Absenkung des Umsatzsteuersatzes

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Vorgehensweise wegen der voraussichtlichen Absenkung des Umsatzsteuersatzes vom 1.7.2020 bis 31.12.2020

Wie sie sicherlich mitbekommen haben, plant die Bundesregierung eine Senkung der Umsatzsteuersätze vom 1.7.2020 bis zum 31.12.2020 von 19% auf 16% bzw. von 7% auf 5%. Damit Sie dieses auch in OBS abbilden können, haben wir auf dieser WIKI-Seite alle entsprechenden Tätigkeiten zusammengefasst.

HINWEIS:

Info OBS Team
Um allen OBS Kunden die Umsatzsteueränderung so leicht wie möglich zu gestalten haben wir diese Konzept der Konvertierung gewählt. Es bildet nicht alle Möglichkeiten der Umsatzsteueränderung ab, sollte aber ein Großteil ihrer anfallenden Tätigkeiten unterstützen. Wir haben in den letzten 2 Wochen mit der gesamten Mannschaft über 900 Stunden in Konvertierungen, Testen, Testen und nochmals Testen gesteckt. Auch dieses Wochenende spielen wir wieder mehrere hundert Updates auf, damit jedem Kunden die aktuelle Version zum 30.06.2020 zu Verfügung steht.

Fragen, Hilfe bei der Umsatzsteuerumstellung
Wir können nicht allen am 01.07.2020 bei der Umstellung mit Support begleiten. Bitte gehen sie nachsichtig mit dem Support um, wir haben die Umsatzsteueränderung nicht zu verantworten. Bitte beschäftigen sie sich ausgiebig mit den von uns bereitgestellten Hilfen. Generell werden Fragen und Hilfen dazu kostenpflichtig sein. Diese Wiki Hilfe wird täglich erweitert, also auf Aktualisierungen achten!

Prüfen sie nach der Konvertierung unbedingt ihre Daten!

OBS-Update ab 24.06.2020

Grundsätzlich ist wegen der Steueränderung ein OBS-Update mindestens auf die Version 0033XX von Nöten. Welche Versionsnummer es konkret sein wird, steht noch nicht fest, wir werden uns aber um das Aufspielen des Updates bei Ihnen kümmern.

Ab dieser Version sind die OBS-Steuerschlüssel dreistellig. Beim Aufspielen des Updates werden Ihre vorhandenen Steuerschlüssel entsprechend konvertiert, indem an der zweiten Stelle eine ‚0‘ eingefügt wird. Also aus dem Schlüssel ‚01‘ wird der Schlüssel ‚001‘, aus ‚10‘ wird ‚100‘, aus ‚11’wird ‚101‘ usw.

Es stehen Ihnen also nach dem Update

• 99 Umsatzsteuerschlüssel zur Verfügung (001-099)
• 100 Vorsteuerschlüssel zur Verfügung (100-199)
• 100 Steuerschlüssel für §13b UStG-Einkaufssachverhalte zur Verfügung (200-299)
• 100 Steuerschlüssel für EU-Einkaufssachverhalte zur Verfügung (400-499)

Anlage der neuen Steuerschlüssel in OBS

Legen Sie nach dem Aufspielen des Updates nun gerne schon einmal die neuen Steuerschlüssel an. Denken Sie bitte daran, dass Sie auch neue Steuerschlüssel für EU bzw. §13b-Sachverhalte benötigen. Wie Sie dieses grundsätzlich machen, können sie folgenden Seiten entnehmen:

Anlage Steuerschlüssel in der Finanzbuchhaltung

Anlage Steuerschlüssel ohne Finanzbuchhaltung

Sie sollten für die bisherigen Mehrwert- bzw. Vorsteuersätze einen Gültigkeitszeitpunkt eintragen. Hierzu können Sie unter dem 3. Reiter "Gültigkeit" ein Datum auswählen, bis zu dem der Steuersatz gültig sein soll, und welcher Steuersatz danach gelten soll. Für den Mehrwertsteuersatz 19% könnte dies z.B. so aussehen:

Mögliche Fibukonten für die neuen Steuersätze

Hier unsere Empfehlung der Fibukonten für die neuen Steuersätze, Stand 19.06.2020. Sprechen Sie die Konten aber außerdem mit ihrem Steuerberater ab, gerade wenn Sie die Datevschnittstelle nutzen sollten.

SKR03

Fibukontonummer	Beschreibung
1575	16% Vorsteuer
1775	16% Umsatzsteuer
8340-8349	Erlöse 16%
8737	gewährte Skonti 16%
1579 oder 1589	5% Vorsteuer
1773/1786/1799	5% Umsatzsteuer
8240-8249	Erlöse 5%
3732/3735/3739	gewährte Skonti 5%

SKR04

Fibukontonummer	Beschreibung
1405	16% Vorsteuer
3805	16% Umsatzsteuer
4340-4349	Erlöse 16%
4735	gewährte Skonti 16%
1403 oder 1409	5% Vorsteuer
3803	5% Umsatzsteuer
4200-4299	Erlöse 5%
4732-4734	gewährte Skonti 5%

Hinweis für Nutzer des Fibu-Moduls:
Falls Ihre Fibu entsprechend der Datevkontierung mit Erlös- bzw. Warenaufwandskonten eingerichtet ist, die sich auf den Steuersatz beziehen (z.B. Erlöse 19%, Erlöse 7% etc.), beachten Sie bitte, dass auch im Modul Stammdaten – E Erlöskonten bei jedem Erlöskonto die neuen Steuerschlüssel hinterlegt werden. Dies geschieht mit Hilfe von F6 MwSt. hier sind für die Steuerschlüssel die entsprechenden Erlös- bzw. Warenaufwandskonten zu hinterlegen.

F6 MwSt.

Sollte Ihre Fibu nach Kostenrechnung aufgebaut sein (z.B. Erlöse Tinte/Toner, Erlöse Kopierer), entfällt dieser Schritt.

Wechsel des Standardsteuerschlüssels

Sollte das Gesetz nun in Kraft treten, empfehlen wir, die Konvertierung der Steuerschlüssel z.B. am 30.6.2020 abends zu starten.

Ebenso empfehlen wir, möglichst alle Lieferscheine schon vor der Umstellung zu berechnen. Es könnte sonst zu Problemen kommen, wenn Sie Rechnungen schreiben wollen und es zu vier verschiedenen Steuerschlüsseln innerhalb einer Rechnung kommt. In diesem Fall müssen Sie die Rechnung manuell splitten.

Denken Sie bitte daran, diese Konvertierung für alle für Sie relevanten Steuerschlüssel zu machen, also auch für ermäßigte Steuersätze, die innergemeinschaftlichen Lieferungen und Erwerbe bzw. §13b-Steuerschlüssel.

Aufrufen können Sie diese Konvertierung, indem Sie im OBS-Menü unter System den Punkt ‚J Sonderprogramme‘ auswählen und dort dann den Punkt ‚P – Mehrwertsteuerwechsel‘ auswählen.

Sie kommen in die folgendermaßen aussehende Eingabemaske:

Hier die Erläuterung der einzelnen Felder und Möglichkeiten:

Tragen Sie bitte in die Felder ‚Von Umsatzsteuer‘ und ‚Von Vorsteuer‘ ihre Steuerschlüssel für z.B. 19% ein und in die Felder ‚Nach Umsatzsteuer‘ und ‚Nach Vorsteuer‘ z.B. die Steuerschlüssel für 16% ein.

Nun können Sie wählen, welche Variante der Umstellung Sie wünschen:

Die Konvertierung der Steuerkonten muss 2 x durchgeführt werden Für den vollen und den ermäßigten Steuersatz

Bitte denken sie daran in den Konstanten (System -> Konstanten) die Standardsteuerschlüssel zu ändern.

Hier die jetzt aktuellen Einträge (Später dann die neuen Steuerschlüssel eintragen)

Variante 1: Alle Preise (Artikel, Leistungen) sind Nettopreise

Bei Auswahl dieses Feldes bleiben alle Nettopreise für Artikel und Leistungen bestehen. Es wird lediglich der Steuerschlüssel gewechselt. Ist das Feld Bruttopreis bei einem Artikel gefüllt, werden diese mit dem neuen "Nach Umsatzsteuerschlüssel" berechnet.

Sollten Sie ein Ladengeschäft haben:
In den Feldern darunter können Sie auswählen, welchen Verkaufspreis Sie an der Kasse nutzen und somit auch für die Auszeichnung von Waren in Ihrem Ladengeschäft.

Alle ausgewählten VK2-VK9 werden wie folgt behandelt: Ist ein Bruttopreis vorhanden, bleibt dieser bestehen und ein neuer Nettopreis wird aus dem Bruttopreis mit dem Steuerschlüssel aus dem Feld "Nach Umsatzsteuerschlüssel" berechnet.

Ist kein Bruttopreis im Artikel hinterlegt wird grundsätzlich z.B. an der Kasse der Bruttopreis aus dem Nettopreis mit dem Von-Umsatzsteuer Schlüssel ermittelt. Damit dieser Bruttopreis bestehen bleibt, wird der Nettopreis entsprechend neu berechnet. Ebenso werden Preislisten mit einer Gültigkeit ‚Nur Kasse‘ gehandhabt.

Variante 2: Alle Bruttopreise bleiben erhalten (z.B. Kassenpreise)

Dieses ist auszuwählen, wenn alle Bruttopreise unverändert bleiben sollen. Es entspricht einer Nettopreiserhöhung

Ist kein Bruttopreis vorhanden, wird aus dem alten Nettopreis der aktuelle Bruttopreis ermittelt und daraus der neue Netto-Preis berechnet.

Hierbei werden auch alle Preislisten neu berechnet!

Sollten Sie nun Ihre Steuerschlüssel und Varianten eingestellt haben können Sie die Umstellung mit F2 starten.

Funktionsweise der Konvertierung

Vor der Konvertierung wird Ihre gesamte Datenbank einmal gesichert. Falls es zu Problemen kommt, hat der OBS Support dadurch die Möglichkeit Sonderfälle zu korrigieren. Support für die Umstellung ist kostenpflichtig

Es werden nun die Steuersätze für alle Mandanten und Filialen in folgenden Datensätzen geändert:

• Artikelstamm
• Leistungen
• Personenstamm
• Vertreter
• Kontenverwaltung in der Finanzbuchhaltung
• Kassenbuchungstexte
• Artikelpflegeeinstellungen

Die Durchschnittsdauer der Konvertierung beträgt ca. 30 Minuten. Bei großen Datenbanken kann sich die Ausführungsdauer entsprechend länger sein.

Welche Daten werden bei der Konvertierung in OBS nicht geändert?

• Alle Lieferantenartikelpflegedaten (Schattenartikel) werden nicht geändert.
• Auch brutto-bezogene Lieferantenartikelpflegedaten werden nicht geändert. Generell kann nicht davon ausgegangen werden, dass alle Lieferanten die Mehrwertsteueränderung weitergeben. Hier müssen neue Lieferantenartikelpflegedaten eingespielt werden.
• Leistungen werden nicht neu kalkuliert. Werden Leistungen aus Artikeln zusammengesetzt, müssen diese in der Leistungsliste neu berechnet werden.

Bemerkungen zu einigen besonderen Aspekten

Berechnung von Lieferungen und Reparaturaufträgen, welche vor dem 01.07.2020 getätigt wurden

Es wird nach der Konvertierung bei der Berechnung von Lieferungen und Reparaturaufträgen, welche vor dem 01.07.2020 getätigt wurden, eine automatische Umstellung der Steuerschlüssel in der Vorgangs-Generierung vorgenommen.

Voraussetzung: Folgesteuerschlüssel müssen in der Mehrwertsteuer-Liste hinterlegt sein.

Also eine "Aktive" Konvertierung bei der Erstellung von neuen Vorgängen (Automatische Umstellung der Steuersätze nur für den neuen Vorgang) Alte Vorgänge behalten immer den alten Steuersatz.

Bei manueller Übernahme erfolgt eine Meldung, wenn der Steuersatz geändert wurde. Bei Generierung von Vorgängen muss der erstellte Vorgang geprüft werden. Hier wird keine Meldung ausgegeben.

Bitte überprüfen sie in der Übergangszeit immer die erstellten Vorgänge um Fehler in den verwendeten Steuersätzen zu vermeiden.

Von Vorgang	Nach Vorgang	Vorgangsdatum > Gültig bis Datum
Auftrag	Rechnung	Rechnungsdatum
Auftrag	Lieferschein	Lieferscheindatum
Lieferschein	Rechnung	Lieferscheindatum
Reparaturauftrag	Rechnung	Fertigstellungsdatum Reparaturauftrag
Reparaturauftrag	Lieferschein	Lieferscheindatum

Die offenen Aufträge, Lieferscheine und Reparaturaufträge behalten die alten Steuerschlüssel.

Kassenauszeichnung

Nach unserer Ausfassung müssen Sie bei Preisänderungen im Ladengeschäft nicht zwingend jeden Artikel neu auszeichnen, ein Abzug eines entsprechenden Rabattes an der Kasse genügt.

Aber denken Sie bitte daran, dass Sie die Preise bei einer Umsatzsteuersenkung von 3% nicht auch um 3% senken sollten, wenn der Ertrag gleich bleiben soll. Hierzu ein kleines Beispiel: Ein Artikel wird bisher für 100 Euro netto bzw. 119 brutto verkauft. Nach der Steueränderung wären dieses ja 116 Euro brutto. Wenn Sie aber von 119 Euro 3% als Rabatt abziehen, ergäbe sich ein Verkaufspreis von 115,43 Euro. Wenn Sie stattdessen 2,52% Rabatt vergeben, erhalten Sie den gewünschten Verkaufspreis von 116 Euro.

Notfallkassen

Da die Übertragung der Notfallkassendaten periodisch abläuft, sind die geänderten Steuersätze und Artikelpreise erst nach der Übertragung auch in der Notfallkasse enthalten.

Datev

Sie benötigen von Ihrem Steuerberater die notwendigen Steuerkonten/Datevsteuerschlüssel für die neuen Steuersätze. Erfragen Sie diese bitte und tragen sie diese entsprechend in OBS ein.

Artikelpflege

Bei Lieferanten, welche Brutto-VK-Preise als Verkaufspreis zu Verfügung stellen, müssen unbedingt neue Artikeldaten für diesen Lieferanten angefordert werden.

Ab dem 01.07.2020 werden in den Artikelpflegen der verschiedenen Lieferanten neue Steuersätze bzw. Steuerschlüssel übertragen. Überprüfen Sie also regelmäßig, ob die Artikelpflege korrekt durchläuft, oder ob noch Lieferantensteuerschlüsseln nicht ihre OBS-Steuerschlüssel hinterlegt sein. Sollte ein Lieferant neue Steuersätze vergeben werden diese beim Import von Artikeldaten automatisch in der Artikelpflege angelegt und müssen manuell Ihren OBS-Steuersätzen zugeordnet werden. Dies können Sie unter [Stammdaten → I Schnittstellen → A Artikelpflege → Return → Übernahmeparameter definieren → C Mehrwertsteuersätze]

Sie sollten zudem über das Artikelpflege-Cockpit überwachen, ob es Probleme (wie neue nicht zugeordnete Steuersätze) gibt und diese beheben. Wie Sie die Artikelpflege entsprechend kontrollieren, erfahren Sie hier:

Artikelpflege-Cockpit

Bitte pflegen Sie zeitnah die Steuersätze in den Lieferantendaten! Fragen Sie bei Ihren Lieferanten nach, wann Sie geänderte Daten für die Artikel bekommen können.

Shopartikel

Bei von Lieferanten gepflegten Shopartikeln wird davon ausgegangen, dass die Steuersätze automatisch im Shop geändert werden.

• eigene Artikel im VShop

OBS überträgt keine Steuerinformationen. Die Anpassung müsste über den Administrationsbereich erfolgen. Informatieren Sie sich am besten bei Büroring zum Vorgehen im VShop.

• modified eCommerce

Die Artikel können nach der Umstellung von OBS aktualisiert werden. Je nach Datenmenge kann dies jedoch einige Tagen in Anspruch nehmen. Wir empfehlen daher die Steuersätze im Adminbereich des Shops anzupassen. Die Steuersätze finden Sie dort im Menü Land/Steuer unter Punkt Steuersätze.

HINWEIS: Bestehende Bestellungen werden dabei nicht verändert. Es werden die zum Zeitpunkt der Bestellung gültigen Steuersätze in den Bestelldaten gespeichert.

HINWEIS: Die automatische Preispflege, wenn eingerichtet, ändert die Preise morgens selbstständig ab. Vorraussetzung ist, dass die Preise im OBS bereits angepasst wurden.

ACHTUNG: Dies umfasst die im OBS enthaltenen Schnittstellen. Falls Sie andere Shopsysteme verwenden, die Sie aber über Datenexporte aus OBS befüllen, sollten Sie hier die Daten zeitnah prüfen und ggfs. aktualisieren. Notfalls müssen Sie für Ihre Shops eine Downtime einplanen und den Shop deaktivieren.

Steuersätze innerhalb von Verträgen

In der Vertragsverwaltung kann man über F10 -> "W Markierte Verträge Mehrwertsteuersatz ändern" die Umsatzsteuer der markierten Verträge ändern. Hier stehen Ihnen die Änderungen für die Berechnung der Pauschale, der Druckabrechnungen und der Zusatzkosten separat zur Verfügung, da man ja im Normalfall eine Pauschale im Vorraus berechnet, die Druckabrechnung aber im Nachhinein.

Über F7 können die zu ändernden Verträge selektiert werden.

Achtung: Bedenken Sie, dass die Beträge in dem Vertrag Nettowerte sind!

Sonderfälle bei OBS-Installationen

Einkaufsgemeinschaften mit einer zentralen Artikelpflege (Beispiel Officestar)
Es kann erst die Zentralsoftware umgestellt werden, wenn alle Mitglieder die aktuelle OBS Version installiert haben. Zur Zeit der Umstellung der Clients (Händler) wird in der Zentrale (Server) keine Artikelpflege durchgeführt. Das verzögert das Einspielen der aktuellen Preise aus der Zentrale um diesen Zeitraum bei den Clients (OBS-Händler)

Gutschriften, Anzahlungen, Verträge bei B2C Kunden.

Zu Fragen hinsichtlich der Abgrenzung von Leistungserbringung und Geltungszeitpunkt der neuen Steuersätze verweisen wir auf die Schreiben des BMF vom 12.06.2020 sowie vom 23.06.2020. Außerdem finden sich im Internet z.B. bei Haufe und anderen Steuerfachseiten mehr als 40 Seiten für die Behandlung von Sonderfällen.

Bitte erkundigen Sie sich im Zweifelsfall bei Ihrem Steuerberater, welche Änderungen für die Umsatzsteueränderung für Sie gelten.

Der Vollständigkeit halber weisen wir darauf hin, dass das Schreiben des BMF vom 23.06.2020 eine Vereinfachungsregelung vorsieht, der zufolge ein falscher Steuerausweis im Zeitraum vom 01.07. bis 31.07.2020 unschädlich ist. Insbesondere bei B2B-Geschäften führt der nicht korrekte Ausweis der Umsatzsteuer in diesem Übergangszeitraum nicht zur Versagung des Vorsteuerabzugs in Höhe des auf der Rechnung ausgewiesenen Betrags.

FAQ

HINWEIS: Das FAQ wird ständig erweitert. Bitte bei Fragen vorher hier informieren

Kann am 31.12.2020 ähnlich eine Umstellung der Mehrwertsteuer erfolgen

Mit den gleichen Modulen kann am 31.12.2020 eine weitere Umstellung vorgenommen werden.

Haben Sie Infos wie mit Büchern verfahren wird? Stichwort Libri, Multisteuer, Buchbindungspreis

Multi-Steuer Sätze werden mit konvertiert Artikel mit Buchpreisbindung (Bruttoführend) siehe Variante 1 / Variante 2 Bitte kontrollieren sie nach der Konvertierung ihre Preislisten! Es werden nur die Standardpreislisten 1-9 konvertiert. Alle anderen werden in der Nacht durch Formeln neu berechnet, wenn sie hinterlegt sind. Achten sie bei Preislisten auf die Gültigkeit "Nur Kasse", siehe Variante1 / Variante2