OBS/Kostenfreie Module/Informations-Management-System (IMS)

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Informations-Management-System (IMS)

Diese Funktion gibt Ihnen die Möglichkeit beliebig viele Dokumente, wie z.B. Mietverträge, Beschwerden, Telefonanfragen, etc. zu einem Datensatz hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen.
Als Dokumentart stehen die Interne Datenverarbeitung, MS Word, MS Exel und eine eigene E-Mail Verwaltung zur Verfügung. Alle Dokumente können ebefalls zusätzlich einem Projekt zugeornet werden und sind damit über die Projektverwaltung einfach auffindbar. Jedes Dokument wird in einer Zeile durch folgende Spalten beschrieben:

  • Datum
  • Bezeichnung
  • Ansprechpartner
  • Sachbearbeiter (SB)
  • Projekt
  • und Art.

Mit F7 Import / Export können Sie ein Word-Dokument importieren (d.h. ein bereits vorhandenes Dokument in Ihr OBS integrieren) und exportieren (d.h. Sie können Ihr Word-Dokument noch mal speziell auf Ihrem PC sichern) Wenn Sie ein ausgewähltes Dokument bearbeiten wollen, betätigen Sie F8 Dokument. 
Mit Einfg können Sie ein neues Dokument anlegen, in der Eingabemaske stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung: 
Das Datum wird von OBS automatisch gesetzt, Sie können aber auch ein anderes angeben. 
Geben Sie Ihrem Dokument eine Bezeichnung. Diese ist dann später auch in der Liste zu sehen, so dass Sie Ihre Dokumente immer zuordnen können. 
Im Feld Art des Dokuments können Sie zwischen "interne Datenverarbeitung, MS-Word, MS-Excel und E-Mail" wählen. 
Im Feld Vorlage stehen Ihnen bei MS-Word und MS-Excel verschiedene Dokumentvorlagen zur Verfügung. In den folgenden beiden Feldern können Sie einen "Sachbearbeiter" auswählen und zusätzlich noch einen "Ansprechpartner" eintragen.
Wenn Sie Ihr Dokument einem Projekt zuordnen wollen, wählen Sie im untersten Feld die entsprechende Nummer aus. 
Sichern Sie nun mit F2 , Ihr Dokument wird jetzt geöffnet. 
Diese Übersicht wird ebenfalls benutzt, um Informationsvorlagen zu erstellen.

Auto import 15:35, 25. Aug. 2011 (CEST)

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