Absenkung des Umsatzsteuersatzes

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Vorgehensweise wegen der voraussichtlichen Absenkung des Umsatzsteuersatzes vom 1.7.2020 bis 31.12.2020

Wie sie sicherlich mitbekommen haben, plant die Bundesregierung eine Senkung der Umsatzsteuersätze vom 1.7.2020 bis zum 31.12.2020 von 19% auf 16% bzw. von 7% auf 5% . Damit sie dieses auch in OBS abbilden können, haben wir auf dieser WIKI-Seite alle entsprechenden Tätigkeiten zusammengefasst.

OBS-Update ab 24.06.2020

Grundsätzlich ist wegen der Steueränderung ein OBS-Update mindestens auf die Version 0033XX von Nöten. Welche Versionsnummer es konkret sein wird, steht noch nicht fest, wir werden uns aber um die Aufspielung des Updates bei Ihnen kümmern

Ab dieser Version sind die OBS-Steuerschlüssel dreistellig. Beim Aufspielen des Updates werden Ihre vorhandenen Steuerschlüssel entsprechend konvertiert, in dem an der zweiten eine ‚0‘ eingefügt wird. Also aus dem Schlüssel ‚01‘ wird der Schlüssel ‚001‘, aus ‚10‘ wird ‚100‘, aus ‚11’wird ‚101‘ usw.

Es stehen Ihnen also nach dem Update

• 99 Umsatzsteuerschlüssel zur Verfügung (001-099)
• 100 Vorsteuerschlüssel zur Verfügung (100-199)
• 100 Steuerschlüssel für §13b UStG-Einkaufssachverhalte zur Verfügung (200-299)
• 100 Steuerschlüssel für EU-Einkaufssachverhalte zur Verfügung (400-499)

Anlage der neuen Steuerschlüssel in OBS

Legen sie nach dem Aufspielen des Updates nun gerne schon einmal die neuen Steuerschlüssel an. Denken sie bitte daran, dass sie auch neue Steuerschlüssel für EU bzw. §13b-Sachverhalte benötigen. Wie sie dieses grundsätzlich machen, können sie folgenden Seiten antnehmen:

Anlage Steuerschlüssel in der Finanzbuchhaltung

Anlage Steuerschlüssel ohne Finanzbuchhaltung

mögliche Fibukonten für die neuen Steuersätze

Hier unsere Empfehlung der Fibukonten für die neuen Steuersätze. Sprechen sie die Konten aber besser mit ihrem Steuerberater ab, gerade wenn sie die Datevschnittstelle nutzen sollten.

SKR03

Fibukontonummer	Beschreibung
1575	16% Vorsteuer
1775	16% Umsatzsteuer
8340-8349	Erlöse 16%
8737	gewährte Skonti 16%
1579 oder 1589	5% Vorsteuer
1773/1786/1799	5% Umsatzsteuer
8240-8249	Erlöse 5%
3732/3735/3739	gewährte Skonti 5%

SKR04

Fibukontonummer	Beschreibung
1405	16% Vorsteuer
3805	16% Umsatzsteuer
4340-4349	Erlöse 16%
4735	gewährte Skonti 16%
1403 oder 1409	5% Vorsteuer
3803	5% Umsatzsteuer
4200-4299	Erlöse 5%
4732-4734	gewährte Skonti 5%

Wechsel des Standardsteuerschlüssels

Sollte das Gesetz nun in Kraft treten, empfehlen wir, die Konvertierung der Steuerschlüssel z.B. am 30.6.2020 abends zu starten.

Ebenso empfehlen wir, möglichst alle Lieferscheine schon vor der Umstellung zu berechnen. Es könnte sonst zu Problemen kommen, wenn sie Rechnungen schreiben wollen und es zu vier verschiedenen Steuerschlüsseln innerhalb einer Rechnung kommt. In diesem Fall müssen sie die Rechnung manuell splitten.

Aufrufen können Sie diese Konvertierung, indem sie im OBS-Menü unter System den Punkt ‚J Sonderprogramme‘ auswählen und dort dann den Punkt ‚P – Mehrwertsteuerwechsel‘ auswählen.

Sie kommen in die folgendermaßen aussehende Eingabemaske:

Hier die Erläuterung der einzelnen Felder und Möglichkeiten:

Tragen Sie bitte in die Felder ‚Von Umsatzsteuer‘ und ‚Von Vorsteuer‘ ihre Steuerschlüssel für z.B. 19% ein und in die Felder ‚Nach Umsatzsteuer‘ und ‚Nach Vorsteuer‘ z.B. die Steuerschlüssel für 16% ein.

Nun können Sie wählen, welche Variante der Umstellung Sie wünschen:

Variante 1: Alle Preise (Artikel, Leistungen) sind Nettopreise

Bei Auswahl dieses Feldes bleiben alle Nettopreise für Artikel und Leistungen bestehen. Es wird lediglich der Steuerschlüssel gewechselt. Ist das Feld Bruttopreis bei einem Artikel gefüllt, werden diese mit dem neuen "Nach Umsatzsteuerschlüssel" berechnet.

Sollten sie ein Ladengeschäft haben:
In den Feldern darunter können sie auswählen, welchen Verkaufspreis sie an der Kasse nutzen und somit auch für die Auszeichnung von Waren in ihrem Ladengeschäft.

Alle ausgewählten VK2-VK9 werden wie folgt behandelt: Ist ein Bruttopreis vorhanden, bleibt dieser bestehen und ein neuer Nettopreis wird aus dem Bruttopreis mit dem Steuerschlüssel aus dem Feld "Nach Umsatzsteuerschlüssel" berechnet.

Ist kein Bruttopreis im Artikel hinterlegt wird grundsätzlich z.B. an der Kasse der Bruttopreis aus dem Nettopreis mit dem Von-Umsatzsteuer Schlüssel ermittelt. Damit dieser Bruttopreis bestehen bleibt, wird der Nettopreis entsprechend neu berechnet. Ebenso werden Preislisten mit einer Gültigkeit ‚Nur Kasse‘ gehandhabt.

Variante 2: Alle Bruttopreise bleiben erhalten (z.B. Kassenpreise)

Dieses ist auszuwählen, wenn alle Bruttopreise unverändert bleiben sollen. Dieses entspricht einer Nettopreiserhöhung

Ist kein Bruttopreis vorhanden, wird aus dem alten Nettopreis der aktuelle Bruttopreis ermittelt und daraus der neue Netto-Preis berechnet.

Hierbei werden auch alle Preislisten neu berechnet!

Sollten sie nun ihre Steuerschlüssel und Varianten eingestellt haben können sie die Umstellung mit F2 starten.

Funktionsweise der Konvertierung

Vor der Konvertierung wird ihre gesamte Datenbank einmal gesichert. Falls es zu Problemen kommt, hat der OBS Support dadurch die Möglichkeit Sonderfälle zu korrigieren. Support für die Umstellung ist kostenpflichtig

Es werden nun die Steuersätze für alle Mandanten und Filialen in folgenden Datensätzen geändert:

• Artikelstamm
• Leistungen
• Personenstamm
• Vertreter
• Kontenverwaltung in der Finanzbuchhaltung
• Kassenbuchungstexte
• Artikelpflegeeinstellungen

Die Durchschnittsdauer der Konvertierung beträgt ca. 30 Minuten. Bei großen Datenbanken kann sich die Ausführungsdauer entsprechend länger sein.

Welche Daten werden bei der Konvertierung in OBS nicht geändert ?

• Alle Lieferantenartikelpflegedaten (Schattenartikel) werden nicht geändert.
• Auch Brutto bezogene Lieferantenartikelpflegedaten werden nicht geändert. Generell kann nicht davon ausgegangen werden das alle Lieferanten die Mehrwertsteueränderung weitergeben. Hier müssen neue Lieferantenartikelpflegedaten eingespielt werden.
• Leistungen werden nicht neu kalkuliert. Werden Leistungen aus Artikeln zusammengesetzt, müssen diese in der Leistungsliste neu berechnet werden.

Bemerkungen zu einigen besonderen Aspekten

Kassenauszeichnung

Nach unserer Ausfassung müssen sie bei Preisänderungen im Ladengeschäft nicht zwingend jeden Artikel neu auszeichneen, sondern ein Abzug eines entsprechenden Rabattes an der Kasse genügt.

Aber denken sie bitte daran, dass sie die Preise bei einer Umsatzsteuersenkung von 3% nicht auch um 3% senken sollten, wenn der Ertrag gleich bleiben soll. Hierzu ein kleines Beispiel: Ein Artikel wird bisher für 100 Euro Netto bzw. 119 brutto verkauft. Nach der Steueränderung wären dieses ja 116 Euro brutto. Wenn sie aber von 119 Euro 3% als Rabatt abziehen, dann würde der Verkaufspreis 115,43. Wenn sie stattdessen 2,52% Rabatt vergeben, landen sie beim gewünschten Verkaufspreis von 116 Euro

Notfallkassen

Da die Übertragung der Notfallkassendaten periodisch abläuft, sind die geänderten Steuersätze und Artikelpreise erst nach der Übertragung auch in der Notfallkasse enthalten.

Datev

Sie benötigen von Ihrem Steuerberater die notwendigen Steuerkonten/Datevsteuerschlüssel für die neuen Steuersätze. Erfragen sie diese bitte und tragen sie diese entsprechend in OBS ein.

Artikelpflege

Bei Lieferanten, welche Brutto-VK-Preise als Verkaufspreis zu Verfügung stellen, müssen unbedingt neue Artikeldaten für diesen Lieferanten angefordert werden.

Ab dem 01.07.2020 werden in den Artikelpflegen der verschiedenen Lieferanten neue Steuersätze bzw. Steuerschlüssel übertragen. Überprüfen sie also regelmäßig, ob die Artikelpflege durchläuft oder ob noch Lieferantensteuerschlüsseln nicht ihre OBS-Steuerschlüssel hinterlegt sein. Wie sie die Artikelpflege entsprechend kontrollieren, erfahren sie hier

Artikelpflege-Cockpit

Bitte pflegen sie zeitnah die Steuersätze in den Lieferantendaten! Fragen sie bei Ihren Lieferanten nach, wann sie geänderte Daten für die Artikel bekommen.

Shopartikel

Bei von Lieferanten gepflegten Shopartikeln wird davon ausgegangen, dass die Steuersätze automatisch im Shop geändert werden.

• eigene Artikel im VShop

OBS überträgt keine Steuerinformationen. Die Anpassung müsste über den Administrationsbereich erfolgen. Informatieren Sie sich am besten bei Büroring zum vorgehen im VShop.

• modified eCommerce

Die Artikel können nach der Umstellung von OBS aktualisiert werden. Je nach Datenmenge kann dies jedoch einige Tagen in Anspruch nehmen. Wir empfehlen daher die Steuersätze im Adminbereich des Shops anzupassen. Die Steuersätze finden Sie dort im Menü Land/Steuer unter Punkt Steuersätze.

HINWEIS: Bestehende Bestellungen werden dabei nicht verändert. Es werden die zum Zeitpunkt der Bestellung gültigen Steuersätze in den Bestelldaten gespeichert.

HINWEIS: Die automatische Preispflege, wenn eingerichtet, ändert die Preise morgens selbstständig ab. Vorraussetzung ist, dass die Preise im OBS bereits angepasst wurden.

ACHTUNG: Dies umfasst die im OBS enthaltenen Schnittstellen. Falls Sie andere Shopsysteme verwenden, die Sie aber über Datenexporte aus OBS befüllen, sollten Sie hier die Daten zeitnah prüfen und ggfs. aktualisieren. Notfalls müssen Sie für Ihre Shops eine Downtime einplanen und den Shop deaktivieren.

Steuersätze innerhalb von Verträgen

In der Vertragsverwaltung kann man über F10 -> "W Markierte Verträge Mehrwertsteuersatz ändern" die Umsatzsteuer die markierten Verträge ändern.

Über F7 können die zu ändernden Verträge selektiert werden.

Achtung: Bedenken Sie, dass die Beträge in dem Vertrag Nettowerte sind!

Sonderfälle bei OBS-Installationen

Einkaufsgemeinschaften mit einer zentralen Artikelpflege (Beispiel Officestar)
Es kann erst die Zentralsoftware umgestellt werden, wenn alle Mitglieder die aktuelle OBS Version installiert haben. Zur Zeit der Umstellung der Clients (Händler) wird in der Zentrale (Server) keine Artikelpflege durchgeführt. Das verzögert die aktuellen Preise der Zentrale um diesen Zeitraum bei den Clients (OBS-Händler)

Gutschriften, Anzahlungen, Verträge bei B2C Kunden.

Hier finden sich im Internet z.B. bei Haufe und anderen Steuerfachkundigen mehr als 40 Seiten für die Behandlung von Sonderfällen.
Bitte erkundigen sie sich bei ihrem Steuerberater für Änderungen in ihrem betrieblichen Ablauf für die Umsatzsteueränderung.