OBS/Häufig gestellte Fragen/Wie funktioniert die Zählerstandsabfrage?
Vertrag anlegen und Gerät hinterlegen' Wählen Sie im Menü unter "Stammdaten" den Punkt "Verträge" aus. Fügen Sie in der sich öffnenden Liste mit [Einfg] einen neuen Vertrag ein. Im Feld "Kunden-Nr." tragen Sie die Nummer des Kunden ein, der das Gerät von Ihnen geliehen hat. Füllen Sie die restlichen Felder aus. Auf der zweiten Registerkarte finden Sie die Felder für die Freidruck und die Preise. Diese Felder müssen Sie ausfüllen, da die Kopienabrechnung anhand dieser Daten abläuft. Über [F10] gelangen Sie in die Geräteverwaltung. Betätigen Sie hier [Einfg], wenn das Gerät schon für den Kunden angelegt ist, öffnet sich eine weitere Liste, in der Sie mit [F5] das Gerät markieren können. Wenn es noch nicht angelegt ist, öffnet sich die Geräte-Eingabemaske und Sie können das Gerät neu anlegen. Sichern Sie mit [F2]. Die Zählerstandsabfrage kann auch den Fall eines ersten Zählerstandes bei einem Gerät automatisch abwickeln. Es wird dann auf die Felder Zählerstand Beginn und Zählerstand akt zugegriffen, die für den Start eines Gerätes beide auf den Startwert laut Gerät gestellt werden müssen - bei einem Neugerät ist nichts zu tun, da beide Felder mit 0 vorbelegt sind.
Erstellen einer Zählerstandsabfrage' Nachdem Sie in der Vertragsverwaltung die gewünschten Verträge selektiert /markiert haben, gelangen Sie über [F10 Weit.] Ò Zählerstandsabfrage zu einem Auswahlmenü mit vier Unterpunkten.
Eine Zählerstandsabfrage zu einem Gerät wird nur neu angelegt, wenn es dieselbige nicht noch unübernommen in der Zählerstandserfassung gibt.
In der Praxis sollte folgende Reihenfolge für die Zählerstandsabfragen gewählt werden:1. per EMail, es werden alle Zählerstandsabfragen erzeugt, die auf eine EMail Adresse zugreifen können2. per FAX, es werden alle Zählerstandsabfragen erzeugt, die noch nicht durch 1. abgewickelt wurden und auf eine Faxnummer zurückgreifen können3. per manuell, die übrig gebliebenen Zählerstandsabfragen werden generiert und müssen manuell (per Telefon, Post ...) beim Kunden erfragt werden
1. Zählerstandsabfrage manuell: Über diesen Punkt können Sie sich hier eine Liste zum Abfragen der Zählerstände ausgeben lassen. Auf dem Ausdruck sehen Sie den letzten Zählerstand, Daten zum Vertrag und zwei freie Felder für den abgefragten Zählerstand und den berechneten Verbrauch.
2. Zählerstandsabfrage per Fax: Um diesen Punkt nutzen zu können, müssen Sie im Vertrag eine Faxnummer hinterlegt haben. Sobald Sie den Menüpunkt auswählen, werden für die Selektierten Verträge Faxe generiert und automatisch verschickt. Was für ein Text in den Faxen generiert wird, muss in der Vertragsmaske in der Registerkarte 5 Text Zählerstandsabfrage eingestellt werden.
3. Zählerstandsabfrage per E-Mail: Um diesen Punkt nutzen zu können, müssen Sie im Vertrag eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben. Sobald Sie den Menüpunkt auswählen, werden für die selektierten Verträge E-Mails generiert und automatisch verschickt. Was für ein Text in den E-Mails generiert wird, muss in der Vertragsmaske in der Registerkarte 5 Text Zählerstandsabfrage eingestellt werden.
4. Archiv / Zählerstandserfassung: Über diesen Menüpunkt gelangen Sie in die Zählerstandserfassung.
Zählerstandserfassung Hier werden alle erstellten Zählerstandsabfragen aufgelistet, die noch nicht übernommen wurden. Sie sehen hier alle wichtigen Informationen über die Zählerstandsabfragen.
Lfd-Nr.: Gibt an, zu welchem Lauf die Abfrage gehört. So können Sie schnell sehen, welche Abfragen auf einmal versendet wurden.
Doku-Nr.: Gibt an, zu welchem Dokument die Abfrage gehört. Werden z.B. mehrere Abfragen an einen Kunden versendet, haben diese die gleiche Doku-Nr. - mit Hilfe dieser Information können Sie die Zählerstände schneller erfassen.
Erfassen von Zählerständen Wenn Sie nun einen neuen Zählerstand erfassen möchten, brauchen Sie nur mit [8] in den jeweiligen Datensatz gehen, den Zählerstand eintragen und die Eingabe anschließend mit [F2 Speich.] bestätigen. Zur Übernahme der Zählerstände in die Verträge müssen Sie [F8 Übern.] betätigen. Es werden dann alle Zählerstände für die Lfd-Nr. übernommen, auf der Sie sich gerade in der Liste befinden und bei denen auch ein Zählerstand eingetragen wurde. Unbearbeitete Einträge bleiben in der Zählerstandserfassung stehen. So ist es möglich, schon einzelne Verträge abzurechnen, auch wenn noch nicht alle Zählerstände eines Laufes mitgeteilt wurden. Allerdings muss dabei darauf geachtet werden, dass zu einem Vertrag komplett alle Zählerstände der anhängenden Geräte erfasst wurden.
Zudem ist es möglich, vor der Übernahme der Zählerstände per [F5 Mark] alle Verträge zu markieren, zu denen die Zählerstände übernommen werden. So kann im Anschluss an die Übernahme der Zählerstände gleich mit dem Punkt Druckabrechnung generieren für die entsprechenden Verträge fortgefahren werden.
Generieren von Rechnungen 1) Rechnung generieren (Pauschale): Nachdem Sie in der Vertragsverwaltung die gewünschten Verträge selektiert / markiert haben, können Sie über [F10 Weit.] Ò Rechnung generieren (Pauschale) für die selektierten Verträge Rechnungen für die Pauschale generieren. Als Rechnungstext wird hierfür in der Vertragsmaske in der Registerkarte 3 Text Pauschale hinterlegte Text verwendet. 2) Druckabrechnung generieren: Nachdem Sie in der Vertragsverwaltung die gewünschten Verträge selektiert / markiert haben, können Sie über [F10 Weit.] Ò Druckabrechnung generieren für die selektierten Verträge Druckabrechnungen generieren. Die Rechnungstexte werden aus den in der Vertragsmaske in den Registerkarten 4 Text Druckabrechnung hinterlegten Textbausteinen generiert. Es können für jeden Zählertypen individuelle Textbausteine hinterlegt werden. Zusätzlich können Sie sich für die Druckabrechnungen einen Protokolldruck mit einer Übersicht ausdrucken lassen. Dieser Ausdruck kann auch über [F3 Druck] ausgeführt werden. Wenn die Rechnung verbucht wurde, wird der Status des Zählerstandes auf 21 gesetzt. Das bedeutet, wenn Sie das nächste Mal den Zählerstand erfassen, wird der zuletzt erfasste Zählerstand automatisch als "Alter Zählerstand" eingesetzt.
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