SEPA Überweisung
Die SEPA Überweisung (Single Euro Payments Area) ist das Mittel, einen einheitlichen Zahlungsverkehr zwischen den EU-Mitgliedsstaaten, Norwegen, Liechtenstein, Schweiz und Island zu ermöglichen.
SEPA Überweisung - Schnelleinstieg
Die Umstellung des bisherigen Zahlungsverkehrs auf den SEPA Zahlungsverkehr beinhaltet im Grunde: Statt der Kontonummer wird im Zahlungsverkehr (Überweisungen/Lastschriften) dann die "IBAN" angegeben ("International Bank Account Number"), und statt der Bankleitzahl dann der "BIC" ("Bank Identifier Code"). Schon jetzt sind diese Nummern auf jedem Kontoauszug zu finden.
Der Hintergrund ist eine Vereinheitlichung von Kontonummern und Bankleitzahlen für den gesamten EU-Raum und weitere sich anschließende Staaten - und auch der Zahlungverkehr innerhalb von Deutschland funktioniert genau nach diesem Standard. Die bisherigen Verfahren für ausländischen Zahlungverkehr mit zusätzlichen Nummern und Codes werden mit dem neuen Standard überflüssig.
Bislang eingezogene Gebühren für den Auslandszahlungsverkehr entfallen - das kann für manchen Unternehmer eine spürbare Entlastung sein. Die Währung einer SEPA Überweisung ist immer EURO, auch wenn das betroffene Land eine andere Währung hat.
Die "EU-Standardüberweisung" ist schon der Vorreiter für das neue SEPA Verfahren - nun kann dieses Verfahren aber auch für Lastschriften von ausländischen Kunden/Konten angewendet werden. Das gilt sowohl für das aktive Einziehen einer Lastschrift sowie auch die passive Auftragsgabe einer Lastschrift über ein ausländisches Konto.
Aufbau von IBAN und BIC
Eine IBAN kann bis zu 34 Zeichen lang sein (nur Großbuchstaben und Ziffern). Am Anfang stehen immer ein zweistelliges Länderkürzel ("DE" für Deutschland, "AT" für Österreich usw.) und eine zweistellige Prüfziffer. Die nachfolgenden Zeichen sind länderabhängig: So folgen in Deutschland z.B. die Bankleitzahl, bestehend aus 8 Ziffern, und die Kontonummer, die immer auf 10 Stellen mit führenden Nullen aufgefüllt wird (dabei sind andere Zeichen als Ziffern, z.B. "-" in der Kontonummer wegzulassen).
Beispiel: BLZ 29250150, Kto 2-502935 wird zu DExx292501500002502935, der Rückschluss von der IBAN auf die Bankleitzahl und die Kontonummer sind ebenfalls nach dem beschriebenen Schema möglich. Die Darstellung einer IBAN mit Leerzeichen nach jeder 4. Stelle dient der besseren Übersichtlichkeit - die Leerzeichen sind aber kein Teil der tatsächliche gespeicherten IBAN.
Der BIC ("Bank Identifier Code") ist die für den gesamten Zahlungsraum umgewandelte Bankleitzahl, von 8 Ziffern auf eine 8- oder 11-stellige Buchstaben-/Ziffernkombination. Die neuen BICs für vorhandene Bankleitzahlen sind den entsprechend vorhandenen Tabellen zu entnehmen.
Der Aufbau einer BIC: die ersten 4 Buchstaben geben den Namen der Bank wieder (z.B. "BRLA" für Kreissparkasse Bremerhaven/Land Hadeln), dann folgen 2 Buchstaben für das Land der jeweiligen Bank, z.B. "DE" für Deutschland, zwei Buchstaben für den Ort , z.B. "21", schließlich können noch drei Buchstaben folgen, z.B. für die Filiale "BRK" - oder aber es folgt auch nichts oder "XXX" (gleichwertig mit nichts). Alle Buchstaben sind als Großbuchstaben anzugeben, also z.B. "BRLADE21BRK".
Ermittlung der IBAN und BIC
Die IBAN und die BIC der eigenen Konten ist schon auf jedem Kontoauszug vorhanden, kann also einfach abgelesen werden.
Um die IBAN und BIC fremder Konten zu erfahren, gibt es mehrere Wege:
1. Erfragen der IBAN und BIC beim Kontoinhaber
2. auf eingegangene Rechnungen schauen, dort steht ggf. schon die IBAN und die BIC
3. nach dem oben geschriebenen Verfahren - und mit sogenannten IBAN Rechnern für die Prüfziffer in der IBAN - die IBAN und die BIC ermitteln, dieses Verfahren eignet sich nur für Konten ohne Unterkonten
Zeitlimit für die Einführung von SEPA Überweisungen
Das SEPA Verfahren ist seit November 2010 im EU-Raum verfügbar. In den Ländern, die an SEPA teilnehmen wollen, müssen bis November 2014 deren Banken auf dieses Verfahren umgestellt haben. Ob jetzt schon eine solche Bank das SEPA Verfahren unterstützt, ist an dem Vorhandensein der entsprechenden BIC zu erkennen.
Es wird der bisherige nationale Zahlungsverkehr (mit Bankleitzahl, Kontonummer, DTAUS-Dateien ...) am 01.02.2014 eingestellt. Der Geschäftszahlungsverkehr (insbesondere der
Lastschrifteinzug)
muss bis zum 1. Februar 2014 komplett umgestellt sein!
Zur Zeit können beide Verfahren parallel benutzt werden. In dieser Übergangszeit sollten bereits die nötigen SEPA Strukturen eingerichtet, und natürlich auch schon genutzt werden, damit es am 01.02.2014 nicht zur Handlungsnot kommt.
Neuerungen im SEPA Zahlungsverkehr
neue Datei-Formate
SEPA-Aufträge werden nicht mehr als DTAUS-, sondern als XML- Dateien an die Bank gesendet. Software, die bisher DTAUS- Dateien erzeugt und übertragen hat, muss in Zukunft XML-Dateien erzeugen und übertragen.
Die Schnittstelle der Banken heisst HBCI, jedoch verfügen noch nicht alle Banken über diese Schnittstelle. Ein anderer Weg ist die Einrichtung eines EBICS-Zugangs bei der Bank und der Zugriff mit entsprechender Software z.B. Windata Professional. Der EBICS Zugang muss für die neuen SEPA-Arten ("CCT" für Überweisungen und "CDD" für Lastschriften, unter Umständen auch noch andere) freigeschaltet werden.
Es können auch weiterhin Kontoauszüge im MT940-Format bei der Bank abgeholt werden - in den Abschnitten 30 und 31 des Feldes 86 für Bankleitzahl und Kontonummer des Absenders stehen dort dann BIC und IBAN. Im Zuge der SEPA Umstellung gibt es jetzt aber auch eine neue Art der Kontoauszge im XML-Format namens "camt.053". Diese können bei der Bank zusätzlich oder anstelle der MT940-Auszüge bestellt werden.
neue Fristen für Lastschrifteinreicher
Es gibt neue Fristen für den Lastschrift-Zahlungsverkehr. In der Vergangenheit wurden die DTAUS-Lastschriftdateien zu einem beliebigen Zeitpunkt bei der Bank eingeschickt, diese buchte dann zeitnah noch am gleichen Tag, spätestens am nächsten Tag diese Lastschrift ein. Die Summe wurde beim Auftraggeber nach 2 Bank Arbeitstagen gutgeschrieben, beim Kunden zeitnah am gleichen Tag oder spätestens nach 2 Tagen gebucht.
Die neue Vorgehensweise: Eine SEPA-Lastschrift findet an einem fest angegebenen Buchungstag statt, dieser Buchungstag steht sowohl beim Auftaggeber als auch beim Kunden auf dem Kontoauszug. Dieses Datum ist im Lastschriftauftrag festzulegen und dem Kunden mindestens 14 Tage vorher mitteilen, z.B. durch Angabe des Buchungstages auf der Rechnung. Diese Standardfrist kann über Einzelverträge mit dem Kunden verkürzt werden.
Auch neu ist die Relevanz der Sequenz eines Auftrages: Aufträge werden unterschieden nach einmaligen/erstmaligen/wiederholten/letzten Lastschriften. Die Einreichungsfrist für einmalige, erstmalige Aufträge beträgt i.d.R. 5 Bank-Arbeitstage, für wiederholte, letzte Aufträge i.d.R. 2 Bank-Arbeitstage. Diese Einreichungsfristen sind mit der Bank abzuklären, da diese befugt ist, diese Fristen zu verlängern. Die früheste Einreichngsfrist für Aufträge liegt zwischen 14 und 30 Kalendertagen vor dem Buchungstag - auch dieses ist mit der Bank abzuklären.
Der Name für eine Einzugsermächtigung im SEPA-Zahlungsverkehr ist Mandat. Bestehende Einzugsermächtigungen, die in schriftlicher Form vorliegen müssen, können seit dem 09.07.2012 als SEPA-Mandat übernommen werden. Bei einer solchen Mandats-Übernahme muss der Kunde schriftlich in Kenntnis gesetzt werden. In diesem Zuge können Sie Ihre Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz-Nummer mitteilen und über die neue Widerspruchsfrist von 8 Wochen informieren. Das Datum des Mandats ist das Datum dieses Schreibens und muss mindestens fünf Werktage vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug liegen.
Umstellungen beim Lastschrifteinzug
Die Gläubiger-ID muss bei der Bundesbank beantragt werden, diese muss bei jedem Lastschrifteinzug mitgeschickt werden. Die Gläubiger-ID muss sowohl schriftlich auf dem SEPA-Mandat als auch als Datensatz in der XML-Datei enthalten sein.
Auch das "Datum des SEPA-Mandats" muss auf jeder SEPA-Lastschrift stehen, und der Typ "Wiederholt"e Lastschrift gewährt kürzere Einlieferungsfristen, ist also besser bei einer wiederholten Lastschrift mitanzugeben.
Es empfiehlt sich, alle Einzugsermächtigungen als "Kombi-Mandat" einzurichten, d.h. heisst, vorerst kann noch nach altem Muster eingezogen werden, es ist aber schon alles für eine Sepa-Mandat vorbereitet. Ein solches Kombi-Mandat enthält Name, Adresse, Unterschrift des Zahlenden, den Typ 'einmalig' oder 'wiederholt', un die Mandatsreferenznummer, die bis zu 35 Stellen lang sein darf und vom Zahlungsempfänger vergeben wird. Bei der tatsächlichen Umstellung auf ein Sepa-Mandat braucht der Kunde dann nur noch von der Umstellung unterrichtet werden. Solange nur innerhalb von Deutschland gebucht wird, kann aus der IBAN die Bankleitzahl und die Kontonummer entnommen werden. (BLZ = 5. bis 12. Ziffer der IBAN, Konto = 13. bis 22. Ziffer, BIC brauchen Sie nicht).
Bei jeder Lastschrift müssen Sie eine "Mandatsreferenz" angeben, die mit der Referenz auf dem SEPA-Mandat korrespondiert. Bei wiederholten Lastschriften (z.B. Abonnements) verwenden wir "K" und die Kundennummer (also z.B. Mandatsreferenz "K1234" für Kunde 1234). Die Mandatsreferenz muss dem Kunden vor der Lastschrift mitgeteilt werden (z.B. indem er ein nur für ihn vorkonfiguriertes SEPA-Mandat unterschreibt, in dem die Mandatsreferenz enthalten ist; oder die Mandatsreferenz wird erst später, z.B. in der Rechnung, mitgeteilt, falls ein "neutrales" SEPA-Mandatsformular verwendet wird).
Während dieser ganzen technischen Umstellungen können Sie schon einmal bei Ihrer Bank vorsprechen und sich nach der SEPA- Einlieferung erkundigen. Mit EBICS geht das bei allen Banken; bei manchen auch mit HBCI. Sie werden einen Berg voll Formulare zugeschickt bekommen, den Sie unterschreiben müssen; da sich Ihr zuständiger Bankmensch mit dem ganzen Kram i.d.R. auch nicht auskennt, korrigieren Sie ggf. die vorausgefüllten Felder, unterschreiben Sie alles und schicken Sie die Unterlagen an Ihre Bank zurück.
Parallel dazu müssen Sie an zwei "Softwareschrauben" drehen: Die Software, die bisher Ihre DTAUS-Dateien erzeugt hat, muss künftig XML-Dateien erzeugen. Das können Sie auch selbst machen (siehe Anhang 2 in den Datenformatspezifikationen); ab Version 3.0 (seit April 2011) kann auch KONTOPRUEF-OFFLINE SEPA-XML-Dateien erzeugen (wie momentan die DTAUS-Funktionen). Auch das Drama mit den erstmaligen/wiederholten Lastschriften ("habe ich bei diesem Kunden schon einmal abgebucht, und wenn ja, von welcher IBAN?") wird dann von KONTOPRUEF-OFFLINE erledigt (mit Hilfe einer "Mini-Datenbank", in der die jeweils letzte Lastschrift für jeden Kunden gespeichert wird).
Und dann brauchen Sie noch eine Banking-Software, die diese XML-Dateien mit EBICS (oder ggf. HBCI, falls Ihre Bank das unterstützt) zur Bank überträgt. Wir verwenden dazu Windata Professional.
Wenn Sie dann XML-Dateien erzeugen können, eine Software zum Transfer haben und Ihre Bank Sie freigeschaltet hat, versuchen Sie Ihre erste Testlastschrift am besten auf Ihr Privatkonto (und nicht auf einen realen Kunden). Denn beim ersten Ausprobieren geht immer irgendetwas schief: Entweder haben Sie die Fristen falsch berechnet; Ihre Bank hat irgendwo vergessen, ein Häkchen zur SEPA-Freischaltung zu setzen; in irgendwelchen Datenfeldern befinden sich unzulässige Sonderzeichen; oder die XML-Datei an sich hat einen falschen Aufbau... (letzteres können Sie z.B. mit dem SEPA XML Checker der Sparkassen prüfen; die kostenlose Demo-Version für XML-Dateien bis 5 KB wurde leider kürzlich entfernt – vielleicht aufgrund zu vieler Downloads per Link von dieser Website...?!).
Und wenn schließlich alles funktioniert, schicken Sie Ihren Kunden, die ein "Kombi-Mandat" (s.o.) unterschrieben haben, die Mitteilung, dass Sie jetzt auf SEPA-Lastschrifteinzug umstellen.