OBS/Stammdaten/Weitere Stammdaten/E-Mail Konten erstellen/bearbeiten

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Weitere Stammdaten


HINWEIS: um die Funktionfähigkeit in Verbindung mit SSL zu gewährleisten, wird mindestens OBS-Version 1034 benötigt!

Registerkarte: Stammdaten

Auf dieser Registerkarte sehen Sie die Grundeinstellung für Ihr Konto.
EmailStammdaten.PNG

Nr.

Von OBS wird eine fortlaufende Nummer erstellt. Dies erleichtert die Übersicht wenn Sie mehrere E-Mail Konten haben.

ACHTUNG: Beim Löschen von Email-Konten können Sie sich entscheiden, ob vorhandene E-Mails ebenfalls gelöscht werden sollen. Wenn Sie diese nicht löschen wollen, wird das Konto nur auf inaktiv gesetzt!

Level 0-9

Geben Sie hier an, welchen Level Benutzer benötigen, um dieses E-Mail Konto nutzen zu können.

Aktiv

In diesem Feld wird angegeben, ob das Konto genutzt werden soll um E-Mails zu empfangen und zu versenden.

Kürzel

Hier können Sie ein Kürzel eintragen. (z. B. EDV)

Name

Hier können Sie den Namen des E-Mail Kontos eintragen.

E-Mail Adresse

Hier wird die E-Mail Adresse eingetragen, die später auch in der Liste "E-Mail Konten" zu sehen ist z. B. mustermann@t-online.de.
Sie können an dieser Stelle auch den Namen mitgeben, den der Empfänger sehen soll, indem dieser in Anführungszeichen vor die Adresse gesetzt wird. Bsp.: "Bergau GmbH" info@bergau.de.

Antwortadresse

Geben Sie hier an, an welche Adresse die Antwort E-Mails gesandt werden sollen. Diese kann von der E-Mail Adresse abweichen. Wenn eine Antwortadresse angegeben ist, wird der Empfänger automatisch an diese Adresse antworten.

Auto CC-Adresse (Carbon Copy)

Geben Sie hier eine oder mehrere E-Mail Adressen an, an die eine automatisch erzeugte Kopie gesendet werden soll. CC-Adressen (Carbon Copy) sind für den E-Mail Empfänger sichtbar.

Auto BCC-Adresse (Blind Carbon Copy)

Geben Sie hier eine oder mehrere E-Mail Adressen an, an die eine automatisch erzeugte Kopie gesendet werden soll. BCC-Adressen sind für den E-Mail Empfänger nicht sichtbar.

Standard

Hier können Sie festlegen, ob dieses E-Mail Konto als Standard genutzt werden soll.

Autom. Zuordnung

Hier stellen Sie ein, ob E-Mails automatische dem Personenstamm zugeordnet werden sollen.

Sammelkonto

Hier stellen Sie ein, ob das Konto ein Sammelkonto ist.

Info bei Empfang

Wollen Sie eine Benachrichtigung im Information-Widget erhalten wenn dieses Konto eine E-Mail erhält, dann müssen Sie diese Einstellung auf Ja setzen.

Ken in Benutzung

Nur relevant wenn Ken der Firma AVM in Benutzung.

Automatisches Deaktivieren

Ist dies aktiv, wird das Konto automatisch deaktiviert, wenn zu viele Fehler auftreten, um den Server nicht unötig zu belasten.

Maximale Anhanggröße (Anzeige in Megabytes)

Gibt an, wie groß der Anhang maximal sein darf. Beim Erstellen der Nachricht wird dieses geprüft, und der Benutzer bei Überschreitung darüber informiert. Ein Versenden ist dann aber dennoch möglich. Standardmäßig wird dieses Feld mit 10 MB vorbelegt.

HINWEIS: Viele Provider lassen nur eine Begrenzte Dateianhanggröße zu.

Konto für App Austausch benutzen

Dies hat derzeit keine Funktion

Registerkarte: POP3 / IMAP

In dieser Registerkarte können Sie die Verbindungseinstellungen für den POP3/IMAP-Mailserver einstellen. Diese Einstellungen sind wichtig für den Empfang von E-Mails. Sie erfahren diese in der Regel von Ihrem E-Mailanbieter

IMAP oder POP3

IMAP vs POP3.png

IMAP (Internet Messaging Access Protocol)

- Emails sind auf dem Server gepeichert
- Gesendete E-Mails werden auf dem Server gepeichert
- E-Mails können synchronisiert werden und von verschiedenen Geräten abgerufen werden
- der Bearbeitungsstatus der E-Mails geschieht geräteübergreifend (Lesen, Löschen, ...)

Besonderheit OBS: - Abgeholte E-Mails werden mit dem Server synchronisiert und können von mehreren Geräte bearbeitet werden, aber OBS legt immer eine Kopie der E-Mails in der Datenbank Ihres Servers ab
- in OBS Gelöschte Mails werden auch auf dem Mails-Server gelöscht. In OBS landen diese im Archiv und sind im nachhinein noch einsehbar.

POP3 (Post Office Protocol)

- E-Mails werden auf dem Gerät gespeichert
- Gesendete E-Mails werden nur auf dem Gerät gespeichert
- E-Mail können nicht mit verschiedenen Geräten synchronisiert werden
- E-Mails werden auf allen Geräten separat bearbeitet. (Lesen, Löschen, ...)

Weitere Informationen zu POP3 und IMAP finden Sie HIER


EmailPOP3.PNG

E-Mails abholen

E-Mails für dieses Konto vom Server abholen.

Host

Hier müssen Sie die Host-Adresse des Mailservers eintragen.

Konto Name

Geben Sie hier Ihren Benutzernamen für das E-Mail Konto ein. Dieser wird für die Anmeldung verwendet.

Kennwort

Geben Sie hier Ihr persönliches Passwort ein, um auf das E-Mail Konto zugreifen zu können. Es wird verschlüsselt dargestellt (*********).

ACHTUNG: Keine Umlaute (ä, ö, ü, ß)!

Sicherheit und Authentifizierung

Servertyp

Geben Sie hier an, ob dies ein POP3 oder ein IMAP Konto ist. Bein nachträglichen wechseln des Servertyps, werden bereits abgeholte Mails von der IMAP Synchronisation ignoriert.

Auth-Typ

Diese Einstellung regelt die Authentifizierungsmethode für die Anmeldung am Server. Dies müssen Sie, je nach E-Mail Provider, anpassen:

Authentifizierung Methodik
Keine Keine Authentifizierung, z.b. bei EWE-Tel.
Login Bei der LOGIN-Authentifizierung wird der Benutzername und das Passwort unverschlüsselt Base64-kodiert übertragen. die beiden Zeichenketten werden dabei in zwei Schritten übertragen.. Z.B. GMX
CramMD5 Die CRAM-MD5-Authentifizierung ist im RFC 2195 standardisiert.
CramSHA1 Die SCRAM-SHA-1-Authentifizierung ist im RFC 5802 standardisiert.

SSL/TLS Aktiv

weitere Information erhalten sie im Abschnitt SSL/TLS.

StartTLS Aktiv

weitere Information erhalten sie im Abschnitt SSL/TLS.

TLS

weitere Information erhalten sie im Abschnitt SSL/TLS.

Server Einstellungen

E-Mails löschen

Steht dies auf JA so werden E-Mails, nachdem Sie von OBS-Mail heruntergeladen wurden vom E-Mail Server gelöscht. Es kann notwendig sein, dies zu deaktivieren wenn z.B. zusätzlich zu OBS-Mail noch ein anderes E-Mail Programm die E-Mails herunterladen soll. Bei dieser Einstellung sollte jedoch darauf geachtet werden, dass E-Mails nach einiger Zeit vom Konto gelöscht werden, da der Speicher am E-Mailserver begrenzt ist.

Löschen älter als

Ist das Konto so eingestellt, dass E-Mails nach dem Abholen vom Server gelöscht werden, dann wird mit dieser Einstellung festgelegt, wie alt die Nachrichten sein sollen, die gelöscht werden. Jüngere Nachrichten werden dabei auf dem Server belassen.

HINWEIS: Es wird empfohlen, Nachrichten, die älter als 14 Tage sind vom Server zu löschen!
HINWEIS: E-Mails in OBS sind davon nicht betroffen und bleiben im System erhalten.

Imap Einstellungen

Status Sync

Wenn diese Einstellung aktiv ist, werden die E-Mails in OBS mit dem IMAP Server Synchronisiert. Dies betrifft folgenden Status: (Dies Synchronisation geht Dabei in beide Richtungen. OBS <-> SERVER)

Status Beschreibung
Seen E-Mails werden als gelesen markiert
Deleted E-Mails werden vom Server gelöscht und in OBS in das Archiv verschoben

Gelöscht = Erledigt

Wenn eine E-Mail den Status 'Deleted' bekommt, wird diese bei der Synchronisation bei Ja auf erledigt gesetzt und bei Nein in das Archiv von OBS verschoben.

zu synchronisierende Ordner

Hier können Sie einen oder mehrere Ordner auf dem IMAP Server auswählen, die von OBS abgeholt werden sollen. Wenn Sie keinen auswählen, wird Standardmäßig die INBOX abgeholt. Folgende standard Ordner sind in der Regel vorhanden:

Name Beschreibung
Junk Spamordner
Trash Papierkorb
Drafts Entwürfe
Sent Postausgang

Bitte beachten Sie, dass verschiedene E-Mail-Clients mit unter eigene standard Ordner auf dem Server anlegen könnten.

Registerkarte: SMTP

In dieser Registerkarte können Sie die Verbindungseinstellungen für den SMTP-Mailserver einstellen. Diese Einstellungen sind wichtig für den Versand von E-Mails. Sie erfahren diese in der Regel von Ihrem E-Mailanbieter.
EmailSMTP.PNG

Host

Hier müssen Sie die Host-Adresse des Mailservers eintragen.

Konto Name

Geben Sie hier Ihren Benutzernamen für das E-Mail Konto ein. Dieser wird für die Anmeldung verwendet.

Kennwort

Geben Sie hier Ihr persönliches Passwort ein, um auf das E-Mail Konto zugreifen zu können. Es wird verschlüsselt dargestellt (*********).

ACHTUNG: Keine Umlaute (ä, ö, ü, ß)!

Sicherheit und Authentifizierung

Auth-Typ

Diese Einstellung regelt die Authentifizierungsmethode für die Anmeldung am Server. Dies müssen Sie, je nach E-Mail Provider, anpassen:

SMTP-Authentifizierung Methodik
Keine Keine Authentifizierung, z.b. bei EWE-Tel.
Plain Die PLAIN-Authentifizierung ist im RFC 4616 standardisiert. Hierbei wird Benutzername (zur Autorisierung), Benutzername (zur Authentifizierung) und Passwort unverschlüsselt übertragen. Die drei Zeichenketten werden in einer Zeichenkette zusammengefasst und Base64-kodiert.
Login Bei der LOGIN-Authentifizierung wird wie bei der PLAIN-Authentifizierung der Benutzername und das Passwort unverschlüsselt Base64-kodiert übertragen. Im Unterschied zur PLAIN-Authentifizierung werden die beiden Zeichenketten in zwei Schritten übertragen. Z.B. GMX
CramMD5 Die CRAM-MD5-Authentifizierung ist im RFC 2195 standardisiert.
CramSHA1 Die SCRAM-SHA-1-Authentifizierung ist im RFC 5802 standardisiert.
NTLM Die Authentifizierung erfolgt über NTLM. Z.B. für Exchange-Server.
Automatisch Es wird versucht automatisch eine Authentifizierungsmethode mit dem Server auszuhandeln.

SSL/TLS Aktiv

weitere Information erhalten sie im Abschnitt SSL/TLS.

TLS

weitere Information erhalten sie im Abschnitt SSL/TLS.

Sonstige Einstellungen

Erledigen

Gesendete E-Mails werden automatisch auf 'erledigt' gesetzt.

Registerkarte: Signatur

In diesem Feld können Sie einen Text eintragen, der an Ihre E-Mails angehängt wird. Sollten Sie eine Benutzerspezifische Signatur angegeben haben, so wird diese der auf der Registerkarte: Signatur angegebenen vorgezogen.
EmailSignatur.PNG

Informationen über das verwenden von Formatierten Signaturen erhalten Sie hier hier.

Registerkarte: Antwort

In dieser Registerkarte könne Sie einstellen, ob die empfangenen E-Mails an andere Mitarbeiter weitergeleitet werden sollen. Außerdem können Sie einstellen, ob für empfangene E-Mails eine automatische Antwort generiert wird.
EmailAntwort.PNG

Aktiv von/bis Datum

Tragen Sie hier den Zeitraum für die automatische Weiterleitung/Beantwortung ein.

Weiterleitung an

Hier können Sie das E-Mail-Konto auswählen, der die E-Mails in dem eingetragenen Zeitraum erhält.

HINWEIS: Für die Weiterleitung an eine externe E-Mail-Adresse müssen Sie diese Adresse als inaktives E-Mail-Konto in OBS hinterlegen, um dieses dann auswählen zu können.

Automatische Antwort Aktivieren

Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, dann wird eine automatische Antwort für jede empfangene E-Mail verschickt. In dem unteren Feld können Sie den Antworttext eintragen.

SSL/TLS (POP3 / IMAP und SMTP)

SSL/TLS Aktiv

Wenn das E-Mail Konto SSL/TLS Verschlüsselung unterstützt, kann diese hier aktiviert werden.

ACHTUNG: Den Port beachten: POP3: 995/110; IMAP: 993/143;SMTP: 465/25 (verschlüsselt/unverschlüsselt).

TLS

Hier können Sie einstellen, ob die Verschlüsselung Explizit bzw. Implizit arbeitet.

Implizit:

1. Der Client baut eine Verbindung über einen anderen Port als den Standard non-TLS Port auf.
2. Die verbindung wird sofort mit dem Server ausgehandelt.
3. Mit ausnahme der TLS-Verschlüsselung ist die Sitzung genau so aufgebaut wie eine normale POP3-Sitzung .
4. Die TLS-Verbindung wird während der gesamten Sitzung verwendet.

Explizit:

1. Der Client baut eine Verbindung mit dem POP3-Server über Port 110 auf, genau wie bei nicht verschlüsselten POP3.
2. Der Client sagt dem Server, dass er eine TLS-Verschlüsselung aufbauen möchte.
3. Dann wird erst eine TLS-Verbindung aufgebaut
4. Die TLS-Verbindung wird während der gesamten Sitzung verwendet

HINWEIS: Wenn Sie Office 365 (smtp.office365.com) benutzen und Fehlermeldungen beim versenden erhalten (SMTP; Client was not authenticated to send anonymous mail during MAIL), empfiehlt es sich das SMTP Konto auf "Explizit" zu stellen.

StartTLS Aktiv

Wenn das E-Mail Konto Start TLS unterstützt, kann dies hier aktiviert werden.

ACHTUNG: Sollten Sie eine Firewall im Einsatz haben, achten Sie darauf, dass für POP3 Port 995 und/oder Port 110, für IMAP Port 993 und/oder Port 143 und für SMTP Port 465 und/Oder Port 25 für eine Verbindung offen sind.