OBS/Kostenfreie Module/Informations-Management-System (IMS): Unterschied zwischen den Versionen

Aus OBS Wiki
Zur Navigation springen Zur Suche springen
(Importing text file)
 
(33 dazwischenliegende Versionen von 8 Benutzern werden nicht angezeigt)
Zeile 1: Zeile 1:
<font face="Arial"><font size="20pt"></font></font>
{{Kostenfreie Module}}


<center>Informations-Management-System (IMS)<font face="Times New Roman"><font size="3"><br /></font></font></center>
=Informations-Management-System (IMS)=


<font face="Arial"><font size="3"><br /><br /> Diese Funktion gibt Ihnen die Möglichkeit beliebig viele Dokumente, wie z.B. Mietverträge, Beschwerden, Telefonanfragen, etc. zu einem Datensatz hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen.<br /> Als Dokumentart stehen die Interne Datenverarbeitung, MS Word, MS Exel und eine eigene E-Mail Verwaltung zur Verfügung. Alle Dokumente können ebefalls zusätzlich einem Projekt zugeornet werden und sind damit über die Projektverwaltung einfach auffindbar. Jedes Dokument wird in einer Zeile durch folgende Spalten beschrieben: Datum, Bezeichnung, Ansprechpartner, Sachbearbeiter (SB), Projekt und Art. <br /><br /> Mit </font></font><font face="Arial">'''<font size="3">[F7]</font>'''</font><font face="Arial"><font size="3"> </font></font><font face="Arial">'''<font size="3">Import / Export</font>'''</font><font face="Arial"><font size="3"> können Sie ein Word-Dokument importieren (d.h. ein bereits vorhandenes Dokument in Ihr OBS integrieren) und exportieren (d.h. Sie können Ihr Word-Dokument noch mal speziell auf Ihrem PC sichern) Wenn Sie ein ausgewähltes Dokument bearbeiten wollen, betätigen Sie </font></font><font face="Arial">'''<font size="3">[F8] Dokument</font>'''</font><font face="Arial"><font size="3">. <br /><br /> Mit </font></font><font face="Arial">'''<font size="3">[Einfg]</font>'''</font><font face="Arial"><font size="3"> können Sie ein neues Dokument anlegen, in der Eingabemaske stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung: <br /><br /> Das </font></font><font face="Arial">'''<font size="3">Datum</font>'''</font><font face="Arial"><font size="3"> wird von OBS automatisch gesetzt, Sie können aber auch ein anderes angeben. <br /><br /> Geben Sie Ihrem Dokument eine </font></font><font face="Arial">'''<font size="3">Bezeichnung</font>'''</font><font face="Arial"><font size="3">. Diese ist dann später auch in der Liste zu sehen, so dass Sie Ihre Dokumente immer zuordnen können. <br /><br /> Im Feld </font></font><font face="Arial">'''<font size="3">Art des Dokuments</font>'''</font><font face="Arial"><font size="3"> können Sie zwischen "interne Datenverarbeitung, MS-Word, MS-Excel und E-Mail" wählen. <br /><br /> Im Feld </font></font><font face="Arial">'''<font size="3">Vorlage</font>'''</font><font face="Arial"><font size="3"> stehen Ihnen bei MS-Word und MS-Excel verschiedene Dokumentvorlagen zur Verfügung. In den folgenden beiden Feldern können Sie einen "</font></font><font face="Arial">'''<font size="3">Sachbearbeiter</font>'''</font><font face="Arial"><font size="3">" auswählen und zusätzlich noch einen "</font></font><font face="Arial">'''<font size="3">Ansprechpartner</font>'''</font><font face="Arial"><font size="3">" eintragen.<br /><br /> Wenn Sie Ihr Dokument einem </font></font><font face="Arial">'''<font size="3">Projekt</font>'''</font><font face="Arial"><font size="3"> zuordnen wollen, wählen Sie im untersten Feld die entsprechende Nummer aus. <br /><br /> Sichern Sie nun mit </font></font><font face="Arial">'''<font size="3">[F2]</font>'''</font><font face="Arial"><font size="3">, Ihr Dokument wird jetzt geöffnet. <br /><br /> Diese Übersicht wird ebenfalls benutzt, um </font></font><font face="Arial"><font size="3"></font></font><font face="Arial"><font size="3"></font></font><font face="Arial"><font size="3"> zu erstellen.<br /><br /></font></font>[[Category:hilfe]]
[[Datei:Dms.png]]
----
 
[[Spezial:Beiträge/Auto import|Auto import]] 16:21, 5. Jul. 2011 (CEST)
Diese Funktion gibt Ihnen die Möglichkeit, beliebig viele Dokumente, wie z.B. Mietverträge, Beschwerden, Telefonanfragen, etc. zu einem Datensatz hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen.<br />
Sie können beliebige Dateien in OBS importieren. Dabei können diese den meisten OBS Vorgängen und z.B. Artikeln, Projekten oder Personen zugeordnet werden. Das Infosystem kann in OBS mit {{F8}} aufgerufen werden. 
 
Das IMS ist standardmäßig in OBS aktiviert, kann aber über den [[OBS/Stammdaten/Programmparameter|Programmparameter]] 0904 deaktiviert werden.
==Liste==
Jedes Dokument oder Info wird in der Liste durch folgende Spalten beschrieben:  
*Datum - Anlagedatum
*Info - Text der Info oder Titel des Dokumentes
*SB - Der hinterlegte Sachbearbeiter
*Projekt - Zugeordnetes Projekt
*Typ - Art des Dokumentes (z.B. Word, Excel, Mail,etc.)
*Status - aktueller Info Status (z.B. offen, geschlossen, etc.)
*Info-Typ - Ausgewählter Info-Typ
 
==Tasten und Schaltflächen==
 
===F2 Filter===
Mit {{F2}} können Sie die Filtereinstellungen öffnen.
 
[[Datei:Dmsfilter.png]]
 
Ist ein Eintrag im Volltext vorhanden, werden '''alle''' Dokumente von OBS herangezogen.<br/>
Es wird dabei auch der '''Inhalt''' der Dokumente berücksichtigt (DOC,XLS,TXT,HTML,....)<br/>
Dabei wird der Dokumenten-Level aus OBS in der Liste berücksichtigt.
 
Ist der Programm-Parameter '''868''' (F8 Info nur für definierte Benutzer) aktiv, so wird das Dokument angezeigt, aber kann nicht geöffnet werden!
 
===F7 Import / Export===
Mit {{F7}} können Sie ein Dokument importieren (ein bereits vorhandenes Dokument in Ihr OBS integrieren) oder exportieren (Sie können Ihr Dokument noch mal speziell auf Ihrem PC sichern)  
 
===F8 Dokument===
Wenn Sie ein ausgewähltes Dokument bearbeiten wollen, betätigen Sie {{F8}}. OBS ruft dann das Programm auf, welches von Ihnen als Standardprogramm für den entsprechenden Dateityp gewählt wurde. So werden z.B. Word-Dokumente Standardmäßig mit MS Word geöffnet. <br />
 
====Libre Office====
Es ist möglich die Dokumente auch standardmäßig mit Libre Office zu öffnen. <br/>
Im folgendem Video wird Ihnen erklärt, welche Einstellungen Sie in OBS vornehmen müssen, um Dokumente standardmäßig mit Libre Office zu öffnen. <br/>
[[File:LibreOffice_v2.mp4|720px]]
 
===EINFG===
Mit {{Einfg}} können Sie ein neues Dokument anlegen
 
==Eingabemaske==
 
[[Datei:Dmsedit.png]]
 
In der Eingabemaske stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:  
*Typ - Wählen Sie hier den Info Typ aus. Dieser kann auch mit [[OBS/Weitere Stammdaten/Weitere Stammdaten: Informationsvorlagen|Informationsvorlagen]] verknüpft werden.
*Sachbearbeiter
*Datum Anlage - wird automatisch vorbelegt
*Datum Termin - Wichtig falls die Aufgabe mit einem Termin verknüpft ist
*Info - Der Infotext oder der Titel des Dokuments
*Art des Dokumentes
*Vorlage - Je nach Art des Dokumentes können Vorlagen hinterlegt werden. Für Word-Dokumente gibt es [[OBS/Häufig gestellte Fragen/Wie kann man in Word Dokument-Vorlagen erstellen, die mit den Daten aus OBS gefüllt werden?|hier]] eine Anleitung dazu.
*Zuordnung - Zeigt an ob die Info z.B. einem Angebot zugeordnet wurde. Direkt darunter befindet sich die jeweilige Zuordnung
*Projekt - Zuordnung zu einem Projekt
*Ansprechpartner
*Vertreter
*Anrufzeit
*Dauer
*Telefonnummer
 
==Word/Excel/Libre Office Dokument-Vorlagen mit Textmarken erstellen==
Es gibt in OBS die Möglichkeit Dokument-Vorlagen zu erstellen, die beim Öffnen mit Daten aus OBS gefüllt werden. Hierzu können verschiedene Textmarken verwendet werden. Dies funktioniert sowohl für Microsoft Word als auch für Libre Office.
 
Mit der {{F8}}-Taste können Sie einer Person, einem Artikel, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Bestellung, Reparaturauftrag oder einer Einkaufsrechnung Dokumente hinterlegen. Wenn Sie ein neues Dokument anlegen, besteht die Möglichkeit eine Vorlage auszuwählen.<br />
Sie können für OBS selber eine Dokumentvorlagen erstellen und diese im Verzeichnis <u>Obs\data\dokumente\Vorlagen\VORLAGENDEFINITIONSNUMMER\</u>speichern. Beachten Sie hierzu bitte die Anleitung der [[OBS/Stammdaten/Weitere Stammdaten/Dokumentenvorlagen|Dokumentenvorlagen Definitionsgruppen]]. <br/>
 
 
Bei Word-Dokumenten gibt es noch eine Besonderheit; Sie können Ihre Daten aus OBS automatisch in diese Vorlage exportieren lassen. So können Sie z.B. eine Briefvorlage erstellen, in die die Anschrift Ihres Kunden, an den Sie den Brief schreiben, eingefügt wird.
 
===Erstellen der Vorlage===
Öffnen Sie ein neues Word-Dokument. In der Menüleiste finden Sie unter '''"Einfügen"''' den Unterpunkt '''"Textmarke"'''. Diese Textmarken müssen bestimmte Namen haben, damit Sie mit den Daten aus OBS gefüllt werden können: <br/>
 
Folgende Textmarken können mit Daten des '''Personenstamms''' ersetzt werden:<br/>
{| class="wikitable"
|-
!Daten aus OBS !! Bezeichnung der Textmarke
|-
| Kundennummer || NUMMER
|-
| Anrede (z.B. Herr, Frau, Firma) || ANREDE
|-
| Name || NAME
|-
| Vorname || VORNAME
|-
| erster Zusatz || ZUSATZ1
|-
| zweiter Zusatz || ZUSATZ2
|-
| Straßenname || STRASSE
|-
| Postfach || POSTFACH
|-
| Postleitzahl || PLZ
|-
|Ort || ORT
|-
| Telefonnummer || TELEFON
|-
| Faxnummer || TELEFAX
|-
| E-Mail Adresse || EMAIL
|-
| Internet-Adresse || INTERNET
|-
| Brief Anrede, welcher der Person hinterlegt ist (z.B. Sehr geehrte Damen und Herren) || PSBRIEF
|-
| Rechnungskreis, welcher der Person hinterlegt ist || PSRECHKREIS
|-
| Preisgruppe, welcher der Person hinterlegt ist || PSRABGR
|-
| Zahlungsbedingung, welcher der Person hinterlegt ist || PSZAHLBED
|-
| Letzter Umsatz der Person  || PSLTZUMSA
|-
|Die dem Dokument hinterlegte Bezeichnung || DOKBEZ
|-
| Das dem Dokument hinterlegte Datum || DOKDATE
|-
| Der dem Dokument hinterlegte Ansprechpartner der angeschriebenen Firma || DOKANSP
|-
| Der dem Dokument hinterlegte Sachbearbeiter der eigenen Firma (Verfasser des Dokumentes) || DOKSACHBEARB
|-
| Gesamte Anschrift (Anrede, Vorname, Name, Zusatz 1&2, Strasse, PLZ und Ort) || ANSCHRIFT
|-
| Datum in Langformat(09. September 2012) || DOKDATELANG
|-
| Interne Kundennummer || INTKDNR
|-
| Vorgangsnummer (bei Aufträgen, Angeboten, Lieferscheinen, etc...) || LFDNR
|-
| IBAN der Person || IBAN
|-
| BIC der Person || BIC
|-
| Eingetragener Kontoinhaber der Person || KONTOINHABER
|-
|Bankverbindung
|BANKVERBIND
|-
| Mandatsreferenz für den Bankeinzug der Person || MANDATSREFERENZ
|}
 
Nur bei Reparaturaufträgen für das '''Gerät''':
{| class="wikitable"
|-
!Daten aus OBS !! Bezeichnung der Textmarke
|-
| Bezeichnung 1 || GBEZ1
|-
| Bezeichnung 2 || GBEZ2
|-
| Artikelnummer || GARTNR
|-
| Seriennummer || GSERNR
|-
| Geräteort || GORT
|-
| Geräteort 2 || G2ORT
|-
| PLZ Versandanschrift || VPLZ
|-
| Ort Versandanschrift || VORT
|-
| Waageart des Geräts || WAAGENART
|-
| Gerätetyp || WAAGENTYP
|-
| QS-Nrüfnummer || QSNR
|-
| Anlagennummer|| ANLAGENNR
|-
| Eichzähler || EICHZAEHLER
|-
| Prüfscheinklasse || PRUEFKL
|-
| Prüfscheinnr || PRUEFNR
|-
| Prüfschein-Gültigdatum || PRUEFDAT
|}
 
Nur bei '''Verträgen''':
{| class="wikitable"
|-
!Daten aus OBS !! Bezeichnung der Textmarke
|-
| Mandatsreferenz für den Einzug der Vertragspauschale || MANDATSREFERENZ
|-
| Vertragsdatum || VERTRAGSSTART
|-
| Vertragsnummer || VERTRAGSNR
|-
| Inhalt des Feldes 'Text Pauschale' || VERTRAGSPAUSCHALTEXT
|-
| Inhalt des Feldes 'Zahlbar' (monatlich, vierteljährlich,...) || VERTRAGSZAHLBAR
|-
|Vertrags-Nr. Leasing
|VERTRAGSNRLEASING
|-
|Leasing-Gesellschaft
|VERTRAGSLEASGES
|-
|Externe Vertragsnummer
|VERTRAGSNREXTERN
|-
|Vertragsbezeichnung
|VERTRAGSBEZ
|-
|Laufzeit/Mon.
|VERTRAGSLAUFZEIT
|-
|Vertragsgesamtpauschale
|VERTRAGSPAUSCHALE
|-
|Vertragsmiete
|VERTRAGSMIETE
|-
|Vertragswartung
|VERTRAGSWARTUNG
|-
|Vertragzusatzkosten
|VERTRAGSZUSATZKOSTEN
|-
|Summe-VK
|VERTRAGSSUMMEVK
|-
|Anzahl bis Schwarz
|VERTRAGSANZBISSW
|-
|Preis ab Schwarz
|VERTRAGSPREISABSW
|-
|Anzahl bis Scan
|VERTRAGSANZBISSCAN
|-
|Preis ab Scan
|VERTRAGSPREISABSCAN
|-
|Anzahl bis Farbe
|ANZBISFARBE
|-
|Preis ab Farbe
|PREISABFARBE
|}
 
Nur bei '''Artikeln''':
{| class="wikitable"
|-
!Daten aus OBS !! Bezeichnung der Textmarke
|-
| Bezeichnung 1 || BEZ1
|-
| Bezeichnung 2 || BEZ2
|-
| Artikelnummer || ARTNR
|-
| Verkaufspreis || VK
|-
| Brutto Verkaufspreis || BRUTTOVK
|-
| Einkaufspreis || EK
|-
| Langtext || LANGTEXT
|}
 
Sie können diese Daten auch mehrmals einfügen, wenn Sie z.B. den Namen in der Anschrift und in der Anrede einfügen wollen, nennen Sie die Textmarken NAME1 und NAME2.
 
==Diverse Einstellungen==
 
=== Anzeige von hinterlegten Infos in Listen ===
Um in Listen sichtbar zu machen, hinter welchen Datensätzen sich Infos befinden kann eine Hervorhebung aktiviert werden. Hierbei werden Datensätze mit hinterlegter Info '''fett''' dargestellt.
 
Über den  [[OBS/Stammdaten/Programmparameter|Programmparameter]] '''0699 - Personen mit hinterlegten Infos hervorheben''' kann dies für Personen aktiviert werden.
 
Über den  [[OBS/Stammdaten/Programmparameter|Programmparameter]] '''0731 - Infos hinter welchen Vorgängen zeigen''' kann dies pro Vorgangstyp aktiviert werden.
 
===Dokumente automatisch beim Ausdruck als Info hinterlegen===
Es gibt die Möglichkeit Dokumente automatisch als PDF bei dem jeweiligen Vorgang hinterlegen zu lassen. Hier müssen Sie beim [[OBS/Stammdaten/Programmparameter|Programmparameter]] '''284 - Sollen Dokumente beim Drucken gespeichert werden''' einstellen, für welche Dokumente dies erfolgen soll. Sollen Rechnungen hinterlegt werden müssten Sie z.B. im Feld ''Text'' des Programmparameters ''RE'' eintragen.
===Infos bei Vorgängen übernehmen===
Es gibt die Möglichkeit Informationen, die bei Vorgängen hinterlegt sind, automatisch auf andere Vorgänge zu übernehmen. Wenn also z.B. ein Angebot auf einen Auftrag übernommen wird, können die Infos des Angebots auch beim Auftrag unter {{F8}} eingesehen werden. Diese Einstellung kann über den [[OBS/Stammdaten/Programmparameter|Programmparameter]] '''695 - Infos aus vorhergehenden Vorgängen übernehmen''' aktiviert werden.
 
= Häufig gestellte Fragen (FAQ) =
 
== Word öffnet sich nicht beim Anlegen Info mit einer Wordvorlage ==
Wenn sich Microsoft Word nicht sicher ist, ob ein zu öffnendes Dokument vertrauenswürdig ist, wechselt das Programm beim Laden der Datei in die ''geschützte Ansicht''. In diesem Modus schaltet Word alle Makros ab, damit der PC nicht durch möglichen im Textdokument enthaltenen Schadcode infiziert werden kann. Im Adminprotokoll könnte die Fehlermeldung "''Makrospeicher konnte nicht geöffnet'' ''werden"'' angezeigt werden.
 
=== 1. Lösungsansatz: Berechtigungen ===
Als Erstes sollten Sie prüfen ob die Berechtigungen innerhalb Ihres Netzwerkes korrekt sind. Je nachdem wie die Word-Vorlage angelegt wurde kann es sein, dass bei dieser nicht die korrekten Berechtigungen eingestellt sind. Wenden Sie sich hierzu an Ihren IT-Systemadministrator. Führen Sie auch die Funktion [[OBS/System/Benutzer#V%20-%20Verzeichnis%20Rechte%20Pr%C3%BCfen|Verzeichnis Rechte Prüfen]] um zu schauen ob Sie über die nötigen Schreibrechte verfügen um neue Dokumnte in OBS anzulegen.
 
=== 2. Lösungsansatz: Dateiendung ===
Sollten Dateien mit der Endung *.doc von dem Problem betroffen sein, kann das erneute Abspeichern im neueren Format *.doc'''x''' mit einer aktuellen Ausgabe von Word die Lösung sein.
 
=== 3. Lösungansatz. Geschütze Ansicht deaktivieren ===
Um die geschützte Ansicht auszuschalten gehen Sie wie folgt vor:  
 
Starten Sie Word und wählen Sie  '''Datei → Optionen'''. Danach auf der linken Seite in den Bereich '''Sicherheitscenter''' wechseln und dort rechts auf '''Einstellungen für das Sicherheitscenter''' klicken. In der Spalte links nun zum Abschnitt '''Geschützte Ansicht''' schalten. Auf der rechten Seite lässt sich die geschützte Ansicht einzeln für heruntergeladene Dateien, Dateien in unsicheren Orten und E-Mail-Anlagen ein- oder ausschalten. Änderungen nun durch einen Klick auf OK bestätigen.
 
Eventuell könnten Sie auch im Abschnitt '''Zugriffsschutzeinstellungen''' die passenden Dateitypen bei Öffnen demarkieren, falls diese markiert sind.
 
Beachten Sie bitte, dass die einzelnen Schritte können je nach Word-Version abweichen können.
 
[[Category:html]]

Aktuelle Version vom 10. Juni 2024, 10:27 Uhr

Informations-Management-System (IMS)

Dms.png

Diese Funktion gibt Ihnen die Möglichkeit, beliebig viele Dokumente, wie z.B. Mietverträge, Beschwerden, Telefonanfragen, etc. zu einem Datensatz hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen.
Sie können beliebige Dateien in OBS importieren. Dabei können diese den meisten OBS Vorgängen und z.B. Artikeln, Projekten oder Personen zugeordnet werden. Das Infosystem kann in OBS mit F8 aufgerufen werden.

Das IMS ist standardmäßig in OBS aktiviert, kann aber über den Programmparameter 0904 deaktiviert werden.

Liste

Jedes Dokument oder Info wird in der Liste durch folgende Spalten beschrieben:

  • Datum - Anlagedatum
  • Info - Text der Info oder Titel des Dokumentes
  • SB - Der hinterlegte Sachbearbeiter
  • Projekt - Zugeordnetes Projekt
  • Typ - Art des Dokumentes (z.B. Word, Excel, Mail,etc.)
  • Status - aktueller Info Status (z.B. offen, geschlossen, etc.)
  • Info-Typ - Ausgewählter Info-Typ

Tasten und Schaltflächen

F2 Filter

Mit F2 können Sie die Filtereinstellungen öffnen.

Dmsfilter.png

Ist ein Eintrag im Volltext vorhanden, werden alle Dokumente von OBS herangezogen.
Es wird dabei auch der Inhalt der Dokumente berücksichtigt (DOC,XLS,TXT,HTML,....)
Dabei wird der Dokumenten-Level aus OBS in der Liste berücksichtigt.

Ist der Programm-Parameter 868 (F8 Info nur für definierte Benutzer) aktiv, so wird das Dokument angezeigt, aber kann nicht geöffnet werden!

F7 Import / Export

Mit F7 können Sie ein Dokument importieren (ein bereits vorhandenes Dokument in Ihr OBS integrieren) oder exportieren (Sie können Ihr Dokument noch mal speziell auf Ihrem PC sichern)

F8 Dokument

Wenn Sie ein ausgewähltes Dokument bearbeiten wollen, betätigen Sie F8. OBS ruft dann das Programm auf, welches von Ihnen als Standardprogramm für den entsprechenden Dateityp gewählt wurde. So werden z.B. Word-Dokumente Standardmäßig mit MS Word geöffnet.

Libre Office

Es ist möglich die Dokumente auch standardmäßig mit Libre Office zu öffnen.
Im folgendem Video wird Ihnen erklärt, welche Einstellungen Sie in OBS vornehmen müssen, um Dokumente standardmäßig mit Libre Office zu öffnen.

EINFG

Mit Einfg können Sie ein neues Dokument anlegen

Eingabemaske

Dmsedit.png

In der Eingabemaske stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

  • Typ - Wählen Sie hier den Info Typ aus. Dieser kann auch mit Informationsvorlagen verknüpft werden.
  • Sachbearbeiter
  • Datum Anlage - wird automatisch vorbelegt
  • Datum Termin - Wichtig falls die Aufgabe mit einem Termin verknüpft ist
  • Info - Der Infotext oder der Titel des Dokuments
  • Art des Dokumentes
  • Vorlage - Je nach Art des Dokumentes können Vorlagen hinterlegt werden. Für Word-Dokumente gibt es hier eine Anleitung dazu.
  • Zuordnung - Zeigt an ob die Info z.B. einem Angebot zugeordnet wurde. Direkt darunter befindet sich die jeweilige Zuordnung
  • Projekt - Zuordnung zu einem Projekt
  • Ansprechpartner
  • Vertreter
  • Anrufzeit
  • Dauer
  • Telefonnummer

Word/Excel/Libre Office Dokument-Vorlagen mit Textmarken erstellen

Es gibt in OBS die Möglichkeit Dokument-Vorlagen zu erstellen, die beim Öffnen mit Daten aus OBS gefüllt werden. Hierzu können verschiedene Textmarken verwendet werden. Dies funktioniert sowohl für Microsoft Word als auch für Libre Office.

Mit der F8-Taste können Sie einer Person, einem Artikel, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Bestellung, Reparaturauftrag oder einer Einkaufsrechnung Dokumente hinterlegen. Wenn Sie ein neues Dokument anlegen, besteht die Möglichkeit eine Vorlage auszuwählen.
Sie können für OBS selber eine Dokumentvorlagen erstellen und diese im Verzeichnis Obs\data\dokumente\Vorlagen\VORLAGENDEFINITIONSNUMMER\speichern. Beachten Sie hierzu bitte die Anleitung der Dokumentenvorlagen Definitionsgruppen.


Bei Word-Dokumenten gibt es noch eine Besonderheit; Sie können Ihre Daten aus OBS automatisch in diese Vorlage exportieren lassen. So können Sie z.B. eine Briefvorlage erstellen, in die die Anschrift Ihres Kunden, an den Sie den Brief schreiben, eingefügt wird.

Erstellen der Vorlage

Öffnen Sie ein neues Word-Dokument. In der Menüleiste finden Sie unter "Einfügen" den Unterpunkt "Textmarke". Diese Textmarken müssen bestimmte Namen haben, damit Sie mit den Daten aus OBS gefüllt werden können:

Folgende Textmarken können mit Daten des Personenstamms ersetzt werden:

Daten aus OBS Bezeichnung der Textmarke
Kundennummer NUMMER
Anrede (z.B. Herr, Frau, Firma) ANREDE
Name NAME
Vorname VORNAME
erster Zusatz ZUSATZ1
zweiter Zusatz ZUSATZ2
Straßenname STRASSE
Postfach POSTFACH
Postleitzahl PLZ
Ort ORT
Telefonnummer TELEFON
Faxnummer TELEFAX
E-Mail Adresse EMAIL
Internet-Adresse INTERNET
Brief Anrede, welcher der Person hinterlegt ist (z.B. Sehr geehrte Damen und Herren) PSBRIEF
Rechnungskreis, welcher der Person hinterlegt ist PSRECHKREIS
Preisgruppe, welcher der Person hinterlegt ist PSRABGR
Zahlungsbedingung, welcher der Person hinterlegt ist PSZAHLBED
Letzter Umsatz der Person PSLTZUMSA
Die dem Dokument hinterlegte Bezeichnung DOKBEZ
Das dem Dokument hinterlegte Datum DOKDATE
Der dem Dokument hinterlegte Ansprechpartner der angeschriebenen Firma DOKANSP
Der dem Dokument hinterlegte Sachbearbeiter der eigenen Firma (Verfasser des Dokumentes) DOKSACHBEARB
Gesamte Anschrift (Anrede, Vorname, Name, Zusatz 1&2, Strasse, PLZ und Ort) ANSCHRIFT
Datum in Langformat(09. September 2012) DOKDATELANG
Interne Kundennummer INTKDNR
Vorgangsnummer (bei Aufträgen, Angeboten, Lieferscheinen, etc...) LFDNR
IBAN der Person IBAN
BIC der Person BIC
Eingetragener Kontoinhaber der Person KONTOINHABER
Bankverbindung BANKVERBIND
Mandatsreferenz für den Bankeinzug der Person MANDATSREFERENZ

Nur bei Reparaturaufträgen für das Gerät:

Daten aus OBS Bezeichnung der Textmarke
Bezeichnung 1 GBEZ1
Bezeichnung 2 GBEZ2
Artikelnummer GARTNR
Seriennummer GSERNR
Geräteort GORT
Geräteort 2 G2ORT
PLZ Versandanschrift VPLZ
Ort Versandanschrift VORT
Waageart des Geräts WAAGENART
Gerätetyp WAAGENTYP
QS-Nrüfnummer QSNR
Anlagennummer ANLAGENNR
Eichzähler EICHZAEHLER
Prüfscheinklasse PRUEFKL
Prüfscheinnr PRUEFNR
Prüfschein-Gültigdatum PRUEFDAT

Nur bei Verträgen:

Daten aus OBS Bezeichnung der Textmarke
Mandatsreferenz für den Einzug der Vertragspauschale MANDATSREFERENZ
Vertragsdatum VERTRAGSSTART
Vertragsnummer VERTRAGSNR
Inhalt des Feldes 'Text Pauschale' VERTRAGSPAUSCHALTEXT
Inhalt des Feldes 'Zahlbar' (monatlich, vierteljährlich,...) VERTRAGSZAHLBAR
Vertrags-Nr. Leasing VERTRAGSNRLEASING
Leasing-Gesellschaft VERTRAGSLEASGES
Externe Vertragsnummer VERTRAGSNREXTERN
Vertragsbezeichnung VERTRAGSBEZ
Laufzeit/Mon. VERTRAGSLAUFZEIT
Vertragsgesamtpauschale VERTRAGSPAUSCHALE
Vertragsmiete VERTRAGSMIETE
Vertragswartung VERTRAGSWARTUNG
Vertragzusatzkosten VERTRAGSZUSATZKOSTEN
Summe-VK VERTRAGSSUMMEVK
Anzahl bis Schwarz VERTRAGSANZBISSW
Preis ab Schwarz VERTRAGSPREISABSW
Anzahl bis Scan VERTRAGSANZBISSCAN
Preis ab Scan VERTRAGSPREISABSCAN
Anzahl bis Farbe ANZBISFARBE
Preis ab Farbe PREISABFARBE

Nur bei Artikeln:

Daten aus OBS Bezeichnung der Textmarke
Bezeichnung 1 BEZ1
Bezeichnung 2 BEZ2
Artikelnummer ARTNR
Verkaufspreis VK
Brutto Verkaufspreis BRUTTOVK
Einkaufspreis EK
Langtext LANGTEXT

Sie können diese Daten auch mehrmals einfügen, wenn Sie z.B. den Namen in der Anschrift und in der Anrede einfügen wollen, nennen Sie die Textmarken NAME1 und NAME2.

Diverse Einstellungen

Anzeige von hinterlegten Infos in Listen

Um in Listen sichtbar zu machen, hinter welchen Datensätzen sich Infos befinden kann eine Hervorhebung aktiviert werden. Hierbei werden Datensätze mit hinterlegter Info fett dargestellt.

Über den Programmparameter 0699 - Personen mit hinterlegten Infos hervorheben kann dies für Personen aktiviert werden.

Über den Programmparameter 0731 - Infos hinter welchen Vorgängen zeigen kann dies pro Vorgangstyp aktiviert werden.

Dokumente automatisch beim Ausdruck als Info hinterlegen

Es gibt die Möglichkeit Dokumente automatisch als PDF bei dem jeweiligen Vorgang hinterlegen zu lassen. Hier müssen Sie beim Programmparameter 284 - Sollen Dokumente beim Drucken gespeichert werden einstellen, für welche Dokumente dies erfolgen soll. Sollen Rechnungen hinterlegt werden müssten Sie z.B. im Feld Text des Programmparameters RE eintragen.

Infos bei Vorgängen übernehmen

Es gibt die Möglichkeit Informationen, die bei Vorgängen hinterlegt sind, automatisch auf andere Vorgänge zu übernehmen. Wenn also z.B. ein Angebot auf einen Auftrag übernommen wird, können die Infos des Angebots auch beim Auftrag unter F8 eingesehen werden. Diese Einstellung kann über den Programmparameter 695 - Infos aus vorhergehenden Vorgängen übernehmen aktiviert werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Word öffnet sich nicht beim Anlegen Info mit einer Wordvorlage

Wenn sich Microsoft Word nicht sicher ist, ob ein zu öffnendes Dokument vertrauenswürdig ist, wechselt das Programm beim Laden der Datei in die geschützte Ansicht. In diesem Modus schaltet Word alle Makros ab, damit der PC nicht durch möglichen im Textdokument enthaltenen Schadcode infiziert werden kann. Im Adminprotokoll könnte die Fehlermeldung "Makrospeicher konnte nicht geöffnet werden" angezeigt werden.

1. Lösungsansatz: Berechtigungen

Als Erstes sollten Sie prüfen ob die Berechtigungen innerhalb Ihres Netzwerkes korrekt sind. Je nachdem wie die Word-Vorlage angelegt wurde kann es sein, dass bei dieser nicht die korrekten Berechtigungen eingestellt sind. Wenden Sie sich hierzu an Ihren IT-Systemadministrator. Führen Sie auch die Funktion Verzeichnis Rechte Prüfen um zu schauen ob Sie über die nötigen Schreibrechte verfügen um neue Dokumnte in OBS anzulegen.

2. Lösungsansatz: Dateiendung

Sollten Dateien mit der Endung *.doc von dem Problem betroffen sein, kann das erneute Abspeichern im neueren Format *.docx mit einer aktuellen Ausgabe von Word die Lösung sein.

3. Lösungansatz. Geschütze Ansicht deaktivieren

Um die geschützte Ansicht auszuschalten gehen Sie wie folgt vor:

Starten Sie Word und wählen Sie Datei → Optionen. Danach auf der linken Seite in den Bereich Sicherheitscenter wechseln und dort rechts auf Einstellungen für das Sicherheitscenter klicken. In der Spalte links nun zum Abschnitt Geschützte Ansicht schalten. Auf der rechten Seite lässt sich die geschützte Ansicht einzeln für heruntergeladene Dateien, Dateien in unsicheren Orten und E-Mail-Anlagen ein- oder ausschalten. Änderungen nun durch einen Klick auf OK bestätigen.

Eventuell könnten Sie auch im Abschnitt Zugriffsschutzeinstellungen die passenden Dateitypen bei Öffnen demarkieren, falls diese markiert sind.

Beachten Sie bitte, dass die einzelnen Schritte können je nach Word-Version abweichen können.

Abgerufen von „http:///index.php?title=OBS/Kostenfreie_Module/Informations-Management-System_(IMS)&oldid=63018“