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GoBD Zertifizierung

HINWEIS:

GoBD Zertifizierung gibt es nicht.

Eine Registrierkasse muss GoBD-konform sein, eine spezielle GoBD Zertifizierung gibt es allerdings bisher nicht. Das bedeutet, dass ein solches Zertifikat nichts darüber aussagt, ob die angebotene Registrierkasse wirklich den gesetzlichen Vorgaben zur GoBD-Konformität entspricht.

In den folgenden texten handelt es sich um Ausschnitte von DATEV

Steuerliche Ordnungsvorschriften

Der Gesetzgeber und die Finanzverwaltung ordnen die Aufzeichnungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sechs Oberbegriffen zu, unter denen die Prüfung der von Ihnen getätigten Aufzeichnungen der Bargeschäfte erfolgt.

Die Einnahmen und Ausgaben müssen

einzeln,
vollständig,
richtig,
zeitgerecht,
geordnet und
unveränderbar aufgezeichnet werden.

1. Einzelaufzeichnungspflicht

Die Pflicht jeden Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen ist nicht neu und stellt den Grundsatz dar.
Mit Inkrafttreten des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ist die Einzelaufzeichnungspflicht heute gesetzliche Vorgabe. Jede Abweichung von der Einzelaufzeichnung ist eine Ausnahme. Das bedeutet, dass Sie gute Gründe und Argumente brauchen, um von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung abzuweichen.

Einzelaufzeichnung erfordert grundsätzlich:
Wer ist Ihr Vertragspartner? (Identität)
Was ist der Inhalt des Geschäfts? (Leistung)
Welches Geld wird bezahlt? (Gegenleistung)
Wie bezeichnen Sie das Geschäft? (Bezeichnung)
Die Einzelaufzeichnung ist immer unter den Aspekten der Zumutbarkeit, Praktikabilität und gesetzlicher Vorgaben durchzuführen. Je nach Branche muss mehr oder weniger viel aufgezeichnet werden. Es gibt aber sogenannte Mindestaufzeichnungspflichten, die einzuhalten sind.

Beispiel 1: Der Betreiber einer Pizzeria liefert über sein „Pizzataxi“ an seine Kunden aus. Zuvor geben die Kunden die Bestellung telefonisch durch. Hier erlangt der Unternehmer die genaue Identität und die Anschrift des Kunden. Da er diese Daten für die Bestellung aufschreibt, ist es ihm auch zuzumuten, dass er diese Aufzeichnungen zu seinen Kassenunterlagen nimmt.

Beispiel 2: Ein Sportschütze geht in ein Schießsportgeschäft und kauft Munition für einen Wettkampf am Wochenende. Für den Erwerb muss er seine Waffenbesitzkarte und seinen Personalausweis vorlegen. Nach Regelungen des Waffengesetzes ist der Verkäufer verpflichtet die Identität seines Kunden zweifelsfrei festzustellen und zu erfassen; natürlich mit entsprechenden Aufzeichnungen über die gekaufte Munition.

2. Einzelaufzeichnung auf Bon-Ebene

Unter der Einzelaufzeichnung auf Bon-Ebene wird in der Regel die Erstellung eines Kassenbons unter Zuhilfenahme eines elektronischen Kassensystems verstanden.

Beispiel 3: Im Supermarkt oder Discounter wäre es völlig unmöglich alle Kunden nach ihrem Namen zu fragen und diese Daten aufzuschreiben. Weil aber alle Einzeldaten der gekauften Waren sowie Datum, Uhrzeit und Kassierer aus jedem Bon hervorgehen, verzichtet man aus branchenspezifischen Gesichtspunkten auf die Dokumentation der Identität des Kunden.

3. Zeitgerechte Erfassung von Bareinnahmen und -ausgaben

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Durch die unmittelbare Erfassung der Geldbewegung und einer direkten Dokumentation ist sichergestellt, dass die tatsächliche Bareinnahme zeitgerecht erfasst wird. Nur in ganz engen Grenzen ist hier, ebenfalls unter Zumutbarkeitserwägungen, eine Dokumentation am nächsten Tag denkbar.

Beispiel 4: Der Diskothekenbetreiber müsste gemäß Geschäftsbetrieb um 4:00 Uhr morgens alle Kassenabrechnungen durchführen. Hier wird ausnahmsweise eine Abrechnung am nächsten Tag geduldet.

Beispiel 5: Eine Einzelhändlerin, die um 18:00 Uhr ihr Geschäft schließt, kann sich nicht auf eine unzumutbare Situation berufen. Hier kann und muss die Abrechnung direkt nach Geschäftsschluss erfolgen. Merke: Ein Kassenabschluss vor Geschäftsschluss ist unzulässig.

4. Geordnete Erfassung von Bargeld

Idealerweise erfassen Sie die gesamten Bargeldbewegungen an einem Tag in der tatsächlichen chronologischen Reihenfolge. Datum und Uhrzeit sowie eine eindeutige fortlaufende Belegnummer bei modernen Kassensystemen, erlauben eine jederzeit nachprüfbare und nachvollziehbare Ordnung. Jeder Geschäftsvorfall lässt sich so z.B. in einem Kassenbuch journalmäßig erfassen.

5. Grundsatz der Unveränderbarkeit

Die Tatsache, dass bei elektronischen Geräten alle Daten als Standardfunktion einfach geändert werden können, ist mit Blick auf elektronische Kassensysteme sehr kritisch zu beurteilen. Denn seit jeher gilt, dass bei Buchführungs- und Kassenunterlagen eben keine unbemerkte Änderung erfolgen darf. Weder dürfen Sie aus Kassensystemen Daten löschen, noch Unterlagen einfach überschreiben. Im gesamten Zusammenhang mit Ihren Kassendaten und Kassenaufzeichnungen müssen Sie daher die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14.11.2014 beachten.

6. Unveränderbarkeit durch Festschreibung der Datensätze

Zum Leistungsumfang moderner Kassensysteme gehört heute die Möglichkeit, die erfassten Daten festzuschreiben. So wird sichergestellt, dass die aufgezeichneten Daten nicht überschrieben, unmerklich gelöscht oder anderweitig verloren gehen. Die Finanzverwaltung prüft bis zur vollen Regelungsvorgabe des „Kassengesetzes“ im Jahre 2020 insbesondere die Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Kassendaten und Kassenaufzeichnungen. Erst danach greift die angedachte, zertifizierte Sicherheitstechnik aus dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016.

In der Zwischenzeit müssen Sie diese Vorgaben anderweitig umsetzen - aber wie?

7. Unveränderbarkeit im Kassenarchiv

Damit Ihre Kassendaten vor Verlust, Zerstörung und Veränderungen geschützt sind, hat DATEV das Kassenarchiv online entwickelt. Hier bieten wir Ihnen sozusagen den verlängerten Kassenspeicher Ihres Kassensystems. Die Aufbewahrung der Kassendaten im Kassenarchiv erfolgt unveränderbar. Hier spricht man auch von der revisionssicheren Archivierung.

8. Aufbewahrung von Kassendaten und Kassenaufzeichnungen

Grundsätzlich sind Sie verpflichtet sowohl das Kassensystem als auch sämtliche Einzeldaten, Tagesabschlussdaten, Änderungsdaten im Rahmen von Kassenprogrammierung, Journaldaten und alle weiteren sonstigen Informationsdaten der Kassensysteme aufzubewahren. Da ein Kassensystem Belege für die Abrechnung der Bargeschäfte erstellt, handelt es sich um ein Buchführungssystem im Sinne der oben benannten GoBD-Regelungen. Damit sind die Unterlagen und Daten mindestens 10 Jahre aufzubewahren und jederzeit maschinell auswertbar und unverzüglich vorlagebereit zu halten. Das gilt auch für Daten, die Sie bei einem Drittanbieter gespeichert haben. Die Finanzverwaltung verlangt die gleichen Auswertungsmöglichkeiten innerhalb eines Archivsystems, wie bei einem Produktivsystem vor Ort.

Durch die Exportfunktion im DATEV Kassenarchiv online können Sie alle Daten für die Kassen-Nachschau oder die Außenprüfung (elektronische Betriebsprüfung) bereitstellen.

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