OBS/Auftragsbearbeitung/Auftrag/Beispiel: Erstellen eines Auftrages

Erstellen eines Auftrages

  In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Aufträge erstellen und diese ausdrucken. Wir setzten voraus, dass Sie bereits Artikel- und Personenstammdaten angelegt haben.

Neuen Auftrag anlegen:
Wählen Sie in dem Menü "Auftragsbearbeitung" den zweiten Unterpunkt "Aufträge" an, oder führen Sie die Tastenkombination '[Strg]+[A] aus. Vor Ihnen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Liste “Aufträge” mit allen erstellten Aufträgen finden. Betätigen Sie nun die [Einfg] Taste um einen neuen Auftrag zu erstellen. Es erscheint nun die Eingabemaske.
Es gibt auch die Möglichkeit ein Angebot in die Auftragsmaske zu übernehmen und dort entsprechend zu bearbeiten, diese Möglichkeit wird weiter unten beschrieben. Im folgenden wird geschildert, wie Sie einen Auftrag erstellen, ohne dabei ein Angebot zu übernehmen.
Geben Sie eine Auftragsnummer ein, wenn Sie dies nicht tun wird OBS automatisch eine Auftragsnummer für Sie erstellen (und zwar fortlaufend z.B. 100, 101,102, usw.). Kennen Sie die Kundennummer des Kunden für den der Auftrag erstellt werden soll, geben Sie diese in dem Feld “KUNDEN - NR” ein. Andernfalls betätigen Sie die [#] Taste und es erscheint die Liste Personen aus der Sie ihren Kunden auswählen können.
Wenn die Rechnungsanschrift von der Auftragsanschrift abweicht, so kann diese in das Feld Rg.-Empf. durch die [#] Taste eingetragen werden.
Im Feld Sachbearbeiter können Sie den entsprechenden Sachbearbeiter über die [#] Taste auswählen. Im Feld Vertreter geschieht dies genauso.
Sie haben auch die Möglichkeit Ihrem Kunden einen Rabatt zu gewähren. Hierbei geben Sie entweder den Betrag in Euro oder einen Prozentwert ( x % vom Gesamtbetrag des Auftrags) an.
In den folgenden Feldern können Sie die Zahlungsbedingungen und die Währung über die [#] Taste auswählen.
'Auftragsnr des Kunden: Hier können Sie die Auftragsnummer des Kunden eintragen.
'Auftragsdatum des Kunden: Hier können Sie das Auftragsdatum des Kunden eintragen.
'Liefertermin: Falls ein bestimmter Liefertermin vorgesehen ist, können Sie diesen hier eintragen.
'Auftrags-Art: Hier können Sie zwischen zwei Auftrags-Arten wählen: "Auftrag" (voreingestellt) und "Direkt-Auftrag".
Der Status steht voreingestellt auf 01, d.h. der Auftrag wurde noch nicht gedruckt und verbucht.
Sobald Sie in Ihrem Auftrag Positionen hinterlegt haben erscheint in dem Feld Auftragsbetrag der Nettobetrag des kompletten Auftrags.
Falls Sie Ihren Auftrag einem bestimmten Projekt zuordnen wollen, wählen Sie im Feld Projektnummer über die [#] Taste das gewünschte Projekt aus.
Wählen Sie im Feld Abschl-Erl-Kto. Ihr Erlöskonto aus.
Falls die spätere Versandanschrift von der übernommenen Anschrift abweicht, kann man eine Versandanschrift separat angeben. Zu diesem Punkt gelangt man über die Tastenkombination [Alt]+[2]. Hier kann man dann auch die eventuell entstehenden Porto + Verpackungskosten eintragen, sowie die Versandart.
'Format der Positionsnummerierung: Geben Sie hier ein Format ein, nach welchem die Positionen in Ihrem Auftrag nummeriert sein sollen. Standardeinstellung ist TTPPPP, "T" steht für Titel und "P" für Position. Die Nummerierung könnte also folgendermassen aussehen: "01.0001", dies wäre die erste Position des ersten Titels.
Natürlich können Sie auch den Kopftext und Fußtext schon von vornherein festlegen. Zu diesem Punkt gelangen Sie durch drücken der Tasten [Alt]+[3]. Dort können Sie schon vorgefertigte Textbausteine benutzen, entweder durch eingeben der Nr. oder durch auswählen mit der [#]. Es sind schon gewisse Textbausteine vorhanden aber Sie können sich auch selber Textbausteine erzeugen oder die vorhandenen verändern, dies wird in einem anderen Punkt erklärt. Dann alles mit [F2] sichern.
Soll der Kopftext individuell gestaltet werden, sollte das Feld “Kopftext – Nr.” leer bleiben. Sie können dann in das Kopftextfeld den gewünschten Text eingeben, mit dem Fußtext können Sie natürlich genauso verfahren.
Wenn Sie dann alle Eingaben getätigt haben speichern Sie diese mit [F2].

Positionen hinterlegen:
Als nächstes öffnet sich das Fenster "Auftragsposition". Dort öffnet sich automatisch die Positionserfassung, dort können Sie zwischen den Punkten Position, Auftragstext, Zwischensumme, Titelsumme, Leerzeile, Gewerk, Titel, Eintrag löschen, Auftrag kopieren, Angebot übernehmen wählen.
Wenn Sie eine weitere Position einfügen wollen, bestätigen Sie mit [8] den Punkt "Position" und füllen Sie die Felder entsprechend aus:
'ART-NR / [#]: In einer Auswahlliste, die einer abgespeckten Version der Artikelstammdatenliste entspricht, können Sie bequem einen Artikel wählen, dessen Artikelnummer dann in dieses Feld übertragen wird.
'BEZ-1 & 2: In diese Felder werden automatisch die Bezeichnungen aus der Artikeldatenbank übertragen, immer wenn im vorherigen Feld eine Artikelnummer gewählt wird. Diese können nachträglich jedoch noch geändert werden.
L-NR / [#]: In diesem Feld können Sie durch Betätigen der Taste [#] aus der Liste “Leistungen” eine der aufgeführten Leistungen in Ihren Auftrag übernehmen. Falls die Position keine Leistung darstellt ist dieses Feld leer.
'MENGE: Tragen Sie hier die gewünschte Menge der Position ein.
'E-PREIS: Dieses Feld enthält den Netto-Einzelpreis und wird aktualisiert, wenn eine neue Artikelnummer gewählt wird.
'G-PR: Dieses Feld enthält den gesamten, errechneten Nettopreis dieser Position. Durch Betätigen der Taste [>>] gelangen Sie zu weiteren Feldern:
'KONTO / [#]: Per [#] erscheint eine Auswahlbox, mit deren Hilfe Sie das entsprechende Erlöskonto bestimmen können.
'Einheit [#]: Wählen Sie hier die gewünschte Mengeneinheit der Position aus.
'POS: Hier können Sie die Positionsnummer für die gewählte Position ändern.
'EK-PR: Hier erscheint der Einkaufspreis der Position, der natürlich noch für diesen Auftrag geändert werden kann.
'MWST / [#]: Wählen Sie hier den entsprechenden Mehrwertsteuerschlüssel für diese Position aus.
'Pos – Ken [#]: Diese Funktion dient dazu, dieser Position bestimmte Besonderheiten zuzuweisen. (z.B. kein Druck)
'LS-Nr: Hier können Sie eine Lieferschein-Nummer eingeben LS-Datum: Hier können Sie ein Lieferschein-Datum eingeben
'PROVIS %: Dort können Sie die Provision auf diesen Artikel für den entsprechenden Sachbearbeiter eingeben.
'RABATT %: Geben Sie hier einen Rabatt an, der speziell nur für diese Position gelten soll.
Durch Betätigen der Taste [F6 Langtext] können Sie die Bezeichnung der Position durch entsprechende Kommentare oder Stichpunkte ergänzen. Nach dem Speichern mit [F2] erscheint der in dem Fenster Langtext geschriebene Text direkt unter der Positionsbezeichnung. Diese Langtextfunktion entspricht derselben aus der Artikelverwaltung und deren Daten werden automatisch übernommen.
'[F9 Datanorm]: Grundsätzlich kann hiermit ein Artikel aus der Datanorm - Artikeldatenbank als Position eingefügt werden. Wählen Sie zuerst den Lieferanten aus und dann den gewünschten Artikel.
'Auftragstext: Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben, der dann in den Auftrag übernommen wird.
'Zwischensumme: Gerade bei längeren Aufträgen empfiehlt es sich zur besseren Gliederung, Zwischensummen zu verwenden. Die Summe berechnet sich dabei vom Anfang des Auftrages bzw. der vorherigen Zwischensumme.
'Titelsumme: Die Titelsumme ermöglicht zusätzlich neben der Zwischensumme Positionen aufzuaddieren. Benötigt wird diese Funktion vorwiegend im Handwerk.
'Leerzeile: Hiermit kann eine Leerzeile in den Auftrag eingefügt werden.
'Gewerk: Hier können Sie einen Titel für Ihr Gewerk eingeben.
'Titel: Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben, der in den Auftrag übernommen wird. Sie können so Ihren Auftrag in verschiedene Titel unterteilen, um ihn übersichtlicher zu gestalten.
'Eintrag löschen: Mit dieser Funktion können Sie die gewählte Position löschen.
'Auftrag kopieren: Es öffnet sich eine Liste aller vorhandenen Aufträge. Nachdem Sie einen Auftrag gewählt haben werden alle Positionen dieses Auftrags ebenfalls in einer Liste angezeigt. Alle markierten Positionen werden dann mit [F2] zum Auftrag übernommen (standardmäßig sind alle Positionen markiert).
'Angebot übernehmen: Es öffnet sich eine Liste aller vorhandenen Angebote. Nachdem Sie eines gewählt haben können Sie sich mit [8] alle Positionen dieses Angebots anzeigen lassen und gegebenenfalls einige Positionen mit [8] aus Ihrer Auswahl entfernen. Alle markierten Positionen werden dann mit [F2] zum Auftrag übernommen (standardmäßig sind alle Positionen markiert).
'[8] Ändern: Um eine Position zu ändern, bewegen Sie den Scroll-Balken durch die Cursortasten auf die Position, die geändert werden soll. Betätigen Sie die Enter Taste. Nach den Änderungen speichern Sie bitte Ihre Daten mit [F2].

Drucken des Auftrags:
Um den Auftrag zu drucken, drücken Sie [F3].
'Angebot in die Auftragsmaske übernehmen Haben Sie bereits für diesen Auftrag ein Angebot an den Kunden geschrieben, so können Sie dieses Angebot übernehmen und ggf. mit zusätzlichen Informationen ergänzen. Wählen Sie per [#] in dem Feld “Angebotsnr” das entsprechende Angebot aus. Es öffnet sich die Liste “Angebote”. Wählen Sie das entsprechende Angebot mit der Taste [8] aus der Liste aus. Sie können jetzt noch ergänzende Daten hinzufügen und anschließend mit [F2] den Auftrag sichern sichern.

*In der Liste “Angebotspositionen zur Übernahme” werden zur Kontrolle noch einmal die Positionen des Angebots aufgeführt. Die einzelnen Positionen sind standardmäßig mit einer Markierung in der Spalte M versehen. Die Markierung signalisiert, dass die Position in den Auftrag übernommen wird. Hat der Kunde sich bedauerlicherweise gegen eine Position Ihres Angebots entschieden, können Sie über die Taste [F5] die Markierung deaktivieren. Die Position wird daraufhin nicht in den Auftrag übernommen.

*Übernehmen Sie die gewünschten Positionen in Ihren Auftrag durch [F2] und vor Ihnen erscheint das Fenster “Auftrags-Positionen”. Möchten Sie z.B. den Preis oder Menge der Position ändern, bewegen Sie den blau unterlegten Balken auf die Position und betätigen die Taste [8]. Der E - Preis (=Einzelpreis) in dem Fenster “Positionen-Ändern” ist netto einzutragen. Nachdem Sie Ihre Änderungen abgeschlossen haben, betätigen Sie die [F2] Taste.

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