Informationen/Wachstumschancengesetz

Elektronische Rechnung in OBS

Einbindung

OBS unterstützt die Möglichkeit der Erstellung und des Empfang von Elektronischen Rechnungen.

Gehäuft bekommen wir Anfragen hinsichtlich der Möglichkeit der Erstellung und des Empfangs von Elektronischen Rechnungen. OBS unterstützt beide Möglichkeiten. Dies ist bzw. wird Pflicht und gilt ab 2025 für jeden Betrieb, der Rechnungen erstellt oder empfängt.

In OBS kann pro Kunde definiert werden, ob automatisch zur Rechnungs-PDF eine Elektronische Rechnung als E-Mail- Anhang erzeugt wird. Man hat keinen Mehraufwand im OBS ERP-System! OBS unterstützt auch das Visuelle ZUGFerd format (PDF) in dem die XRechnung mit eingebettet ist. Dieses hat den Vorteil für den Kunden, dass er eine visuelle PDF Rechnung mit eingebetteten XRechnung-Daten bekommt. Das erleichtert dem Kunden den Umgang mit der XRechnung.

Wenn man von einem Lieferanten Elektronische Rechnungen bekommt, können diese automatisch als Einkaufsbeleg in OBS angelegt werden. Dort kann mit dem in OBS enthaltenen „OBS DMS Easy“ ein Abgleich zum eingescannten Einkaufslieferschein durchgeführt werden. Auch hier gibt es durch das OBS System weitreichende Unterstützung für den Anwender im Alltag.

Einzelheiten findet man im Wiki: https://wiki.bergau.de/OBS/Kostenpflichtige_Module/ZUGFeRD

OBS XRechnung/Zugferd ist ein sehr umfangreiches kosten- pflichtiges Modul und muss vom Support freigeschaltet werden.

Erläuterung

XRechnung ist ein Standard für elektronische Rechnungen (E- Rechnungen) in Deutschland, der speziell für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) sowie zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen entwickelt wurde. Der Standard zielt darauf ab, den Rechnungsstellungsprozess effizienter und sicherer zu gestalten. Hier sind die wichtigsten Punkte zur XRechnung:

Ziel und Zweck

• Standardisierung: XRechnung schafft einheitliche Standards für den elektronischen Rechnungsversand, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Softwarelösungen zu gewährleisten.

• Effizienzsteigerung: Automatisierung der Rechnungsverarbei- tung reduziert Fehler und beschleunigt die Abwicklung.

• Kostenersparnis: Durch den Wegfall von Papier- und Postversand werden Kosten gesenkt.

Vorteile der XRechnung

• Automatisierung: Nahtlose Integration in die Buchhaltungs- systeme ermöglicht automatische Verarbeitung und Buchung.

• Sicherheit: Minimierung von Fehlern und Manipulationsmöglichkeiten durch einen Standard Stand 2024 (Änderungen können noch vom Gesetzgeber erfolgen)

Wachstumschancengesetz

Allgemeines

Das "Wachstumschancengesetz" wurde vom deutschen Bundestag verabschiedet, um sowohl Impulse für verstärktes Wachstum, Innovationen und Investitionen zu setzen als auch Steuervereinfachungen für kleine und mittlere Unternehmen zu implementieren. Der Gesetzesentwurf zielt darauf ab, unerwünschte Steuergestaltungen zu unterbinden und das Vertrauen in den Staat zu stärken. Darüber hinaus bietet er Unternehmen die Möglichkeit, ihre Verlustverrechnung großzügiger zu gestalten, sodass etwaige Verluste aus einem Jahr mit Gewinnen aus einem längeren Zeitraum ausgeglichen werden können. Dies führt zu einer finanziellen Entlastung für Unternehmen, da sie somit weniger Steuern entrichten müssen.

Das Wachstumschanengesetz wurde am 22. März 2024 final verabschiedet, wobei einige Punkte des Entwurfs bestimmt und andere entweder abgelehnt oder ausgelagert worden sind. Die wichtigsten Änderungen sind unter anderem die Einführung einer degressiven Abschreibung auf Abnutzung für Wohngebäude, sowie für 9 Monate auch auf bewegliche Wirtschaftsgüter. Des Weiteren wurde der Verlustvortrag, befristet auf 4 Jahre, auf 70 Prozent angehoben. Außerdem wurde der Bürokratieaufwand für Kleinunternehmer deutlich verringert, da sie für das Steuerjahr 2024 erstmals keine Umsatzsteuererklärung einreichen müssen, werden sie nicht vom Finanzamt aufgefordert.

Zur E-Rechnung wurde beschlossen, dass ab 2025 eine Empfangspflicht im B2B Bereich besteht. Ab 2027 wird die Empfangspflicht auf die Versandpflicht ausgeweitet. Ab 2028 müssen auch Kleinunternehmen mit unter 800.000 Umsatz auf E-Rechnungen setzten. Ausgenommen sind private Rechungen, Rechnungen ins oder aus dem Ausland, Kleinbetragsrechnungen, sowie steuerfreie Leistungen.

Weitere Informationen und Beschlüsse finden sie hier.

Verwendung in OBS

Sie können bei uns kostenpflichtige Module für den Empfang und/oder den Versand von E-Rechnungen buchen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im OBS-Wiki unter:

ZUGFeRD

Aktueller Stand des Gesetzestexts

Aktueller Stand Wachstumschancengesetz für Empfänger einer Rechnung

Aktueller Stand Wachstumschancengesetz für Sender einer Rechnung

Ablauf der digitalen Abarbeitung von Eingangsrechnungen

Im Folgenden soll gezeigt werden, wie Eingnagsrechnungen digital abgearbeitet werden können.

Fangen wir erst einmal mit einer Übersichtsgrafik an, die einzelnen Punkte werden darunter ausführlich beschrieben:

Übersicht Abarbeitung digitaler Eingangrechnungen

Eingangsrechnung ZUGFeRD

Wie auch auf dieser Seite zu lesen (OBS/Kostenpflichtige Module/ZUGFeRD) kann OBS Zugferd-Dateien verarbeiten.

Da diese häufig per E-Mail kommen, wäre es sinnvoll, in OBS zuerst für E-Mails folgende Regel einzurichten

Diese Regel bewirkt, daß alle Dateianhänge, welche in Mails enthalten sind, welchen z.B. an die E-Mail-Adresse rechnung@... gehen, im Ordner OBS\data\ZUGFERD\Maileingang gespeichert werden. Nähere Infos zu E-Mail-Regeln finden sie unter OBS/Stammdaten/E-Mail/Regeln

Die weitere Verarbeitung ist unter OBS/Kostenpflichtige Module/ZUGFeRD zu erkennen.

Eingangsrechnung PDF per Mail

Sollten E-Mails PDFs enthalten, welche nicht dem ZUGFeRD-Standard entsprechen, sondenr z.B. 'einfache' PDF-Dateien sein, werden diese ebenfalls über die eben erläuterte E-Mail-Regel gespeichert.Beim Verarbeiten der ZUGFeRD-Dateien erkennt OBS dann, daß diese nicht automatisch verarbeitet werden können. In den ZUGFeRD-Stammdaten kann man allerdings definieren, was mit solchen Dateien passieren soll:

Der EInlesepfad sollte dem Pfad der E-Mailregel entsprechen, also dem Ordner, in welchem die Anhänge gespeichert werden. Der Pfad für eingelesene ZUGFeRD-PDFs sollte eine Pfad innerhalb des Ordners Data\DMS\Scandata sein, da so die PDFs ins DMS-System eingelesen werden können. Dieses hat den Vorteil, daß sie alle Originalrechnungsdateien im DMS-System finden. Ebenso gerhält sich bei den 'Nicht-ZUGFeRD-PDFs'.

Eingangsrechnung per Post

Eingangsrechnungen, welche Sie noch per Brief erhalten, sollten nach Möglichkeit einscannt werden und in einem Ordner innerhalb von OBS, am Besten OBS\Data\DMS\Scandata sein. So kann eine gleiche Abarbeitungsweise aller Eingangsrechnungen gewährleistet werden. Nähere Informationen zu unseren DMS-System finden sie hier OBS/Kostenpflichtige Module/DMS/DMS .

Einrichtung OBS-DMS

Es wäre sinnvoll, für die ZUGFeRD-PDFs, die Rechnungs-PDFs und die eingescannten Rechnungen verschiedene Ordner zu wählen.

Tipp für die Übersichtlichkeit innerhalb von OBS-DMS: Es ist anzuraten, für die verschiedenenen Dokumententypen (ZugFerd-PDFs, Mail-PDFs und eingescannte Rechnungen) verschiedene Ordner innerhalb des Scandata-Ordners zu wählen. So kann man verschiedene Dokumentenarten pro Ordner wählen und so die DMS-Liste simpel nach den verschiedenen Arten filtern.