OBS/Auftragsbearbeitung/Anzahlung/Anzahlung
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Funktionsbeschreibung
Anzahlungen sind immer dann nützlich, wenn der Auftragnehmer bei der Bestellung von individuell auf den Auftraggeber zugeschnitten Waren oder Erbringung spezieller Dienstleistungen in Vorkasse gehen muss.
Dies trifft besonders dann zu, wenn die Ware nicht zurückgegeben oder anderweitig verkauft werden kann (zum Beispiel bei maßgenauer oder gravierter Ware) und der Auftragnehmer so eventuell auf den Kosten sitzen bleiben könnte.
Skonto bei Anzahlungen in OBS
In Anzahlungen selbst kann kein Skonto gewährt werden. Sollten Sie eine Zahlungsbedingung mit Skonto in einer Anzahlung hinterlegen, so erhalten Sie beim Speichern einen entsprechenden Hinweis die Zahlungsbedingung zu ändern. In Auftrag und Rechnung kann wieder mit Skonto gearbeitet werden. Die Berechnung des Skontos erfolgt bei enthaltenen Anzahlungen auf den Gesamtbetrag. Im Textbaustein wird der Zahlungsbetrag ausgehend vom sollen Bruttobetrag entsprechend um die Anzahlung(en) und Skonto verringert.
Der Hintergrund dabei ist, dass die Kombination Anzahlung mit Skonto die Berechnung in der Schlussrechnung verkompliziert. Um Fehler in der Berechnung zu vermeiden, berechnet OBS in Anzahlungen keinen Skonto und zieht dann den vollständigen Betrag der Anzahlung in der Schlussrechnung ab. Dies macht es einfacher, da OBS dann immer vom Gesamtbetrag der Schlussrechnung den Skonto berechnen kann, anstatt auf mögliche Doppelberechnungen achten zu müssen.
Beispiel Berechnung Zahlungsbetrag mit Skonto und Anzahlung:
Brutto Gesamt: 10.000 €
Skonto 2 %: - 200 €
Anzahlung: - 3.500 €
Zahlungsbetrag: = 6.300 €
Erfassung
Anzahlungen werden erfasst indem in der Liste der Anzahlungen die Einfg Taste gedrückt wird.
In der sich öffnenden Eingabemaske können Sie die Anzahlung erfassen.
Voraussetzung: Im Programmparameter 0022 muss das entsprechende Erlöskonto für Anzahlungen hinterlegt sein.
Anzahlungen in der Auftragsbearbeitung
Nur gedruckte und verbuchte Anzahlungen können in Aufträgen und Rechnungen benutzt werden.
Benutzen der Anzahlung in OBS
Über Einfügen (Anzahlungen) öffnen Sie die zum Vorgang gehörigen Anzahlungen. Hier können Sie mit Einfg einen oder mehrere Anzahlungen durch F5 zum Beispiel in eine Rechnungen hinzufügen.
Verbuchen
Anzahlungen werden nach dem selben Verfahren verbucht, wie andere Vorgänge auch. Der Status wird dabei auf 12 gesetzt.
Status
| Status | OBS | OBS Kasse |
|---|---|---|
| 01 | neu angelegt | neu angelegt |
| 11 | ausgedruckt | - |
| 12 | verbucht | - |
| 21 | bezahlt | bezahlt |
| 22 | verwendet | verwendet |
Eine Anzahlung kann erst ab Status 21 in einem Vorgang verwendet werden!
Anzahlungen an der Kasse
Erforderliche Einstellungen
An der Kasse können Anzahlungen für 7% oder 19% USt erfasst werden.
Dafür müssen jeweils entsprechende Buchungstexte für Einzahlung und Auszahlung erstellt werden!
Eingabe der Anzahlung
Bei der Eingabe einer Anzahlung an der Kasse gibt es folgende Besonderheiten:
Abbildung Punkt 1: Um den Workflow zu vereinfachen, kann an der Kasse der Standard-Kassenkunde als Person vorbelegt werden. Dazu muss der Kassen-Programmparameter 098 auf "J" - Ja gestellt sein.
Abbildung Punkt 2: Da die Kasse immer Brutto abgerechnet wird, ist bei der Eingabe der Anzhalung an der Kasse das Häkchen bei "Bruttoberechnung" vorbelegt. Das Häkchen sollte nicht verändert werden.
Abbildung Punkt 3: An der Kasse kann bei der Eingabe zudem die Zahlungsart gepflegt werden, wenn der Kunde beispielsweise eine Anzahlung per EC-Karte leisten möchte.
Hier kann die Anzahlung als Kassen-Bon oder Standardruck (A4) gedruckt werden.
Benutzen der Anzahlung
Voraussetzungen:
- Bon Betrag muss größer gleich dem Anzahlungsbetrag sein.
- Es kann nur eine Anzahlung pro Bon benutzt werden.
- Bei der Anzahlung und Bon-Positionen muss der gleiche Steuerschlüssel hinterlegt sein.
- Es dürfen keine unterschiedlichen Steuerschlüssel innerhalb des Bons verwendet werden (auch keine Multisteuer).
Beim Bon-Abschluss kann über die Funktionstaste F5 eine erfasste Anzahlung des Bon-Kunden ausgewählt werden.
Beim Speichern des Bons F2 wird automatisch ein Geldausgang über den Anzahlungsbetrag erzeugt.
Tagesabschluss
Anzahlungen (Einnahmen/Ausgaben) werden wie andere Ein/Auszahlungen auf dem Tagesabschluss Bericht mit Anzahlungsnummer protokolliert.
Beim Tagesabschluss-Bericht werden Buchungssätze für die Buchhaltung erstellt, die auf das Verrechnungskonto für Anzahlungen aus den Buchungstext gebucht werden.
Erfasste und gedruckte Anzahlungen in der Auftragsbearbeitung erzeugen Buchungssätze für die Finanzbuchhaltung mit dem im Erlöskonto hinterlegten Buchhaltungskonto.
Werden diese in der Kasse verwendet, werden bei Benutzung eigener Buchungskonten in der Kasse, diese nicht auf Anzahlungskonten zur Auftragsbearbeitung gebucht, sondern Anzahlungskonten für die Kasse. Dadurch ist eine manuelle Umbuchung erforderlich.