OBS/Auftragsbearbeitung/Bestellung/Erstellen einer Bestellung
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Bestellungen erstellen und diese ausdrucken. Wir setzten voraus, dass Sie bereits Artikel- und Personenstammdaten angelegt haben.
Neue Bestellung anlegen:
Wählen Sie in dem Menü "Auftragsbearbeitung" den Unterpunkt "Bestellung" an. Vor Ihnen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Liste ``Bestellung'' mit allen erstellten Bestellungen finden. Betätigen Sie nun die [Einfg] Taste um eine neue Bestellung zu erstellen. Es erscheint nun die Eingabemaske.
OBS wird automatisch eine Bestellnummer für Sie erstellen (und zwar fortlaufend z.B. 100, 101,102, usw.).
Kennen Sie die Kundennummer des Lieferanten an den die Bestellung gesandt werden soll, geben Sie diese in dem Feld ``Lieferantennr.'' ein. Andernfalls betätigen Sie die [#]-Taste und es erscheint die Liste Personen aus der Sie ihren Lieferanten auswählen können.
Wählen Sie eine Auftragsnummer aus, wenn die bestellten Artikel direkt an den Kunden versandt werden sollen. Die Adresse erscheint dann als Versandadresse auf der Bestellung.
Falls Ihnen Rabatt gewährt wird, haben Sie auch die Möglichkeit diesen hier einzutragen. Hierbei geben Sie entweder den Betrag in Euro oder einen Prozentwert ( x % vom Gesamtbetrag der Bestellung) an.
In den folgenden Feldern können Sie die Zahlungsbedingungen und die Währung über die [#]-Taste auswählen.
Im Feld Sachbearbeiter können Sie den entsprechenden Sachbearbeiter über die [#]-Taste auswählen, dasselbe gilt für das Feld Vertreter.
Falls Sie Ihre Bestellung einem bestimmten Projekt zuordnen wollen, wählen Sie im Feld Projektnummer über die [#]-Taste das gewünschte Projekt aus.
Art*: Falls die Versandanschrift von der übernommenen Anschrift abweicht, kann man eine Versandanschrift separat angeben. Zu diesem Punkt gelangt man über die Tastenkombination [Alt]+[2]. Hier kann man dann auch die Versandart angeben.
Format der Positionsnummerierung: Geben Sie hier ein Format ein, nach welchem die Positionen in Ihrer Bestellung nummeriert sein sollen. Standardeinstellung ist TTPPPP, "T" steht für Titel und "P" für Position. Die Nummerierung könnte also folgendermassen aussehen: "01.0001", dies wäre die erste Position des ersten Titels.
Natürlich können Sie auch den Kopftext und Fußtext schon von vornherein festlegen. Zu diesem Punkt gelangen Sie durch drücken der Tasten [Alt]+[3]. Dort können Sie schon vorgefertigte Textbausteine benutzen, entweder durch eingeben der Nr. oder durch auswählen mit der [#]. Es sind schon gewisse Textbausteine vorhanden aber Sie können sich auch selber Textbausteine erzeugen oder die vorhandenen verändern, dies wird in einem anderen Punkt erklärt. Dann alles mit [F2] sichern.
Soll der Kopftext individuell gestaltet werden, sollte das Feld ``Kopftext – Nr.'' leer bleiben. Sie können dann in das Kopftextfeld den gewünschten Text eingeben, mit dem Fußtext können Sie natürlich genauso verfahren. Wenn Sie dann alle Eingaben getätigt haben speichern Sie diese mit [F2].
Positionen hinterlegen:
Als nächstes öffnet sich das Fenster "Bestellpositionen". Dort öffnet sich automatisch die Positionserfassung, in der Sie zwischen den Punkten Position, Bestelltext, Zwischensumme, Titelsumme, Leerzeile, Eintrag löschen, Material übernehmen, Bestellung kopieren wählen können. Wenn Sie eine weitere Position einfügen wollen, bestätigen Sie mit [8] den Punkt "Position" und füllen Sie die Felder entsprechend aus:
ART-NR / [#]: In einer Auswahlliste, die einer abgespeckten Version der Artikelstammdatenliste entspricht, können Sie bequem einen Artikel wählen, dessen Artikelnummer dann in dieses Feld übertragen wird.
BEZ-1 & 2: In diese Felder werden automatisch die Bezeichnungen aus der Artikeldatenbank übertragen, immer wenn im vorherigen Feld eine Artikelnummer gewählt wird. Diese können nachträglich jedoch noch geändert werden.
L-NR / [#]: In diesem Feld können Sie durch Betätigen der Taste [#] aus der Liste ``Leistungen'' eine der aufgeführten Leistungen in Ihre Bestellung übernehmen. Falls die Position keine Leistung darstellt ist dieses Feld leer.
MENGE: Tragen Sie hier die gewünschte Menge der Position ein.
E-PREIS: Dieses Feld enthält den Netto-Einzelpreis und wird aktualisiert, wenn eine neue Artikelnummer gewählt wird.
G-PR: Dieses Feld enthält den gesamten, errechneten Nettopreis dieser Position. Durch Betätigen der Taste [>>] gelangen Sie zu weiteren Feldern:
KONTO / [#]: Per [#] erscheint eine Auswahlbox, mit deren Hilfe Sie das entsprechende Erlöskonto bestimmen können.
Einheit [#]: Wählen Sie hier die gewünschte Mengeneinheit der Position aus.
POS: Hier können Sie die Positionsnummer für die gewählte Position ändern.
EK-PR: Hier erscheint der Einkaufspreis der Position, der natürlich noch für diese Bestellung geändert werden kann.
MWST / [#]: Wählen Sie hier den entsprechenden Mehrwertsteuerschlüssel für diese Position aus.
Pos – Ken [#]: Diese Funktion dient dazu, dieser Position bestimmte Besonderheiten zuzuweisen. (z.B. kein Druck)
PROVIS %: Dort können Sie die Provision auf diesen Artikel für den entsprechenden Sachbearbeiter eingeben.
RABATT %: Geben Sie hier einen Rabatt an, der speziell nur für diese Position gelten soll.
Durch Betätigen der Taste [F6] Langtext können Sie die Bezeichnung der Position durch entsprechende Kommentare oder Stichpunkte ergänzen. Nach dem Speichern mit [F2] erscheint der in dem Fenster Langtext geschriebene Text direkt unter der Positionsbezeichnung. Diese Langtextfunktion entspricht derselben aus der Artikelverwaltung und deren Daten werden automatisch übernommen.
[F9] Datanorm: Grundsätzlich kann hiermit ein Artikel aus der Datanorm - Artikeldatenbank als Position eingefügt werden. Wählen Sie zuerst den Lieferanten aus und dann den gewünschten Artikel.
Bestelltext: Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben, der dann in die Bestellung übernommen wird.
Zwischensumme: Gerade bei längeren Bestellungen empfiehlt es sich zur besseren Gliederung, Zwischensummen zu verwenden. Die Summe berechnet sich dabei vom Anfang der Bestellung bzw. der vorherigen Zwischensumme.
Titelsumme: Die Titelsumme ermöglicht zusätzlich neben der Zwischensumme Positionen aufzuaddieren. Benötigt wird diese Funktion vorwiegend im Handwerk.
Leerzeile: Hiermit kann eine Leerzeile in die Bestellung eingefügt werden.
Eintrag löschen: Mit dieser Funktion können Sie die gewählte Position löschen.
Material übernehmen: Es öffnet sich eine Liste aller noch offenen Bestellungen. Markieren SIe mit [F5] das gewünschte Material und sichern Sie mit [F2].
Bestellung kopieren: Sie können ältere bzw. ähnliche Bestellungen einfach in dieser Auswahlliste aussuchen und kopieren. Diese Bestellung braucht dann nur noch entsprechend modifiziert und nicht komplett neu angelegt werden.
[8] Ändern: Um eine Position zu ändern, bewegen Sie den Scroll-Balken durch die Cursortasten auf die Position, die geändert werden soll. Betätigen Sie die Enter Taste. Nach den Änderungen speichern Sie bitte Ihre Daten mit [F2].
Drucken der Bestellung:
Um die Bestellung zu drucken, drücken Sie
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Auto import 16:08, 5. Jul. 2011 (CEST)