OBS/OBS-Kasse/Tagesabschluss

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OBS Kasse

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Tagesabschluss / Kassenabschluss / Kassenschnitt

Mit dieser Funktion wird ein Tagesabschlussbericht erstellt. Es werden alle Umsätze des jeweiligen Tages verbucht und Sie erhalten einen Ausdruck, in dem alle Geldvorgänge des Tages festgehalten werden, aus welchen Warengruppen die Einnahmen stammen, Geldzu- und abgänge aus der Kasse, die Anzahl der Kunden, eine Auflistung der Steuersätze sowie den Kassenendbestand des Tages.


Grundsätzlich gibt bei der Erstellung des Tagesabschlusses zwei unterschiedliche Herangehensweisen: Tagesabschluss mit und Tagesabschluss ohne Zählzettel
. Der Zählzettel kann in den Kasseneinstellungen pro Kasse aktiviert werden.

Tagesabschlussbericht ohne Zählzettel

Bei dieser Funktion erscheint nur eine einfache Abfrage:

Wenn Sie die Abfrage bejahen, werden alle Vorgänge des Tages verbucht. Alle Geldausgänge müssen Sie manuell vornehmen und im Vorfeld dafür sorgen, dass der Barbestand der Kasse korrekt ist.

Tagesabschlussbericht mit Zählzettel

Hierbei erscheint beim Aufruf des Tagesabschlusses zunächst ein Zählzettel, welcher dem Benutzer das Erfassen der verschiedenen Geldbestände vereinfacht.

Schritt 1: Zunächst werden alle Münzen und Scheine gezählt und die jeweilige Anzahl in das dafür vorgesehende Feld eingetragen. Durch die Eingabe der Anzahl der Münzen und Scheine wird dann die Bargeldendsumme errechnet.
Schritt 2: Schließen Sie das EC-Gerät ab (Kassenschnitt). Dabei erhalten Sie dann einen Abschlussbon, dessen Endsumme in EC eingetragen werden muss. Wenn Sie in der OBS Kasse und im EC-Gerät zwischen den verschiedenen Kartentypen unterscheiden, müssen Sie darauf achten, den Endbetrag in das korrekte Feld einzutragen (zum Beispiel 500€ EC, 100€ Visa, 50€ Mastercard usw.). In der rechten Spalte sehen Sie außerdem die Anzahl und die Gesamtsumme, die mit dem verschienden Kartentypen laut dem Tagesjournal erfasst wurden. Wenn sich diese Summen mit den Beträgen auf dem Abschlussbelegs des EC-Geräts unterscheiden, sollten Sie nochmal prüfen, ob Sie alle Bons in der Kasse mit der korrekten Zahlungsart abgeschlossen haben. Eine Hilfe zur Behebung von Bar/EC-Differenzen finden Sie hier.

HINWEIS: Wenn Sie das EasyZVT-Modul verweden, bei dem das EC-Gerät und die OBS Kasse automatisch miteinander kommunizieren, sollten die Summen hier automatisch eingetragen werden. Außerdem erscheint dann bereits beim Aufruf des Tagesabschlusses eine Abfrage, ob das EC-Gerät abgeschlossen werden soll.

Schritt 3: Wenn Sie alle Summen erfasst haben, gelanden Sie mit F2 Nächster Schritt in die Tagessummenfassung.

Tagesübersicht / Abschlussmaske
In dieser Maske sehen Sie alle wichtigen Vorgänge des abzuschließenden Tages sowohl pro Zahlungsart als auch als Gesamtsumme zusammengefasst.

Bereich 1: Hier sehen alle Beträge, aus welchen sich die Gesamtsumme des Kassenbestandes zusammensetzt. Der Anfangsbestand, Umsätze und Geldzugänge werden summiert und anschließend werden die bereits eingegeben Geldausänge subtrahiert, woraus sich dann die Summe in Bereich 2 ergibt.
Bereich 2: Hier wird Ihnen als erstes die Summe pro Zahlungsart angezeigt, welche sich aus den in der Kasse eingebenen Vorgängen zusammensetzt (Soll-Summe OBS Kasse). Darunter sehen dann die zuvor im Zählzettel eingebegben Summen. Wenn sich die Soll-Summe der Kasse und der tatsächliche Bestand (Zählzettel) unterscheiden, wird Ihnen dies als Differenz angezeigt. Im Falle einer Differenz sollten Sie unbedingt nochmal prüfen, ob Sie alles korrekt eingegeben und sich nicht verzählt haben. Über ESC Ende können Sie die Tagesübersicht jederzeit verlassen und gelangen so für die erneute Prüfung des Kassenbestands in den Zählzettel. Weitere Informationen für die Korrektur von Differnzen finden Sie im Kassen-FAQ.
Bereich 3 BAR: An dieser Stelle muss zwischen einem variablenen und festen Kassenbestand unterschieden werden.

• Variabler Kassenbestand: Wenn Sie mit einem variablen Kassenbestand arbeiten, haben Sie hier die Möglichkeit in dem Feld autom. Geldausgang → Spalte Bar einen Betrag einzugeben. Über diesen Betrag wird dann beim Abschluss ein automatischer Geldausgang erstellt. Sie müssen das dort eingetragende Bargeld aus der Kasse nehmen. Wenn Sie, wie im Beispiel zu sehen, in der Spalte Bar einen Betrag von 147,88€ eingeben, wird beim Abschließen der Kasse ein automatischer Geldausgang erstellt und der Kassenbestand um genau diesen Barbetrag reduziert. Sie müssen 147,88€ aus der Kasse nehmen und zur Bank bringen.
• Fester Kassenbestand: Beim festen Kassenbestand sollen beim Abschluss beispielweise immer genau 400€ in der Kasse sein und das überschüssige Geld aus der Kasse genommen werden. Dabei wird dann die Differenz zwischen der Gesamtsumme und dem festen Soll-Bestand errechnet und über den Betrag ein automatischer Geldausgang angelegt. Den Betrag des automatischen Geldausgangs müssen Sie entsprechend aus der Kasse nehmen. Der feste Kassenbestand ist über die Kassenstammdaten einstellbar.
  

Bereich 3 EC/Kredit: Bei EC und Kredit kann hier kein Wert eingeben werden, da sich dieser aus dem Zählzettel errechnet. Wenn Sie im Zählzettel angeben, dass Sie einen EC-Bestand von 1000€ haben, wird beim Kassenabschluss über diesen Betrag automatisch ein Geldausgang erstellt. Wenn Sie bereits vor dem Tagesabschluss einen manuellen Geldausgang angelegt haben, dürfen Sie die EC/Kredit-Summen nicht im Zählzettel angeben. Die manuellen Ausgänge sollten dann allerdings in Bereich 1 → Spalten EC und Kredit angezeigt werden.

Bereich 3 Differenzen: Wenn Ihnen in der Zeile automaische Differnzen Werte angezegit werden, nutzen Sie das automatische Differenzsystem der OBS Kasse, welches in den Kassenstammdaten aktiviert werden kann. Dabei errechnet die OBS Kasse die Differenzen zwischem dem theoretischen Kassenbestand (Tagesjournal und Geldzu-/abgänge der OBS Kasse) und dem tatsächlichen Kassenbestand (Zählzettel). Über den Betrag der Differenz wird dann ein automatischer Geldzu-/abgang erstellt, sodass der Endbestand der Kasse automatisch mit dem Bestand des Zählzettels übereinstimmt. Die Differnz muss dann entsprechend nicht mehr durch den Kassierer sondern durch die Buchhaltung korrigiert werden.

ACHTUNG: Wenn Ihnen der Text Es sind Differenzen vorhanden! angezeigt wird und Sie nicht das automatische Differenzsystem nutzen, sollten Sie unbedingt nochmal nachzählen und die Differenzen ggf. manuell korrigieren!

Bereich 4: Hier wird Ihnen die Endbestand des Tages angezeigt, welcher automatisch zum Anfangsbestand des Folgetages wird.

Wenn Sie alles korrekt eingeben haben, können Sie nun mit F2 Speichern den Kassenabschluss vornehmen. Die Vorgänge werden vom Tagesjournal in das Journal verschoben und die Kassenzu-/ und Abänge werden verbucht. Sie haben dann die Möglichkeit den Tagesabschlussbericht auszudrucken. Der Vorgang ist nun abgeschlossen.

Probleme und Fehler beim Tagesabschluss

Mehere unverbuchte Tage

Da die Umsätze von mehreren Tagen nicht zusammen abgeschlossen werden dürfen, wird beim Start des Tagesabschlusses zunächst automatisch geprüft, von welchen Tagen Umsätze (Tagesjournal und Geld-Zu-/Abgänge) vorliegen. Wenn Umsätze von mehreren Tagen vorliegen, muss jeder Tag einzeln abgeschlossen werden und es erscheint folgende Meldung:

Sie müssen dann entsprechend zuerst den Tag abschließen, dessen Daten am ältesten sind (in diesem Beispiel 08.04.2021). Achten Sie dabei darauf, dass Sie nur die Belege, Barbestände und Geldzu-/abgänge des jeweiligen Tages eingeben, da es zu Differenzen kommen wird, wenn Sie beispielweise beim Tagesabschluss für den 08.04. den Barbestand vom 09.04. zu Geschäftsschluss eingeben.

Wenn Ihenn die Meldung in Zusammenhang mit einem Notfallkassenabschluss angezeigt wird, finden Sie hier alle nötigen Informationen.

HINWEIS: Diese Funktionalität ermöglicht es, dass Sie mit der OBS-Kasse weiter kassieren können, auch wenn Sie am Vortag noch keinen Tagesabschluss gemacht haben, da beim nächsten Aufruf der Funktion dann nur der Vortag abgeschlossen wird und die Endsumme des Vortages als Anfangssumme des nächsten Tages verwendet wird. Trotzdem sollte diese Vorgehensweise nur im Notfall (zum Beispiel bei Differenzen, welche erst noch geklärt werden müssen) verwendet werden, da Bestandsprobleme im Zweifelsfall schwer nachvollziehbar sind.

Notfallkasse verbuchen

Was ist eine Notfallkassenverbuchung?

Eine Notfallkassenverbuchung kommt dann zustande, wenn es schon einen Tagesabschluss von Bondaten gibt der neuer ist als die vorhandenen.

ACHTUNG: Es bedeutet nicht, dass Sie den Tagesabschluss an der Notfallkasse durchführen sollen. Notfallkassendaten dürfen immer nur in der Hauptkasse durchgeführt werden!

Wie kann das vorkommen?

Arbeitet man mit lokalen Kassen auf einer Messe oder mit Kassen, die über das Internet angebunden sind bei denen es einen Netzwerkausfall gegeben hat und spielt die Bondaten in das Netzwerk zurück, so kann es vorkommen das Bondaten aus der Vergangenheit vorliegen.

Diese müssen, wenn schon ein Tagesabschluss mit neuerem Datum vorhanden ist, besonders behandelt werden, da ja sonst alle Kassenbestände nicht mehr stimmen.

Menü: Auswertung → Tagesabschluss Wenn für mehrere Tage noch kein Tagesabschluss durchgeführt wurde und Sie diesen Vorgang starten, erscheint folgende Anweisung: Anweisung Verbuchen Der 20.06.2018 ist in diesem Beispiel durch eine Notfallkasse entstanden. Der 24.07 und der 25.07 sind ebenfalls noch nicht abgeschlossen.

Der letzte Tagesabschluss wurde am 23.07. ausgeführt, insofern ist der Tagesabschluss vom 20.06. ein Notfallkassenabschluss.

Voraussetzungen für den Notfallkassenabschluss

Für den Notfallkassenabschluss muss für die Notfallkasse ein Notfallkassenkonto eingerichtet werden. Alle Umsätze und Ein-/Ausgaben werden auf dem Notfallkassenkonto gebucht und nicht auf dem Kassenkonto. Der Ausgleich des Notfallkassenkontos mit dem Kassenkonto obliegt der Buchhaltung.

Notfallkassenabschluss

Auf dem Zählzettel sind keine Eingaben möglich!

Hier werden nur Umsätze Geld Zu-/Abgänge dargestellt.
Anfangsbestände und Zählzettel werden nicht berücksichtigt.

Der ausgedruckte Tagesabschlussbericht wird entsprechend dargestellt.

Die Umsätze und Ein-/Ausgaben werden auf dem Notfallkassenkonto gebucht.