Microsoft 365 Kontakte

OBS überträgt die Ansprechpartner Ihrer Personen als Kontakte nach Microsoft 365 (Exchange Online), in eine Richtung von OBS nach Microsoft 365. So haben Ihre Mitarbeiter alle Ansprechpartner in Outlook griffbereit, wahlweise im eigenen Postfach oder gemeinsam in einem freigegebenen Postfach. Die Verbindung läuft über Microsoft Graph. Für einen eigenen Exchange-Server im Haus verwenden Sie weiterhin die Exchange-Personensynchronisation.

HINWEIS: Es handelt sich um ein kostenpflichtiges Modul. Das Modul Cloud: Microsoft 365 Kontakte muss über den OBS-Support aktiviert werden. Außerdem muss der OBS-Cloud-Dienst im OBS Service Manager aktiv sein.

Steckbrief
Cloud Typ	Microsoft 365 Kontakt-Sync (Graph)
Richtung	nur OBS nach Microsoft 365
Übertragungsweg	OBS-Cloud-Dienst über Microsoft Graph
Anmeldung	OAuth2 mit der Definition OAUTH2 Microsoft Graph(Outlook/Exchange)
Ziel	Kontakte des angemeldeten Benutzers oder eines freigegebenen Postfachs
Übersicht	Cloud-Schnittstellen

Voraussetzungen

Das Postfach liegt in Exchange Online, also in Microsoft 365 mit einer Exchange-Online-Lizenz. Postfächer auf einem eigenen Exchange-Server kann Microsoft Graph nicht bedienen.
Im Microsoft-Entra-Portal ist eine App-Registrierung mit Anwendungs-ID und geheimem Clientschlüssel eingerichtet, siehe oAuth2-Authentifizierung.
Für Kontakte in einem freigegebenen Postfach: Das Postfach ist angelegt, und der Benutzer, mit dem sich OBS anmeldet, hat Vollzugriff darauf, siehe Freigegebenes Postfach.

Einrichtung

OAuth2-Eintrag

Den OAuth2-Eintrag legen Sie einmal an. Haben Sie bereits einen für den Microsoft 365 Kalender, verwenden Sie diesen.

Öffnen Sie Stammdaten → Z Weitere Stammdaten → Cloud Connect und legen Sie mit Einfg einen neuen Eintrag an.
Wählen Sie bei Cloud Typ die Definition OAUTH2 Microsoft Graph(Outlook/Exchange).
Tragen Sie bei App ID die Anwendungs-ID und bei App Secret ID den Wert des geheimen Clientschlüssels ein.
Sichern Sie mit F2.

Kontakt-Konto

Legen Sie in Cloud Connect mit Einfg einen neuen Eintrag an.
Wählen Sie bei Cloud Typ Microsoft 365 Kontakt-Sync (Graph) und vergeben Sie einen Titel, z.B. Kontakte Vertrieb.
Wählen Sie bei oAuth2 Connect den OAuth2-Eintrag. Setzen Sie das Häkchen Aktiv noch nicht.
Drücken Sie F10. Ihr Browser öffnet sich. Melden Sie sich mit dem Microsoft-365-Konto an, in dessen Kontakte OBS schreiben soll, bzw. mit dem Konto, das Vollzugriff auf das freigegebene Postfach hat, und bestätigen Sie den Zugriff. Verlangt Microsoft die Genehmigung eines Administrators, beachten Sie Zustimmung durch einen Administrator.
Sichern Sie mit F2.
Öffnen Sie den Eintrag erneut und legen Sie mit F8 in der Konfiguration das Ziel fest: Postfach, Unterordner, Aufteilung (siehe Konfiguration).
Setzen Sie das Häkchen Aktiv und sichern Sie mit F2.

Auf der Registerkarte Synchronisation legen Sie mit Synchronisations-Interval fest, nach wie vielen Minuten OBS erneut abgleicht.

ACHTUNG: Legen Sie Postfach und Ordner fest, bevor der erste Abgleich läuft. Ändern Sie das Ziel später, legt OBS einen Kontakt erst dann im neuen Ziel an, wenn sich der Ansprechpartner in OBS ändert, und die Kontakte im bisherigen Ziel bleiben stehen. Für einen sauberen Wechsel entfernen Sie die Kontakte im bisherigen Ziel und setzen die Zuordnungen zurück (siehe Besonderheiten).

Freigegebenes Postfach

Microsoft Graph kennt keine öffentlichen Ordner. Sollen alle Mitarbeiter dieselben Kontakte sehen, legt OBS sie in einem freigegebenen Postfach ab. Das Postfach braucht keine Lizenz und kein Passwort. Die Einrichtung erledigt der Administrator Ihres Microsoft-365-Mandanten:

Öffnen Sie das Microsoft 365 Admin Center und wählen Sie Teams und Gruppen → Freigegebene Postfächer → Freigegebenes Postfach hinzufügen.
Vergeben Sie einen Namen, z.B. OBS Kontakte, und eine E-Mail-Adresse, z.B. kontakte@firma.de.
Fügen Sie unter Mitglieder den Benutzer hinzu, mit dem sich OBS anmeldet, und alle Mitarbeiter, die die Kontakte sehen sollen. Mitglieder erhalten Vollzugriff auf das Postfach.
Öffnen Sie das Postfach einmal in Outlook im Web: Profilbild oben rechts, Weiteres Postfach öffnen. Bei einem neu angelegten Postfach legt Exchange die Kontaktordner erst danach an.
Tragen Sie die Adresse in OBS in der Konfiguration des Kontakt-Kontos bei Cloud.M365.Contact.Postfach ein, bevor der erste Abgleich läuft.

Bis neue Mitglieder Zugriff haben, kann bis zu eine Stunde vergehen.

Im klassischen Outlook binden die Mitarbeiter die Kontakte so ein: In der Ansicht Kontakte Start → Kontakte öffnen → Freigegebene Kontakte öffnen wählen und die Adresse des Postfachs eintragen. Die Kontakte erscheinen unter Freigegebene Kontakte. Unterordner wie OBS Kunden zeigt Outlook erst, wenn das ganze Postfach eingebunden ist: Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen, Konto doppelklicken, Weitere Einstellungen → Erweitert → Hinzufügen.

Umstellung von der Exchange-Personensynchronisation

Liegt das Postfach eines bestehenden Eintrags vom Typ Exchange Kontakt-Sync in Exchange Online, stellen Sie es auf Microsoft Graph um. Die Zuordnung zwischen Ansprechpartnern und Kontakten bleibt dabei erhalten, es entstehen keine doppelten Kontakte. Die Einstellungen zu Unterordnern und Aufteilung übernimmt OBS.

Öffnen Sie den Eintrag und ändern Sie Cloud Typ auf Microsoft 365 Kontakt-Sync (Graph).
Wählen Sie bei oAuth2 Connect einen OAuth2-Eintrag mit der Definition OAUTH2 Microsoft Graph(Outlook/Exchange).
Drücken Sie F10 und melden Sie sich mit demselben Konto an wie bisher.
Sichern Sie mit F2.

Hat der Eintrag bisher in den öffentlichen Kontakteordner geschrieben (Cloud.Exchange.Contact.SaveInPublicFolder = J), richten Sie vorher ein freigegebenes Postfach ein. Nehmen Sie vor der Umstellung das Häkchen Aktiv heraus, tragen Sie nach der Umstellung mit F8 das Postfach bei Cloud.M365.Contact.Postfach ein und setzen Sie erst dann Aktiv wieder. OBS legt alle Kontakte im freigegebenen Postfach neu an. Die Kontakte im öffentlichen Ordner entfernen Sie von Hand.

ACHTUNG: Ein auf Microsoft 365 Kontakt-Sync (Graph) umgestellter Eintrag lässt sich nicht auf Exchange Kontakt-Sync zurückstellen.

Konfiguration

Die Einstellungen erreichen Sie mit F8 im Eintrag.

Einstellung	Standard	Bedeutung
`Cloud.M365.Contact.Postfach`	leer	Adresse eines freigegebenen Postfachs, in dessen Kontakte OBS schreibt. Leer bedeutet: Kontakte des angemeldeten Benutzers. Vor dem ersten Abgleich eintragen.
`Cloud.Exchange.Contact.SubFolder`	leer	Unterordner unter Kontakte, in dem die Kontakte gespeichert werden. Leer bedeutet: direkt im Ordner Kontakte. Fehlt der Ordner, legt OBS ihn an.
`Cloud.Exchange.Contact.SplitLieferPerson`	N	J: Kunden und Lieferanten in getrennten Unterordnern ablegen. Ansprechpartner von Personen, deren Nummer mit 1 beginnt, kommen in den Kunden-Ordner, alle anderen in den Lieferanten-Ordner.
`Exchange_Contact_Folder_Kunden`	OBS Kunden	Name des Unterordners für Kunden.
`Exchange_Contact_Folder_Lief`	OBS Lieferanten	Name des Unterordners für Lieferanten.
`Exchange_Contact_Folder_Mitarb`	OBS Mitarbeiter	Name des Unterordners für Mitarbeiter.
`Cloud.Exchange.Contact.MitarbEigen`	leer	Nummer der Eigenschaft, mit der Sie Ihre eigenen Mitarbeiter kennzeichnen. Ansprechpartner mit dieser Eigenschaft, an der Person oder am Ansprechpartner, legt OBS im Mitarbeiter-Ordner ab.
`Cloud.Exchange.Contact.DeleteSync`	N	J: Kontakte, die OBS nicht mehr überträgt, in Microsoft 365 löschen. N: Sie bleiben stehen (siehe Besonderheiten).
`Cloud.M365.Contact.IdsMigriert`	N	Wird beim ersten Abgleich automatisch auf J gesetzt. Nicht von Hand ändern.

Übertragener Inhalt

OBS-Feld	Übertragen	In Outlook
Vorname	✓	Vorname
Name	✓	Nachname. Speichern unter lautet Name, Vorname.
Firma	✓	Firma
Geburtsdatum	✓	Geburtstag
Abteilung	✓	Abteilung
Position	✓	Position
Bemerkung	✓	Notizen, als reiner Text mit Zeilenumbrüchen
Adresse	✓	Adresse geschäftlich
Privat-Adresse	✓	Adresse privat
Telefon	✓	Telefon geschäftlich
Telefon Privat	✓	Telefon privat
Telefon Privat Mobil	✓	Telefon privat 2
Telefon Mobil	✓	Mobiltelefon
Fax	✓	Fax geschäftlich
Email	✓	E-Mail
Email Privat	✓	E-Mail 2
Änderungen in Outlook	–	OBS übernimmt sie nicht.

Besonderheiten

Übertragen werden alle Ansprechpartner aktiver Personen. Ausgenommen sind inaktive Personen und Ansprechpartner sowie Personen und Ansprechpartner mit der Eigenschaft 9026 Keine Synchronisation in die Cloud, siehe Eigenschaften.
Ändert sich ein Ansprechpartner in OBS, überträgt OBS beim nächsten Abgleich alle Felder, auch geleerte. Änderungen, die in Outlook an diesem Kontakt gemacht wurden, sind dann überschrieben.
Wird ein Ansprechpartner inaktiv gesetzt oder ausgenommen:
- Mit Cloud.Exchange.Contact.DeleteSync = J löscht OBS den Kontakt. Microsoft 365 verschiebt ihn in den Ordner Gelöschte Elemente des Postfachs. Wird der Ansprechpartner wieder aktiv, legt OBS den Kontakt neu an.
- Mit N bleibt der Kontakt stehen und mit dem Ansprechpartner verbunden. Wird der Ansprechpartner wieder aktiv, aktualisiert OBS den vorhandenen Kontakt.
Wird ein Ansprechpartner in OBS gelöscht und steht Cloud.Exchange.Contact.DeleteSync auf N, bleibt der Kontakt in Outlook stehen und wird nicht mehr aktualisiert. Im Protokoll steht trotzdem „Objekt … wird aus der Cloud gelöscht“.
Löscht jemand einen Kontakt in Outlook, legt OBS ihn wieder an, sobald sich der Ansprechpartner in OBS ändert: Beim ersten Abgleich nach der Änderung meldet das Protokoll, dass der Kontakt nicht mehr vorhanden ist, beim nächsten Abgleich ist er wieder da.
Der erste Abgleich legt alle Kontakte an und dauert bei vielen Ansprechpartnern lange. Microsoft begrenzt die Zahl der Zugriffe, rund 20.000 Ansprechpartner brauchen etwa vier Stunden. Danach überträgt OBS nur noch Änderungen.
Das klassische Outlook listet unter Meine Kontakte alle Kontaktordner untereinander auf, auch Unterordner. Die tatsächliche Ordnerstruktur zeigt die Ordnerliste mit Strg+6.
Ein Eintrag schreibt in genau ein Postfach. Für weitere Postfächer legen Sie je Postfach einen eigenen Eintrag an.
Mit der Schaltfläche Zuordnungen zurücksetzen auf der Registerkarte Synchronisation löschen Sie die Zuordnungen zwischen Ansprechpartnern und Kontakten. Der nächste Abgleich legt alle Kontakte neu an. Die vorhandenen Kontakte in Outlook bleiben stehen, entfernen Sie sie vorher, sonst sind sie doppelt vorhanden.

Meldungen im Protokoll des OBS-Cloud-Dienstes:

Meldung	Ursache
„Das Postfach … liegt nicht in Exchange Online …“	Das Postfach liegt auf einem eigenen Exchange-Server, oder es fehlt die Exchange-Online-Lizenz. Für einen eigenen Exchange-Server verwenden Sie die Exchange-Personensynchronisation.
„Die Kontakte von … sind nicht erreichbar …“	Das freigegebene Postfach ist neu oder der Vollzugriff ist noch nicht wirksam. Öffnen Sie das Postfach einmal in Outlook im Web und versuchen Sie es nach bis zu einer Stunde erneut. Sonst prüfen Sie den Vollzugriff.
„Kein Zugriff auf die Kontakte von …“	Der angemeldete Benutzer hat keinen Vollzugriff auf das freigegebene Postfach. Prüfen Sie die Mitglieder des Postfachs und melden Sie sich am Kontakt-Konto mit F10 neu an.
`HTTP 401`	Der OAuth2-Eintrag hat die Definition OAUTH2 Microsoft (IMAP/POP/SMTP/EWS). Stellen Sie ihn auf OAUTH2 Microsoft Graph(Outlook/Exchange) um und melden Sie sich am Kontakt-Konto mit F10 neu an.
„Nur … von … Kontakt-Ids uebersetzbar … Migration abgebrochen“	Bei der Umstellung wurde ein anderes Konto angemeldet als beim bisherigen Exchange-Eintrag. Melden Sie sich mit F10 mit dem richtigen Konto an.
„Kontakt … konnte nicht angelegt werden“ bzw. „… aktualisiert werden“	Microsoft 365 hat diesen einen Kontakt abgelehnt, die übrigen werden weiter übertragen. Der Grund steht am Ende der Meldung.

Siehe auch