OBS/Häufig gestellte Fragen/Datensicherung OBS

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FAQ

Allgemeines

• Systemvoraussetzungen
• Verbesserungswünsche
• OBS-Vertrags-Bedingungen
• Welche Datenbank verwendet mein OBS?
• Video Anleitungen
• Import eines Leistungsverzeichnisses
• Exportieren von Bestellpositionen
• Erstellen von Serienbriefen aus OBS
• Erstellen von Serien E-Mails mit OBS
• Rechnungen per Mail/Fax versenden
• Erstellen von Vorlagen in Word
• Erstellen von Abschlagsrechnungen
• Wie werden personenbezogene Artikelpreise verwaltet?
• Kopieren von personenbezogenen Artikelpreisen
• Scannerdaten einlesen und in die Inventur übernehmen
• Versenden von Angeboten mit Outlook
• Wann verändert sich der Artikelbestand
• Datensicherung / Backup von OBS
• Shop-Schnittstelle VShop 4.0
• Shop-Schnittstelle modified eComerce
• Preislisten
• Win10 Updates verzögern
• Nummernkreis erschöpft
• PDF/A
• Fehler bei FTP-Verarbeitung
• Unbekannte Tracking ID
• Windows-Anzeigenskalierung
• Welche Anbindungen an Lieferanten gibt es?
• Wie können Seriennummern geändert werden?
• Artikelbilder in Positionen
• Speichern von Widget Positionen / Fenster Positionen
• Finanzamtprüfung

Wie funktionierts?

• Anlage eines Benutzers
• Personenauswertung mit Eigenschaften
• Personenbezogene Leistungen
• Wie verwalte ich Urlaub und Krankheitstage in OBS?
• Die Artikelpflege
• Die Inventur
• Die Zählerstandsabfrage
• Wie gelangen die Rechnungen zum Steuerberater?
• Wie funktionieren Platzhalter?
• Begriffe und E-Mailadressen in den Spamfilter eintragen
• Eigenschaften bei Personen hinterlegen
• Einmal-/Bonusartikel erstellen
• Wie funktioniert der Amazonexport?
• Marketing Aktionen mit OBS
• Skonto und Rabatt bei mehreren Steuersätzen
• Nutzung der Personendokumente-Funktion
• Preislisten und Projektnummern
• Wie übergebe ich einen Versanddienstleister an einen Lieferanten?

Datensicherung OBS

Sicherungskonzept OBS

Die Sicherung der OBS Daten obliegt dem Anwender.

OBS legt die Daten in die Dateistruktur des Servers (Word, Excel, Bilder usw) und in die Datenbank MySQL ab.

Da die Datenbank im Normalfall 24 Stunden am Tag in Benutzung ist (Mail, Fax, FTP, Shop, Artikelpflege usw), ist eine Datensicherung des SQL Servers nicht ohne Weiteres möglich. Die Datensicherung ist bei der Datenbank immer ein momentanes Abbild und immer veraltet! Es ist aber wichtig bei einem Serverausfall den möglichst aktuellen Stand der Datenbank zurückzuspielen. Die Sicherung wird im Kapitel Datenbeankverzeichnis beschrieben.

Durch die verschiedenen Dienste (Mail, Fax, Artikelpflege usw.) fallen 24 Stunden am Tag Dateien für das Datei-System des Servers an. Auch hier ist die Sicherung nur eine Momentaufnahme

OBS benutzt folgende Ordnerstruktur in denen die vom System benötigten Dateien abgelegt werden:

Dateiverzeichnis OBS

LFD	Sichern	Ordner1	Ordner2	Ordner3	Ordner4
A	X	OBS
B	X		Sys
C			Data
CA	X			Amazon
CB	X			Archiv
CC	X			Bildarchiv
CD	X			CNC
CE	X			Datainout
CF	X			Datanorm
CG	X			Datapdf
CH				DB
CHA					MySQL
CHA1	X				Bin
*A	!!!!				Data
CI	X			Debug
CJ	X			Dict
CK	X			DMS
CL	X			Dokumente
CM	X			Downloads
CN	X			Druck
CO	X			Elster
CP	X			EMail
CQ	X			FMImport
CR	X			GFK
CS	X			Hilfe
CT	X			Import
CU	X			Inventur
CV	X			Libricache
CW				Locks
CX	X			Macro
CY	X			MDE
CZ	X			Moebel
C1	X			MT940
C2	X			PBS
C3	X			PBSEASY
C4	X			Remote
C5	X			Shop
C6	X			UpdateMacros
C7	X			Verbandsabr
C8	X			Verfug
D	X		Install
E	X		Service
F	X		Update
G			Temp

Datenbankverzeichnis

X:\OBS\DATA\DB\MYSQL5\Data Das Verzeichnis kann abweichen' wenn die Datenbank außerhalb des OBS Verzeichnisses installiert ist.
In dem Verzeichnis OBS\SYS befindet sich die Datei OBS.INI.
Unter dem Eintrag DATABASEPATH befindet sich der Verweis auf das Datenbankverzeichnis.

Beispiel:
[Datenbank]
DATABASEPATH=c:\Netzwerk\DB\data\OBS_MYSQL

LFD	Sichern	Ordner1	Ordner2
*		Data
A	X		MySQL
B			OBS_MySQL
C	X		OBS_MySQL_2010
D	X		OBS_MySQL_2011
E	X		OBS_MySQL_2012
F	X		obs_mysql_backup
G	X		obs_mysql_update
H	X		obs_mysql_export
I	X		obs_mysql_tag1
J	X		obs_mysql_tag2
K	X		obs_mysql_tag3
L	X		obs_mysql_tag4
M	X		obs_mysql_tag5
N	X		obs_mysql_tag6
O	X		obs_mysql_tag7
P	X		obs_mysql_woc0
Q	X		obs_mysql_woc1
R	X		obs_mysql_woc2
S	X		obs_mysql_woc3

OBS_MYSQL_Backup

• Hier wird eine Kopie der Datenbank vor dem Jahreswechsel abgelegt
  

OBS_MYSQL_Update

• Hier wird eine Kopie der Datenbank vor einem OBS Update abgelegt
  

OBS Zeiteneinteilung

Es ist zu überlegen, wann eine OBS-Sicherung durchgeführt werden sollte, da mehrere automatisierte Dienste im Hintergrund laufen können. Folgende Tabelle soll Ihnen veranschaulichen, welche Hintergrunddienste von OBS zu welchem Zeitpunkt ausgeführt werden sollten.

Bei eingetragenen Sicherungsdienst

obs_mysql_tag1 - obs_mysql_tag7:

• Hier wird für jeden Wochentag eine Kopie der Datenbank abgelegt

obs_mysql_woc0 - obs_mysql_woc3

• Hier wird für eine Kopie der letzen 4 Wochen abgelegt

Die Datenbank OBS_MYSQL ist die aktive aktuelle Datenbank.
Diese sollte nicht mit „normalen“ Dateikopierprogrammen gesichert werden. Da die Datenbank ein Teil der Tabellen im Arbeitsspeicher des Servers hält kann ein Teil der Tabellen ungültig sein. Besser ist es die Datenbanken obs_mysql_tag1 - obs_mysql_tag7 nach der Sicherung zu kopieren.

Bei einem Einsatz einer Sicherungssoftware, die mit geöffneten Dateien umgehen kann ist es möglich den gesamten Ordner zu sichern.

Hinweis: Bitte beachten sie auch das Kapitel OBS Zeiteneinteilung um Ihre Datensicherung zu Planen!

Eintrag JOB Automatische Vorgänge

Legt folgende Datenbanken an:

• obs_mysql_tag1 - obs_mysql_tag7
• obs_mysql_woc0 - obs_mysql_woc3

Weitere Informationen zur Verwendung des Schedulers finden Sie hier

Jahressicherung Sicherung Buchhaltung

Nach Abschluss der Buchhaltung und dem Jahreswechsel sollten folgende Datenbanken gesichert (USB Stick, DVD, externe Datenträger) werden und in den Buchaltungsunterlagen abgelegt werden.
Auch ist es ratsam alle Kontenblätter in eine PDF Datei zu drucken (PDF Creater als Druckertreiber) und diese ebenfalls mit auf das Archivierungsmedium abzulegen.

Diese Datenbanken sollten gesichert werden:

• Das Vorjahr (Buchhaltungsinformatonen)
• Die aktuelle Datenbank (Rechnungen, Einkauf)

Beispiel:
OBS_MySQL_2012
OBS_MYSQL oder die aktuelle obs_mysql_tagx am Folgetag

Hinweis: Die Datenbanknamen können abweichen falls sie mit mehreren OBS Firmen auf einem Server arbeiten!

Sicherung der Datenbank mit MySQL Dump

Sollte es notwendig sein einen MySQL Dump auszuführen (wenn z.B. die zuvor beschriebenen Sicherungen nicht angewendet werden können) wenden Sie sich bitte an den OBS-Support, damit dieser die Einrichtung vornimmt.