OBS/Kostenfreie Module/Informations-Management-System (IMS)

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Informations-Management-System (IMS)

Diese Funktion gibt Ihnen die Möglichkeit, beliebig viele Dokumente, wie z.B. Mietverträge, Beschwerden, Telefonanfragen, etc. zu einem Datensatz hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen.
Sie können beliebige Dateien in OBS importieren. Dabei können diese den meisten OBS Vorgängen und z.B. Artikeln, Projekten oder Personen zugeordnet werden. Das Infosystem kann in OBS mit F8 aufgerufen werden.

Das IMS ist standardmäßig in OBS aktiviert, kann aber über den Programmparameter 0904 deaktiviert werden.

Liste

Jedes Dokument oder Info wird in der Liste durch folgende Spalten beschrieben:

• Datum - Anlagedatum
• Info - Text der Info oder Titel des Dokumentes
• SB - Der hinterlegte Sachbearbeiter
• Projekt - Zugeordnetes Projekt
• Typ - Art des Dokumentes (z.B. Word, Excel, Mail,etc.)
• Status - aktueller Info Status (z.B. offen, geschlossen, etc.)
• Info-Typ - Ausgewählter Info-Typ

Tasten und Schaltflächen

F2 Filter

Mit F2 können Sie die Filtereinstellungen öffnen.

Ist ein Eintrag im Volltext vorhanden, werden alle Dokumente von OBS herangezogen.
Es wird dabei auch der Inhalt der Dokumente berücksichtigt (DOC,XLS,TXT,HTML,....)
Dabei wird der Dokumenten-Level aus OBS in der Liste berücksichtigt.

Ist der Programm-Parameter 868 (F8 Info nur für definierte Benutzer) aktiv, so wird das Dokument angezeigt, aber kann nicht geöffnet werden!

F7 Import / Export

Mit F7 können Sie ein Dokument importieren (ein bereits vorhandenes Dokument in Ihr OBS integrieren) oder exportieren (Sie können Ihr Dokument noch mal speziell auf Ihrem PC sichern)

F8 Dokument

Wenn Sie ein ausgewähltes Dokument bearbeiten wollen, betätigen Sie F8. OBS ruft dann das Programm auf, welches von Ihnen als Standardprogramm für den entsprechenden Dateityp gewählt wurde. So werden z.B. Word-Dokumente Standardmäßig mit MS Word geöffnet.

Libre Office

Es ist möglich die Dokumente auch standardmäßig mit Libre Office zu öffnen.
Im folgendem Video wird Ihnen erklärt, welche Einstellungen Sie in OBS vornehmen müssen, um Dokumente standardmäßig mit Libre Office zu öffnen.

EINFG

Mit Einfg können Sie ein neues Dokument anlegen

Eingabemaske

In der Eingabemaske stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

• Typ - Wählen Sie hier den Info Typ aus. Dieser kann auch mit Informationsvorlagen verknüpft werden.
• Sachbearbeiter
• Datum Anlage - wird automatisch vorbelegt
• Datum Termin - Wichtig falls die Aufgabe mit einem Termin verknüpft ist
• Info - Der Infotext oder der Titel des Dokuments
• Art des Dokumentes
• Vorlage - Je nach Art des Dokumentes können Vorlagen hinterlegt werden. Für Word-Dokumente gibt es hier eine Anleitung dazu.
• Zuordnung - Zeigt an ob die Info z.B. einem Angebot zugeordnet wurde. Direkt darunter befindet sich die jeweilige Zuordnung
• Projekt - Zuordnung zu einem Projekt
• Ansprechpartner
• Vertreter
• Anrufzeit
• Dauer
• Telefonnummer

Word/Libre Office Dokument-Vorlagen mit Textmarken erstellen

Es gibt in OBS die Möglichkeit Dokument-Vorlagen zu erstellen, die beim Öffnen mit Daten aus OBS gefüllt werden. Hierzu können verschiedene Textmarken verwendet werden. Dies funktioniert sowohl für Microsoft Word als auch für Libre Office.

Mit der F8-Taste können Sie einer Person, einem Artikel, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Bestellung, Reparaturauftrag oder einer Einkaufsrechnung Dokumente hinterlegen. Wenn Sie ein neues Dokument anlegen, besteht die Möglichkeit eine Vorlage auszuwählen.
Sie können für OBS selber eine Dokumentvorlagen erstellen und diese im Verzeichnis Obs\data\dokumente\Vorlagen\VORLAGENDEFINITIONSNUMMER\speichern. Beachten Sie hierzu bitte die Anleitung der Dokumentenvorlagen Definitionsgruppen.

Bei Word-Dokumenten gibt es noch eine Besonderheit; Sie können Ihre Daten aus OBS automatisch in diese Vorlage exportieren lassen. So können Sie z.B. eine Briefvorlage erstellen, in die die Anschrift Ihres Kunden, an den Sie den Brief schreiben, eingefügt wird.

Erstellen der Vorlage

Öffnen Sie ein neues Word-Dokument. In der Menüleiste finden Sie unter "Einfügen" den Unterpunkt "Textmarke". Diese Textmarken müssen bestimmte Namen haben, damit Sie mit den Daten aus OBS gefüllt werden können:

Folgende Textmarken können mit Daten des Personenstamms ersetzt werden:

Daten aus OBS	Bezeichnung der Textmarke
Kundennummer	NUMMER
Anrede (z.B. Herr, Frau, Firma)	ANREDE
Name	NAME
Vorname	VORNAME
erster Zusatz	ZUSATZ1
zweiter Zusatz	ZUSATZ2
Straßenname	STRASSE
Postfach	POSTFACH
Postleitzahl	PLZ
Ort	ORT
Telefonnummer	TELEFON
Faxnummer	TELEFAX
E-Mail Adresse	EMAIL
Internet-Adresse	INTERNET
Brief Anrede, welcher der Person hinterlegt ist (z.B. Sehr geehrte Damen und Herren)	PSBRIEF
Rechnungskreis, welcher der Person hinterlegt ist	PSRECHKREIS
Preisgruppe, welcher der Person hinterlegt ist	PSRABGR
Zahlungsbedingung, welcher der Person hinterlegt ist	PSZAHLBED
Letzter Umsatz der Person	PSLTZUMSA
Die dem Dokument hinterlegte Bezeichnung	DOKBEZ
Das dem Dokument hinterlegte Datum	DOKDATE
Der dem Dokument hinterlegte Ansprechpartner der angeschriebenen Firma	DOKANSP
Der dem Dokument hinterlegte Sachbearbeiter der eigenen Firma (Verfasser des Dokumentes)	DOKSACHBEARB
Gesamte Anschrift (Anrede, Vorname, Name, Zusatz 1&2, Strasse, PLZ und Ort)	ANSCHRIFT
Datum in Langformat(09. September 2012)	DOKDATELANG
Interne Kundennummer	INTKDNR
Vorgangsnummer (bei Aufträgen, Angeboten, Lieferscheinen, etc...)	LFDNR
IBAN der Person	IBAN
BIC der Person	BIC
Eingetragener Kontoinhaber der Person	KONTOINHABER
Mandatsreferenz für den Bankeinzug der Person	MANDATSREFERENZ

Nur bei Reparaturaufträgen für das Gerät:

Daten aus OBS	Bezeichnung der Textmarke
Bezeichnung 1	GBEZ1
Bezeichnung 2	GBEZ2
Artikelnummer	GARTNR
Seriennummer	GSERNR
Geräteort	GORT
Geräteort 2	G2ORT
PLZ Versandanschrift	VPLZ
Ort Versandanschrift	VORT
Waageart des Geräts	WAAGENART
Gerätetyp	WAAGENTYP
QS-Nrüfnummer	QSNR
Anlagennummer	ANLAGENNR
Eichzähler	EICHZAEHLER
Prüfscheinklasse	PRUEFKL
Prüfscheinnr	PRUEFNR
Prüfschein-Gültigdatum	PRUEFDAT

Nur bei Verträgen:

Daten aus OBS	Bezeichnung der Textmarke
Mandatsreferenz für den Einzug der Vertragspauschale	MANDATSREFERENZ
Vertragsdatum	VERTRAGSSTART
Vertragsnummer	VERTRAGSNR
Inhalt des Feldes 'Text Pauschale'	VERTRAGSPAUSCHALTEXT
Inhalt des Feldes 'Zahlbar' (monatlich, vierteljährlich,...)	VERTRAGSZAHLBAR
Vertrags-Nr. Leasing	VERTRAGSNRLEASING
Leasing-Gesellschaft	VERTRAGSLEASGES
Externe Vertragsnummer	VERTRAGSNREXTERN
Vertragsbezeichnung	VERTRAGSBEZ
Laufzeit/Mon.	VERTRAGSLAUFZEIT
Vertragsgesamtpauschale	VERTRAGSPAUSCHALE
Vertragsmiete	VERTRAGSMIETE
Vertragswartung	VERTRAGSWARTUNG
Vertragzusatzkosten	VERTRAGSZUSATZKOSTEN
Summe-VK	VERTRAGSSUMMEVK
Anzahl bis Schwarz	VERTRAGSANZBISSW
Preis ab Schwarz	VERTRAGSPREISABSW
Anzahl bis Scan	VERTRAGSANZBISSCAN
Preis ab Scan	VERTRAGSPREISABSCAN
Anzahl bis Farbe	ANZBISFARBE
Preis ab Farbe	PREISABFARBE

Nur bei Artikeln:

Daten aus OBS	Bezeichnung der Textmarke
Bezeichnung 1	BEZ1
Bezeichnung 2	BEZ2
Artikelnummer	ARTNR
Verkaufspreis	VK
Brutto Verkaufspreis	BRUTTOVK
Einkaufspreis	EK
Langtext	LANGTEXT

Sie können diese Daten auch mehrmals einfügen, wenn Sie z.B. den Namen in der Anschrift und in der Anrede einfügen wollen, nennen Sie die Textmarken NAME1 und NAME2.

Diverse Einstellungen

Anzeige von hinterlegten Infos in Listen

Um in Listen sichtbar zu machen, hinter welchen Datensätzen sich Infos befinden kann eine Hervorhebung aktiviert werden. Hierbei werden Datensätze mit hinterlegter Info fett dargestellt.

Über den Programmparameter 0699 - Personen mit hinterlegten Infos hervorheben kann dies für Personen aktiviert werden.

Über den Programmparameter 0731 - Infos hinter welchen Vorgängen zeigen kann dies pro Vorgangstyp aktiviert werden.

Dokumente automatisch beim Ausdruck als Info hinterlegen

Es gibt die Möglichkeit Dokumente automatisch als PDF bei dem jeweiligen Vorgang hinterlegen zu lassen. Hier müssen Sie beim Programmparameter 284 - Sollen Dokumente beim Drucken gespeichert werden einstellen, für welche Dokumente dies erfolgen soll. Sollen Rechnungen hinterlegt werden müssten Sie z.B. im Feld Text des Programmparameters RE eintragen.

Infos bei Vorgängen übernehmen

Es gibt die Möglichkeit Informationen, die bei Vorgängen hinterlegt sind, automatisch auf andere Vorgänge zu übernehmen. Wenn also z.B. ein Angebot auf einen Auftrag übernommen wird, können die Infos des Angebots auch beim Auftrag unter F8 eingesehen werden. Diese Einstellung kann über den Programmparameter 695 - Infos aus vorhergehenden Vorgängen übernehmen aktiviert werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Word öffnet sich nicht beim Anlegen Info mit einer Wordvorlage

Wenn sich Microsoft Word nicht sicher ist, ob ein zu öffnendes Dokument vertrauenswürdig ist, wechselt das Programm beim Laden der Datei in die geschützte Ansicht. In diesem Modus schaltet Word alle Makros ab, damit der PC nicht durch möglichen im Textdokument enthaltenen Schadcode infiziert werden kann. Im Adminprotokoll könnte die Fehlermeldung "Makrospeicher konnte nicht geöffnet werden" angezeigt werden.

1. Lösungsansatz: Berechtigungen

Als Erstes sollten Sie prüfen ob die Berechtigungen innerhalb Ihres Netzwerkes korrekt sind. Je nachdem wie die Word-Vorlage angelegt wurde kann es sein, dass bei dieser nicht die korrekten Berechtigungen eingestellt sind. Wenden Sie sich hierzu an Ihren IT-Systemadministrator. Führen Sie auch die Funktion Verzeichnis Rechte Prüfen um zu schauen ob Sie über die nötigen Schreibrechte verfügen um neue Dokumnte in OBS anzulegen.

2. Lösungsansatz: Dateiendung

Sollten Dateien mit der Endung *.doc von dem Problem betroffen sein, kann das erneute Abspeichern im neueren Format *.docx mit einer aktuellen Ausgabe von Word die Lösung sein.

3. Lösungansatz. Geschütze Ansicht deaktivieren

Um die geschützte Ansicht auszuschalten gehen Sie wie folgt vor:

Starten Sie Word und wählen Sie Datei → Optionen. Danach auf der linken Seite in den Bereich Sicherheitscenter wechseln und dort rechts auf Einstellungen für das Sicherheitscenter klicken. In der Spalte links nun zum Abschnitt Geschützte Ansicht schalten. Auf der rechten Seite lässt sich die geschützte Ansicht einzeln für heruntergeladene Dateien, Dateien in unsicheren Orten und E-Mail-Anlagen ein- oder ausschalten. Änderungen nun durch einen Klick auf OK bestätigen.

Eventuell könnten Sie auch im Abschnitt Zugriffsschutzeinstellungen die passenden Dateitypen bei Öffnen demarkieren, falls diese markiert sind.

Beachten Sie bitte, dass die einzelnen Schritte können je nach Word-Version abweichen können.