OBS/Stammdaten/Personen/Anlegen einer Person
Anhand dieses Beispiels wird in diesem Abschnitt gezeigt, wie Sie in Ihren Stammdaten "Personen" einen neuen Kunden anlegen. Wählen Sie in dem Menü "Stammdaten" den ersten Unterpunkt "Personen" an, oder führen Sie die Tastenkombination [Strg]+[P] aus.
Vor Ihnen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Liste Personenstamm finden, in der alle bereits angelegten Kundendaten gespeichert sind. Betätigen Sie nun die [Einfg] Taste um einen neuen Kunden zu erfassen. Es erscheint nun die Eingabemaske.
Personen-Nummer: Sie können diese Nummer selber eintragen, es ist eine laufende Nummer, wobei die erste Ziffer die Person als Kunde (1), Lieferant (7) oder Werbungsempfänger (9) identifiziert. Wenn Sie nur die erste Ziffer (d.h. 1,7 oder 9) eingeben, wird OBS automatisch eine Personen-Nummer für Sie erstellen (und zwar fortlaufend z.B. 100, 101,102, usw.).
Das Feld Suchbegriff wird automatisch gefüllt, sobald Sie die weiteren Daten eingegeben haben. Der Suchbegriff setzt sich aus Name, Vorname zusammen.
Im Feld Anlagedatum wird automatisch das aktuelle Datum eingefügt.
Wählen Sie im Feld Anrede mit der [#] Taste die Anrede aus der erscheinenden Liste aus, die automatisch auf Dokumenten über der Adresse eingefügt werden soll. Beispiel: Wenn Sie die "Firma Ernst Bergau GmbH" eintragen, können Sie als Anrede "An die" auswählen.
Tragen Sie nun in den folgenden Feldern die Anschrift des Kunden ein. Sachbearbeiter: Hier wird der Sachbearbeiter eingetragen, der normalerweise für diesen Kunden zuständig ist. Es ist die Möglichkeit vorhanden, mit [#] eine Auswahlbox aller bisher vorhandenen Sachbearbeiter anzuzeigen und dann einen Eintrag auszuwählen.
Vertreter: Hier wird der Vertreter eingetragen, der normalerweise für diesen Kunden zuständig ist. Diese Feld ist in der Funktionalität identisch mit dem Feld "Sachbearbeiter".
Bemerkung: Benutzen Sie dieses Feld, um anderen Benutzern oder sich selbst einen wichtigen Hinweis zu diesem Kunden zu geben. Der Inhalt von Bemerkung wird am unteren Rand der Personenliste in roter Schrift angezeigt, wenn diese Person ausgewählt ist. Wenn Sie einen Auftrag o.ä. für diesen Kunden erstellen, erscheint eine Meldung mit dieser Bemerkung, sobald Sie diesen Kunden ausgewählt haben.
Sie können Ihren Kunden einer bestimmten Branche zuordnen, wählen Sie mit der [#] Taste die entsprechende Nummer aus der Liste aus. Das zuordnen von Personen zu einer Branche brauchen Sie z.B. wenn Sie eine Auswertung über eine bestimmte Personengruppe (z.B. nur Speditionen) machen wollen Wenn Sie im Feld Internet die Homepage Ihres Kunden angeben (z.B. http://www.bergau.de) können Sie automatisch mit [F9] auf diese Internetseite gehen, wenn der Kunde in der Liste "Personenstamm" markiert ist.
Re-Empfänger: Hier können Sie die Adresse eintragen, an die die Rechnungen geschickt werden sollen, falls diese von der Lieferanschrift abweichen sollte.
Wenn der Kunde eine Internationale Lieferanten-Nummer (ILN) und eine GesellschafterNummer besitzt, können Sie diese Daten hier auch eintragen.
Interne Kundennummer: Tragen Sie hier Ihre Kundennummer ein, die Sie bei diesem Lieferanten besitzen.
Schlüsselfeld: Dieses Feld ist auch für Auswertungen vorhanden. Wenn Sie z.B. alle Personen anschreiben wollen, die bei Ihnen das Produkt "A" erstanden haben, tragen Sie bei allen diesen Personen in dem Schlüsselfeld ein "A" ein. Wenn Sie nun eine Personen-Auswertung starten, müssen Sie im Feld "S-Feld" nur ein "A" eintragen und Sie bekommen eine Liste mit allen Kunden, die das Produkt "A" besitzen.
Es stehen Ihnen noch drei weitere Eingabemasken zum Erfassen zusätzlicher Daten zur Verfügung, die Sie durch folgende Tastenkombinationen erreichen:
[Alt]+[2]: Weitere Stammdaten [Alt]+[3]: Sonstiges und Finanzdaten [Alt]+[4]: Kundenumsatz
Verfahren Sie in diesen Eingabemasken genauso wie bei der ersten. Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, sichern Sie mit [F2].
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