OBS/Auswertungen/Datev-Schnittstelle/Datev-XML
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HINWEIS: Das Modul OBS-Datev-XML erzeugt einen vollständigen DATEV-Datenträger: die klassischen EXTF-CSV-Dateien (Buchungsstapel, Debitoren/Kreditoren, Zahlungsbedingungen) und – bei aktivierter Belegübergabe – zusätzlich die XML-Belegdaten (DATEV Belegtransfer bzw. DATEV Unternehmen online). Voraussetzung sind die Standardkontenrahmen SKR03 bzw. SKR04.
HINWEIS: Vor dem ersten Export müssen die DATEV-Stammdaten (Beraternummer, Mandantennummer, Sachkontenlänge, Auftrags- und Steuerkonten) vollständig hinterlegt sein. Die Maske wird über das Stammdaten-Menü erreicht.
OBS-Datev-XML
1. Einrichtung der Schnittstelle (Stammdaten-Menü)
Die DATEV-Stammdaten werden über das Menü Auswertung » Datev-Schnittstelle » B Datev-Stammdaten möglich.
1.1 Grundeinstellungen / Beraterdaten
| Feld | Bedeutung | Hinweis |
|---|---|---|
| Beraternummer | DATEV-Nummer Ihres Steuerberaters (max. 7 Stellen). | Pflichtfeld – wird im CSV-Header und in jeder XML-Datei eingetragen. |
| Mandantennummer | Mandantennummer beim Steuerberater (max. 5 Stellen). | Pflichtfeld. |
| Sachkontenlänge | Länge der Sachkonten (4 bis 9 Stellen). Personenkonten = Sachkontenlänge + 1. | Pflichtfeld. Wird gegen den eingelesenen Kontenrahmen geprüft. |
| Vorgabe Datei-Pfad | Zielverzeichnis für den Export der CSV- und ZIP-Dateien. | Empfohlen: gemeinsames Netzlaufwerk, z. B. \\Server\Datev-Exporte\.
|
1.2 Konten- und Buchungseinstellungen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Erlöskonto (Standard) | Vorgabekonto für Verkaufsbuchungen ohne abweichende Zuordnung. |
| Aufwandskonto | Vorgabekonto für Einkaufs-/Wareneingangsbuchungen. |
| Zahlungskonto | Geldkonto für Zahlungen aus der Auftragsbearbeitung (z. B. 1200 / 1800). |
| Allgemeines Konto Aufträge | Fallback-Konto für nicht zuordenbare Buchungen. |
| Präfix Debitor / Kreditor | Zahlenpräfix für die Bildung der Personenkonten (SKR03: 1 / 7). |
| Deletionszeichen Deb. / Kred. | Position, an der die Personenkonten-Nummer aufgefüllt wird. Standard: 2. |
| Steuersatz Standard / Erweitert | Verknüpfung mit der Tabelle Steuersätze (S_MWST). |
| Kontenübergabemodus | vollständig / nur geänderte / nur Stamm. |
1.3 Belegübergabe (XML / DATEV Unternehmen online)
Die Belegübergabe in das DATEV-XML-Format wird über das Feld Übertragungsart für Datev Unternehmen-Online aktiviert. Solange der Eintrag auf Keine Dokumente übertragen steht,
werden ausschließlich CSV-Dateien erzeugt. Beim Eintrag Nur Dokumente übertragen werden rein dokumentenbasierte Belege übergeben.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Übertragungsart für Datev UO | Bestimmt, ob und in welcher Form Belege im XML-Format mitgeliefert werden. |
| Standardordner Rechnungen | Standard-Ordner für Ausgangsbelege (Repository-Pfad in document.xml).
|
| Standardordner Einkauf | Default-Ordner für Eingangsbelege. |
| Dokumentexport-Pfad (Root) | Wurzelverzeichnis für ZIP-Container; intern wird ein Unterordner JJJJ-MM angelegt. |
| Unterordner Rechnungen / Einkauf | Trennt Ausgangs- und Eingangsbelege physikalisch. |
2. Datev-CSV-Datei erstellen
Der eigentliche Export wird über Auswertung » Datev-Schnittstelle » A Daten exportieren gestartet. Die Maske erzeugt – abhängig von den Stammdaten – einen oder mehrere EXTF-CSV-Datenträger und optional den XML-Belegtransfer.
2.1 Erzeugte Dateien und CSV-Header
Beim Export werden – je nach Auswahl – folgende Dateien im EXTF-Format erzeugt. Die Versionsnummer (Standard 510) wird in der Datei SYS\DATEV.INI, Abschnitt [VORSATZ], Feld VERSIONNR hinterlegt:
| Dateiname | Kategorie / Version | Formatname | Inhalt |
|---|---|---|---|
EXTF_Buchungsstapel_<Mandant>_<Berater>_<Datum>.csv |
21 / Version 7 | Buchungsstapel | Journalbuchungen (Soll-/Haben-Konto, Beleg, Betrag, Steuerschlüssel, Kostenstelle …). |
EXTF_Stammdaten-Deb-Kred_<Mandant>_<Berater>_<Datum>.csv |
16 / Version 4 | Debitoren/Kreditoren | Personenkonten-Stamm (Name, Anschrift, Steuer-Nr., Bankverbindung, OPOS). |
EXTF_ZB_<Mandant>_<Berater>_<Datum>.csv |
46 / Version 2 | Zahlungsbedingungen | Zahlungsbedingungen je Kunde/Lieferant (Skonto, Fälligkeit). |
<JJJJ-MM-TT>.zip |
– | Container | Optionales ZIP-Archiv mit allen CSV-Dateien und XML-Belegen. |
Allgemeine Eigenschaften jeder EXTF-Datei:
- Format-Kennung: EXTF
- Trennzeichen: Semikolon (
;) - Textbegrenzer: doppeltes Anführungszeichen (
") - Zeichensatz: ANSI (Windows-1252)
- Versionsnummer aus
SYS\DATEV.INI, Abschnitt[VORSATZ]/VERSIONNR(Standard 510).
2.4 Zusammenspiel CSV-Datei und XML-Belege
Wenn die Belegart DUO aktiviert ist, erzeugt das Modul zusätzlich zum Buchungsstapel die XML-Belegdaten. Die Verbindung zwischen einer CSV-Buchung und ihrem Beleg-PDF wird über eine GUID hergestellt:
- Jede exportierte Buchung erhält im Buchungsstapel die DATEV-GUID des zugehörigen Belegs in der Spalte Beleglink.
- Im ZIP-Archiv liegt zu jeder Belegart eine eigene XML-Datei:
accountsReceivableLedger(Ausgangsrechnungen),accountsPayableLedger(Eingangsrechnungen),cashLedger(Kassenbelege). - Eine zentrale
document.xmlbeschreibt die Archivstruktur (Repository-Levels OBS → Belege → JJJJ-MM) und referenziert alle PDFs. - Belege ohne zugehörige Buchung werden über die Belegart Ohne Buchung mit eigener
sys_uidausDV_DOKEXPORTübergeben. - Eine Buchung kann auf mehrere PDF-Belege verweisen (z. B. Rechnung + Lieferschein).
ACHTUNG: Einmal exportierte Buchungen und Belege werden mit dem Export-Kennzeichen versehen und beim nächsten Lauf NICHT erneut übertragen. Soll ein Zeitraum nochmals exportiert werden, muss zuvor in den Stammdaten der Punkt Export-Flag zurücksetzen ausgeführt werden.
3. Typische Meldungen
- "Sachkontenlänge ist nicht angegeben" – Pflichtfeld in den Stammdaten; Wert zwischen 4 und 9 eintragen.
- "E-Mail Steuerberater ist erforderlich" – Modus Deb./Kred. steht auf Getrennte Dateien per Mail; E-Mail hinterlegen oder Modus ändern.
- "Konto nicht im DATEV-Stamm" – Sachkontenplan des Steuerberaters einlesen (Punkt D der DATEV-Schnittstelle).
- "Belegbild fehlt" – Beleg über F8 Dokument anhängen.
- "Wirtschaftsjahr nicht definiert" – Unter Stammdaten DATEV das Wirtschaftsjahr für den Mandanten eintragen.
- "Buchungen ohne Beleglink gefunden" – Tritt bei aktivierter Belegart DUO auf. Buchungen ohne archivierten Beleg vor dem Export ergänzen oder den XML-Belegtransfer vorübergehend deaktivieren.