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FAQ

Allgemeines

• Systemvoraussetzungen
• Verbesserungswünsche
• OBS-Vertrags-Bedingungen
• Welche Datenbank verwendet mein OBS?
• Video Anleitungen
• Import eines Leistungsverzeichnisses
• Exportieren von Bestellpositionen
• Erstellen von Serienbriefen aus OBS
• Erstellen von Serien E-Mails mit OBS
• Rechnungen per Mail/Fax versenden
• Erstellen von Vorlagen in Word
• Erstellen von Abschlagsrechnungen
• Wie werden personenbezogene Artikelpreise verwaltet?
• Kopieren von personenbezogenen Artikelpreisen
• Scannerdaten einlesen und in die Inventur übernehmen
• Versenden von Angeboten mit Outlook
• Wann verändert sich der Artikelbestand
• Datensicherung / Backup von OBS
• Shop-Schnittstelle VShop 4.0
• Shop-Schnittstelle modified eComerce
• Preislisten
• Win10 Updates verzögern
• Nummernkreis erschöpft
• PDF/A
• Fehler bei FTP-Verarbeitung
• Unbekannte Tracking ID
• Windows-Anzeigenskalierung
• Welche Anbindungen an Lieferanten gibt es?
• Wie können Seriennummern geändert werden?
• Artikelbilder in Positionen
• Speichern von Widget Positionen / Fenster Positionen
• Finanzamtprüfung

Wie funktionierts?

• Anlage eines Benutzers
• Personenauswertung mit Eigenschaften
• Personenbezogene Leistungen
• Wie verwalte ich Urlaub und Krankheitstage in OBS?
• Die Artikelpflege
• Die Inventur
• Die Zählerstandsabfrage
• Wie gelangen die Rechnungen zum Steuerberater?
• Wie funktionieren Platzhalter?
• Begriffe und E-Mailadressen in den Spamfilter eintragen
• Eigenschaften bei Personen hinterlegen
• Einmal-/Bonusartikel erstellen
• Wie funktioniert der Amazonexport?
• Marketing Aktionen mit OBS
• Skonto und Rabatt bei mehreren Steuersätzen
• Nutzung der Personendokumente-Funktion
• Preislisten und Projektnummern
• Wie übergebe ich einen Versanddienstleister an einen Lieferanten?

Auf dieser Seite finden Sie eine Sammlung häufig gestellter Fragen (auch FAQ; kurz aus dem englischen für "frequently asked questions") aus unserem Support. Sollte hier ein Punkt fehlen oder Sie finden zu Ihrer Problemstellung keine Lösung, kontaktieren Sie uns einfach über das OBS Ticketsystem.

Zu einigen Modulen bzw. Schnittstellen finden Sie auch eine eigene Übersicht häufig gestellter Fragen. Falls Sie eine Antwort zu einer Frage Suchen, die ein solches Modul oder eine solche Schnittstelle bestrifft, schauen Sie bitte in einer der folgenden FAQs nach:

• FAQ Preislisten
• FAQ Shop-Schnittstellen

Installation/System/Datensicherung/Service-Vertrag

Was sind die Systemvoraussetzungen für OBS?

Eine ausführliche Beschreibung der Anforderungen und Empfehlungen entnehmen Sie bitte der Seite Hardwareanforderungen.

Was sind die Vertragsbedingungen eines OBS-Service-Vertrags?

Sie können die Bedinungen des OBS-Vertrages in folgendem Dokument nachlesen: Datei:OBS-Software-Service-Bedinungen.pdf

Welche Datenbank verwendet mein OBS?

Um herauszufinden, welche MySQL Version aktuell bei Ihnen installiert ist können Sie im OBS unter System -> D Info die aktuelle OBS- und MySQL Version anzeigen lassen.
Ausführliche Informationen zu MySQL finden Sie hier.

Was muss bei der Datensicherung einer OBS-Installation beachtet werden?

Eine ausführliche Anleitung für die Einrichtung einer Datensicherung (Backup) finden Sie auf der Seite Datensicherung OBS.

Wie können unter Windows 10 Updates verzögert werden?

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung um Funktions-Updates in Windows 10 zurückzustellen damit diese nicht sofort bei Veröffentlichung installiert werden sondern erst mit einer zeitlichen Verzögerung.

Dadurch hat das OBS-Team die Möglichkeit Fehler zu beseitigen bevor es bei Ihnen zu Problemen kommt.

1. Öffnen Sie im Start-Menü die Einstellungen
2. Wählen Sie den Punkt Updates und Sicherheit
3. Öffnen Sie unter Windows Update den Punkt Erweiterte Optionen
4. Setzen Sie den Haken bei Upgrades zurückstellen

• 

  Schritt 1: Einstellungen öffnen

• 

  Schritt 2: Updates und Sicherheit öffnen

• 

  Schritt 3: Erweiterte Optionen öffnen

• 

  Schritt 4: Upgrades zurückstellen setzen

Wie kann die Anzeige von OBS skaliert werden?

HINWEIS: Ab Version 002814 unterstützt OBS die Vergrößerung von Bildschirminhalten in Windows.

OBS nutzt die Anzeigenskalierung von Windows. Bitte wählen Sie Ihre Windows-Version:

Windows 7

Unter Windows 7 muss die "Windows-XP-Skalierung" deaktiviert werden. Dazu muss die Aero-Oberfläche aktiviert sein und unter "Systemsteuerung - Anzeige - Benutzerdefinierte Textgröße (DPI) festlegen" der Haken "DPI-Skalierung im Stil von Windows XP verwenden" nicht gesetzt sein. In diesem Fenster kann dann eine Vergrößerung eingestellt werden. Nach einem Klick auf "OK" und "Übernehmen" muss der Nutzer sich neu anmelden.

ACHTUNG: Es kann sein, dass die Einstellung beim ersten Anpassen NICHT korrekt übernommen wird. Sollte die Vergrößerung in OBS nicht korrekt angepasst sein, wiederholen Sie die Anpassung.

Windows 8.1 und Windows 10

Ab Windows 8.1' funktioniert die Skalierung ohne weitere Anpassungen.

Personal/Benutzer verwalten

Wie lege ich einen neuen Benuter im OBS an?

Eine "Schritt für Schritt"-Anleitung zur Anlage von neuen Benutzer finden Sie auf der Seite Anlage eines Benutzers.

Wie verwalte ich Urlaub und Krankheitstage in OBS?

Eine ausführliche Anleitung finden Sie hier.

Artikel

Wie funktioniert die Artikelpflege im OBS?

Neben der manuellen Eingabe von Artikeln im Artikelstamm gibt es im OBS die Möglichkeit Artikel aus Daten zu importieren. Dazu dient die Schnittstelle Artikelpflege. Wie der Import funktioniert und was dabei zu beachten ist, wird Ihnen auf der Seite Einlesen von Artikelpflegedateien erklärt.

HINWEIS: OBS verfügt über vordefinierte Dateiimporte für einige Lieferanten. Eine aktuelle Übersicht finden Sie auf der Seite Lieferantenanbindungen.

Wie kann im OBS eine Inventur durchgeführt werden?

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie auf der Seite Vorgehensweise bei der Inventur.

Wie kann ich Scannerdaten einlesen und in die Inventur übernehmen?

In diesem Hilfeabschnitt wird Ihnen erklärt, wie Sie, wenn Sie Ihre Inventur mit Scannern durchführen, eingescannte Daten in OBS einlesen und in eine Inventur übernehmen können. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Inventurliste angelegt haben, bevor Sie versuchen Artikel zu übernehmen. Wir haben bisher gute Erfahrungen mit dem Scanner Metrologic Optimus S SP 5500 gemacht.

Scanner einlesen
Um Daten einzulesen, schließen Sie Ihren Scanner an den Rechner an. Schalten Sie den Scanner an und gehen Sie in OBS unter Menü: Auswertung → I Inventur Artikel oder drücken Sie Alt+W und I.Es öffnet sich das Fenster "Inventur Daten".
Wählen Sie F10 und A - Scanner einlesen. Geben Sie in das Dialogfenster einen Namen für die Datei, in der die eingescannten Daten gespeichert werden sollen (z.B. der Name der Abteilung), ein und bestätigen mit F2 Sie werden nun zum Fenster "Gescannte Inventur" geleitet. Wählen Sie jetzt im Hauptmenü des Scanners "2. Daten ubertr.", um die Übertragung zu starten. Wenn die Übertragung abgeschlossen wurde, piept der Scanner kurz.
Jetzt können Sie die Daten in die Liste "Gescannte Inventur" übernehmen, indem Sie Einfg drücken. Wählen Sie die Datei, die Sie kurz zuvor eingelesen haben aus dem Ordner aus und klicken auf "Öffnen". Die Daten werden nun in OBS geladen. Auf die erscheinende Frage können Sie mit "Ja" antworten. Die Artikel aus der Datei erscheinen jetzt mit EAN-Nr und Menge in der Liste.

Gescannte Daten
Über diesen Punkt gelangen Sie ebenfalls in das Fenster "Gescannte Inventur". Um eine gescannte Inventur zu übernehmen drücken Sie F7. Es öffnen sich das Fenster Inventur-Auswahl. Wählen Sie die Inventur aus, die übernommen werden soll und bestätigen mit  ↩ Enter. Sie erhalten danach die Information, wie viele der Artikel mit denen der Inventurliste abgeglichen werden konnten. Drücken Sie  ↩ Enter, um fortzufahren. Danach werden Sie gefragt, ob ein Protokolldruck erstellt werden soll.
Mit F6 können Sie weiter Scannerdaten übertragen (gleiches Verfahren wie oben).
Mit F8 können Sie alle übertragenen Daten löschen.
Mit Einfg können Sie eine bereits eingescannte Datei in "Gescannte Inventur" übernehmen.

Übernahme gescannter Daten in Inventur
Über F10 C - Übernahme gescannter Daten in Inventur können Sie auch bereits eingescannte Inventuren aus dem Fenster Inventur Daten heraus übernehmen. Das Verfahren ist das gleiche wie über F7 im Fenster "Inventur Auswahl" (siehe Gescannte Daten).

Sie können Ihre Artikel auch mit einem einfachen EAN-Scanner direkt in OBS einlesen. Dazu nutzen Sie unter System J Sonderprogramme den Punkt L - Inventur per EAN-Scanner.

Wie kann ich einen Einmalartikel erstellen?

Wenn Sie einen Einmalartikel (z.B. Jahreskatalog) an bestimmte Kunden verschicken möchten, gehen Sie wie folgt vor:

• 1. Artikel in den Artikelstamm eintragen: Gehen Sie in den Artikelstamm (Alt + S Stammdaten → B Artikel) und erstellen Sie mit Einfg einen neuen Artikel.
• 2. Personenauswertung erstellen: Erstellen Sie eine Personenauswertung in der alle Personen aufgelistet werden, die den Einmalartikel bekommen sollen. Führen Sie die Selektion mit F9 durch. Wie Sie eine Auswertung erstellen erfahren Sie hier.
• 3. Artikel als Einmal-Artikel: Nachdem Sie die Personen selektiert haben drücken Sie F3. Wählen Sie aus der Liste "Einmal-/Bonus-Artikel für Person anlegen" aus. Es öffnet sich ein Fenster. Geben Sie in das Feld Artikel die Artikelnummer ein oder wählen Sie Ihren erstellten Artikel aus dem Artikelstamm aus. Geben Sie danach an, von wann bis wann der Einmal-Artikel ausgeliefert werden soll. Nachdem Sie alles eingeben haben speichern Sie mit F2. Es wird jetzt die Liste mit allen Personen erstellt, die den Einmal-Artikel bekommen sollen.
  

ACHTUNG: Das Feld "Bonus ab €" muss bei Einmal-Artikeln leer bleiben. Es wird nur bei der Erstellung eines Bonus-Artikels benötigt.

• 4. Liste ggf. überarbeiten: Jetzt können Sie sich die Liste auch im Artikelstamm anzeigen lassen. Wählen Sie dazu Ihren Einmal-Artikel aus und drücken F10. In der Liste wählen Sie "J2 Personenbezogene Einmal-/Bonus-Artikel" aus. Es werden Ihnen jetzt alle Personen angezeigt die diesen Artikel bekommen sollen. Sie haben hier die Möglichkeit sich mit F3 eine Liste auszudrucken oder einzelne Personen mit Entf aus der Liste zu löschen.

Einmal-Artikel haben den Vorteil, dass der Artikel nur einmal an ausgewählte Personen verschickt wird. Dies funktionert so: Wenn eine Person innerhalb des angegebenen Zeitraums (siehe Punkt 3) etwas bestellt, wird der Einmal-Artikel automatisch mit in den ersten Auftrag übernommen. Bestellt dieser Kunde innerhalb des Zeitraums ein zweites mal wird der Artikel nicht mehr übernommen.

HINWEIS: Einmal-Artikel werden auf Aufträgen und Lieferscheinen mit ausgewiesen, jedoch nicht berechnet (ohne Berechnung). Wird ein Auftrag gelöscht, der einen Einmal-Artikel enthält, wird der Einmal-Artikel im nächsten Auftrag für die Person übernommen.

Wie kann ich einen Bonusartikel erstellen?

Bonus-Artikel funktionieren ähnlich wie die Einmal-Artikel. Der Unterschied liegt darin, dass ein Bonus-Artikel mehrmals an eine Person versendet werden kann. Um einen Bonusartikel zu erstellen gehen Sie wie bei einem Einmal-Artikel (siehe oben) bis Schritt 3 vor. In Schritt 3 geben Sie zusätzlich einen Betrag in das Feld "Bonus ab €" ein. Alle Kunden aus Ihrer selektierten Liste, die jetzt bei einer Bestellung den eingegebenen Betrag erreichen, bekommen diesen Artikel zu Ihrer Bestellung dazu.

Wann verändert sich der Artikelbestand?

Siehe dazu die Seite Wann verändert sich der Artikelbestand.