OBS/Auswertungstypen/Serienbriefdatei für Word generieren
Serienbriefdatei für Word generieren
Mit dieser Funktion exportieren Sie die selektierten Ansprechpartner in eine Textdatei. Diese Datei verwenden Sie in Word als Datenquelle für einen Seriendruck. Die Funktion erstellt selbst keinen Brief.
Voraussetzungen
- Eine Auswertung vom Typ Personen/Ansprechpartner mit den gewünschten Ansprechpartnern. Wie Sie eine Auswertung anlegen und starten, steht unter Auswertung.
Vorgehen
- Wählen Sie in OBS die Auswertung aus und drücken Sie F3.
- Wählen Sie Serien Brief Datei für Word generieren und drücken Sie ↩ Enter.
- OBS meldet „Personen erfolgreich gesichert!" mit dem Pfad der Datei. Bestätigen Sie die Frage, ob der Ordner geöffnet werden soll, öffnet OBS den Ordner im Explorer.
- Öffnen Sie Ihren Brief in Word und wählen Sie die Datei als Empfängerliste für den Seriendruck aus.
- Fügen Sie die Spalten als Seriendruckfelder in den Brief ein, z.B. «Briefanrede1» oder «PLZ» «Ort».
Wie der Seriendruck in Word abläuft, beschreibt Wie kann man aus OBS Serienbriefe erstellen?.
Ergebnis
OBS legt im Exportverzeichnis eine neue Datei persout0001.txt an. Bei jedem weiteren Aufruf zählt die Nummer hoch: persout0002.txt, persout0003.txt usw. Ältere Dateien bleiben erhalten.
Die erste Zeile der Datei enthält die Spaltennamen. Darauf folgt eine Zeile je selektiertem Ansprechpartner, in der Sortierung der Auswertung. Die Spalten trennt das Zeichen aus dem Programmparameter 492 (Trennzeichen für ASCII-Export). Ist dort nichts eingetragen, trennt OBS mit ;.
Spalten
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Nummer | Personennummer |
| Anrede | Anrede der Person |
| Name | Name der Person |
| Vorname | Vorname der Person |
| Zusatz1 | Zusatz 1 der Briefanschrift |
| Zusatz2 | Zusatz 2 der Briefanschrift |
| Strasse | Straße |
| Postfach | Postfach |
| LK | Land als Bezeichnung in Großbuchstaben |
| PLZ | Postleitzahl |
| Ort | Ort |
| Branche | Branche |
| Telefon | Telefonnummer |
| Telefax | Faxnummer |
| Briefanrede1 | Briefanrede, Zeile 1 |
| Briefanrede2 | Briefanrede, Zeile 2 |
| Vertreternummer | Nummer des Vertreters der Person |
| Vertretername | Name des Vertreters der Person |
| Internetpasswort | Internetpasswort der Person |
| Schlüsselfeld | Schlüsselfeld der Person |
| Anrede (Ansprech) | Anrede des Ansprechpartners |
| Vorname (Ansprech) | Vorname des Ansprechpartners |
| Name (Ansprech) | Name des Ansprechpartners |
| E-Mail-Adresse der Person | |
| EMail (Ansprech) | E-Mail-Adresse des Ansprechpartners |
| Bemerkung | Bemerkung der Person |
| V-Nummer | Versandanschrift: Nummer (Personennummer) |
| V-Name1 | Versandanschrift: Name 1 |
| V-Name2 | Versandanschrift: Name 2 |
| V-Zusatz | Versandanschrift: Zusatz |
| V-Strasse | Versandanschrift: Straße |
| V-Postfach | Versandanschrift: Postfach |
| V-PLZ | Versandanschrift: Postleitzahl |
| V-Ort | Versandanschrift: Ort |
| V-LK | Versandanschrift: Land, als Bezeichnung in Großbuchstaben |
; in der Bemerkung, verschieben sich in dieser Zeile die Spalten.persout9999.txt vergeben, legt OBS keine Datei mehr an und fordert Sie auf, die alten persout-Dateien im Exportverzeichnis zu löschen.