OBS/FIBU/Buchungserfassung
- Beispiele zur Buchungserfassung
- Tasten und Schaltflächen
- Eingabemaske
Buchungserfassung
In OBS ist dieser Untermenüpunkt die zentrale Benutzerschnittstelle zwischen Ihnen und der FiBu, denn hier werden vom Benutzer alle laufenden Buchungen eingegeben. Benutzen Sie die Tastenkombination Alt+F / A, um den Menüpunkt "Buchungserfassung" aufzurufen. Vor Ihnen erscheint eine Eingabemaske, die sich grob in folgende Teile gliedern läßt:
Eingabefelder
Mit der Eingabe eines Buchungssatzes wird auf der linken Seite in den vorgesehenen Feldern begonnen, dabei sind bei der Buchung folgende Präferenzen zu beachten: Enthält der Buchungssatz ein Personenkonto, so steht dieses stets im oberen, linken Eingabebereich. Ist kein Personenkonto, dafür aber ein Bruttokonto im Buchungssatz vorhanden, startet man mit der Eingabe des Bruttokontos in dem Feld "KONTO-NUMMER". Kommt weder ein Personenkonto noch ein Bruttokonto in dem Buchungssatz vor, so gelten keine Präferenzen.
KONTO-NUMMER / #: Wählen Sie eine vorhandene Kontonummer per # aus oder geben Sie diese direkt ein. Die erste Ziffer der 6stelligen Kontonummer hat folgende Bedeutung:
1 = Kundenkonto (Debitor) 3 = Sachkonto (Bestands- und Erfolgskonten des Hauptbuchs)
4= Sammelkonto (z.B. Forderungen, Verbindlichkeiten)
7= Lieferantenkonto (Kreditor) Nachdem eine Kontonummer eingegeben wurde, erscheinen in der selben Zeile Kontobezeichnung und Saldo des entsprechenden Kontos.
BELEG-NUMMER: Hier wird die laufende Belegnummer (z.B. Kontoauszugnummer oder Quittungsnummer) oder die jeweilige Rechnungsnummer eingegeben.
BELEG-DATUM:In diesem Feld geben Sie das Datum des Belegs an, der die Grundlage für Ihren Buchungssatz bildet. So geben Sie hier z.B. das Datum des Kontoauszugs an, wenn Sie gerade Zahlungseingänge auf Ihr Bankkonto buchen.
RECHNUNGS-NUMMER: Hier können Sie bei einer Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung die Rechnungsnummer angeben, auf die sich die Buchung bezieht. Bei der Übernahme einer Rechnung aus der Offene Posten Liste wird in diesem Feld die Rechnungsnummer automatisch eingetragen.
FÄLLIGKEITSDATUM: Das Fälligkeitsdatum wird entsprechend der in den Stammdaten formulierten Zahlungsbedingungen automatisch errechnet. Natürlich können Sie auch ein davon abweichendes Datum per Hand eingeben.
BRUTTO-BETRAG: Geben Sie in diesem Feld den Brutto-Betrag ein, der auf das entsprechende Personen- oder Bruttokonto gebucht werden soll. Bestimmen Sie anschließend mit der #-Taste, ob der Betrag auf dem Konto im Haben oder im Soll gebucht wird.
STEUERSCHLÜSSEL / #: Falls in Ihrem Buchungssatz ein Steuerkonto angesprochen wird, geben in diesem Feld den Steuerschlüssel für das Steuerkonto an. Der Schlüssel kann mit der #-Taste ausgewählt oder manuell eingegeben werden.
SKONTO (P/N/S): In der Zeile "Skonto (P/N/S)" ist es erforderlich, in beide Datenfelder etwas einzutragen. Zuerst geben Sie den entsprechenden Buchstaben P(Prozent), N(Netto), S(Skonto) ein. Dann in das zweite Feld bei der Wahl von P eine Prozentzahl, die angibt, wieviel Prozent Bruttoskonto vom Bruttobetrag gebucht werden soll. Andernfalls muß das zweite Feld einen Betrag enthalten. Bei der Wahl von S geben Sie hier den Bruttoskonto-Betrag ein. Ist auf einem Beleg (z.B. Kontoauszug der Bank) schon der Nettobetrag angegeben, so können Sie diesen im zweiten Feld eingeben. Im folgenden wird der Bruttoskonto-Betrag automatisch errechnet und in dem Feld ausgewiesen. Die Buchung der entsprechenden Steuerkorrekturen erledigt OBS, wenn Sie den zugehörigen Steuerschlüssel gesetzt haben.
BUCHUNGSTEXT / # : Schließlich geben Sie einen Buchungstext an, der diese Buchung in Kurzform charakterisiert. (z.B. AR für Ausgangsrechnung oder GU für Gutschrift). Sie haben auch die Möglichkeit häufig gebrauchte Buchungstexte anzulegen und mit der #-Taste abzurufen. (s. auch I Stammdaten / Buchungstexte).
Personenkonto: Als Personenkonten bezeichnet man die Lieferanten- und Kundenkonten eines Unternehmens. Man braucht diese Konten, um zu ersehen, wie hoch die Forderungen gegenüber den einzelnen Kunden(=Debitoren) oder die Schulden gegenüber den einzelnen Lieferanten(=Kreditoren) sind. Zusätzlich dienen sie zur Überwachung der Zahlungstermine und der Zahlungsbereitschaft. Eine parallele Buchung erfolgt jeweils auf den Sammelkonten der Klasse 3 "Forderungen a. LL." bzw. "Verbindlichkeiten a. LL".
Bruttokonto: Konto, bei dem die Steuer in dem auf das Konto zu buchenden Betrag enthalten ist.
Offene Posten
Im rechten oberen Teil des Bildschirms sehen Sie die "Offenen Posten". Hier erscheinen noch nicht beglichene Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen von einem Lieferanten bzw. Kunden, auf dessen Konto gebucht werden soll. Aus dem Feld "RECHNUNGS-NUMMER" gelangen Sie durch Drücken der #-Taste in das Fenster "Offene Posten". In diesem Fenster können Sie mit dem Cursor eine zu verbuchende Rechnung anwählen und deren Daten mit der
↩ Enter Taste automatisch in die Felder der Buchungserfassung übertragen. Möchten Sie mehrere Rechnungen mit Ihrer Buchung ausgleichen, so markieren Sie die entsprechenden Rechnungen mit der F5-Taste. Durch die Übernahme werden die Felder "RECHNUNGS-NUMMER", "BUCHUNGSTEXT" und "BRUTTO-BETRAG" (inkl. Soll und Haben) automatisch belegt. Sie brauchen sich also auch keine Gedanken mehr darüber machen, ob der Bruttobetrag im Haben oder im Soll gebucht werden soll.
Gegenkonten
Die Angabe bzw. Anzeige der Gegenkonten erfolgt im unteren Teil des Bildschirms. GEGENKTO / # : Sie haben die Möglichkeit für eine Buchung bis zu zehn Gegenkonten anzugeben. Mit Hilfe der#-Taste bestimmen Sie ein Gegenkonto für die Buchung. Nach der Wahl des Gegenkontos erscheint die Bezeichnung im nächsten Feld automatisch, ebenso der Betrag.
BETRAG: Erfolgt eine Buchung auf mehrere Gegenkonten, so könne Sie den Buchungsbetrag manuell auf mehrere Gegenkonten verteilen.
Die rechts vom Feld Betrag folgenden Felder geben Aufschluß darüber, wie hoch bei den Gegenkonten der Saldo im Haben bzw. im Soll ist. Zudem zeigt OBS automatisch die aktuelle Buchungsperiode (rechts unten) und den aktiven Mandanten (Titelleiste) an. Jede Buchung muß mit der Taste F2 abgeschlossen werden, um sie permanent zu machen. In dem Abschnitt Finanzbuchhaltung des Kapitels Tutorial finden Sie eine Vielzahl von beispielhaften Buchungssätzen, die Ihnen den Einstieg in die OBS FiBu erleichtern können.
Voreinstellungen
Bei der Wahl dieses Punktes erscheint vor Ihnen das Fenster "Voreinstellungen Buchungsmaske". Diese Einstellungen sollen Ihnen die tägliche Arbeit in der Buchungserfassung etwas erleichtern. Oft mühsam von Hand eingegebene Daten können jetzt in der Buchungserfassung automatisch in die nächste Eingabemaske übernommen werden, z.B. das gleiche Fälligkeitsdatum oder der gleiche Steuerschlüssel. Bei allen Feldern haben Sie zumindest die Möglichkeit mit Hilfe der #-Taste zu bestimmen, ob die Daten für die nächste Eingabe übernommen oder gelöscht werden. Zusätzlich werden für einige Felder aber noch abweichende Funktionen angeboten, die im folgenden erklärt werden.
BELEG-NUMMER: Über "Belegnummer +1" übernimmt OBS jeweils die vorhergehende Belegnummer und addiert eins dazu. Ähnliches passiert über "Fortlaufend +1", nur wird hier die von OBS geführte, fortlaufende Nummer übernommen und um eins erhöht.
BELEG-DATUM: Sie können über "Tagesdatum" alle Buchungen mit dem aktuellen Tagesdatum als Beleg-Datum versehen.
RECHNUNGS-NUMMER: Mit "Rechnungsnummer + 1" übernimmt OBS die vorherige Rechnungsnummer und addiert eins dazu.
FÄLLIGKEITSDATUM: Über "Belegdatum + Tage" können Sie das Fälligkeitsdatum durch Addition des Belegdatums und einer zu definierenden Anzahl von Tagen bestimmen. Betätigen Sie nach der Wahl von "Belegdatum + Tage" die ↩ Enter Taste und definieren Sie Tageszahl.
BUCHUNGSTEXT: Haben Sie die Einstellung "Rechn-Nr. übernehmen" gewählt, so wird bei einer Übernahme einer Rechnung aus der Offenen Posten Liste die Rechnungsnummer automatisch als Buchungstext eingesetzt.
Bei einer Änderung, achten Sie bitte auf das Sichern Ihrer Einstellungen mit F2.