OBS/SEPA Verfahren im OBS

SEPA-Verfahren im OBS

Folgende Schritte sind für die SEPA Umstellung in OBS notwendig:

Aktivierung von SEPA im OBS

Für das SEPA-Verfahren müssen die Bankclearing Stammdaten konfiguriert werden. Zu diesen Stammdaten gelangt der Anwender über das OBS Menü FIBU -> I Stammdaten -> F Bankclearing Einstellungen.

Eigene SEPA Gläubiger ID eintragen

Eine Gläubiger ID ist nur für das SEPA Lastschriftverfahren notwendig. Mit dieser können Sie Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umdeuten sowie neue SEPA-Lastschrift-Mandate abschließen.

Beantragung der Gläubiger-ID: Die Gläubiger-ID können Sie ausschließlich elektronisch auf der Internet-Seite der Deutschen Bundesbank beantragen. Bitte befragen Sie hierzu Ihre Hausbank.

Im OBS muss die Gläubiger ID in den Konstanten eingetragen werden:

Konvertierung der BLZ/Kontonummern nach BIC und IBAN und Kontrolle

Hiermit werden alle vorhandenen deutschen Bankverbindungen (BLZ/Kontonummer), die im Personenstamm hinterlegt sind, auf SEPA umgestellt (IBAN/BIC). Diese Funktion kann mehrfach ausgeführt werden.

Diese Funktion wird über das OBS Menü System -> Sonderprogramme gestartet.

Mit dieser Funktion werden die Felder IBAN und BIC im Kundenstamm ausgefüllt.

Bitte Konvertierungshinweise beachten!

Nach Durchführung der IBAN/BIC Konvertierung erscheint eine Abfrage auf Anlage der Mandatsreferenzen für Personen und Verträge. Diese Mandatsreferenzen sind nur notwendig, wenn SEPA-Bankeinzug für Kunden durchgeführt werden soll. Es werden nur Mandatsreferenzen für die Kunden angelegt, bei denen in dem Feld Bankeinzug ein "JA" steht.

Weitere Hinweise unter Mandatsreferenzen für Personen und Verträge.

Anzeige IBAN/BIC Personendaten

Nach erfolgter Konvertierung können IBAN und BIC in den Personenstammdaten angesehen/bearbeitet werden.

Mandatsreferenzen für Personen und Verträge

Mandatreferenzen für Personen

Mandatsreferenzen werden automatisch beim Anlegen eines Kunden (1er Kunden/9er Kunden in spe) angelegt, wenn das Feld Bankeinzug bei diesem Kunden aktiviert ist.

Weitere Mandatsreferenzen zu einem Kunden können im Personenstamm per F10 -> E1 Mandatsreferenz erfasst werden.

Folgende Felder stehen für die Definition einer Mandatsrefenz zur Verfügung:

• Unterrichtung

Zeitpunkt der Unterrichtung des Kunden über den SEPA Bankeinzug. Dieses Datum muss vom Anwender gesetzt werden.

• Referenz aktiv

Nur eine aktivierte Mandatsreferenz ist für den SEPA Bankeinzug gültig. Wird beim Ausdruck der Umdeutung automatisch aktiviert.

• Folgelastschrift

Wird nach dem ersten Erstellen einer SEPA Lastschrift automatisch aktiviert. Durch Deaktivieren ist wieder eine Erstlastschrift möglich.

Mandatsreferenzen für Verträge

Mandatsreferenzen werden automatisch beim Anlegen eines Vertrages für eine Person bei derselbigen angelegt. Die Zahlungsart bei dem Vertrag muss auf Abbuchung gesetzt sein.

Hier ein Beispiel für mehrere Mandatsreferenznummern bei einer Person: Die Person besitzt 2 Verträge.

V-Nr. = 000000 sind Personenmandatsreferenzen, da keine Vertragsnummer angegeben ist.

Weitere Mandatsreferenzen können durch Einfügen angelegt werden.

Mögliche Ausdrucke der Mandatsreferenz

Umdeutung SEPA Basislastschrift

Wenn bereits eine schriftliche Einzugsermächtigung für den Bankeinzug vorliegt, reicht es aus, an den Zahlungspflichtigen eine Umdeutung als Information zu versenden.

Siehe Textbaustein 790!

SEPA Lastschriftmandat

Das SEPA-Lastschrift-Mandat muss zwingend für neue Kunden vorliegen.

Unterrichtung des Zahlungspfichtigen mindestens 14 Tage vor Einzug der Lastschrift über Fälligkeit, Gläubiger-ID und Mandatsreferenz.

Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrer Hausbank.

Siehe Textbaustein 791!

Definition Textbausteine für SEPA

In Programmparameter 932 können die Textbausteine für die SEPA Umdeutung und für die SEPA-Mandatsref. Lastschrift eingetragen werden:

Mögliche Platzhalter der Textbausteine

#GLAUBID               Gläubiger ID
#MANREF                Mandatsreferenz
#IBAN                  IBAN
#BIC                   BIC
#BANK                  Name Bank
#FAELLIG               Datum der Unterrichtung
#ADRESSE               Vollständige Adresse des Kontoinhabers
#KNAME                 Anrede und Name des Kontoinhabers
#PLZ                   PLZ
#ORT                   Ort
#STRASSE               Strasse und Hausnummer>
#SBNAME                Sachbearbeiter Name
#TELEFON               Telefon Kontoinhaber
#KONTAKT               Adresse des Gläubigers
#VERTRAG               Vertrags-Nummer
#DATUM                 Aktuelles Datum
#BETRAG                Betrag des Vertrages

Beispiel Textbaustein SEPA Umdeutung (790)

Hier ein Beispieltext zum Kopieren für den Textbaustein 790 - bitte klären Sie unbedingt mit Ihrer Hausbank den Wortlaut ab:

Wechsel Einzugsermächtigung in SEPA-Lastschrift

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit der Umstellung auf das SEPA-Verfahren in unserem Unternehmen möchten wir 
Sie darüber informieren, dass die bestehende Einzugsermächtigung als 
SEPA-Lastschrift-Mandat weitergenutzt wird.

Die Forderungen werden ab dem "Eigenes Startdatum für SEPA" wie folgt mit der SEPA-Basis-Lastschrift eingezogen:

Vertrag-Nr:               #VERTRAG       
Betrag:                   #BETRAG € zuzgl. gesetzl. MwSt.

Mandatsreferenz:          #MANREF
Ihr Konto (IBAN):         #IBAN
Kreditinstitut (BIC):     #BANK                        (#BIC)

Die Umdeutung erfolgt automatisch. Sollten die Kontodaten nicht richtig sein, 
bitten wir um eine kurze Information. Bitte sorgen Sie für ausreichende Kontodeckung.

Mit freundlichen Grüßen

"Eigene Firma"

Stade, den #DATUM
 
Unsere Gläubiger-Identifikationsnummer: #GLAUBID

Beispiel Textbaustein SEPA Mandatsref. Lastschrift (791)

Hier ein Beispieltext zum Kopieren für den Textbaustein 791 - bitte klären Sie unbedingt mit Ihrer Hausbank den Wortlaut ab:

                                                                       Unsere Gläubiger-Identifikationsnummer: 
                                                                        #GLAUBID


SEPA-Lastschrift-Mandat


Ich ermächtige die Firma "Eigene Firma", Zahlungen von meinem Konto mittels
Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Firma
"Eigene Firma" auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.


Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum,
die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem
Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.


#VERTRAGSNR
#BETRAG


Kontoinhaber:
#ADRESSE


Mandatsreferenz:            #MANREF
IBAN:                       #IBAN
BIC:                        #BIC


Ort, Datum     _________________________________________


Unterschrift    _________________________________________

Rechnungsfußtext bei Bankeinzug

In Programmparameter 254 kann der Textbaustein für den Rechnungszusatz Bankeinzug eingetragen werden.

Dieser Rechnungsfußtext Bankeinzug wird nur benutzt, wenn in der Zahlungsbedingung das Feld kein Rechnungszusatz für Bankeinzug deaktiviert ist und bei der Person Bankeinzug auf 'JA' gesetzt ist.

Mögliche Platzhalter des Textbausteins

#BANKVER               Name Bank
#KTONR                 Kontonummer
#BLZ                   BLZ
#BIC                   BIC
#IBAN                  IBAN
#MANREF                Mandatsreferenz
#GLAUBID               Gläubiger-ID

Anwenden bei Zahlungsbedingung

In Programmparameter 254 kann der Textbaustein für den Rechnungszusatz Bankeinzug eingetragen werden.

Dieser Rechnungsfußtext Bankeinzug wird nur benutzt, wenn in der Zahlungsbedingung das Feld kein Rechnungszusatz für Bankeinzug deaktiviert ist und bei der Person Bankeinzug auf 'JA' gesetzt ist.

..., nur wenn Bankeinzug in Personen auf "Ja" steht:

Erzeugen von SEPA-Schriften oder SEPA-Überweisungen

Einstellungen in den offenen Posten beeinflussen den SEPA-Zahlungsverkehr:

Folgende Felder sind hier für das SEPA Verfahren relevant:

Feld ZB-Neukalkulation: Wenn das Feld ZB-Neukalk markiert ist, wird der Zahlungsbetrag aus Betrag - Skontobetrag in der zu Grunde liegenden Währung immer neu ermittelt. Ist das Feld ZB-Neukalk nicht markiert, so kann der Betrag manuell vorgegeben werden und wird nicht neu berechnet. Der Ausbuchungsbetrag ist immer Zahlungsbetrag + Skonto!

Die Felder Mandatsreferenz und Unterrichtung werden automatisch beim Erzeugen eines OP's aus den Stammdaten der Person gefüllt. Sie werden nur bei dem SEPA-Lastschriftverfahren benötigt und können manuell verändert werden.

Das Feld Einzelzahlung ermöglicht bei SEPA Lastschrift und SEPA Überweisung einen einzelnen OP einzuziehen bzw. zu überweisen. Standardmäßig werden Sammellastschriften bzw. Sammelüberweisungen pro Debitor/Kreditor erzeugt.

Aufruf der Erstellung von SEPA-Lastschriften oder SEPA-Überweisungen

Die Erstellung von SEPA-Lastschriften oder SEPA-Überweisungen findet sich in der Liste der Offenen Posten unter F3 Druck -> Bankclearing (Debitoren) und F3 Druck -> Bankclearing (Kreditoren).

Beispiel: Hier ein Bankeinzugsprotokoll Debitoren.

Der Dateiname der Debitor SEPA XML Datei lautet .\OBS\TEMP\VB-DEB.XML. Der Dateiname der Kreditor SEPA XML Datei lautet .\OBS\TEMP\VB-KRED.XML.

Tipps für Verträge

Es ist sinnvoll, die Angaben der SEPA Mandatsrefenz-Lastschrift als Bestandteil in den Vertragstext zu übernehmen. Dadurch muss der Kunde nur eine Unterschrift leisten. (Fragen Sie Ihre Hausbank.)