OBS/SEPA Verfahren im OBS
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- Eingabemaske
SEPA-Verfahren im OBS
Das SEPA-Verfahren im OBS unterstützt derzeitig das SEPA-Basislastschrift Verfahren.
Für die Erstellung von Sepa-Bankclearingdateien ist OBS-Version 001002 erforderlich.
Folgende Schritte sind für die SEPA Umstellung in OBS notwendig:
Aktivierung von SEPA im OBS
Für das SEPA-Verfahren müssen die Bankclearing Stammdaten konfiguriert werden. Zu diesen Stammdaten gelangt der Anwender über das OBS Menü FIBU → I Stammdaten → F Bankclearing Einstellungen.
Dies bitte erst durchführen, wenn SEPA Dateien erzeugt werden sollen.
Für das Erstellen der Mandatsreferenzen ist dies nicht notwendig!
Das Feld EIL SEPA gilt nur für Debitoren und kann zur Zeit noch nicht von allen Banken verarbeitet werden. EIL SEPA ist ein Verfahren, um Lastschriften noch schneller einziehen zu können. Bitte informieren Sie sich über die Fristen bei Ihrer Hausbank.
Eigene SEPA Gläubiger ID eintragen
Eine Gläubiger ID ist nur für das SEPA Lastschriftverfahren notwendig. Mit dieser können Sie Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umdeuten sowie neue SEPA-Lastschrift-Mandate abschließen.
Beantragung der Gläubiger-ID: Die Gläubiger-ID können Sie ausschließlich elektronisch auf der Internet-Seite der Deutschen Bundesbank beantragen. Bitte befragen Sie hierzu Ihre Hausbank.
Im OBS muss die Gläubiger ID in den Konstanten eingetragen werden:
Konvertierung der BLZ/Kontonummern nach BIC und IBAN und Kontrolle
Hiermit werden alle vorhandenen deutschen Bankverbindungen (BLZ/Kontonummer), die im Personenstamm hinterlegt sind, auf SEPA umgestellt (IBAN/BIC). Diese Funktion kann mehrfach ausgeführt werden.
Diese Funktion wird über das OBS Menü System → Sonderprogramme gestartet.
Mit dieser Funktion werden die Felder IBAN und BIC im Kundenstamm ausgefüllt.
dadurch ist es nicht möglich, die richtige BIC bei der Person einzutragen.
Dieses wird Ihnen bei den Konvertierungshinweisen aber auch angezeigt!Das Verfahren deckt nicht alle Fälle ab, z.B. Haben einige Banken verschiedene BIC's zu einer BLZ und sind somit nicht automatisch zuordbar.
Deswegen ist eine Kontrolle der IBAN und BIC erforderlich.
Die Konvertierung ist somit nur eine Hilfe!
Bitte Konvertierungshinweise beachten!
Nach Durchführung der IBAN/BIC Konvertierung erscheint eine Abfrage auf Anlage der Mandatsreferenzen für Personen und Verträge. Diese Mandatsreferenzen sind nur notwendig, wenn SEPA-Bankeinzug für Kunden durchgeführt werden soll. Es werden nur Mandatsreferenzen für die Kunden angelegt, bei denen in dem Feld Bankeinzug ein "JA" steht.
Weitere Hinweise unter Mandatsreferenzen für Personen und Verträge.
Anzeige IBAN/BIC Personendaten
Nach erfolgter Konvertierung können IBAN und BIC in den Personenstammdaten angesehen/bearbeitet werden.
Mandatsreferenzen für Personen und Verträge
Mandatreferenzen für Personen
Mandatsreferenzen werden automatisch beim Anlegen eines Kunden (1er Kunden/9er Kunden in spe) angelegt, wenn das Feld Bankeinzug bei diesem Kunden aktiviert ist.
Weitere Mandatsreferenzen zu einem Kunden können im Personenstamm per F10 → E1 Mandatsreferenz erfasst werden.
Folgende Felder stehen für die Definition einer Mandatsrefenz zur Verfügung:
- Unterrichtung
Zeitpunkt der Unterrichtung des Kunden über den SEPA Bankeinzug. Dieses Datum muss vom Anwender gesetzt werden.
- Referenz aktiv
Nur eine aktivierte Mandatsreferenz ist für den SEPA Bankeinzug gültig. Wird beim Ausdruck der Umdeutung automatisch aktiviert.
- Folgelastschrift
Wird nach dem ersten Erstellen einer SEPA Lastschrift automatisch aktiviert. Durch Deaktivieren ist wieder eine Erstlastschrift möglich.
- Firmen-Lastschrift
Es wird eine Lastschrift für Unternehmens-Konten erzeugt.
- Vom Kunden zurück
Hier kann hinterlegt werden ob eine unterschriebene Mandatsreferenz zurückgekommen ist.
- Keine E-Mail für Vorabankündigung
Hier kann hinterlegt werden ob eine Vorabankündigungs-EMail unterdrückt werden soll Bei Vertragsmandatsreferenzen ist die Vorbelegung auf Unterdrücken eingestellt.
- Letzte Bewegung
Das Feld Zeigt an wann die Mandatsreferenznummer das letzte mal bei einer SEPA-Datei Erstellung benutzt worden ist. Eine Mandatsreferenz kann bei langer Nichtbenutzung erlöschen
Mandatsreferenzen für Verträge
Mandatsreferenzen werden automatisch beim Anlegen eines Vertrages für eine Person bei derselbigen angelegt. Die Zahlungsart bei dem Vertrag muss auf Abbuchung gesetzt sein.
Hier ein Beispiel für mehrere Mandatsreferenznummern bei einer Person: Die Person besitzt 2 Verträge.
V-Nr. = 000000 sind Personenmandatsreferenzen, da keine Vertragsnummer angegeben ist.
Weitere Mandatsreferenzen können durch Einfügen angelegt werden.
Mandatsreferenznummern in Verträgen überschreiben
Es gibt die Möglichkeit für alle Verträge die Mandatsreferenz 000000 zu verwenden. Hierzu muss der Programmparameter 933 auf J gestellt werden.
Mögliche Ausdrucke der Mandatsreferenz
Umdeutung SEPA Basislastschrift
Wenn bereits eine schriftliche Einzugsermächtigung für den Bankeinzug vorliegt, reicht es aus, an den Zahlungspflichtigen eine Umdeutung als Information zu versenden.
Siehe Textbaustein 790!
SEPA Lastschriftmandat
Das SEPA-Lastschrift-Mandat muss zwingend für neue Kunden vorliegen.
Unterrichtung des Zahlungspfichtigen mindestens 14 Tage vor Einzug der Lastschrift über Fälligkeit, Gläubiger-ID und Mandatsreferenz.
Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrer Hausbank.
Siehe Textbaustein 791!
SEPA Firmen-Lastschriftmandat
Das SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat gilt für Unternehmens-Konten. Dieser Druck ist möglich, sobald das Häkchen 'Firmenlastschrift' in der Mandatsreferenz gesetzt ist.
Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrer Hausbank.
Siehe Textbaustein 792!
Definition Textbausteine für SEPA
In Programmparameter 932 können die Textbausteine für die SEPA Umdeutung und für die SEPA-Mandatsref. Lastschrift eingetragen werden:
Mögliche Platzhalter der Textbausteine
#GLAUBID Gläubiger ID #MANREF Mandatsreferenz #IBAN IBAN #BIC BIC #BANK Name Bank #FAELLIG Datum der Unterrichtung #ADRESSE Vollständige Adresse des Kontoinhabers #KNAME Anrede und Name des Kontoinhabers #PLZ PLZ #ORT Ort #STRASSE Strasse und Hausnummer> #SBNAME Sachbearbeiter Name #TELEFON Telefon Kontoinhaber #KONTAKT Adresse des Gläubigers #VERTRAG Vertrags-Nummer #VERTNAME Vertragsname #DATUM Aktuelles Datum #BETRAG Betrag des Vertrages
Beispiel Textbaustein SEPA Umdeutung (790)
Hier ein Beispieltext zum Kopieren für den Textbaustein 790 - bitte klären Sie unbedingt mit Ihrer Hausbank den Wortlaut ab:
Wechsel Einzugsermächtigung in SEPA-Lastschrift
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit der Umstellung auf das SEPA-Verfahren in unserem Unternehmen möchten wir Sie darüber informieren, dass die bestehende Einzugsermächtigung als SEPA-Lastschrift-Mandat weitergenutzt wird.
Die Forderungen werden ab dem "Eigenes Startdatum für SEPA" wie folgt mit der SEPA-Basis-Lastschrift eingezogen:
Vertrag-Nr: #VERTRAG Betrag: #BETRAG € zuzgl. gesetzl. MwSt.
Mandatsreferenz: #MANREF Ihr Konto (IBAN): #IBAN Kreditinstitut (BIC): #BANK (#BIC)
Die Umdeutung erfolgt automatisch. Sollten die Kontodaten nicht richtig sein, bitten wir um eine kurze Information. Bitte sorgen Sie für ausreichende Kontodeckung.
Mit freundlichen Grüßen
"Eigene Firma"
Stade, den #DATUM
Unsere Gläubiger-Identifikationsnummer: #GLAUBID
Beispiel Textbaustein SEPA Mandatsref. Lastschrift (791)
Hier ein Beispieltext zum Kopieren für den Textbaustein 791 - bitte klären Sie unbedingt mit Ihrer Hausbank den Wortlaut ab (Hinweis: Die Platzhalter VERTRAGSNR und BETRAG können entfallen, wenn es sich um eine reine Mandatsreferenz handelt, also nicht von einem Vertrag kommt.):
Unsere Gläubiger-Identifikationsnummer:
#GLAUBID
SEPA-Lastschrift-Mandat
Ich ermächtige die Firma "Eigene Firma", Zahlungen von meinem Konto mittels
Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Firma
"Eigene Firma" auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.
Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum,
die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem
Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.
#VERTRAGSNR
#BETRAG
Kontoinhaber:
#ADRESSE
Mandatsreferenz: #MANREF
IBAN: #IBAN
BIC: #BIC
Ort, Datum _________________________________________
Unterschrift _________________________________________
Beispiel Textbaustein SEPA Mandatsref. Firmen Lastschrift (792)
Hier ein Beispieltext zum Kopieren für den Textbaustein 792 - bitte klären Sie unbedingt mit Ihrer Hausbank den Wortlaut ab:
Unsere Gläubiger-Identifikationsnummer:
#GLAUBID
SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat
Ich ermächtige die Firma "Eigene Firma", Zahlungen von meinem Konto mittels
Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Firma
"Eigene Firma" auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.
Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf
Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten
Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin berechtigt,
mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen.
Kontoinhaber:
#ADRESSE
Mandatsreferenz: #MANREF
IBAN: #IBAN
BIC: #BIC
Ort, Datum _________________________________________
Unterschrift _________________________________________
Beispiel Textbaustein SEPA Benachrichtigung (Vorabankündigung) (793)
Platzhalter für Kopf
#BANKVER #KTONR #BLZ #BIC #IBAN #GLAUBID #EINZDATUM
Platzhalter für Fuß
#GESAMT
Platzhalter für Mittelteil
#BETRAG #RECHNR #RECHDATUM
Hier ein Beispieltext zum Kopieren für den Textbaustein 793:
Ernst Bergau GmbH Gläubiger-ID #GLAUBID Am Steinkamp 17, 21684 Stade _______________________________________________________________________ Sehr geehrte Damen und Herren,
folgende Rechnungsbeträge werden wie vereinbart mit SEPA-Lastschrift am #EINZDATUM von Ihrem Konto (IBAN) #IBAN, Kreditinsitut (BIC) #BANKVER #BIC eingezogen:
{ Rechnungs-Nr. : #RECHNR Datum : #RECHDATUM Betrag : #BETRAG
[--------------------------------------------------------------------- Abbuchungsbetrag : #SUMME / Mandatsreferenz-Nr. #MANREF
]} Gesammtsumme : #GESAMT ==========================================
Vorabankündigungsmail ohne E-Mail Adresse
Über Programmparameter 937 kann nun eingestellt werden ob Vorabankündigungen ohne vorhandene E-Mail Adressen angelegt werden sollen. Standardmäßig wird immer eine Vorabankündigung angelegt, so dass die E-Mail Adresse nachgetragen oder die E-Mail gelöscht werden kann. Wird der Programmparameter 937 auf J gesetllt, so wird bei fehlender E-Mail Adresse keine E_Mail angelegt, aber ein Eintrag auf eine fehlden E-Mail Adresse in der SEPA Protokollliste erstellt.
Rechnungsfußtext bei Bankeinzug
In Programmparameter 254 kann der Textbaustein für den Rechnungszusatz Bankeinzug eingetragen werden.
Dieser Rechnungsfußtext Bankeinzug wird nur benutzt, wenn in der Zahlungsbedingung das Feld kein Rechnungszusatz für Bankeinzug deaktiviert ist und bei der Person Bankeinzug auf 'JA' gesetzt ist.
Mögliche Platzhalter des Textbausteins
Anwenden bei Zahlungsbedingung
In Programmparameter 254 kann der Textbaustein für den Rechnungszusatz Bankeinzug eingetragen werden.
Dieser Rechnungsfußtext Bankeinzug wird nur benutzt, wenn in der Zahlungsbedingung das Feld kein Rechnungszusatz für Bankeinzug deaktiviert ist und bei der Person Bankeinzug auf 'JA' gesetzt ist.
..., nur wenn Bankeinzug in Personen auf "Ja" steht:
Erzeugen von SEPA-Lastschriften oder SEPA-Überweisungen
Einstellungen in den offenen Posten beeinflussen den SEPA-Zahlungsverkehr:
Folgende Felder sind hier für das SEPA Verfahren relevant:
Feld ZB-Neukalkulation: Wenn das Feld ZB-Neukalk markiert ist, wird der Zahlungsbetrag aus Betrag - Skontobetrag in der zu Grunde liegenden Währung immer neu ermittelt. Ist das Feld ZB-Neukalk nicht markiert, so kann der Betrag manuell vorgegeben werden und wird nicht neu berechnet. Der Ausbuchungsbetrag ist immer Zahlungsbetrag + Skonto!
Die Felder Mandatsreferenz und Unterrichtung werden automatisch beim Erzeugen eines OP's aus den Stammdaten der Person gefüllt. Sie werden nur bei dem SEPA-Lastschriftverfahren benötigt und können manuell verändert werden.
Das Feld Einzelzahlung ermöglicht bei SEPA Lastschrift und SEPA Überweisung einen einzelnen OP einzuziehen bzw. zu überweisen. Standardmäßig werden Sammellastschriften bzw. Sammelüberweisungen pro Debitor/Kreditor erzeugt.
Das Feld Firmenlastschrift beinhaltet den Lastschrifteinzug von Unternehmens-Konten. Rechtlich kann nicht die Erstattung des belasteten Betrages innerhalb eines Zeitraumes verlangt werden, sondern das Kreditinstitut kann bis zum Fälligkeitstag angewiesen werden, diese Lastschriften nicht einzulösen. Wird dieses Feld nicht angehakt, so gilt das Basis-Lastschriftverfahren. Für das Firmenlastschrift-Verfahren müssen separate Dateien für das Bankclearing Verfahren erzeugt werden.
Aufruf der Erstellung von SEPA-Lastschriften oder SEPA-Überweisungen
Die Erstellung von SEPA-Lastschriften oder SEPA-Überweisungen findet sich in der Liste der Offenen Posten unter F3 Druck → Bankclearing (Debitoren) und F3 Druck → Bankclearing (Kreditoren).
Beispiel: Hier ein Bankeinzugsprotokoll Debitoren.
Der Dateiname der Debitor SEPA XML Datei lautet .\OBS\TEMP\VB-DEB.XML. Der Dateiname der Kreditor SEPA XML Datei lautet .\OBS\TEMP\VB-KRED.XML.
Sepa mit Avisen
Bei Verwendung von SEPA Dateien ist es maximal möglich 4-5 Offene Posten in einem SEPA Buchungssatz zu übermitteln. Dadurch kann es vorkommen, dass Gutschriften nicht berücksichtigt wurden.
SEPA mit Avisen ermöglicht nun die Übertragung von beliebig vielen OP's in einem SEPA Buchungssatz. Dafür ist zwingend die Erstellung einer EMail als Avis notwendig. Der SEPA Buchungssatz enthält nur noch die Avis-Nummer, die auch auf der E-Mail steht.
Folgende Einstellungen sind von nöten:
- Stammdaten Bankclearing Avisen verwenden für Debitoren/Kreditoren
- Programmparameter 932 erweitern um Mail-Textbaustein Kreditoren(Textbaustein 794)
- Textbaustein 794 einrichten
- Eigenschaft 9021 Empfänger SEPA-Mail muss dem Ansprechpartner der Person zugeordnet werden
- Programmparameter 937 kann aktiviert werden, damit auch dann E-Mails generiert werden wenn keine E-Mail Adresse hinterlegt ist. Andernfalls erscheint bei der Avis-Erstellung eine Fehlermeldung.
Im Folgenden noch einmal der Textbaustein und ein Beispieltext für Kreditoren, sowie ein Bespieltext für die Zahlungsavise:
Textbaustein Kreditoren
Beispieltext für Kreditoren
Beispieltext für Zahlungsavisen für Kreditoren
Ernst Bergau GmbH Gläubiger-ID #GLAUBID
Am Steinkamp 17, 21684 Stade
_______________________________________________________________________
Sehr geehrte Damen und Herren,
folgende Rechnungsbeträge wuden zur Zahlung auf Ihrem Konto (IBAN) #IBAN,
Kreditinsitut (BIC) #BANKVER #BIC angewiesen
{
Rechnungs-Nr. : #RECHNR
Datum : #RECHDATUM
Betrag : #BETRAG
[----------------------------------------------------------------
Zahlungsbetrag : #SUMME
]}
Mit freundlichen Grüßen
ERNST BERGAU GmbH
Tipps für Verträge
Es ist sinnvoll, die Angaben der SEPA Mandatsrefenz-Lastschrift als Bestandteil in den Vertragstext zu übernehmen. Dadurch muss der Kunde nur eine Unterschrift leisten.(Fragen Sie Ihre Hausbank.)
Folgende Konstellationen für die Benutzung von Mandatsreferenznummern im Rahmen der Vertragsabrechnung sind möglich:
Bei Verträgen mit Abbuchung und PP 933 = N wird die Personennummer+Vertragsnummer+00x (nächste freie Ziffer)benutzt.
Bei Verträgen mit Abbuchung und PP 933 = J wird die Personennummer+000000+001 (allgemeine Mandatsreferenz) benutzt. Sollte möglichst nicht so gemacht werden – ist eine Sonderlösung!
Bei Erzeugung von Rechnungen zu Verträgen und PP 934 = N wird die Personennummer+000000+001 (allgemeine Mandatsreferenz)benutzt.
Bei Erzeugung von Rechnungen zu Verträgen und PP 934 = J und Vertrags-Zahlungsbedingung mit SEPA RE-Fuss wird die Personennummer+Vertragsnr+00x (Vertragsmandatsreferenz) benutzt. Die Rechnungnummer in den 'offenen Posten' ergibt sich aus RE-Nr + V-Nr und in der Auftragsnummer steht VERPAU/VERDRU (Vertragspauschalabrechnung/Vertragsdruckabrechnung).