OBS/FIBU/Jahreswechsel

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Jahreswechsel

Der Jahreswechsel kann nur nach Abschluss aller Monate des Geschäftsjahres erfolgen. Bei der Wahl dieses Menüpunktes wird die gesamte Buchhaltung in ein Verzeichnis kopiert, um auf diese Daten über den Menüpunkt "Konten Vorjahr" zurückgreifen zu können. Zudem werden das Journal und die Kontenbewegungen für das aktuelle Jahr gelöscht. Schließlich werden die aktuellen Salden der mit dem Übernahmekennzeichen "J" in das Feld "EB-SALDO" übertragen. Zudem vergewissern Sie sich, dass Sie in der ersten Buchungsperiode des neuen Jahres stehen, bevor Sie im neuen Geschäftsjahr Buchungsvorgänge erfassen.

Durchführung des Jahreswechsels

• Zunächst sollten Sie prüfen, ob der Faktura-Jahreswechsel durchgeführt worden ist. Ihre aktuelle Faktura-Periode und -Jahr können Sie in der Liste der Erlöskonten sehen.
  Sollte der Jahreswechsel noch nicht durchgeführt worden sein, wählen Sie den Punkt [Auftragsbearbeitung → O Monatswechsel] auf um die Perioden zu schließen. Der Jahreswechsel der Faktura erfolgt automatisch, wenn Sie die im Programmparameter 404 eingestellte Periode abschließen.
• Überprüfen Sie nun unter [FIBU → H Mandanten] im entsprechenden Mandaten alle Perioden (bis auf die 12. und 13.) abgeschlossen sind. Eine abgeschlossene Periode wird auf der Maske des Mandaten durch ein * hinter der jeweiligen Periode gekennzeichnet. Sollte es Perioden geben, die noch nicht abgeschlossen worden sind, führen Sie für die jeweiligen Perioden einen Monatswechsel durch.
• Sind die oben genannten Schritte abgeschlossen können Sie den Punkt [FIBU → O Jahreswechsel] ausführen, woraufhin der Jahreswechsel beginnt.

Rechtliches

Elektronische Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist – in der Regel also zehn Jahre lang – jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.

OBS behält die Daten von 9 Jahren + das aktuelle Jahr in der aktuellen Datenbank. Aus diesem Grund sollte jedes Jahr ein OBS-Backup zum Jahresende erstellt werden. Dieses sollte alle Datenbanken + das OBS-Verzeichnis beinhalten.
Die FIBU Daten werden immer in einer gesonderten Vorjahres-Datenbank gesichert und können in OBS aufgerufen werden: Fibu -> Vorjahre

Hinweis für Administratoren

Über dem Programmparameter 404 "Jahreswechsel Faktura im Monat" kann eingestellt werden, wann im Monatswechsel automatisch der Faktura Jahreswechsel durchgeführt werden soll.

In dem oben gezeigten Beispiel ist der Beginn, in der Faktura, das neue Jahr am 01.04.####.

Die Periode des Faktura Monatwechsel wird in den Konstanten (XKONST) im Feld "k_monwechsel" bei dem dazugehörigen Mandanten gespeichert.

Wird in der Faktura ein Monatswechsel durchgeführt und der Wert ist der gleiche wie im Programmparameter 404, in unserem Beispiel März = 3, wird der Faktura Jahreswechsel durchgeführt. Dann werden Quartal- und Jahresumsätze neu berechnet. Dabei werden für Erlöskonten, Warengruppen, Artikel und Personen die Umsätze neu berechnen.

Wenn der Faktura Jahreswechel durchgeführt wurde, wird in der Tabelle "XDATA" folgendes Flag gesetzt:

 
B_WritexData(oDBAkt, 
            'FAKTURAJAHRESWECHSEL', 
            'INIT'+cManNr, 
            'START', 
            'JA');

Wird der Fibu Jahreswechsel durchgeführt und das "FAKTURJAHRESWECHSEL"-Flag steht auf START=JA, kann der Jahreswechsel in der FIBU durchgeführt werden.

FIBU

In der Tabelle der Mandanten wird die aktuelle Periode im Feld "m_perakt", der Jahreswechsel im Feld "m_jwechsel" und beim Monatswechsel wird die abgeschlossenen Periode in "m_periode" gespeichert.
Beim Jahreswechsel wird der Wert im Feld "m_periode" gelöscht und das Flag "FAKTURJAHRESWECHSEL" START = NEIN gesetzt. br/>

Es wird eine neue Datenbank mit FIBU-Vorjahreswerten angelegt und alle Kontenbewegungen werden in Vorjahr kopiert. (Konten, Journal, Gegenkonten, Währungen, Steuersätze, etc.)

Beim FIBU Jahreswechsel werden folgende Werte zurückgesetzt:
EB-Salden werden auf Null gesetzt. (Übernahme EB-Saldo wird berücksichtigt)

In der Tabelle der Mandaten werden folgende Felder im aktuellen Jahr mit diesen Werten gesetzt:

 
m_journr   = 0
m_periode  = ''
m_peraktnr = ''
m_aktjahr  = 1
m_peraktnr = ''

Im Vorjahr wird "m_blink" auf "J" gesetzt.