OBS/Häufig gestellte Fragen/Einlesen von Artikelpflegedateien

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FAQ

Allgemeines

• Systemvoraussetzungen
• Verbesserungswünsche
• OBS-Vertrags-Bedingungen
• Welche Datenbank verwendet mein OBS?
• Video Anleitungen
• Import eines Leistungsverzeichnisses
• Exportieren von Bestellpositionen
• Erstellen von Serienbriefen aus OBS
• Erstellen von Serien E-Mails mit OBS
• Rechnungen per Mail/Fax versenden
• Erstellen von Vorlagen in Word
• Erstellen von Abschlagsrechnungen
• Wie werden personenbezogene Artikelpreise verwaltet?
• Kopieren von personenbezogenen Artikelpreisen
• Scannerdaten einlesen und in die Inventur übernehmen
• Versenden von Angeboten mit Outlook
• Wann verändert sich der Artikelbestand
• Datensicherung / Backup von OBS
• Shop-Schnittstelle VShop 4.0
• Shop-Schnittstelle modified eComerce
• Preislisten
• Win10 Updates verzögern
• Nummernkreis erschöpft
• PDF/A
• Fehler bei FTP-Verarbeitung
• Unbekannte Tracking ID
• Windows-Anzeigenskalierung
• Welche Anbindungen an Lieferanten gibt es?
• Wie können Seriennummern geändert werden?
• Artikelbilder in Positionen
• Speichern von Widget Positionen / Fenster Positionen
• Finanzamtprüfung

Wie funktionierts?

• Anlage eines Benutzers
• Personenauswertung mit Eigenschaften
• Personenbezogene Leistungen
• Wie verwalte ich Urlaub und Krankheitstage in OBS?
• Die Artikelpflege
• Die Inventur
• Die Zählerstandsabfrage
• Wie gelangen die Rechnungen zum Steuerberater?
• Wie funktionieren Platzhalter?
• Begriffe und E-Mailadressen in den Spamfilter eintragen
• Eigenschaften bei Personen hinterlegen
• Einmal-/Bonusartikel erstellen
• Wie funktioniert der Amazonexport?
• Marketing Aktionen mit OBS
• Skonto und Rabatt bei mehreren Steuersätzen
• Nutzung der Personendokumente-Funktion
• Preislisten und Projektnummern
• Wie übergebe ich einen Versanddienstleister an einen Lieferanten?

Einlesen von Artikelpflegedateien

Um Artikelpflegedateien von einem Lieferanten in Ihr System zu übernehmen, müssen Sie den entsprechenden Lieferanten als Artikelpflegelieferanten einrichten. Wenn Sie Artikelpflegedateien importieren, werden diese zuerst in einer Zwischenablage gespeichert. Bevor Sie die Artikel aus der Zwischenablage in Ihren Artikelstamm übernehmen, sollten Sie Warengruppen für die Artikel festlegen.

Anlegen eines Artikelpflegelieferanten

Wählen Sie unter Stammdaten den Punkt I Schnittstellen. Es öffnet sich eine Auswahlbox, in der Sie den Punkt Artikelpflege wählen.

Datei:WIEFUNKTIONIERTDIEARTIKELPFLEGE 1.jpg

Es öffnet sich eine Liste mit den bisher angelegten Artikelpflegelieferanten.
Wenn Sie einen neuen Artikelpflegelieferanten anlegen möchten, drücken Sie die Taste Einfg. In der folgenden Liste werden alle in OBS hinterlegten Lieferanten angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Lieferanten und bestätigen Sie mit  ↩ Enter. Der gewählte Lieferant wird zu der Liste der Artikelpflegelieferanten hinzugefügt.
Um einen vorhandenen Artikelpflegelieferanten zu bearbeiten, wählen Sie ihn aus und drücken  ↩ Enter. In der folgenden Auswahlbox wählen Sie den Punkt "Übernahmeparameter definieren".

Es öffnet sich die Auswahlbox "Übernahmeparameter".

Wählen Sie hier den obersten Punkt "Stammdaten". Folgende Eingabemaske wird geöffnet:

In dem Feld Macro-Name muss der Name des entsprechenden Artikelpflege-Macros stehen. Nutzen Sie den #-Button vor dem Feld, um ein neues Fenster mit einer Übersicht über alle vorhandenen Artikelpflege-Macros zu erhalten. Wählen Sie hier das Macro aus. Falls Sie ein speziell angepasstes Macro benötigen wenden Sie sich bitte an den OBS-Support.
Das Feld Schnittstelle lassen Sie leer.
In dem Feld Artikelnummer Vorgabe können Sie eine Kennzeichnung für alle neuen Artikel eingeben. Geben Sie z.B. "BRR" bei Büroring-Artikeln ein, haben alle Artikelnummern der neuen Artikel das Format "BRR-Bestellnummer des Lieferanten.....
Wenn Sie das Feld Art-Nr. Vorgabe ohne Bindestrich übernehmen markieren, wird bei der Übernahme eines Artikels zwischen der Artikelnummer-Vorgabe und der Artikelnummer kein Bindestrich gesetzt.
Markieren Sie das Feld Langtextübernahme, wenn die Langtexte übernommen werden sollen.
Wenn die Artikelbezeichnung übernommen werden soll, markieren Sie das Feld Artikelbez. Übernahme.
Wenn die gelieferten VK-Preise des Lieferanten Netto-Preise sind, markieren Sie das Feld VK-Preis nach Netto, andernfalls lassen Sie dieses Feld leer.
Im Feld Katalogpreis übern. nach legen Sie fest, an welcher Stelle der Katalogpreis im Artikelstamm hinterlegt werden soll.
Wenn Sie neue Preise für bereits vorhandene Artikel bekommen, Ihr Erlös bei diesen Artikeln aber gleich bleiben soll, markieren Sie das Feld "VK-Preis neu kalkulieren". Auch personenbezogene Artikelpreise werden neu kalkuliert.

Markieren Sie das Feld "VK-Staffelpreis übernehmen", wenn Sie eventuell gelieferte Staffelpreise in den Artikelstamm übernehmen wollen.
Das Feld "Gepflegte Preiseinheiten" sollten Sie nur markieren, wenn Sie die Preiseinheiten im Artikelstamm regelmäßig pflegen. Eine Markierung in diesem Feld bedeutet, dass die gelieferten Artikelpreise auf die im Artikelstamm angegebene Preiseinheit des Artikels umgerechnet werden. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, gelten die Preise für eine Einheit des entsprechenden Artikels.
In dem Feld "Artikelnummer ab Position" können Sie einstellen, ob die Artikelnummern komplett oder nur teilweise in den Artikelstamm übernommen werden sollen. Geben Sie z.B. eine 5 in das Feld ein, wird von der Artikelnummer "BRR-123456" nur "123456" in den Artikelstamm übernommen.

Art. Bezeichnung Vorgabe: Sobald  Sie den Haken in diesem Kästchen gesetzt haben, erscheint rechts daneben ein Eingabe Feld. Hier können Sie die Vorgabe für die Bezeichnung der Artikel eintragen. Hierbei können Sie sich mittels Platzhalter die einzelnen Datenbankfelder ausgeben lassen. Für den Lieferanten Büroring könnte dies folgendermaßen aussehen:
Büroring #BEZ1 #BEZ2

Bei der Übername wird nun bei jedem Artikel zu Beginn der Bezeichnung 'Büroring' geschrieben. Direkt dahinter wird der Inhalt des ersten und des zweiten Bezeichnungsfeldes ausgegeben.

Sie könnten z.B. auch #HERSTNAME verwenden, wodurch Herstellername des Artikels mit in die Bezeichnung übernommen wird.

Bei der Übernahme Artikelbezeichnung in den Artikelstamm werden die ersten 40 Zeichen in das erste und die letzen 40 Zeichen in das zweite Artikelbezeichnungsfeld geschrieben.

Folgende Platzhalter können Sie für die Artikelbezeichnungsvorgabe verwenden:

Artikelnummer	#NR
Lieferantenummer	#LIEFNR
Bezeichnung1	#BEZ1
Bezeichnung2	#BEZ2
Mengeneinheit	#MENGENEINH
Verkaufspreis	#VKPREIS
Preiseinheit	#PREISEINH
EAN-Code	#EAN
Einkaufspreis	#EKPREIS
Bestellnummer	#BESTELLNR
Langtext	#LANGTEXT
Katalogseite	#KATSEITE
Hersteller-Art-Nr	#HERSTARTNR
Haupt-Warengruppe	#HWGR
Unter-Warengruppe	#WGR
Mehrwertsteuer	#MWST
Verpackungsmenge	#VERPAMENGE
Rabatt	#RABATT
ID des Artikels	#ARTUID
Staffelmenge 2	#PREINH2
Staffelpreis 2	#NPREIS2
Staffelmenge 3	#PREINH3
Staffelpreis 3	#NPREIS3
Staffelmenge 4	#PREINH4
Staffelpreis 4	#NPREIS4
Staffelmenge 5	#PREINH5
Staffelpreis 5	#NPREIS5
Einkaufs Staffelmenge 1	#EKSTAFM1
Einkaufs Staffelpreis 1	#EKSTAFP1
Einkaufs Staffelmenge 2	#EKSTAFM2
Einkaufs Staffelpreis 2	#EKSTAFP2
Einkaufs Staffelmenge 3	#EKSTAFM3
Einkaufs Staffelpreis 3	#EKSTAFP3
Einkaufs Staffelmenge 4	#EKSTAFM4
Einkaufs Staffelpreis 4	#EKSTAFP4
ILN des Lieferanten	#LIEFILN
Herstellername	#HERSTNAME
Mindestbestellmenge	#MINDBEST
Änderungsdatum	#AENDDAT
Keine Übernahme (Wert = 1 oder 2)	#NOTUEBERN
Zusatz-EAN 1	#ZUSATZEAN1
Zusatz-EAN 2	#ZUSATZEAN2
Zusatz-EAN 3	#ZUSATZEAN3
Zusatz-EAN 4	#ZUSATZEAN4
Zusatz-EAN 5	#ZUSATZEAN5
Auslaufartikel (Wert = 1 oder 2)	#AUSLAFARTI
Interne ID des Datensatzes	#SYS_UID

Keine neuen Artikel anlegen: Sobald Sie den Haken in diesem Kästchen gesetzt haben, werden für diesen Lieferanten bei der Artikelpflege keine neuen Artikel angelegt. Das Anlegen von Artikeln über die Positionserfassung funktioniert jedoch weiterhin.

Es werden nur noch vorhandene Artikel aktualisiert - allerdings unter der Bedingung, dass der neue Preis standardmäßig eingestellt auf nicht mehr als alter Preis geteilt durch 2 und auch nicht mehr als alter Preis mal 2 abweicht. Dieser Abweichungsfaktor ist über den Programm-Parameter PP 642 einstellbar. Die nicht übernommenen Artikel werden gekennzeichnet.

Bei einigen Lieferanten gibt es die Möglichkeit, Artikelpflegedateien automatisch herunterzuladen und einzulesen. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie die Felder unter dem Punkt "Einstellungen für automatische Übernahme" ausfüllen.

Wenn Sie alle Eingaben vorgenommen haben, speichern Sie mit F2.
Import der Artikelpflegedatei
Öffnen Sie, wie oben erklärt, die Liste der Artikelpflegelieferanten. Wählen Sie mit  ↩ Enter den Lieferanten aus, für den Sie die Artikelpflege-Einstellungen definiert haben. Es öffnet sich eine Auswahlbox, in der Sie den Punkt "Lieferanten-Artikel importieren" wählen. Folgende Maske öffnet sich:
Datei:WIEFUNKTIONIERTDIEARTIKELPFLEGE 5.jpg
Über das Feld "Dos Zeichensatz" legen Sie den Zeichensatz für die Darstellung des Dateiinhalts fest. In der Regel ist hier keine Änderung notwendig.
Im Feld darunter wählen Sie das Laufwerk aus, auf dem sich die Artikelpflegedatei befindet.
Ein Feld tiefer wird der Inhalt des gewählten Laufwerks dargestellt. Wählen Sie hier den Ordner, in dem sich die Artikelpflegedatei befindet.
Wiederum ein Feld tiefer wird der Inhalt des gewählten Ordners dargestellt. Markieren Sie hier die Artikelpflegedatei.Im untersten Feld sehen Sie eine Vorschau auf den Inhalt der Artikelpflegedatei.Wenn Sie die richtige Artikelpflegedatei markiert haben, drücken Sie F2 Import, um den Import der Artikelpflegedatei in die Zwischenablage zu starten.
Nach Beendigung des Imports wird automatisch eine Prüfung der EANs durchgeführt. Wenn dabei falsche EANs festgestellt werden, erhalten Sie im Anschluss eine entsprechende Meldung. Diese Meldung hat keinen Einfluss auf die Artikel in den Artikelstamm.

Ändern von Artikel-Warengruppen, MwSt und Verpackungseinheiten
Öffnen Sie wie oben beschrieben die Auswahlbox "Übernahmeparameter". Von hier aus können Sie neben den Artikelpflege-Einstellungen auch die Warengruppen, die MwSt und die Verpackungseinheiten der Artikel bearbeiten. Wählen Sie den entsprechenden Punkt, den Sie einsehen bzw. ändern wollen. Nachdem Sie die gewünschte Liste geöffnet haben, können Sie mit  ↩ Enter einen Eintrag bearbeiten.
Wenn Sie die Warengruppen ändern wollen, öffnet sich folgende Eingabemaske:
Datei:WIEFUNKTIONIERTDIEARTIKELPFLEGE 6.jpg
Hier sehen Sie die Haupt- und Unterwarengruppe, die vom Lieferanten angegeben werden. Den Warengruppen-Namen können Sie vergeben.Im Feld "OBS-Warengruppe" können Sie die Warengruppe in Ihrem System angeben (s. 2Anlegen von Warengruppen").Bei Büroring-Artikeln müssen Sie in den Feldern "Mehrwertsteuer" und "Vorsteuer" die Steuersätze für die Artikel angeben, da diese von Büroring nicht angegeben werden. Bei anderen Lieferanten können Sie die Felder leer lassen und die OBS-Steuersätze in der Eingabemaske "Artikelpflege-Steuer" eintragen (s. u.).Wenn Sie das Feld "Keine Übernahme" markieren, werden Artikel dieser Warengruppe nicht in Ihren Artikelstamm übernommen.
Wenn Sie die Verpackungseinheiten ändern wollen, öffnet sich diese Eingabemaske:
Datei:WIEFUNKTIONIERTDIEARTIKELPFLEGE 7.jpg
Hier können Sie die OBS-Verpackungseinheit für die Artikel angeben.Wenn Sie die Mehrwertsteuer ändern wollen, sehen Sie diese Eingabemaske:
Datei:WIEFUNKTIONIERTDIEARTIKELPFLEGE 8.jpg
In dem Feld "Steuerschlüssel" wird Ihnen der vom Lieferanten angegebene Steuerschlüssel angezeigt. Da dieser von den OBS-Steuerschlüsseln abweicht, tragen Sie diese in die Felder "Mehrwertsteuer" und "Vorsteuer" ein.Beachten Sie, dass bei Büroring-Artikeln keine Steuerschlüssel angegeben werden. Tragen Sie für Büroring-Artikel die OBS-Steuerschlüssel in der Eingabemaske "Artikelpflege-Warengruppen" ein (s. o.).

Anlegen von Warengruppen Wählen Sie unter "Stammdaten" den Punkt "C Warengruppen".
Datei:WIEFUNKTIONIERTDIEARTIKELPFLEGE 9.jpg
Es öffnet sich eine Liste mit den bisher angelegten Warengruppen. Um eine vorhandene Warengruppe zu bearbeiten, drücken Sie  ↩ Enter. Mit Einfg öffnen Sie eine Eingabemaske, in der Sie eine neue Warengruppe anlegen können

Datei:WIEFUNKTIONIERTDIEARTIKELPFLEGE 10.jpg
Die Nummer der Warengruppe wird von OBS vorgegeben.Name, Erlöskonto und Gerätetyp können Sie frei wählen.Im Feld "Vorzugslieferant" können Sie den Vorzugslieferanten für diese Warengruppe eingeben. Der Lieferant, den Sie hier eingeben, wird bei Artikeln dieser Warengruppe immer an erster Stelle geführt, auch wenn andere Lieferanten den Artikel günstiger anbieten. Ist der EK-Preis bei dem gesetzten Vorzugslieferanten 0, so steht er an letzter Stelle, obwohl er als Vorzugslieferant eingetragen ist.Wenn Sie für Artikel dieser Warengruppe den VK-Preis des Lieferanten übernehmen möchten, markieren Sie das Feld "Katalog-VK Lieferant übernehmen".Beachten Sie, dass Sie diese Funktion nur nutzen können, wenn in den Artikelpflege-Einstellungen das Feld "Katalogpreis übern. nach" gefüllt ist.Wenn Sie eigene VK-Preise festlegen wollen, lassen Sie dieses Feld leer.Wenn Ihr Erlös für Artikel dieser Warengruppe trotz wechselnder EKs gleich bleiben soll, markieren Sie in dem Feld "Kalkulieren auf Deckungsbeitrag zu EK1" die VK-Preise, die neu kalkuliert werden sollen. Beachten Sie, dass Sie diese Funktion nur nutzen können, wenn in den Artikelpflege-Einstellungen das Feld "VK-Preis neu kalkulieren" markiert ist.Wenn Sie alle Eingaben vorgenommen haben, speichern Sie mit F2.Übernahme der Artikel aus der Zwischenablage in den Artikelstamm Öffnen Sie, wie oben erklärt, die Liste der Artikelpflegelieferanten. Wählen Sie mit [Enter] den Lieferanten aus, dessen Artikel Sie in die Zwischenablage importiert haben. Es öffnet sich eine Auswahlbox, in der Sie den Punkt "Lieferanten-Artikel bearbeiten" wählen. Es öffnet sich eine Liste mit allen importierten Artikeln.
Datei:WIEFUNKTIONIERTDIEARTIKELPFLEGE 11.jpgAnmerkung: Nur markierte Artikel ("*" in Spalte "M") werden in den Artikelstamm übernommen. Standardmäßig sind alle Artikel markiert.Um nur bestimmte Artikel in den Artikelstamm zu übernehmen, können Sie auf verschiedene Arten vorgehen.
1) nur Artikel bestimmter Warengruppen übernehmen:Drücken Sie F8 Demark, um alle Artikel zu demarkieren.Drücken Sie danach F7 Selekt.. In der neu geöffneten Maske geben Sie den Bereich der Warengruppen, zu dem die gewünschten Artikel gehören, ein. Wenn auch Artikel, die mit den Artikeln der gewählten Warengruppen verknüpft sind, markiert werden sollen, wählen Sie "Ja" im Feld "Verknüpfte (*)".Speichern Sie Ihre Eingaben mit F2.2) einzelne Artikel übernehmen (Methode 1):Demarkieren Sie mit F8 Demark alle Artikel. Markieren Sie die Artikel mit F5 Mark, die Sie übernehmen möchten.
3) einzelne Artikel übernehmen (Methode 2):Demarkieren Sie mit F5 Mark die Artikel, die Sie nicht übernehmen wollen.
Mit F10 Del Mark können Sie alle markierten Artikel löschen.Um den Langtext der Artikel zu ändern, drücken Sie F6 Langtext.
Wenn Sie Änderungen an den Artikeldaten vornehmen möchten, drücken Sie  ↩ Enter.
Mit F9 Export starten Sie den Export der markierten Artikel aus der Zwischenablage in den Artikelstamm.

Hinweis:

Wenn ein Artikel das erste Mal in das System eingepflegt wird, dann erhält dieser Artikel die Nummer des Lieferanten, der diesen Artikel als erstes anbietet. Danach ändert sich die Artikelnummer nicht mehr, auch wenn andere Lieferanten diesen Artikel nun auch anbieten.

z.B.: Spicers bietet den Artikel HP Tinte 78A unter der Nummer 819878 als erstes an, weshalb der Artikel die Nummer von Spicers erhält. Kurze Zeit später bietet auch Büroring den Artikel HP Tinte 78A an, allerdings bleibt die Artikelnummer von Spicers bestehen, Büroring wird dann nur als Lieferant bei diesem Artikel hinterlegt mit der Bestellnummer hpac6578ae.

Beispiel
Im obigen Beispiel soll eine Artikelpflegedatei von Büroring importiert werden. In den Artikelpflege-Einstellungen werden die notwendigen Einstellungen vorgenommen.
Das benötigte Macro hat den Namen "Büroring.mac". Da die Artikelbezeichnungen und die Langtexte in den Artikelstamm übernommen werden sollen, sind die Felder "Langtextübernahme" und "Artikelbez. Übernahme" markiert.Der Erlös soll für eventuell bereits vorhandene Artikel gleich bleiben, deshalb ist das Feld "VK-Preis neu kalkulieren" markiert.
Das Feld "Gepflegte Preiseinheiten" ist markiert, weil die von Büroring gelieferten Preise auf die im Artikelstamm hinterlegten Preiseinheiten bezogen werden sollen.
Die Artikelpflege-Einstellungen werden mit F2 gespeichert.
Als nächstes wird eine Warengruppe mit dem Namen "Büroring Artikel" für die Artikel angelegt.
Der Vorzugslieferant für Artikel dieser Warengruppe soll Büroring sein. Dadurch steht Büroring in den Stammdaten der Artikel dieser Warengruppe immer als erster Lieferant, auch wenn andere Lieferanten diese Artikel günstiger anbieten.Das Feld "Katalog-VK Lieferant übernehmen" ist nicht markiert, da für die Artikel dieser Warengruppe eigene Preise festgelegt werden sollen.Da in den Artikelpflege-Einstellungen festgelegt wurde, dass die VK-Preise neu kalkuliert werden sollen, muss in der Warengruppe angegeben werden, für welche VK-Preise die Kalkulation gelten soll. In diesem Fall soll nur VK-1 neu kalkuliert werden.
Die Einstellungen für die Warengruppe werden mit F2 gespeichert.
Jetzt kann der Import der Artikelpflegedatei in die Zwischenablage gestartet werden. Dazu wird über die Artikelpflegelieferanten-Liste die Maske zur Auswahl des Speicherortes der Artikelpflegedatei aufgerufen. Nachdem die Datei gefunden und markiert worden ist, wird der Import mit F2 Import gestartet.
Nachdem der Import und die anschließende EAN-Prüfung abgeschlossen sind, können die Artikel aus der Zwischenablage in den Artikelstamm übernommen werden. Dazu wird die Liste der importierten Artikel über die Artikelpflegelieferanten-Liste und den Punkt "Lieferanten-Artikel bearbeiten" aufgerufen. Da keine Änderungen an den Artikeln vorgenommen werden sollen und bereits alle Artikel markiert sind, kann die Übernahme in den Artikelstamm mit F9 Export gestartet werden.