OBS/Auftragsbearbeitung/Reparaturauftrag/Beispiel: Erstellen eines Reparaturauftrages
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Reparatur-Aufträge erstellen und diese ausdrucken. Wir setzten voraus, dass Sie bereits Artikel- und Personenstammdaten angelegt haben.
Neuen Reparatur-Auftrag anlegen:
Wählen Sie in dem Menü "Auftragsbearbeitung" den Unterpunkt "Reparatur-Aufträge" an. Vor Ihnen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Liste ``Reparatur-Aufträge'' mit allen erstellten Reparatur-Aufträgen finden. Betätigen Sie nun die [Einfg] Taste um einen neuen Reparatur-Auftrag zu erstellen. Es erscheint nun die Eingabemaske. OBS erstellt automatisch eine Auft. Nr. für Sie (und zwar fortlaufend z.B. R100, R101, R102, usw.).
Mit der [#]-Taste können Sie die Kd-Nr. einfügen. Es öffnet sich die Liste "Personen", die alle Ihre Kunden enthält. Die Eingabefelder für die Adresse werden von OBS automatisch gefüllt.
Wählen Sie im Feld Annahme den Sachbearbeiter aus, der die Störung angenommen hat.
Das Datum wird automatisch eingefügt und Sie können es hier nicht verändern. Wählen Sie im Feld Geräte-Nr. über die [#]-Taste das defekte Gerät aus. In der sich öffnenden Liste sehen Sie alle Geräte die in den Stammdaten "Personen" der ausgewählten Person hinterlegt sind.
Die Felder Störung 1-3 stehen Ihnen für die Beschreibung des Defekts zur Verfügung.
Falls der Kunde Ihnen eine eigene Auftragsnummer hinterlässt, können Sie diese im Feld Auftr. Nr. Kunde eintragen.
Tragen Sie den Namen der Person, die Ihnen den Reparatur-Auftrag erteilt hat, in das Feld Ansprechp. ein
Falls Sie mit dem Kunden bereits einen Termin ausgemacht haben, können Sie diesen hier auch eintragen.
Im letzten Teil der Eingabemaske stehen Ihnen noch neun Felder mit besonderen Bemerkungen zur Verfügung: (Intern, Rechnung, Barverkauf, Garantie, Abholung, Nachreparatur, Wartungsvertrag, Anruf wenn fertig, Kostenvoranschlag) Wenn Sie mit der Maus oder der Leer-Taste eines oder mehrere dieser Felder markieren(zu erkennen an der Markierung þ), werden die Bemerkungen in den Reparaturauftrag übernommen. Wenn Sie das Feld Kostenvoranschlag markiert haben, können Sie im nächsten Feld, KV-Betrag, den Betrag Ihres Kostenvoranschlages eingeben. Wechseln Sie nun über die Tastenkombination [Alt] + [2] in das Registerblatt "Sonstiges".
Hier können Sie noch weiter Informationen zum Gerät eingeben, z.B. den Standort oder ob es ein Leihgerät ist. Wählen Sie mit der [#]-Taste aus der Liste "Mitarbeiter" den Techniker aus, der diesen Reparatur-Auftrag bearbeitet.
Sobald der Reparatur-Auftrag erledigt ist, können Sie das Fertigstellungsdatum eintragen. Wenn der Reparatur-Auftrag zu einem bestimmten Projekt gehört, können Sie über die [#]-Taste die Projektnummer auswählen.
Wählen Sie im Feld Währung über die [#]-Taste die gewünschte Währung aus. Geben Sie im Feld Status die entsprechende Zahlenkombination ein:
01 = Reparatur-Auftrag ist angelegt / gespeichert
11 = Reparatur-Auftrag wurde ausgedruckt
21 = Reparatur-Auftrag wurde verbucht
Wenn Sie das defekte Gerät zur Reparatur einsenden, wählen Sie im Feld Ausw. Repar. über die [#] Taste die Versandadresse aus und tragen Sie in den folgenden zwei Feldern das Einsende- und das Rückkehrdatum des Gerätes ein.
Tragen Sie in einem der nächsten beiden Felder entweder das Auslieferungs- oder das Abholdatum ein, wenn der Reparatur-Auftrag abgeschlossen ist.
Im Feld Annahme um können Sie die Uhrzeit eintragen, zu der das defekte Gerät angenommen wurde.
Format der Positionsnummerierung: Geben Sie hier ein Format ein, nach welchem die Positionen in Ihrem Einkauf nummeriert sein sollen. Standardeinstellung ist TTPPPP, "T" steht für Titel und "P" für Position. Die Nummerierung könnte also folgendermassen aussehen: "01.0001", dies wäre die erste Position des ersten Titels. Wenn Sie das Format geändert haben, speichern Sie mit [F2], nun öffnet sich automatisch das Fenster Einkaufspositionen, betätigen Sie nun die Taste [F7] Nummerieren. Die Positionen werden neu nummeriert und dem neuen Format angepasst.
Wenn Sie dann alle Eingaben getätigt haben speichern Sie diese mit [F2].
Positionen hinterlegen:
Als nächstes können Sie mit [F6] in das Fenster "Reparaturauftrags-Positionen" wechseln. Öffnen Sie mit [Einfg] die Positionserfassung, in der Sie zwischen den Punkten Position, Reparatur-Auftragstext, Zwischensumme, Titelsumme, Leerzeile, Eintrag löschen wählen können.
Wenn Sie eine weitere Position einfügen wollen, bestätigen Sie mit [8] den Punkt "Position" und füllen Sie die Felder entsprechend aus:
ART-NR / [#]: In einer Auswahlliste, die einer abgespeckten Version der Artikelstammdatenliste entspricht, können Sie bequem einen Artikel wählen, dessen Artikelnummer dann in dieses Feld übertragen wird.
BEZ-1 & 2: In diese Felder werden automatisch die Bezeichnungen aus der Artikeldatenbank übertragen, immer wenn im vorherigen Feld eine Artikelnummer gewählt wird. Diese können nachträglich jedoch noch geändert werden.
L-NR / [#]: In diesem Feld können Sie durch Betätigen der Taste [#] aus der Liste ``Leistungen'' eine der aufgeführten Leistungen in Ihren Reparaturauftrag übernehmen. Falls die Position keine Leistung darstellt ist dieses Feld leer.
MENGE: Tragen Sie hier die gewünschte Menge der Position ein.
E-PREIS: Dieses Feld enthält den Netto-Einzelpreis und wird aktualisiert, wenn eine neue Artikelnummer gewählt wird.
G-PR: Dieses Feld enthält den gesamten, errechneten Nettopreis dieser Position. Durch Betätigen der Taste [>>] gelangen Sie zu weiteren Feldern:
KONTO / [#]: Per [#] erscheint eine Auswahlbox, mit deren Hilfe Sie das entsprechende Erlöskonto bestimmen können.
Einheit [#]: Wählen Sie hier die gewünschte Mengeneinheit der Position aus.
POS: Hier können Sie die Positionsnummer für die gewählte Position ändern.
EK-PR: Hier erscheint der Einkaufspreis der Position, der natürlich noch für diesen Reparaturauftrag geändert werden kann.
MWST / [#]: Wählen Sie hier den entsprechenden Mehrwertsteuerschlüssel für diese Position aus.
Pos – Ken [#]: Diese Funktion dient dazu, dieser Position bestimmte Besonderheiten zuzuweisen. (z.B. kein Druck)
PROVIS %: Dort können Sie die Provision auf diesen Artikel für den entsprechenden Sachbearbeiter eingeben.
RABATT %: Geben Sie hier einen Rabatt an, der speziell nur für diese Position gelten soll.
Durch Betätigen der Taste [F6] Langtext können Sie die Bezeichnung der Position durch entsprechende Kommentare oder Stichpunkte ergänzen. Nach dem Speichern mit [F2] erscheint der in dem Fenster Langtext geschriebene Text direkt unter der Positionsbezeichnung. Diese Langtextfunktion entspricht derselben aus der Artikelverwaltung und deren Daten werden automatisch übernommen.
Reparatur-Auftragstext: Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben, der dann in den Reparatur-Auftrag übernommen wird.
Zwischensumme: Gerade bei längeren Reparatur-Aufträgen empfiehlt es sich zur besseren Gliederung, Zwischensummen zu verwenden. Die Summe berechnet sich dabei vom Anfang des Reparatur-Auftrages bzw. der vorherigen Zwischensumme.
Titelsumme: Die Titelsumme ermöglicht zusätzlich neben der Zwischensumme Positionen aufzuaddieren. Benötigt wird diese Funktion vorwiegend im Handwerk.
Leerzeile: Hiermit kann eine Leerzeile in den Reparatur-Auftrag eingefügt werden.
Eintrag löschen: Mit dieser Funktion können Sie die gewählte Position löschen.
[8] Ändern: Um eine Position zu ändern, bewegen Sie den Scroll-Balken durch die Cursortasten auf die Position, die geändert werden soll. Betätigen Sie die Enter Taste. Nach den Änderungen speichern Sie bitte Ihre Daten mit [F2].
Drucken des Reparatur-Auftrages:
Um den Reparatur-Auftrag zu drucken, drücken Sie
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