OBS/SEPA Verfahren im OBS
SEPA-Verfahren im OBS
Folgende Schritte sind für die SEPA Umstellung in OBS notwendig:
Aktivierung von SEPA im OBS
Für das SEPA-Verfahren müssen die Bankclearing Stammdaten konfiguriert werden. Zu diesen Stammdaten gelangt der Anwender über das OBS Menü FIBU -> I Stammdaten -> F Bankclearing Einstellungen.
Eigene SEPA Gläubiger ID eintragen
Eine Gläubiger ID ist nur für das SEPA Lastschriftverfahren notwendig. Mit dieser können Sie Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umdeuten sowie neue SEPA-Lastschrift-Mandate abschließen.
Beantragung der Gläubiger-ID: Die Gläubiger-ID können Sie ausschließlich elektronisch auf der Internet-Seite der Deutschen Bundesbank beantragen. Bitte befragen Sie hierzu Ihre Hausbank.
Im OBS muss die Gläubiger ID in den Konstanten eingetragen werden:
Konvertierung der BLZ/Kontonummern nach BIC und IBAN und Kontrolle
Hiermit werden alle vorhandenen deutschen Bankverbindungen (BLZ/Kontonummer), die im Personenstamm hinterlegt sind, auf SEPA umgestellt (IBAN/BIC). Diese Funktion kann mehrfach ausgeführt werden.
Diese Funktion wird über das OBS Menü System -> Sonderprogramme gestartet.
Mit dieser Funktion werden die Felder IBAN und BIC im Kundenstamm ausgefüllt.
Bitte Konvertierungshinweise beachten!
Nach Durchführung der IBAN/BIC Konvertierung erscheint eine Abfrage auf Anlage der Mandatsreferenzen für Personen und Verträge. Diese Mandatsreferenzen sind nur notwendig, wenn SEPA-Bankeinzug für Kunden durchgeführt werden soll. Es werden nur Mandatsreferenzen für die Kunden angelegt, bei denen in dem Feld Bankeinzug ein "JA" steht.
Weitere Hinweise unter Mandatsreferenzen für Personen und Verträge.
Anzeige IBAN/BIC Personendaten
Nach erfolgter Konvertierung können IBAN und BIC in den Personenstammdaten angesehen/bearbeitet werden.
Mandatsreferenzen für Personen und Verträge
Mandatreferenzen für Personen
Mandatsreferenzen werden automatisch beim Anlegen eines Kunden (1er Kunden/9er Kunden in spe) angelegt, wenn das Feld Bankeinzug bei diesem Kunden aktiviert ist.
Weitere Mandatsreferenzen zu einem Kunden können im Personenstamm per F10 -> E1 Mandatsreferenz erfasst werden.
Folgende Felder stehen für die Definition einer Mandatsrefenz zur Verfügung:
- Unterrichtung
Zeitpunkt der Unterrichtung des Kunden über den SEPA Bankeinzug. Wird beim Ausdruck der Umdeutung automatisch mit dem Tagesdatum gesetzt.
- Referenz aktiv
Nur eine aktivierte Mandatsreferenz ist für den SEPA Bankeinzug gültig.
- Bankeinzug
Wird beim Ausdruck der Umdeutung automatisch aktiviert.
- Folgelastschrift
Wird nach dem ersten Erstellen einer SEPA Lastschrift automatisch aktiviert. Durch Deaktivieren ist wieder eine Erstlastschrift möglich.
Mandatsreferenzen für Verträge
Mandatsreferenzen werden automatisch beim Anlegen eines Vertrages für eine Person bei derselbigen angelegt. Die Zahlungsart bei diesem Vertrag muss auf Abbuchung gesetzt sein.
Hier ein Beispiel für mehrere Mandatsreferenznummern pro Person:
V-Nr. = 000000 sind Personenmandatsreferenzen, da keine Vertragsnummer angegeben ist.
Weitere Mandatsreferenzen können durch Einfügen angelegt werden.
Mögliche Ausdrucke der Mandatsreferenz
Umdeutung SEPA Basislastschrift
wenn bereits eine schriftliche Einzungsermächtigung für den Bankeinzug vorliegt, reicht es aus an den Zahlungspflichtigen eine Umdeutung als Information zu versenden.
Siehe Ausdruck
SEPA Lastschriftmandat
Das SEPA-Lastschrift-Mandat muss zwingend für neue Kunden vorliegen
Unterrichtung des Zahlungspfichtigen mindestens 14 Tage vor Einzug der Lastschrift über Fälligkeit, Gläubiger-ID und Mandatsreferenz.
Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrer Hausbank.
Siehe Ausdruck
Definition Textbausteine für SEPA
In Programmparameter 932 können die Textbausteine für die SEPA Umdeutung und für die SEPA-Mandatsref. Lastschrift eingetragen werden:
Mögliche Platzhalter der Textbausteine
- GLAUBID Gläubiger ID
- MANREF Mandatsreferenz
- IBAN IBAN
- BIC BIC
- BANK Name Bank
- FAELLIG Datum der Unterrichtung
- ADRESSE Vollständige Adresse des Kontoinhabers
- KNAME Anrede und Name des Kontoinhabers
- PLZ PLZ
- ORT Ort
- STRASSE Strasse und Hausnummer
- SBNAME Sachbearbeiter Name
- TELEFON Telefon Kontoinhaber
- KONTAKT Adresse des Gläubigers
- VERTRAG Vertrags-Nummer
- DATUM Aktuelles Datum
- BETRAG Betrag des Vertrages
Beispiel Textbaustein SEPA Umdeutung (790)
Unsere Gläubiger-Identifikationsnummer:
#GLAUBID
SEPA-Lastschrift-Mandat
Ich ermächtige die Firma Ernst Bergau GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels
Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Firma
Ernst Bergau GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.
Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.
Kontoinhaber:
- ADRESSE
Mandatsreferenz: #MANREF IBA : #IBAN BIC: #BIC
Ort, Datum _________________________________________
Unterschrift _________________________________________
Beispiel Textbaustein SEPA Mandatsref. Lastschrift (791)
Unsere Gläubiger-Identifikationsnummer:
#GLAUBID
SEPA-Lastschrift-Mandat
Ich ermächtige die Firma Ernst Bergau GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels
Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Firma
Ernst Bergau GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.
Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.
Kontoinhaber:
- ADRESSE
Mandatsreferenz: #MANREF IBA : #IBAN BIC: #BIC
Ort, Datum _________________________________________
Unterschrift _________________________________________
Rechnungsfußtext bei Bankeinzug
In Programmparameter 254 kann der Textbaustein für den Rechnungszusatz Bankeinzug eingetragen werden.
Der Rechnungsfußtext wird nur benutzt wenn in der Zahlungsbedingung (7.1) dass Feld Rechnungszusatz für Bankeinzug deaktiviert ist und bei der Person Bankeinzug auf 'JA' (7.2) gesetzt ist.
Mögliche Platzhalter des Textbausteins
- BANKVER Name Bank
- KTONR Kontonummer
- BLZ BLZ
- BIC BIC
- IBAN IBAN
- MANREF Mandatsreferenz
- GLAUBID Gläubiger-ID
Anwenden bei Zahlungsbedingung
In Programmparameter 254 kann der Textbaustein für den Rechnungszusatz Bankeinzug eingetragen werden.
Der Rechnungsfußtext wird nur benutzt wenn in der Zahlungsbedingung (7.1) dass Feld Rechnungszusatz für Bankeinzug deaktiviert ist und bei der Person Bankeinzug auf 'JA' (7.2) gesetzt ist.
Nur wenn Bankeinzug in Personen auf Ja
Beispiel einer Erstellung einer SEPA Datei
Erzeugen von SEPA-Schriften oder SEPA-Überweisungen
Vorraussetzung in den Offenen Posten
ZB-Neukalkulation: Wenn das markiert ist wird der Zahlungsbetrag ist Betrag Währung - Skontobetrag (Zahlungsbetrag wird immer neu ermittelt)
Ist das Feld ZB-Neukalkulation nicht markiert so kann der Betrag manuell Vorgegeben werden und wird nicht neu berechnet.
Der Ausbuchungsbetrag ist immer Zahlungsbetrag + Skonto!
Die Felder Mandatsreferenz und Unterrichtung werden automatisch beim Erzeugen eines OP's mit den Stammdaten der Person gefüllt. Sie werden nur bei dem SEPA-Lastschriftverfahren benötigt und können manuell verändert werden.
Die Einzelzahlung ermöglicht bei SEPA Lastschrift und SEPA Überweisung einen einzelnen OP einzuziehen bzw. zu überweisen. Standardmäßig werden Sammellastschriften bzw. Sammelüberweisungen pro Debitor/Kreditor erzeugt.
Aufruf der Erstellung von SEPA-Lastschriten oder SEPA-Überweisungen
Beispiel: Bankeinzugsprotokoll Debitoren
Der Dateiname der Debitor SEPA XML Datei lautet .\OBS\TEMP\VB-DEB.XML Der Dateiname der Kreditor SEPA XML Datei lautet .\OBS\TEMP\VB-KRED.XML
Tipps für Verträge
Es ist sinnvoll die Angaben der SEPA Mandatsref.-Lastschrift als Bestandteil in Vertragstext zu übernehmen. Dadurch muss der Kunde nur eine Unterschrift leisten. (Fragen Sie Ihre Hausbank)