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Weitere Stammdaten

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HINWEIS: um die Funktionfähigkeit in Verbindung mit SSL zu gewährleisten, wird mindestens OBS-Version 1034 benötigt!

Registerkarte: Stammdaten

Auf dieser Registerkarte sehen Sie die Grundeinstellung für Ihr Konto.

Feld	Beschreibung
Nr.	Von OBS wird eine fortlaufende Nummer erstellt. Dies erleichtert die Übersicht wenn Sie mehrere E-Mail Konten haben. ACHTUNG: Beim Löschen von Email-Konten können Sie sich entscheiden, ob vorhandene E-Mails ebenfalls gelöscht werden sollen. Wenn Sie diese nicht löschen wollen, wird das Konto nur auf inaktiv gesetzt!
Level 0-9	Geben Sie hier an, welchen Level Benutzer benötigen, um dieses E-Mail Konto nutzen zu können.
Aktiv	In diesem Feld wird angegeben, ob das Konto genutzt werden soll um E-Mails zu empfangen und zu versenden.
Kürzel	Hier können Sie ein Kürzel eintragen. (z. B. EDV)
Name	Hier können Sie den Namen des E-Mail Kontos eintragen.
E-Mail Adresse	Hier wird die E-Mail Adresse eingetragen, die später auch in der Liste "E-Mail Konten" zu sehen ist z. B. mustermann@t-online.de. Sie können an dieser Stelle auch den Namen mitgeben, den der Empfänger sehen soll, indem dieser in Anführungszeichen vor die Adresse gesetzt wird. Bsp.: "Bergau GmbH" info@bergau.de.
Antwortadresse	Geben Sie hier an, an welche Adresse die Antwort E-Mails gesandt werden sollen. Diese kann von der E-Mail Adresse abweichen. Wenn eine Antwortadresse angegeben ist, wird der Empfänger automatisch an diese Adresse antworten.
Auto CC-Adresse (Carbon Copy)	Geben Sie hier eine oder mehrere E-Mail Adressen an, an die eine automatisch erzeugte Kopie gesendet werden soll. CC-Adressen (Carbon Copy) sind für den E-Mail Empfänger sichtbar.
Auto BCC-Adresse (Blind Carbon Copy)	Geben Sie hier eine oder mehrere E-Mail Adressen an, an die eine automatisch erzeugte Kopie gesendet werden soll. BCC-Adressen sind für den E-Mail Empfänger nicht sichtbar.
Standard	Hier können Sie festlegen, ob dieses E-Mail Konto als Standard genutzt werden soll.
Autom. Zuordnung	Hier stellen Sie ein, ob E-Mails automatische Datensätzen im OBS zugeordnet werden sollen (z. B. dem Personenstamm). Beim Versand von E-Mails zu Vorgängen (z. B. Druck Auftragsbestätigung per E-Mail) steuer diese Einstellung außerdem die Zuordnung zum Vorgang. Mit OBS 4.0 wird mit dieser Einstellung außerdem gesteuert, ob bei Versand einer E-Mail zu einem Vorgang diese E-Mail ein entsprechendes Tag erhält. Bei Antwort auf eine solche E-Mail kann OBS die Antwort-E-Mail Ihres Kunden/Lieferanten automatisch dem Vorgang zuordnen.
Ken in Benutzung	Nur relevant wenn Ken der Firma AVM in Benutzung.
Maximale Anhanggröße (Anzeige in Megabytes)	Gibt an, wie groß der Anhang maximal sein darf. Beim Erstellen der Nachricht wird dieses geprüft, und der Benutzer bei Überschreitung darüber informiert. Ein Versenden ist dann aber dennoch möglich. Standardmäßig wird dieses Feld mit 10 MB vorbelegt. HINWEIS: Viele Provider lassen nur eine begrenzte Dateianhanggröße zu.
SSL Methode	Einige Mailserver unterstützen nicht die aktuelle SSL/TLS-Version, da der Mailserver vermutlich nicht auf dem neusten Stand ist (Updates/Patches). Hier können Sie eine Abweichende Version definieren. ACHTUNG: Alte SSL/TLS Version können gravierende Sicherheitslücken haben. Es empfiehlt sich dringend Ihren Mail-Server auf die aktuelle Version zu updaten!
Sammelkonto	Hier stellen Sie ein, ob das Konto ein Sammelkonto ist.
Info bei Empfang	Wollen Sie eine Benachrichtigung im Information-Widget erhalten wenn dieses Konto eine E-Mail erhält, dann müssen Sie diese Einstellung auf Ja setzen.
Automatisches Deaktivieren	Ist dies aktiv, wird das Konto automatisch deaktiviert, wenn zu viele Fehler auftreten, um den Server nicht unnötig zu belasten.
Konto für App Austausch benutzen	Dies hat derzeit keine Funktion.
Ankommende E-Mails zu Faxe konvertieren
F8 Info nur für zugeordnete Benutzer	In "F8 Info" hinterlegte E-Mails, welche dem E-Mail-Konto zugehören, können nur von Benutzern geöffnet werden, welche dieses E-Mail-Konto bei sich hinterlegt haben.

Registerkarte: POP3 / IMAP

In dieser Registerkarte können Sie die Verbindungseinstellungen für den POP3/IMAP-Mailserver einstellen. Diese Einstellungen sind wichtig für den Empfang von E-Mails. Sie erfahren diese in der Regel von Ihrem E-Mailanbieter

Feld	Beschreibung
IMAP oder POP3	IMAP (Internet Messaging Access Protocol) POP3 (Post Office Protocol) Emails sind auf dem Server gepeichert Gesendete E-Mails werden auf dem Server gepeichert E-Mails können synchronisiert werden und von verschiedenen Geräten abgerufen werden der Bearbeitungsstatus der E-Mails geschieht geräteübergreifend (Lesen, Löschen, ...) Besonderheit OBS: Abgeholte E-Mails werden mit dem Server synchronisiert und können von mehreren Geräte bearbeitet werden, aber OBS legt immer eine Kopie der E-Mails in der Datenbank Ihres Servers ab. Das heißt, dass gelöschte Mails auf dem Mail-Server in OBS erledigt werden oder im Archiv landen (Je nach Einstellung) in OBS Gelöschte Mails werden auch auf dem Mails-Server gelöscht. In OBS landen diese im Archiv und sind im nachhinein noch einsehbar. E-Mails werden auf dem Gerät gespeichert Gesendete E-Mails werden nur auf dem Gerät gespeichert E-Mail können nicht mit verschiedenen Geräten synchronisiert werden E-Mails werden auf allen Geräten separat bearbeitet. (Lesen, Löschen, ...) Weitere Informationen zu POP3 und IMAP finden Sie HIER
E-Mails abholen	E-Mails für dieses Konto vom Server abholen.
Host	Hier müssen Sie die Host-Adresse des Mailservers eintragen.
Konto Name	Geben Sie hier Ihren Benutzernamen für das E-Mail Konto ein. Dieser wird für die Anmeldung verwendet.
Kennwort	Geben Sie hier Ihr persönliches Passwort ein, um auf das E-Mail Konto zugreifen zu können. Es wird verschlüsselt dargestellt (*********). ACHTUNG: Keine Umlaute (ä, ö, ü, ß)!
Sicherheit und Authentifizierung	Feld Beschreibung Servertyp Geben Sie hier an, ob dies ein POP3 oder ein IMAP Konto ist. Bein nachträglichen wechseln des Servertyps, werden bereits abgeholte Mails von der IMAP Synchronisation ignoriert. Auth-Typ Diese Einstellung regelt die Authentifizierungsmethode für die Anmeldung am Server. Dies müssen Sie, je nach E-Mail Provider, anpassen: Authentifizierung Methodik Login Bei der LOGIN-Authentifizierung wird der Benutzername und das Passwort unverschlüsselt Base64-kodiert übertragen. die beiden Zeichenketten werden dabei in zwei Schritten übertragen.. Z.B. GMX Modern/oAuth2 (SASL) Die SASL-Authentifizierung ist ein Moderne Authentifizierung. Diese beinhaltet unter anderem die Authentifizierung "Verschlüsseltes Passwort" und die Authentifizierung über oAuth2. Anmelden oAuth2-Anmeldung durchführen. Dadurch können bereits hinterlegte Daten überschrieben werden ACHTUNG: hier wird zwischen Senden und Empfangen unterschieden Testen Hinterlegte oAuth2-Anmeldung testen APOP (Nur POP3) APOP ist ein Verfahren zur sicheren Übertragung des Passworts mittels Post Office Protocol. oAuth2 Connect Hier muss die Verbindung aus CloudConnect für die oAuth2 Authentifizierung angegeben werden. Diese Verbindung kann bei mehreren E-Mail-Konten genutzt werden. Sollte die Verbindung noch nicht authentifiziert sein, werden Sie beim Speichern darauf hingewiesen und können die Authentifizierung starten. SSL/TLS Aktiv Weitere Information erhalten sie im Abschnitt SSL/TLS. StartTLS Aktiv Weitere Information erhalten sie im Abschnitt SSL/TLS. TLS Weitere Information erhalten sie im Abschnitt SSL/TLS.
Server Einstellungen	Feld Beschreibung E-Mails löschen Steht dies auf JA so werden E-Mails, nachdem Sie von OBS-Mail heruntergeladen wurden vom E-Mail Server gelöscht. Es kann notwendig sein, dies zu deaktivieren wenn z.B. zusätzlich zu OBS-Mail noch ein anderes E-Mail Programm die E-Mails herunterladen soll. Bei dieser Einstellung sollte jedoch darauf geachtet werden, dass E-Mails nach einiger Zeit vom Konto gelöscht werden, da der Speicher am E-Mailserver begrenzt ist. Löschen älter als Ist das Konto so eingestellt, dass E-Mails nach dem Abholen vom Server gelöscht werden, dann wird mit dieser Einstellung festgelegt, wie alt die Nachrichten sein sollen, die gelöscht werden. Jüngere Nachrichten werden dabei auf dem Server belassen. HINWEIS: Es wird empfohlen, Nachrichten, die älter als 14 Tage sind vom Server zu löschen! HINWEIS: E-Mails in OBS sind davon nicht betroffen und bleiben im System erhalten.
Imap Einstellungen	Feld Beschreibung Status Sync Wenn diese Einstellung aktiv ist, werden die E-Mails in OBS mit dem IMAP Server Synchronisiert. Dies betrifft folgenden Status: (Dies Synchronisation geht Dabei in beide Richtungen. OBS <-> SERVER) Status Beschreibung Seen E-Mails werden als gelesen markiert Deleted E-Mails werden vom Server gelöscht und in OBS in das Archiv verschoben Gelöscht = Erledig Wenn eine E-Mail den Status 'Deleted' bekommt, wird diese bei der Synchronisation bei Ja auf erledigt gesetzt und bei Nein in das Archiv von OBS verschoben. Umgekehrt wird bei JA eine E-Mail, die in OBS auf "erledigt" gesetzt wurde vom E-Mail Server gelöscht. zu synchronisierende Ordner Hier können Sie einen oder mehrere Ordner auf dem IMAP Server auswählen, die von OBS abgeholt werden sollen. Wenn Sie keinen auswählen, wird Standardmäßig die INBOX abgeholt. Folgende standard Ordner sind in der Regel vorhanden: Name Beschreibung Inbox Empfangsordner Junk Spamordner Trash Papierkorb Drafts Entwürfe Sent Postausgang Bitte beachten Sie, dass verschiedene E-Mail-Clients mit unter eigene Standard Ordner auf dem Server anlegen könnten.

Registerkarte: SMTP

In dieser Registerkarte können Sie die Verbindungseinstellungen für den SMTP-Mailserver einstellen. Diese Einstellungen sind wichtig für den Versand von E-Mails. Sie erfahren diese in der Regel von Ihrem E-Mailanbieter.

Feld	Beschreibung
Host	Hier müssen Sie die Host-Adresse des Mailservers eintragen.
Konto Name	Geben Sie hier Ihren Benutzernamen für das E-Mail Konto ein. Dieser wird für die Anmeldung verwendet.
Kennwort	Geben Sie hier Ihr persönliches Passwort ein, um auf das E-Mail Konto zugreifen zu können. Es wird verschlüsselt dargestellt (*********). ACHTUNG: Keine Umlaute (ä, ö, ü, ß)!
Sicherheit und Authentifizierung	Feld Beschreibung Auth-Typ Diese Einstellung regelt die Authentifizierungsmethode für die Anmeldung am Server. Dies müssen Sie, je nach E-Mail Provider, anpassen: SMTP-Authentifizierung Methodik Keine Keine Authentifizierung, z.b. bei EWE-Tel. Login Bei der LOGIN-Authentifizierung wird wie bei der PLAIN-Authentifizierung der Benutzername und das Passwort unverschlüsselt Base64-kodiert übertragen. Im Unterschied zur PLAIN-Authentifizierung werden die beiden Zeichenketten in zwei Schritten übertragen. Z.B. GMX Modern/oAuth2 (SASL) Die SASL-Authentifizierung ist ein Moderne Authentifizierung. Diese beinhaltet unter anderem die Authentifizierung "Verschlüsseltes Passwort" und die Authentifizierung über oAuth2. Anmelden oAuth2-Anmeldung durchführen. Dadurch können bereits hinterlegte Daten überschrieben werden ACHTUNG: hier wird zwischen Senden und Empfangen unterschieden Testen Hinterlegte oAuth2-Anmeldung testen oAuth2 Connect Hier muss die Verbindung aus CloudConnect für die oAuth2 Authentifizierung angegeben werden. Diese Verbindung kann bei mehreren E-Mail-Konten genutzt werden. Sollte die Verbindung noch nicht authentifiziert sein, werden Sie beim Speichern darauf hingewiesen und können die Authentifizierung starten. SSL/TLS Aktiv Weitere Information erhalten sie im Abschnitt SSL/TLS. TLS Weitere Information erhalten sie im Abschnitt SSL/TLS.
Sonstige Einstellungen	Feld Beschreibung Erledigen Gesendete E-Mails werden automatisch auf 'erledigt' gesetzt. erweiterte Signatur Lesebestätigung immer einer Lesebestätigung anfordern Senden pro Minute Sendelimit für den Mailversand pro Minute (Nachrichtengrenzwert).

Registerkarte: Signatur

In diesem Feld können Sie einen Text eintragen, der an Ihre E-Mails angehängt wird. Sollten Sie eine Benutzerspezifische Signatur angegeben haben, so wird diese der auf der Registerkarte: Signatur angegebenen vorgezogen.

Informationen über das verwenden von Formatierten Signaturen erhalten Sie hier hier.

Registerkarte: Antwort

In dieser Registerkarte könne Sie einstellen, ob die empfangenen E-Mails an andere Mitarbeiter weitergeleitet werden sollen. Außerdem können Sie einstellen, ob für empfangene E-Mails eine automatische Antwort generiert wird.

Feld	Beschreibung
Aktiv von/bis Datum	Tragen Sie hier den Zeitraum für die automatische Weiterleitung/Beantwortung ein.
Weiterleitung an	In dem angegebenen Zeitraum wird die Mail an diese Adresse Weitergeleitet. Dabei wird unterschieden zwischen OBS internen Mail-Konten und externen Mail-Konten Intern: Die Mail wird innerhalb von OBS nur kopiert und dem internen Mail-Konto zugeordnet. Ein Versenden findet nicht statt! Extern: Die Mail wird kopiert und an die entsprechende Adresse HINWEIS: Sie können auch OBS interne Konten als externe Adresse eintragen. Dies macht dann Sinn, wenn das Konto z.B. mit Mobielgeräten abgerufen wird.
Automatische Antwort Aktivieren	Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, dann wird eine automatische Antwort für jede empfangene E-Mail verschickt. In dem unteren Feld können Sie den Antworttext eintragen.

SSL/TLS (POP3 / IMAP und SMTP)

SSL/TLS Aktiv

Wenn das E-Mail Konto SSL/TLS Verschlüsselung unterstützt, kann diese hier aktiviert werden.

ACHTUNG: Den Port beachten: POP3: 995/110; IMAP: 993/143;SMTP: 465/25 (verschlüsselt/unverschlüsselt).

TLS

Hier können Sie einstellen, ob die Verschlüsselung Explizit bzw. Implizit arbeitet.

Implizit:

1. Der Client baut eine Verbindung über einen anderen Port als den Standard non-TLS Port auf.
2. Die verbindung wird sofort mit dem Server ausgehandelt.
3. Mit ausnahme der TLS-Verschlüsselung ist die Sitzung genau so aufgebaut wie eine normale POP3-Sitzung .
4. Die TLS-Verbindung wird während der gesamten Sitzung verwendet.

Explizit:

1. Der Client baut eine Verbindung mit dem POP3-Server über Port 110 auf, genau wie bei nicht verschlüsselten POP3.
2. Der Client sagt dem Server, dass er eine TLS-Verschlüsselung aufbauen möchte.
3. Dann wird erst eine TLS-Verbindung aufgebaut
4. Die TLS-Verbindung wird während der gesamten Sitzung verwendet

HINWEIS: Wenn Sie Office 365 (smtp.office365.com) benutzen und Fehlermeldungen beim versenden erhalten (SMTP; Client was not authenticated to send anonymous mail during MAIL), empfiehlt es sich das SMTP Konto auf "Explizit" zu stellen.

StartTLS Aktiv

Wenn das E-Mail Konto Start TLS unterstützt, kann dies hier aktiviert werden.

ACHTUNG: Sollten Sie eine Firewall im Einsatz haben, achten Sie darauf, dass für POP3 Port 995 und/oder Port 110, für IMAP Port 993 und/oder Port 143 und für SMTP Port 465 und/Oder Port 25 für eine Verbindung offen sind.

Häufige Fehler/Besondere Einrichtungen

Alte SSL Version auf dem Mail-Server

Sollten Sie folgende Meldung erhalten

SSL routines:SSL3_GET_RECORD:wrong version number (oder ähnlich)

Können Sie die SSL Version auf der ersten Registerkarte 1 Stammdaten unter SSL Methode anpassen. (meistens ist dann die korrekte Einstellung SSLv23)

SSL auf Port 25

Sollten Sie beim Senden oder Empfangen das Feld für den Port leer oder auf 25 gestellt haben (nicht SSL/TLS fähig), achten Sie darauf, dass

SSL/TLS Aktiv auf nein steht und TLS aus ist.

In Sonderfällen kann dies abweichen.

Mögliche Fehler im Protokoll

SSL23_GET_SERVER_HELLO:unknown protocol

Zulassen externer Mail-Clients im E-Mail Konto

Einige E-Mail-Provider lassen das Abholen von externen E-Mail-Programmen standardmäßig nicht zu. Dies muss je nach Provider explizit auf der Plattform des Providers eingestellt werden.

GMail

• Öffnen Sie Gmail auf Ihrem Computer.
• Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen".
• Klicken Sie auf Einstellungen.
• Klicken Sie auf den Tab Weiterleitung und POP/IMAP.
• Wählen Sie im Abschnitt "POP-Download" die Option POP für alle E-Mails aktivieren oder POP für ab jetzt eingehende Nachrichten aktivieren aus.
• Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Zusätzlich müssen Sie den "Zugriff auf weniger sichere Apps" zulassen

• Gehen Sie direkt in Ihre Google Konto Einstellungen
• Klicken Sie oben Rechts auf Ihr Bild
• Klicken Sie auf "Google Konto"
• Klicken Sie links auf "Sicherheit"
• Aktivieren Sie den "Zugriff auf weniger sichere Apps"

HINWEIS: Es kann vorkommen, das Google Ihnen eine E-Mail schickt, in der Sie bestätigen müssen, dass Sie diese änderung vorgenommen haben. Auch wenn Sie dies bestätigen, kann es sein, das diese Einstellung wieder deaktivert wird. In diesem Fall gehen Sie wieder wie beschrieben vor, um die einstellung zu aktiveren.

Senden mit Office 365 nicht möglich

Das Empfangen von E-Mails in OBS funktioniert einwandfrei. Sie bekommen aber keine Mail Fehlerfrei versendet?

Dann kann es helfen folgende Einstellungen im Admin-Center von Microsoft (admin.microsoft.com) vorzunehmen.

Fehler im Protokoll

<Error: Authentication unsuccessful [AM0PR10CA0118.EURPRD10.PROD.OUTLOOK.COM] Error code: 535 Error reply: 2.0.0>

oder

<Error: Authentication unsuccessful, the request did not meet the criteria to be authenticated successfully. Contact your administrator. [FR2P281CA0019.DEUP281.PROD.OUTLOOK.COM] Error code: 535 Error reply: 5.7.139>

Lösung

Admin-Center (admin.microsoft.com) -> Benutzer -> aktive Benutzer -> E-Mail -> E-Mail-Apps verwalten -> den Punkt  "Authentifiziertes SMTP" aktivieren.

Authentifiziertes SMTP

Wenn über oAuth2 Authentifizierung E-Mails versendet werden, kann es nötig sein, dies in dem Konto explizit zu aktiveren

Fehler im Protokoll

<Error: Authentication unsuccessful, SmtpClientAuthentication is disabled for the Tenant. Visit https://aka.ms/smtp_auth_disabled for more information. [AS9PR06CA0152.eurprd06.prod.outlook.com] Error code: 535 Error reply: 5.7.139>

Lösung

https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/clients-and-mobile-in-exchange-online/authenticated-client-smtp-submission

Office 365 SharedMailbox

Bei einrichten von Sammelpostfächern, die in der Regel keinen direkte Login (Benutzernahme und Passwort) haben müssen Sie wie folgt vorgehen:

• Sie benötigen Zugangsdaten zu einem Postfach, welches Zugriff auf das Sammelpostfach hat (zum Beispiel Info@Firma.de)
• Diese Daten geben Sie in dem E-MailKonto ein.
• Zusätzlich geben Sie den Namen des Sammelpsotfaches mit "\" direkt hinter dem Konto Namen ein (zum Beispiel Rechnung@Firma.de)

HINWEIS: über oAuth2 kann es nötig sein den Cloud Connect über das Hauptkonto (Info@Firma.de) zu authentifizieren. Bei dem Nutzer muss dann nur die SharedMailbox eingetragen werden (Rechnung@Firma.de)