OBS/Auftragsbearbeitung/Rechnungen/Beispiel: Erstellen einer Rechnung

Erstellen einer Rechnung

   
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Rechnungen aus Aufträgen erstellen und diese ausdrucken. Wir setzten voraus, dass Sie bereits Artikel- und Personenstammdaten angelegt haben.
Wie Sie Gutschriften erstellen, erfahren Sie hier. Weitere Informationen zu Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen finden Sie hier.

Neue Rechnung anlegen:
Wählen Sie in dem Menü "Auftragsbearbeitung" den dritten Unterpunkt "Rechnungen" an, oder führen Sie die Tastenkombination [Strg]+[R] aus. Vor Ihnen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Liste “Rechnungen” mit allen erstellten Rechnungen finden. Betätigen Sie nun die [Einfg] Taste um eine neue Rechnung zu erstellen. Es erscheint nun die Eingabemaske.
OBS wird automatische eine Rechnungsnummer für Sie erstellen (und zwar fortlaufend z.B. 100, 101,102, usw.). In dem Feld “Auftr.-Nr.” können Sie über die [#]-Taste den Auftrag auswählen, der zur Rechnung verarbeitet werden soll, dasselbe gilt, wenn Sie einen Reparaturauftrag verarbeiten wollen(Feld "Rep.-Auft. Nr") Nachdem Sie eventuelle Ergänzungen oder Änderungen vorgenommen haben, sichern Sie die Daten mit [F2].
Als nächstes öffnet sich das Fenster "Übernahme Lieferscheinpositionen", hier finden Sie alle Positionen, die dem Auftrag hinterlegt sind aufgelistet. Standardmäßig sind alle Positionen markiert (zu erkennen an der Markierung þ), wenn Sie einige Positionen nicht übernehmen wollen, bewegen Sie sich mit den Tasten [Ó] bzw. ['Ô] auf die entsprechenden Positionen und demarkieren Sie sie mit [8] oder [F5]. Sie können auch mit [F6] alle Markierungen ändern. Sichern Sie mit [F2].
Nun öffnet sich das Fenster "Rechnungs-Positionen", in dem Sie alle übernommenen Positionen aufgelistet sehen, wenn sie die Rechnung so ausdrucken wollen, betätigen Sie [F3] zum drucken. Wenn Sie noch weitere Positionen einfügen wollen, betätigen Sie [Einfg].

Weitere Positionen hinterlegen:
Es öffnet sich die Positionserfassung, dort können Sie zwischen den Punkten Position, Rechnungstext, Zwischensumme, Titelsumme, Leer-Zeile, Gewerk, Titel, Eintrag löschen, Übernahme Auftrag, Übernahme Lieferschein, Übernahme Reparaturauftrag wählen.
Wenn Sie eine weitere Position einfügen wollen, bestätigen Sie mit [8] den Punkt "Position" und füllen Sie die Felder entsprechend aus:
'ART-NR / [#]: In einer Auswahlliste, die einer abgespeckten Version der Artikelstammdatenliste entspricht, können Sie bequem einen Artikel wählen, dessen Artikelnummer dann in dieses Feld übertragen wird.
'BEZ-1 & 2: In diese Felder werden automatisch die Bezeichnungen aus der Artikeldatenbank übertragen, immer wenn im vorherigen Feld eine Artikelnummer gewählt wird. Diese können nachträglich jedoch noch geändert werden.
'L-NR / [#]: In diesem Feld können Sie durch Betätigen der Taste [#] aus der Liste “Leistungen” eine der aufgeführten Leistungen in Ihre Rechnung übernehmen. Falls die Position keine Leistung darstellt ist dieses Feld leer.
'MENGE: Tragen Sie hier die gewünschte Menge der Position ein.
'E-PREIS: Dieses Feld enthält den Netto-Einzelpreis und wird aktualisiert, wenn eine neue Artikelnummer gewählt wird.
'G-PR: Dieses Feld enthält den gesamten, errechneten Nettopreis dieser Position. Durch Betätigen der Taste [>>] gelangen Sie zu weiteren Feldern:
'KONTO / [#]: Per [#] erscheint eine Auswahlbox, mit deren Hilfe Sie das entsprechende Erlöskonto bestimmen können.
'Einheit [#]: Wählen Sie hier die gewünschte Mengeneinheit der Position aus.
'POS: Hier können Sie die Positionsnummer für die gewählte Position ändern.
'EK-PR: Hier erscheint der Einkaufspreis der Position, der natürlich noch für diese Rechnung geändert werden kann.
'MWST / [#]: Wählen Sie hier den entsprechenden Mehrwertsteuerschlüssel für diese Position aus.
'Pos – Ken [#]: Diese Funktion dient dazu, dieser Position bestimmte Besonderheiten zuzuweisen. (z.B. kein Druck)
'PROVIS %: Dort können Sie die Provision auf diesen Artikel für den entsprechenden Sachbearbeiter eingeben.
'RABATT %: Geben Sie hier einen Rabatt an, der speziell nur für diese Position gelten soll.
Durch Betätigen der Taste [F6] Langtext können Sie die Bezeichnung der Position durch entsprechende Kommentare oder Stichpunkte ergänzen. Nach dem Speichern mit [F2] erscheint der in dem Fenster Langtext geschriebene Text direkt unter der Positionsbezeichnung. Diese Langtextfunktion entspricht derselben aus der Artikelverwaltung und deren Daten werden automatisch übernommen.
'[F9] Datanorm: Grundsätzlich kann hiermit ein Artikel aus der Datanorm - Artikeldatenbank als Position eingefügt werden. Wählen Sie zuerst den Lieferanten aus und dann den gewünschten Artikel.
'Rechnungstext: Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben, der dann in die Rechnung übernommen wird.
'Zwischensumme: Gerade bei längeren Rechnungen empfiehlt es sich zur besseren Gliederung, Zwischensummen zu verwenden. Die Summe berechnet sich dabei vom Anfang der Rechnung bzw. der vorherigen Zwischensumme.
'Titelsumme: Die Titelsumme ermöglicht zusätzlich neben der Zwischensumme Positionen aufzuaddieren. Benötigt wird diese Funktion vorwiegend im Handwerk. Leerzeile: Hiermit kann eine Leerzeile in die Rechnung eingefügt werden.
'Gewerk: Hier können Sie einen Titel für Ihr Gewerk eingeben.
'Titel: Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben, der in die Rechnung übernommen wird. Sie können so Ihre Rechnung in verschiedene Titel unterteilen, um sie übersichtlicher zu gestalten.
'Eintrag löschen: Mit dieser Funktion können Sie die gewählte Position löschen.
'Übernahme Auftrag: Es öffnet sich eine Liste aller vorhandenen Aufträge. Nachdem Sie einen gewählt haben können Sie sich mit [8] alle Positionen dieses Auftrags anzeigen lassen und die gewünschten Positionen mit [8] oder [F5] markieren. Alle markierten Positionen (zu erkennen an der Markierung þ) werden dann mit [F2] zur Rechnung übernommen (standardmäßig sind alle Positionen markiert).
'Übernahme Lieferschein: Verfahren Sie genauso wie beim Punkt "Übernahme Auftrag".
'Übernahme Reparaturauftrag: Verfahren Sie genauso wie beim Punkt "Übernahme Auftrag".
'[8] Ändern: Um eine Position zu ändern, bewegen Sie den Scroll-Balken durch die Cursortasten auf die Position, die geändert werden soll. Betätigen Sie die Enter Taste. Nach den Änderungen speichern Sie bitte Ihre Daten mit [F2].

Drucken der Rechnung: Um die Rechnung zu drucken, drücken Sie [F3].

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