unter F7 Vorgang.

Schritt	Kundenstatus	Lieferantenstatus
Retoure anlegen. OBS legt den Retour-Auftrag an.	1 Retoure angelegt	0
Abholschein mit F3 A Abholschein drucken.	2 Abholschein gedruckt	0
Nach der Abholung die Ware mit F7 B Material Zubuchen zubuchen. OBS legt den Retour-Lieferschein an.	3 Ware zugebucht	0
Mit F7 C Rücksende-Auftrag die Retour-Bestellung an den Lieferanten anlegen.	3	1 Rücksendeauftrag angelegt
Beim Lieferanten eine RMA-Nummer anfordern, z.B. mit dem Druck F3 B Rücksendeauftrag, und in der Retoure eintragen. Dann mit F7 E Rücksende-Lieferschein den Retour-Einkaufslieferschein anlegen.	3	2 Rücklieferschein angelegt
Die Ware an den Lieferanten zurücksenden.	3	2
Die Gutschrift des Lieferanten als Einkauf erfassen. Übernehmen Sie dabei die Positionen aus der Retour-Bestellung oder dem Retour-Einkaufslieferschein und tragen Sie im Feld R-Nr. die Rechnungsnummer der Lieferanten-Gutschrift ein. Beim Verbuchen des Einkaufs setzt OBS den Lieferantenstatus.	3	3 Gutschrift erhalten
Mit F7 A Gutschrift die Gutschrift an den Kunden anlegen. Damit ist die Retoure abgeschlossen.	4 Gutschrift erfolgt	3

HINWEIS: Bleibt z.B. der Retourentyp für den Lieferanten auf [leer], so entfallen die entsprechenden Schritte aus dem Retourenvorgang.

Ersatzlieferung

Ist in der Retoure der Haken Ersatzlieferung gesetzt, legen Sie mit F7 D Ersatz-Auftrag einen neuen Auftrag für die Ersatzlieferung an. OBS übernimmt die Positionen des Retour-Auftrags mit positiver Menge, ohne Versandkosten, Porto und Verpackung. Kopftext, Fußtext und Zahlungsbedingung kommen aus den Programmparametern 109 bis 111. Den Status der Retoure ändert der Ersatz-Auftrag nicht.

Status von Hand ändern

Über F10 setzen Sie den Status von Kunde oder Lieferant um eine Stufe hoch oder schließen die Retoure samt ihrer Vorgänge ab, siehe F10 Weitere Funktionen.

Belege löschen

Löschen Sie einen Vorgang der Retoure, setzt OBS den Status zurück und vermerkt das in den Aktivitäten:

Gelöschter Vorgang	Eintrag in Aktivitäten	Neuer Status
Gutschrift an den Kunden	„Gutschrift gelöscht"	Kunde 3, ohne Warenfluss Kunde 1
Retour-Lieferschein	„Retour-Lieferschein gelöscht"	Kunde 2
Retour-Einkaufslieferschein	„Rück-Lieferschein gelöscht"	Lieferant 1
Retour-Bestellung	„Rück-Auftrag gelöscht"	Lieferant 0

Löschen Sie den Retour-Auftrag, löscht OBS nach einer Rückfrage auch die Retoure. Besteht ein Ersatz-Auftrag, löschen Sie zuerst diesen. Löschen Sie den Ersatz-Auftrag, bleibt die Retoure bestehen.