OBS/Branchenspezifische Module/Messeverwaltung/Vorgänge/Tutorial: Projekt von A-Z

Ablauf

1. Messe erstellen

2. Projekt erstellen - Bürodeckblatt erstellen & drucken

3. Erstellen von Angeboten:

• CAD-Import oder manuelles Anlegen
• automatisches Sortieren
• Ausprägungen verwalten
• Kalkulation erstellen und drucken
• Angebot kopieren
• Zusammenfassung erstellen und drucken
• Angebot auf Englisch

4. Erstellen von Auftragsbestätigungen:

• Übernahme aus Angeboten
• Kalkulation erstellen und drucken
• Zusammenfassung erstellen und drucken
• Änderungsaufträge erfassen
• Erstellen von Verkaufsaufträgen
• Aufträge auf Englisch

5. Verwaltung des Materials

• Packliste erstellen & sortieren
• Materialgegenüberstellung erstellen

6. Zusätzliche Formulat

7. Erstellen von Rechnungen:

• Erstellen von Abschlagsrechnungen (Anzahlungen) und Berücksichtigen von Änderungsaufträgen
• Erstellen von Schlussrechnungen
• Rechnungen auf Englisch

Messe erstellen

Wenn ein Kunde einen Messestand in Auftrag gibt, sollte zuerst der Kunde, die Messe und der Messestand erfasst werden.

Projekt erstellen

Anschließend kann ein Projekt erstellt werden, das als Ordner für alle Vorgänge fungiert, die im Zusammenhang mit diesem Messestand erstellt werden.

In dieses Projekt sollten die wichtigsten Projektdaten eingetragen werden, wie die Messedaten, die Daten des Auftraggebers (diese können über die Personennummer aus der im ersten Schritt angelegten Person übernommen werden) sowie im Reiter "Interne Erfassung" die verantwortlichen Sachbearbeiter. Als Status kann für den Anfang "Angebot" eingetragen werden.

Bürodeckblatt erstellen

In der Projektliste kann nun mit F3 ein Projektdeckblatt erstellt werden. Dieses bietet einen Überblick über die eingetragenen Daten.

Auf diesem Deckblatt werden die in der Projektliste mit F7 hinterlegten und mit F5 markierten Personen angezeigt.

Erstellen von Angeboten

Nachdem die Stammdaten für das Projekt erfasst wurden, kann damit begonnen werden, ein Angebot für das angefragte Projekt zu erfassen.

CAD-Import oder manuelles Anlegen

Dazu kann das Angebot entweder manuell erstellt werden oder eine in einem CAD-Programm erstellte CAD-Export-Datei eingelesen werden, um die in der Zeichnung genutzten Produkte und Produktgruppen als Grundlage für das Angebot zu nutzen. Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass beim Angebot das richtige Projekt eingetragen ist!

Nachträgliches Sortieren

Wenn das Angebot erstellt wurde, kann es angepasst und um zusätzliche Positionen erweitert werden. Es kann jederzeit neu nach Warengruppen sortiert werden. ACHTUNG: Dabei werden die Titelsummen zurückgesetzt. Nachdem Sie diese angepasst haben, sollten Sie neue Positionen manuell per F7 an ihren richtigen Platz verschieben.

Ausprägungen anpassen

Sind alle Positionen erfasst, können Sie die entsprechenden Ausprägungen für die einzelnen Positionen wählen oder für den ganzen Vorgang festlegen.

Kalkulation erstellen

Zum Erstellen einer Übersicht über die Preisgestaltung kann mit F3 in der Angebotsliste der Druck "Interne Kalkulation" ausgeführt werden. Dabei werden Titelsummen vom Level 1 und 2 genutzt, um die verschiedenen Positionen aufzusummieren. Die Bezeichnungen der Titelsummen werden von der Sortierfunktion automatisch erstellt.

Wenn nach der Überprüfung der Kalkulation festgestellt wird, dass eine Warengruppe z.Bsp. aus Marketinggründen mit einem anderen Preis versehen werden soll, kann dieser dadurch auf alle Positionen der Gruppe verteilt werden, indem die entsprechende Titelsumme angepast wird. Die Preisänderung wird anteilig auf alle Positionen der Titelsumme umgebrochen.

Um nach dem Anpassen der Preise erneut einen Blick auf die ursprünglichen "Systempreise" werfen zu können, ist es ratsam, vor dem Anpassen der Preise eine Kopie des Angbebots zu erstellen.

Angebote kopieren

Um ein Angebot in einem gewissen Stand der Ausarbeitung zu konservieren und so verschiedene alternative Versionen einer Lösung anbieten zu können, können Sie Angebote kopieren. Dazu wählen Sie in der Angebotsliste unter F10 den Punkt "Angebot kopieren". Die Abfrage, ob eine zusätzliche Position eingefügt werden soll, können Sie dabei mit "Nein" beantworten.

Zusammenfassung erstellen

Beim Drucken und Versenden des Angebots and den Kunden erhält dieser eine Version des Angebots bestehend aus einer Zusammenfassung und der Positionsspezifikation.

Die Zusammenfassung wird beim Drucken aus Zwischensummen vom Typ 1 erstellt. Fügen Sie nach den Abschnitten, die Sie für den Kunden übersichtlich zusammenfassen wollen, in der Positionserfassung eine solche Zwischensumme ein. Diese fasst alle Positionen oberhalb seit der letzten Zwischensumme, oder, falls es sich um die erste Zwischensumme handelt, seit dem Anfang des Angebots zusammen.

Die Bezeichnung der Zwischensumme ist irrelevant. Wichtig ist der hinterlegte Text: Öffnen Sie in der Positionserfassung bei markierter Zwischensumme mit F6 das Langtexteingabefenster. Darin können Sie beispielsweise folgendes eintragen:

Positionen 1-50: Standgerüst mit blauem Teppichboden, zum Preis von

Beim Drucken wird automatisch der aufsummierte Preis aller zu dieser Zwischensumme gehörenden Positionen ergänzt.

Sollte am Ende des Vorgangs eine Zwischensumme fehlen, fehlen dem Kunden einige Preise, die Summe ergibt also keinen Sinn. Daher werden Sie in diesem Fall beim Ausführen des Drucks gewarnt. Zum Beheben fügen Sie ans Ende des Angebots eine Zwischensumme ein, üblicherweise umfasst diese die Positionen der Kategorie "Sonstiges".

Spezifikation erstellen

Standardmäßig wird die Positionsspezifikation aus den Langtexten der Positionen generiert. Positionen lassen sich in der Positionserfassung als "ohne Preisdruck" einstellen. Dazu können Sie bei Titelsummen mit F10 den Punkt "C - Preisdruck umschalten" aufrufen. Dadurch werden alle Positionen, die zu dieser Titelsumme gehören, auf "ohne Preisdruck" gestellt. Über den selben Menüpunkt lässt sich die Einstellung auch wieder auf aufheben.

Druck ohne Zusammenfassung

Wünschen Sie den Druck des Angebots ohne Zusammenfassung, können Sie in der Angebotsliste mit F10 - "Eigenschaften" die Eigenschaftsliste öffnen. Tragen Sie hier mit Einfg die Eigenschaft "0003 - Druck ohne Zusammenfassung" ein, indem Sie diese mit F5 markieren und mit F2 bestätigen.

Angebot auf Englisch

Um das Angebot auf Englisch zu verfassen, müssen alle nötigen Texte übersetzt vorliegen. Den Druck der englischen Version starten Sie, indem Sie beim Drucken in dem Auswahlfenster als Sprache "Englisch" wählen.

Auftragsbestätigungen

Bestätigt der Kunde ein Angebot, kann aus diesem eine Auftragsbestätigung generiert werden. Dabei können Sie im zugehörigen Projekt im Reiter "interne Erfassung" den Status auf "Auftrag" ändern.

Ein Angebot kann auch direkt aus einer CAD-Export-Datei erstellt werden.

Auftrag aus Angebot erstellen

Öffnen Sie über das OBS-Menü "Auftragsbearbeitung" oder über die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste die Auftragsliste. Hier können Sie mit Einfg einen neuen Auftrag anlegen. Tragen Sie zuerst die Personennummer in das vorgesehen Feld ein. Anschließend können Sie mit # im entsprechenden Eingabgefeld das Angebot auswählen, aus dem Sie die Auftragsbestätigung generieren wollen.

Achten Sie auch hier darauf, dass die richtige Projektnummer hinterlegt ist.

Speichern Sie das Auftragsedit mit F2 und wählen Sie im sich öffnenden Übernahmefenster diejenigen Positionen des Angebots, die sie in den Auftrag übernehmen möchten und bestätigen Sie erneut mit F2.

Zusammenfassung erstellen

Genauso wie beim Angebot wird auch beim Auftrag die für den Kunden relevante Zusammenfassung aus den Langtexten der Zwischensummen generiert.

Änderungsaufträge erstellen

Wenn der Kunde nach der Zustellung der Auftragsbestätigung Änderungen beauftragt, können diese in Form eines zusätzlichen Auftrags erfasst werden. Fügen Sie dazu wie oben beschrieben einen neuen Auftrag ein, wählen Sie die entsprechende Person und das Projekt aus, und tragen Sie die Positionen ein, die geändert werden sollen.

Bespielsweise können Sie so einige beauftragte Stühle, die nicht mehr geliefert werden sollen, mit Menge -5 eintragen, und zusätzlich eine Couch mit Menge 1 hinzufügen, die diese Stühle ersetzen soll.

Der Gesamtwert des Änderungsauftrags kann dann unter Umständen negativ sein, wenn durch diese Änderung kosten für den Kunden gespart werden.

Verkaufsaufräge

Wenn ein Auftrag nicht eine Messelösung betrifft, sondern einen einfachen Abverkauf von Positionen darstellen soll, können Sie beim Anlegen des Auftrags in der Auftragsbearbeitungsmaske im ersten Reiter "Kaufvorgang" auswählen. Der Auftrag wird nun nicht mehr mit Zusammenfassung gedruckt, sondern als simple Positionsauflistung.

Auftrag auf Englisch

Um das Angebot auf Englisch zu verfassen, müssen alle nötigen Texte übersetzt vorliegen. Den Druck der englischen Version starten Sie, indem Sie beim Drucken in dem Auswahlfenster als Sprache "Englisch" wählen.

Erstellen von Rechnungen

Abschlagsrechnungen

Neue Rechnung, Typ "Abschlagsrechnung", Projekt einstellen.

Als Position die Leistung "Vorkasse" einstellen.

Schlussrechnungen

Neue Rechnung, Auftrag und Projekt einstellen.

Alle Positionen übernehmen.

Unter den Positionen mit "Einfügen - Auftrag übernehmen" alle Änderungsaufträge einfügen.

Rechnungen auf Englisch

s. Mehrsprachen