OBS/Häufig gestellte Fragen/Vorgehensweise bei der Inventur

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FAQ

Allgemeines

• Systemvoraussetzungen
• Verbesserungswünsche
• OBS-Vertrags-Bedingungen
• Welche Datenbank verwendet mein OBS?
• Video Anleitungen
• Import eines Leistungsverzeichnisses
• Exportieren von Bestellpositionen
• Erstellen von Serienbriefen aus OBS
• Erstellen von Serien E-Mails mit OBS
• Rechnungen per Mail/Fax versenden
• Erstellen von Vorlagen in Word
• Erstellen von Abschlagsrechnungen
• Wie werden personenbezogene Artikelpreise verwaltet?
• Kopieren von personenbezogenen Artikelpreisen
• Scannerdaten einlesen und in die Inventur übernehmen
• Versenden von Angeboten mit Outlook
• Wann verändert sich der Artikelbestand
• Datensicherung / Backup von OBS
• Shop-Schnittstelle VShop 4.0
• Shop-Schnittstelle modified eComerce
• Preislisten
• Win10 Updates verzögern
• Nummernkreis erschöpft
• PDF/A
• Fehler bei FTP-Verarbeitung
• Unbekannte Tracking ID
• Windows-Anzeigenskalierung
• Welche Anbindungen an Lieferanten gibt es?
• Wie können Seriennummern geändert werden?
• Artikelbilder in Positionen
• Speichern von Widget Positionen / Fenster Positionen
• Finanzamtprüfung

Wie funktionierts?

• Anlage eines Benutzers
• Personenauswertung mit Eigenschaften
• Personenbezogene Leistungen
• Wie verwalte ich Urlaub und Krankheitstage in OBS?
• Die Artikelpflege
• Die Inventur
• Die Zählerstandsabfrage
• Wie gelangen die Rechnungen zum Steuerberater?
• Wie funktionieren Platzhalter?
• Begriffe und E-Mailadressen in den Spamfilter eintragen
• Eigenschaften bei Personen hinterlegen
• Einmal-/Bonusartikel erstellen
• Wie funktioniert der Amazonexport?
• Marketing Aktionen mit OBS
• Skonto und Rabatt bei mehreren Steuersätzen
• Nutzung der Personendokumente-Funktion
• Preislisten und Projektnummern
• Wie übergebe ich einen Versanddienstleister an einen Lieferanten?

Vorgehensweise bei der Inventur

Dieser Programmteil soll Sie bei Ihrer Inventur unterstützen.
Zuerst muß eine Inventurliste erstellt werden. Mit F7 Selektieren werden die Artikel ausgewählt. Sie können Warengruppen, Inventurgruppen oder Artikelnummern als Selektionskriterien festlegen. Die Inventurliste wird mit einem Namen versehen und kann dann mit F3 als Inventuraufnahmeliste ausgedruckt werden. Auf diesen Listen können die gezählten Mengen der Artikel eingetragen werden.
Vor dem Zählen der Waren sollte die Liste mit diesen Daten per F9 aktualisiert werden. D.h. die Daten im Feld "Menge-Soll" werden dem aktuellen Bestand aus den Artikel-Stammdaten angepasst.
ACHTUNG! Sie können mit F9 nur eine komplette Inventur aktualisieren, nicht einzelne Artikel. Falls Sie also über mehr als einen Tag zählen, dürfen sich die Bestände nicht verändern. Sie können die Artikelmenge andernfalls auch aufteilen, indem Sie z.B. nach Lagerorten, sofern welche in den Artikeln eingetragen wurden, selektieren.
Nach dem Zählen öffnen Sie mit  ↩ Enter die Eingabemaske der einzelnen Artikel und tragen Sie in dem Feld "Menge-Ist" die tatsächlich gezählte Menge ein. Die Differenz wird automatisch berechnet. Die Abwertung können Sie entweder als Prozentsatz im Feld "Abwertung in %" eintragen, oder den neuen EK-Preis direkt in das Feld "Bewertung Material" eintragen.
Wenn Sie diese Punkte für alle Artikel aus Ihrer Inventur durchgeführt haben, betätigen Sie in der Liste Inventur die Taste F8. Hier stehen Ihnen drei Punkte zur Auswahl:

• Differenzmenge übernehmen: die Differenz zwischen Soll- und Istmenge wird mit dem Artikelbestand verrechnet.
• Istmenge übernehmen: die Ist-Menge. d.h. die tatsächlich gezählte Menge wird als Anfangsbestand in die Artikel-Stammdaten übernommen. Die laufende Artikelmenge wird auf 0 gesetzt. 
• Bewertung übernehmen: die von Ihnen ermittelte Abwertung wird übernommen.

HINWEIS: Bei einer Differenzmengenübernahme können Sie die Daten übernehmen, wann Sie möchten. Die Sollmenge der Inventur muss allerdings zeitlich zu der gezählten Istmenge passen (gleiches Datum und Uhrzeit), damit die korrekte Differenz verrechnet werden kann. Es darf also von der Übernahme der Sollmengen durch drücken von F9 bis zu dem Zeipunkt der Zählung des Istbestandes keine Bewegung bei den jeweiligen Artikel auftreten.
Bei der Istmengenübernahme ist nur die gezählte Menge entscheidend. Allerdings ist bei dieser Übernahmeform zu beachten, dass nach Zählung aller Artikel die Inventur sofort übernommen werden muss. Zwischen Zählung und Übernahme dürfen keine Artikelbewegungen stattfinden.

Datenbewegungen bei der Istmengenübernahme:

OBS schreibt	in Feld
Istmenge	Anfangsbestand
0	laufender Bestand

Die Istmengennahme ist im Prinzip wie ein Neustart des Lagers mit vorhandenen Artikeln. Deswegen darf keine Bewegung zwischen Zählung der Istmenge und der Übernahme sein, da diese Bewegung im Artikel sonst verloren geht.

Datenbewegungen bei der Differenzmengenübernahme:

OBS schreibt	in Feld
Istmenge	Anfangsbestand
OBS-Bestand* - Sollmenge	laufender Bestand

OBS-Bestand: Anfangsbestand - laufender Bestand zum Ünbernahmezeitpunkt (im Artikelfenster einsehbar)
Die Differenzmengenübernahme kann durch die Verrechnung zwar zu jedem beliebigen Zeitpunkt übernommen werden, jedoch ist hier zu beachten, dass die Inventuranlage und die Bestandszählung "zugleich" durchgeführt werden. Damit korrekt verrechnet werden kann benötigt man die die zur Istmenge zeitlich passende Sollmenge.
Um Ihnen die für den Fall einer Inventur einmal etwas zu veranschaulichen nachfolgend eine Bewegungstabelle, die der Bestandsveränderungshistorie ähnlich sieht. Zusätzlich ist dort die Spalte Lager eingefügt. diese spalte ist eine gedachte und soll den realen Bestand darstellen, welcher nach einer Inventur auch im Bestand stehen sollte.

Datum	akt. Bestand	Bewegung	neuer Bestand	Lager
12.10.	7	+3	10	15
13.10.	10	-2	8	13
15.10.	8	+2	10	15
15.10.	10	-1	9	14
19.10.	9	0	9	14
20.10.	9	-2	7	12
20.10.	7	0	7	12
22.10.	7	+6	13	18
23.10.	13	-10	3	8
02.11.	3	+5	8	13
16.11.	8	-6	2	7
18.11.	2	+1	3	8
03.12.	3	-4	-1	4
14.12.	-1	+10	9	14
19.12.	9	-5	4	9

Stelle Sie sich also jetzt einmal vor Sie legen am Abend des 12.10. eine Inventur zu einem Artikel mit der aufgeführten Bewegung an. Die Menge in der Spalte "neuer Bestand" taucht dann in der Inventur als Sollmenge auf (die orange hinterlegte Menge von 10). In Fall 1 erfolgt die Zählung noch am selben Abend. Dabei kommen Sie auf einen Lagerbestand von 15 (blau). In Fall 2 wird erst ca. 1,5 Wochen später am Abend des 23.10. gezählt. Die gezählte Menge wird im Eingabefeld Istmengen des Inventurartikels eingetragen.
Die unterschiedlichen Istmengen haben natürlich verschiedene Wirkungen auf den Bestand nach der Inventurübernahme. Hier sehen Sie die möglichen Inventurbewegungen:

1. Fall (Zählung am 12.10.):
Daten zur Übernahme:

Sollmenge	10
Istmenge	15
OBS-Bestand bei Übernahme	4

Ergebnis:Artikel:

Anfangsbestand (Istmenge)	15
laufender Bestand (OBS-Bestand - Sollmenge)	-6

Historie:

02.01.

4

+5

9

9

2. Fall (Zählung am 23.10.):
Daten zur Übernahme:

Sollmenge	10
Istmenge	8
OBS-Bestand bei Übernahme	4

Ergebnis:Artikel:

Anfangsbestand (Istmenge)	8
laufender Bestand (OBS-Bestand - Sollmenge)	-6

Historie:

02.01.

4

-2

2

9