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Serien Brief aus Word-Datei generieren
Mit dieser Funktion füllen Sie eine Word-Vorlage mit den Daten der selektierten Ansprechpartner. OBS erzeugt für jeden Ansprechpartner ein eigenes Word-Dokument. Die Funktion verschickt keine E-Mails und erstellt keinen Word-Seriendruck.
Voraussetzungen
- Eine Auswertung vom Typ Personen/Ansprechpartner mit den gewünschten Ansprechpartnern. Wie Sie eine Auswertung anlegen und starten, steht unter Auswertung.
- Eine Word-Vorlage im Format
.docxmit Platzhaltern. Die Platzhalter stehen im Abschnitt Platzhalter.
Vorgehen
- Schreiben Sie Ihren Brief in Word und setzen Sie an die gewünschten Stellen die Platzhalter, z.B.
{Briefanrede1}oder{PLZ} {Ort}. - Speichern Sie den Brief als
.docx, am besten im OBS-Programmverzeichnis unterData\Dokumente\Vorlagen. - Wählen Sie in OBS die Auswertung aus und drücken Sie F3.
- Wählen Sie Serien Brief aus Word-Datei generieren und drücken Sie ↩ Enter.
- Wählen Sie im Dateidialog Ihre Vorlage aus. Der Dialog öffnet den Ordner
Data\Dokumente\Vorlagen.
Brechen Sie den Dateidialog ab, meldet OBS „Der Vorgang wird abgebrochen."
Platzhalter
Schreiben Sie jeden Platzhalter in geschweiften Klammern und genau so wie in der Tabelle. Die Namen enthalten keine Umlaute und keine Bindestriche. OBS ersetzt jeden Platzhalter durch den Wert des jeweiligen Ansprechpartners bzw. seiner Person. Die Platzhalter, die mit V beginnen, enthalten die Versandanschrift, die bei der Person hinterlegt ist.
| Platzhalter | Inhalt |
|---|---|
{Nummer} |
Personennummer |
{Anrede} |
Anrede der Person |
{Name} |
Name der Person |
{Vorname} |
Vorname der Person |
{Zusatz1} |
Zusatz 1 der Briefanschrift |
{Zusatz2} |
Zusatz 2 der Briefanschrift |
{Strasse} |
Straße |
{Postfach} |
Postfach |
{LK} |
Land als Bezeichnung in Großbuchstaben |
{PLZ} |
Postleitzahl |
{Ort} |
Ort |
{Branche} |
Branche |
{Telefon} |
Telefonnummer |
{Telefax} |
Faxnummer |
{Briefanrede1} |
Briefanrede, Zeile 1 |
{Briefanrede2} |
Briefanrede, Zeile 2 |
{Vertreternummer} |
Nummer des Vertreters der Person |
{Vertretername} |
Name des Vertreters der Person |
{Internetpasswort} |
Internetpasswort der Person |
{Schluesselfeld} |
Schlüsselfeld der Person |
{AnredeAnsprech} |
Anrede des Ansprechpartners |
{VornameAnsprech} |
Vorname des Ansprechpartners |
{NameAnsprech} |
Name des Ansprechpartners |
{EMail} |
E-Mail-Adresse der Person |
{EMailAnsprech} |
E-Mail-Adresse des Ansprechpartners |
{Bemerkung} |
Bemerkung der Person |
{VNummer} |
Versandanschrift: Nummer (Personennummer) |
{VName1} |
Versandanschrift: Name 1 |
{VName2} |
Versandanschrift: Name 2 |
{VZusatz} |
Versandanschrift: Zusatz |
{VStrasse} |
Versandanschrift: Straße |
{VPostfach} |
Versandanschrift: Postfach |
{VPLZ} |
Versandanschrift: Postleitzahl |
{VOrt} |
Versandanschrift: Ort |
{VLK} |
Versandanschrift: Land, als Bezeichnung in Großbuchstaben |
Ergebnis
OBS legt für jeden selektierten Ansprechpartner ein Word-Dokument im Ordner der Vorlage an. Der Dateiname besteht aus dem Namen der Vorlage und der Personennummer: Aus Mailing.docx wird für die Person 10042 Mailing_10042.docx. Ein vorhandenes Dokument mit demselben Namen wird überschrieben.
OBS zeigt nach dem Erzeugen keine Meldung an. Öffnen Sie den Ordner der Vorlage, um die Dokumente zu prüfen und zu drucken. Jedes Dokument wird einzeln gedruckt.
.docx in Kleinbuchstaben enden. Endet sie anders, z.B. auf .DOCX, überschreibt OBS die Vorlage mit dem ersten ausgefüllten Brief. Die Platzhalter sind danach verloren.