OBS/Auftragsbearbeitung/Angebot/Erstellen eines Angebots

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Auftragsbearbeitung


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Tasten und Schaltflächen
Eingabemaske

Erstellen eines Angebotes[Bearbeiten]

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Angebote erstellen und diese ausdrucken. Wir setzten voraus, dass Sie bereits Artikel- und Personenstammdaten angelegt haben.

Neues Angebot anlegen[Bearbeiten]

Wählen Sie in dem Menü "Auftragsbearbeitung" den ersten Unterpunkt "Angebote" an, oder führen Sie die Tastenkombination Strg + N aus. Vor Ihnen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Liste "Angebote" mit allen erstellten Angeboten finden. Betätigen Sie nun die Einfg-Taste um ein neues Angebot zu erstellen. Es erscheint nun die Eingabemaske. Geben Sie eine Angebotsnummer ein, wenn Sie dies nicht tun wird OBS automatisch eine Angebotsnummer für Sie erstellen (und zwar fortlaufend z.B. 100, 101,102, usw.). Kennen Sie die Kundennummer des Kunden für den das Angebot erstellt werden soll, geben Sie diese in dem Feld "KUNDEN - NR" ein. Andernfalls betätigen Sie die #-Taste und es erscheint die Liste Personen aus der Sie ihren Kunden auswählen können. Sie haben auch die Möglichkeit Ihrem Kunden einen Rabatt zu gewähren. Hierbei geben Sie entweder den Betrag in Euro oder einen Prozentwert ( x % vom Gesamtbetrag des Auftrags) an.

In den folgenden Feldern können Sie die Währung und die Zahlungsbedingungen über die #-Taste auswählen. Im Feld Sachbearbeiter können Sie den entsprechenden Sachbearbeiter über die #-Taste auswählen. Im Feld Vertreter geschieht dies genauso. Der Status steht voreingestellt auf 01, d.h. das Angebot wurde noch nicht gedruckt und verbucht. Sobald Sie in Ihrem Angebot Positionen hinterlegt haben erscheint in dem Feld Angebotsbetrag der Nettobetrag des kompletten Angebots. Falls Sie Ihr Angebot einem bestimmten Projekt zuordnen wollen, wählen Sie im Feld Projektnummer über die #-Taste das gewünschte Projekt aus. Falls die spätere Versandanschrift von der übernommenen Anschrift abweicht, kann man eine Versandanschrift separat angeben. Zu diesem Punkt gelangt man über die Tastenkombination Alt + 2. Hier kann man dann auch die eventuell entstehenden Porto + Verpackungskosten eintragen, sowie die Versandart.
Format der Positionsnummerierung: Geben Sie hier ein Format ein, nach welchem die Positionen in Ihrem Angebot nummeriert sein sollen. Standardeinstellung ist TTPPPP, "T" steht für Titel und "P" für Position. Die Nummerierung würde also folgendermaßen aussehen: "01.0001", dies wäre die erste Position des ersten Titels.

Natürlich können Sie auch den Kopftext und Fußtext schon von vornherein festlegen. Zu diesem Punkt gelangen Sie durch drücken der Tasten Alt + 3. Dort können Sie schon vorgefertigte Textbausteine benutzen, entweder durch eingeben der Nr. oder durch auswählen mit der #. Es sind schon gewisse Textbausteine vorhanden aber Sie können sich auch selber Textbausteine erzeugen oder die vorhandenen verändern, dies wird in einem anderen Punkt erklärt. Dann alles mit F2 sichern. Soll der Kopftext individuell gestaltet werden, sollte das Feld "Kopftext " Nr." leer bleiben. Sie können dann in das Kopftextfeld den gewünschten Text eingeben, mit dem Fußtext können Sie natürlich genauso verfahren. Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben speichern Sie diese mit F2.

Positionen hinterlegen[Bearbeiten]

Als nächstes öffnet sich das Fenster "Angebotsposition". Dort öffnet sich automatisch die Positionserfassung, dort können Sie zwischen den Punkten Position, Angebotstext, Zwischensumme, Titelsumme, Leerzeile, Gewerk, Titel, Eintrag löschen, Angebot kopieren, LV übernehmen wählen.

Wenn Sie eine Position eingefügt haben, füllen Sie die Felder entsprechend aus.

  • ART-NR / #: In einer Auswahlliste, die einer abgespeckten Version der Artikelstammdatenliste entspricht, können Sie bequem einen Artikel wählen, dessen Artikelnummer dann in dieses Feld übertragen wird.
  • BEZ-1 & 2: In diese Felder werden automatisch die Bezeichnungen aus der Artikeldatenbank übertragen, immer wenn im vorigen Feld eine Artikelnummer gewählt wird. Diese können nachträglich jedoch noch geändert werden.
  • L-NR / #: In diesem Feld können Sie durch Betätigen der #-Taste aus der Liste "Leistungen" eine der aufgeführten Leistungen in Ihr Auftrag übernehmen. Falls die Position keine Leistung darstellt ist dieses Feld leer.
  • MENGE: Tragen Sie hier die gewünschte Menge der Position ein.
  • E-PREIS: Dieses Feld enthält den Netto-Einzelpreis und wird aktualisiert, wenn eine neue Artikelnummer gewählt wird.
  • G-PR: Dieses Feld enthält den gesamten, errechneten Nettopreis dieser Position.

Durch Betätigen der Taste [>>] gelangen Sie zu weiteren Feldern:

  • KONTO / #: Per # erscheint eine Auswahlbox, mit deren Hilfe Sie das entsprechende Erlöskonto bestimmen können.
  • Einheit #: Wählen Sie hier die gewünschte Mengeneinheit der Position aus.
  • POS: Hier können Sie die Positionsnummer für die gewählte Position ändern.
  • EK-PR: Hier erscheint der Einkaufspreis der Position, der natürlich noch für diesen Auftrag geändert werden kann.
  • MWST / #: Wählen Sie hier den entsprechenden Mehrwertsteuerschlüssel für diese Position aus.
  • Pos " Ken #: Diese Funktion dient dazu, dieser Position bestimmte Besonderheiten zuzuweisen. (z.B. kein Druck)
  • PROVIS %: Dort können Sie die Provision auf diesen Artikel für den entsprechenden Sachbearbeiter eingeben.
  • RABATT %: Geben Sie hier einen Rabatt an, der speziell nur für diese Position gelten soll.

Tasten und Schaltflächen[Bearbeiten]

  • Durch Betätigen der Taste F6 Langtext können Sie die Bezeichnung der Position durch entsprechende Kommentare oder Stichpunkte ergänzen. Nach dem Speichern mit F2 erscheint der in dem Fenster Langtext geschriebene Text direkt unter der Positionsbezeichnung. Diese Langtextfunktion entspricht derselben aus der Artikelverwaltung und deren Daten werden automatisch übernommen.
  • F9 Datanorm: Grundsätzlich kann hiermit ein Artikel aus der Datanorm - Artikeldatenbank als Position eingefügt werden. Wählen Sie zuerst den Lieferanten aus und dann den gewünschten Artikel.
    • Angebotstext: Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben, der dann in das Angebot übernommen wird
    • Zwischensumme: Gerade bei längeren Angeboten empfiehlt es sich zur besseren Gliederung, Zwischensummen zu verwenden. Die Summe berechnet sich dabei vom Anfang des Angebots bzw. der vorigen Zwischensumme.
  • Titelsumme: Die Titelsumme ermöglicht zusätzlich neben der Zwischensumme Positionen aufzuaddieren. Benötigt wird diese Funktion vorwiegend im Handwerk.
    • Leerzeile: Hiermit kann eine Leerzeile in das Angebot eingefügt werden.
    • Gewerk: Hier können Sie einen Titel für Ihr Gewerk eingeben.
    • Titel: Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben, der in das Angebot übernommen wird. Sie können so Ihr Angebot in verschiedene Titel unterteilen, um es übersichtlicher zu gestalten.
    • Eintrag löschen: Mit dieser Funktion können Sie die gewählte Position löschen.
    • Angebot kopieren: Es öffnet sich eine Liste aller vorhandenen Angebote. Nachdem Sie ein Angebot gewählt haben werden alle Positionen dieses Angebots ebenfalls in einer Liste angezeigt. Alle markierten Positionen werden dann mit F2 zum Angebot übernommen (standardmäßig sind alle Positionen markiert).
    • LV übernehmen: Es öffnet sich eine Liste aller vorhandenen Leistungsverzeichnisse. Nachdem Sie eines gewählt haben können Sie sich mit ↩ Enter alle Positionen dieses Leistungsverzeichnisses anzeigen lassen und gegebenenfalls einige Positionen mit ↩ Enter aus Ihrer Auswahl entfernen. Alle markierten Positionen werden dann mit F2 zum Angebot übernommen (standardmäßig sind alle Positionen markiert). Als nächstes müssen Sie dann das Erlöskonto und den Mehrwertsteuerschlüssel angeben ↩ Enter
    • Ändern: Um eine Position zu ändern, bewegen Sie den Scroll-Balken durch die Cursortasten auf die Position, die geändert werden soll. Betätigen Sie die Enter Taste. Nach den Änderungen speichern Sie bitte Ihre Daten mit F2.

Drucken des Angebots[Bearbeiten]

Um das Angebot zu drucken, drücken Sie F3

Wie Sie ein Angebot als E-Mail mit Outlook verschicken erfahren Sie hier.