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Volumenvertrag - Abbildung im OBS
Ein Volumenvertrag ist ein Vertrag, bei dem pauschal eine Summe für eine gewisse Anzahl an Freikopien in einem Zeitraum bezahlt wird, z.B. 1.000.000 SW-Kopien f. 48 Monate, die Farbabrechnung soll aber ggf. ab der 1. Farbkopie berechnet werden.
Das bedeutet, dass die Anzahl der verbrauchten SW-Kopien zwar festgehalten werden muss, um zu erkennen, wann das Gesamt-Volumen an SW-Kopien erreicht wird, darf aber nur über die Pauschale abgerechnet werden und nicht noch einmal über die Anzahl der verbrauchten Kopien - nur beim Erreichen des Gesamt-Volumens muss der Anwender tätig werden.
Abbildung eines Volumenvertrages von einem SW Gerät im OBS:
Die zu bezahlende Pauschale für den Volumenvertrag wird auf einen der möglichen Zeitraum umgelegt (monatl., viertelj, ...). Die Druckabrechnung wird die Zahlungsart auf 'Kopien Konto' gestellt. In dem Feld 'Anzahl Bis' wird das erlaubte Volumen eingetragen - pro Forma muss in dem Feld 'Preis Ab' ein Wert eingetragen werden - nur so wird eine Zählerstandsabfrage erzeugt.
Es wird dann ganz gewöhnlich eine Zählerstandsabfrage erzeugt, diese dann auch erfasst und übernommen . Sobald die 'Anzahl Bis' erreicht wird, wird beim Aufruf der Vertragsübersicht die Meldung 'Achtung: Kopienkonten müssen neu berechnet werden. Sollen die betroffenen Beträge markiert werden?' geschaltet. Nun kann der Anwender tätig werden und abklären, was nun passieren soll.
Abbildung eines Volumenvertrages von einem Farb-Gerät im OBS:
Die zu bezahlende SW-Pauschale für den Volumenvertrag wird auf einen der möglichen Zeitraum umgelegt (monatl., viertelj, ...).
Für die Druckabrechnung wird die Zahlungsart ebenfalls auf einen möglichen Zeitraum eingestellt. In dem Feld 'Anzahl Bis' wird die erlaubte Anzahl in dem Zeitraum eingestellt - pro Forma muss in dem Feld 'Preis Ab' ein Wert eingetragen werden - nur so wird eine Zählerstandsabfrage erzeugt.
Es wird dann ganz gewöhnlich eine Zählerstandsabfrage erzeugt, diese dann auch erfasst und übernommen. Damit nun die Anzahl an Kopien, die just in diesem Zeitraum mal etwas größer ist als erlaubt (in einem weiteren Zeitraum aber vielleicht etwas kleiner als erlaubt) nicht noch einmal (zusätzlich zur Volumen-Pauschale) abgerechnet wird und auch nicht zusätzlich bei den Ausgaben für den Vertrag auftauchen, muss eine Vorkehrung helfen: Die gerade in diesem Zeitraum zuviel verbrauchten Kopien werden in dem zugehörigen Zählerstand als Kopien (Freikopien der Techniker für Testseiten) eingetragen. Nun tauchen diese Kopien nicht mehr als Druckabrechnung auf und werden auch nicht als Ausgabe dem Vertrag angelastet - der Anwender muss allerdings das Gesamt-Volumen an verbrauchten SW Kopien selbstständig im Auge behalten.