OBS/Auftragsbearbeitung/Archivfunktion

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Archiv

Vorgangsarchiv

OBS hält standardmäßig 9 Vorjahre plus das aktuelle Jahr in den Datenbanken. Findet ein Datums-Jahreswechsel statt, fragt OBS, ob alle Vorgänge von vor 10 Jahren aus der Datenbank gelöscht werden sollen, um den Nummernkreis für das aktuelle Jahr freizugeben.

Beispiel:

  • Rechnungen aus dem Jahr 2006 haben als erste Ziffer 6 (6xxxxx)
  • Wird nun ins Jahr 2016 gewechselt, das auch die 6 als Kennziffer nutzt, fragt OBS, ob die Rechnungen aus dem Jahr 2006 gelöscht werden sollen.

Archivfunktion[Bearbeiten]

Hier setzt ab Version 1535 die OBS Archivfunktion an. Diese legt nun eine weitere Speichermöglichkeit für die Vorgangsdaten vergangener Jahr an.

Wenn das Jahr wechselt, werden die Vorgangsdaten des Jahres, das verloren gehen würden, ins Archiv gespeichert.

So stehen insgesamt 18 Vorjahre an gespeicherten Vorgangsdaten zur Verfügung.

Als Vorgangsdaten angesehen werden:

  • Anfragen
  • Angebote
  • Aufträge
  • Lieferscheine
  • Rechnungen
  • Reparaturaufträge
  • Bestellungen
  • Einkäufe
  • Einkaufslieferscheine
  • Lageraufträge

(De-)Aktivierung und Einstellungen[Bearbeiten]

Standardmäßig ist die Archivfunktion aktiv. Sie können in den Programmparametern unter 978: OBS Backup Archiv Einstellungen vornehmen.

Da die Datenbank bei zunehmender Größe langsamer wird, besteht hier die Möglichkeit, die Anzahl der Jahre, die Daten in OBS vorgehalten und noch NICHT ins Archiv geschoben werden, einzustellen. Wenn Sie entscheiden, dass es nicht nötig ist, alle 9 Vorjahre in den normalen OBS-Vorgangslisten vorzuhalten, können Sie den eingetragenen Wert reduzieren, was zu einer erheblichen Entlastung ihrer Datenbank und damit zu einem, je nach Anzahl der Vorgänge, großen Leistungsschub führt.

  • 0: Die Archivierung wird deaktiviert
  • 2-9: Anzahl der Jahre, die vor der Archivierung vorgehalten werden sollen

Beispiel:

Im Parameter 987 ist als Jahreszahl 5 angegeben, es ist das Jahr 2016.
Im normalen Gebrauch werden die Jahre 2016 bis 2011 vorgehalten und sind über die gewohnten Listen zugänglich.
Zusätzlich dazu werden die Vorgangsdaten der Jahre 2010 bis 2001 in der Archivdatenbank gespeichert und sind 
über die neuen ARCHIV-Listen einsehbar.
HINWEIS: Alle Vorgänge, die in das Archiv verschoben werden, werden auf Status 21 gesetzt.

Durchführung der Archivierung[Bearbeiten]

Die Archivierung wird täglich zwischen 20:00 und 23:59 durchgeführt. Sie können in dieser Zeit weiterarbeiten, bei der Ersteinrichtung wird die Performance während des Archivierungsvorgangs allerdings beeinträchtigt. Nachdem die Archivierung einmal durchgelaufen ist, müssen jeden Tag nur noch kleine Datenmengen verschoben werden, weshalb dann nur noch ein minimaler Geschwindigkeitsverlust spürbar ist. Diese Ersteinrichtungsphase dauert je nach Datenbankgröße 1-4 Wochen, in denen abends die Geschwindigkeitsbeeinträchtigung auftreten kann.

Je nach Einstellung des Programmparameters wird die Aufrufzeit der Listen und damit die Reaktionszeit von OBS im Allgemeinen nach Durchführung dieser Initialisierung allerdings spürbar verbessert.

Aufruf eines Archivs[Bearbeiten]

Archivvorgangsliste.png

In den Listen der Vorgänge können Sie das Archiv über das Ordner-Symbol in der unteren rechten Ecke aufrufen.

Dadurch öffnet sich die Archivliste für den entsprechenden Vorgang, die im Listentitel mit [ARCHIV] gekennzeichnet werden.

Archivtitel.png

Auswertungen über archivierte Jahre[Bearbeiten]

Archivierte Jahre werden nicht in normalen Auswertungen berücksichtigt. Um eine Auswertung für ein archiviertes Jahr durchzuführen, können Sie in der Auswertungsliste unter F10 -> F - Archiv Vorjahre in die Archivansicht wechseln. Auswertungen, die Sie hier erstellen, betrachten nur Archivdaten.

Sie müssen für Archivauswertungen allerdings neue Auswertungen anlegen.

Archivauswertungaufruf.png

Archivauswertungsliste.png