OBS/Auswertungen/Datev-Schnittstelle/Datev-XML

HINWEIS: Das Modul OBS-Datev-XML erzeugt einen vollständigen DATEV-Datenträger: die klassischen EXTF-CSV-Dateien (Buchungsstapel, Debitoren/Kreditoren, Zahlungsbedingungen) und – bei aktivierter Belegübergabe – zusätzlich die XML-Belegdaten (DATEV Belegtransfer bzw. DATEV Unternehmen online). Voraussetzung sind die Standardkontenrahmen SKR03 bzw. SKR04.

HINWEIS: Vor dem ersten Export müssen die DATEV-Stammdaten (Beraternummer, Mandantennummer, Sachkontenlänge, Auftrags- und Steuerkonten) vollständig hinterlegt sein. Die Maske wird über das Stammdaten-Menü erreicht.

OBS-Datev-XML

1. Einrichtung der Schnittstelle (Stammdaten-Menü)

Die DATEV-Stammdaten werden über das Menü Stammdaten » Schnittstellen » DATEV gepflegt. Alternativ ist der Zugriff auch über Auswertung » Datev-Schnittstelle » B Datev-Stammdaten möglich. Beide Wege öffnen dieselbe Maske – die Einträge werden mandantenspezifisch in der Tabelle DV_STAM gespeichert.

1.1 Grundeinstellungen / Beraterdaten

Feld	Bedeutung	Hinweis
Beraternummer	DATEV-Nummer Ihres Steuerberaters (max. 7 Stellen).	Pflichtfeld – wird im CSV-Header und in jeder XML-Datei eingetragen.
Mandantennummer	Mandantennummer beim Steuerberater (max. 5 Stellen).	Pflichtfeld.
Sachkontenlänge	Länge der Sachkonten (4 bis 9 Stellen). Personenkonten = Sachkontenlänge + 1.	Pflichtfeld. Wird gegen den eingelesenen Kontenrahmen geprüft.
Wirtschaftsjahr	Beginn des Wirtschaftsjahres (TT.MM.).	Bei abweichendem Wirtschaftsjahr unbedingt korrekt setzen.
Datei-Übergabepfad	Zielverzeichnis für den Export der CSV- und ZIP-Dateien.	Empfohlen: gemeinsames Netzlaufwerk, z. B. \\Server\Datev-Exporte\.
E-Mail Steuerberater	E-Mail-Adresse für den automatischen Versand.	Pflichtfeld bei Modus Getrennte Dateien per Mail.

1.2 Konten- und Buchungseinstellungen

Feld	Bedeutung
Erlöskonto (Standard)	Vorgabekonto für Verkaufsbuchungen ohne abweichende Zuordnung.
Aufwandskonto	Vorgabekonto für Einkaufs-/Wareneingangsbuchungen.
Zahlungskonto	Geldkonto für Zahlungen aus der Auftragsbearbeitung (z. B. 1200 / 1800).
Allgemeines Konto Aufträge	Fallback-Konto für nicht zuordenbare Buchungen.
Präfix Debitor / Kreditor	Zahlenpräfix für die Bildung der Personenkonten (SKR03: 1 / 7).
Deletionszeichen Deb. / Kred.	Position, an der die Personenkonten-Nummer aufgefüllt wird. Standard: 2.
Steuersatz Standard / Erweitert	Verknüpfung mit der Tabelle Steuersätze (S_MWST).
Kontenübergabemodus	vollständig / nur geänderte / nur Stamm.
Debitoren/Kreditoren-Modus	Modus 4 = Getrennte Dateien per Mail → E-Mail wird Pflicht.

1.3 Optionen / Schalter

• Kostenstellen aktivieren – Übergabe von Kostenstelle 1 / 2 einschalten.
• CSV-Format erweitert – Erzeugt CSV-Dateien im erweiterten Spaltensatz (DATEV-Format ab Version 7).
• Sammelkonten-Automatik – Bucht über das Sammelkonto Deb./Kred. statt OPOS.
• Belegdatum 2 (Fälligkeit) – Fälligkeitsdatum wird zusätzlich als Belegdatum 2 geschrieben.
• Fehlersatz erzeugen – Test-Buchungssatz 14000 → 84000 zur Importvalidierung (nur Testlauf).

1.4 Belegübergabe (XML / DATEV Unternehmen online)

Die Belegübergabe in das DATEV-XML-Format wird über das Feld Belegart DUO aktiviert. Solange der Eintrag auf keine Belege steht, werden ausschließlich CSV-Dateien erzeugt. Beim Eintrag Ohne Buchung werden zusätzlich rein dokumentenbasierte Belege übergeben.

Feld	Bedeutung
Belegart DUO	Bestimmt, ob und in welcher Form Belege im XML-Format mitgeliefert werden. Index > 1 aktiviert den XML-Belegexport.
Standardordner Rechnungen	Default-Ordner in DUO für Ausgangsbelege (Repository-Pfad in document.xml).
Standardordner Einkauf	Default-Ordner für Eingangsbelege.
Dokumentexport-Pfad (Root)	Wurzelverzeichnis für ZIP-Container; intern wird ein Unterordner JJJJ-MM angelegt.
Unterordner Rechnungen / Einkauf	Trennt Ausgangs- und Eingangsbelege physikalisch.

1.5 Schaltflächen der Stammdaten-Maske

• Speichern – übernimmt die Eingaben; prüft Pflichtfelder (Sachkontenlänge, ggf. E-Mail).
• Verlassen – schließt die Maske ohne Speichern.
• Export-Flag zurücksetzen – löscht das Exportkennzeichen aller Sachkonten / Personenkonten / Belege. Notwendig für Wiederholungsexporte.
• Sachkontenplan einlesen – importiert den Kontenrahmen des Steuerberaters (ASCII-Datei).

HINWEIS: Die Stammdaten werden je Mandant gepflegt. Wechseln Sie über Mandant wechseln, bevor Sie die Maske öffnen, um Einträge für einen anderen Mandanten zu pflegen.

2. Datev-CSV-Datei erstellen

Der eigentliche Export wird über Auswertung » Datev-Schnittstelle » A Daten exportieren gestartet. Die Maske erzeugt – abhängig von den Stammdaten – einen oder mehrere EXTF-CSV-Datenträger und optional den XML-Belegtransfer.

2.1 Aufbau der Exportmaske

• Mandant / Beraterkopf: Anzeige der übernommenen Stammdaten (Beraternr., Mandantennr., Wirtschaftsjahr).
• Zeitraum-Auswahl: Buchungsdatum von / bis (TT.MM.JJJJ); optionaler Belegdatum-Filter.
• Inhaltsauswahl: Buchungsstapel, Debitoren/Kreditoren-Stamm, Zahlungsbedingungen, Belege (XML).
• Optionen: Festschreibungskennzeichen, nur unverarbeitete, Fehlersatz erzeugen, ZIP-Komprimierung.
• Aktionsleiste: Prüfen, Exportieren, Protokoll, Abbrechen.

2.2 Bedienung – Schritt für Schritt

1. Mandant prüfen – ggf. vorher über Mandant wechseln wechseln.
2. Zeitraum festlegen – Buchungsdatum von / bis eintragen (Standard: Vormonat). Bei Vorjahresübertragung das ganze Geschäftsjahr eingrenzen.
3. Inhalte wählen – Buchungsstapel ist Pflicht; Personenkonten/Zahlungsbedingungen optional. Bei Belegtransfer (XML) zusätzlich Belege anhaken.
4. Festschreibung prüfen – Bei nur unverarbeitete werden nur Buchungen ohne Export-Kennzeichen übergeben. Für Wiederholungsexport vorher Export-Flag zurücksetzen.
5. Prüfen – Vorschau aufbauen. Buchungen mit unvollständiger Kontierung erscheinen rot und müssen vor dem Export korrigiert werden.
6. Exportieren – CSV- (und ggf. XML-) Dateien werden im hinterlegten Übergabepfad erzeugt und – falls aktiviert – als ZIP-Archiv (JJJJ-MM-TT.zip) verpackt.
7. Protokoll auswerten – Anschließend erscheint das Protokoll mit Anzahl der exportierten Buchungen, Stammsätze und Belege. Bei Modus Getrennte Dateien per Mail wird die ZIP automatisch an den Steuerberater versendet.

2.3 Erzeugte Dateien und CSV-Header

Beim Export werden – je nach Auswahl – folgende Dateien im EXTF-Format erzeugt. Die Versionsnummer (Standard 510) wird in der Datei SYS\DATEV.INI, Abschnitt [VORSATZ], Feld VERSIONNR hinterlegt:

Dateiname	Kategorie / Version	Formatname	Inhalt
EXTF_Buchungsstapel_<Mandant>_<Berater>_<Datum>.csv	21 / Version 7	Buchungsstapel	Journalbuchungen (Soll-/Haben-Konto, Beleg, Betrag, Steuerschlüssel, Kostenstelle …).
EXTF_Stammdaten-Deb-Kred_<Mandant>_<Berater>_<Datum>.csv	16 / Version 4	Debitoren/Kreditoren	Personenkonten-Stamm (Name, Anschrift, Steuer-Nr., Bankverbindung, OPOS).
EXTF_ZB_<Mandant>_<Berater>_<Datum>.csv	46 / Version 2	Zahlungsbedingungen	Zahlungsbedingungen je Kunde/Lieferant (Skonto, Fälligkeit).
<JJJJ-MM-TT>.zip	–	Container	Optionales ZIP-Archiv mit allen CSV-Dateien und XML-Belegen.

Allgemeine Eigenschaften jeder EXTF-Datei:

• Format-Kennung: EXTF
• Trennzeichen: Semikolon (;)
• Textbegrenzer: doppeltes Anführungszeichen (")
• Zeichensatz: ANSI (Windows-1252)
• Versionsnummer aus SYS\DATEV.INI, Abschnitt [VORSATZ] / VERSIONNR (Standard 510).

2.4 Zusammenspiel CSV-Datei und XML-Belege

Wenn die Belegart DUO aktiviert ist, erzeugt das Modul zusätzlich zum Buchungsstapel die XML-Belegdaten. Die Verbindung zwischen einer CSV-Buchung und ihrem Beleg-PDF wird über eine GUID hergestellt:

• Jede exportierte Buchung erhält im Buchungsstapel die DATEV-GUID des zugehörigen Belegs in der Spalte Beleglink.
• Im ZIP-Archiv liegt zu jeder Belegart eine eigene XML-Datei: accountsReceivableLedger (Ausgangsrechnungen), accountsPayableLedger (Eingangsrechnungen), cashLedger (Kassenbelege).
• Eine zentrale document.xml beschreibt die Archivstruktur (Repository-Levels OBS → Belege → JJJJ-MM) und referenziert alle PDFs.
• Belege ohne zugehörige Buchung werden über die Belegart Ohne Buchung mit eigener sys_uid aus DV_DOKEXPORT übergeben.
• Eine Buchung kann auf mehrere PDF-Belege verweisen (z. B. Rechnung + Lieferschein).

ACHTUNG: Einmal exportierte Buchungen und Belege werden mit dem Export-Kennzeichen versehen und beim nächsten Lauf NICHT erneut übertragen. Soll ein Zeitraum nochmals exportiert werden, muss zuvor in den Stammdaten der Punkt Export-Flag zurücksetzen ausgeführt werden.

3. Typische Meldungen

• "Sachkontenlänge ist nicht angegeben" – Pflichtfeld in den Stammdaten; Wert zwischen 4 und 9 eintragen.
• "E-Mail Steuerberater ist erforderlich" – Modus Deb./Kred. steht auf Getrennte Dateien per Mail; E-Mail hinterlegen oder Modus ändern.
• "Konto nicht im DATEV-Stamm" – Sachkontenplan des Steuerberaters einlesen (Punkt D der DATEV-Schnittstelle).
• "Belegbild fehlt" – Beleg über F10 Archiv anhängen.
• "Wirtschaftsjahr nicht definiert" – Unter Stammdaten DATEV das Wirtschaftsjahr für den Mandanten eintragen.
• "Buchungen ohne Beleglink gefunden" – Tritt bei aktivierter Belegart DUO auf. Buchungen ohne archivierten Beleg vor dem Export ergänzen oder den XML-Belegtransfer vorübergehend deaktivieren.

4. Siehe auch

• DATEV-Schnittstelle (Übersicht)
• A Daten exportieren
• B Datev-Stammdaten
• C Automatikkonten verwalten
• D Sachkonten-Plan einlesen
• G OBS-Daten auf DATEV-Konformität prüfen
• CSV-Feldbeschreibung