OBS/Branchenspezifische Module/Messeverwaltung/Vorgänge/Tutorial: Projekt von A-Z: Unterschied zwischen den Versionen
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==Ablauf== | |||
1. Messe erstellen | |||
2. Projekt erstellen | |||
- Bürodeckblatt erstellen & drucken | |||
3. Erstellen von Angeboten: | |||
*CAD-Import oder manuelles Anlegen | |||
*automatisches Sortieren | |||
*Ausprägungen verwalten | |||
*Kalkulation erstellen und drucken | |||
*Angebot kopieren | |||
*Zusammenfassung erstellen und drucken | |||
*Angebot auf Englisch | |||
4. Erstellen von Auftragsbestätigungen: | |||
*Übernahme aus Angeboten | |||
*Kalkulation erstellen und drucken | |||
*Zusammenfassung erstellen und drucken | |||
*Änderungsaufträge erfassen | |||
*Erstellen von Verkaufsaufträgen | |||
*Aufträge auf Englisch | |||
5. Verwaltung des Materials | |||
*Packliste erstellen & sortieren | |||
*Materialgegenüberstellung erstellen | |||
6. Zusätzliche Formulat | |||
7. Erstellen von Rechnungen: | |||
*Erstellen von Abschlagsrechnungen (Anzahlungen) und Berücksichtigen von Änderungsaufträgen | |||
*Erstellen von Schlussrechnungen | |||
*Rechnungen auf Englisch | |||
==Messe erstellen== | |||
Wenn ein Kunde einen Messestand in Auftrag gibt, sollte zuerst der [[OBS/Stammdaten/Personen/Anlegen einer Person|Kunde]], die [[OBS/Branchenspezifische Module/Messeverwaltung/Messen|Messe und der Messestand]] erfasst werden. | |||
==Projekt erstellen== | |||
Anschließend kann ein [[OBS/Branchenspezifische Module/Messeverwaltung/Projekte/Messezuordnung|Projekt erstellt]] werden, das als Ordner für alle Vorgänge fungiert, die im Zusammenhang mit diesem Messestand erstellt werden. | |||
In dieses Projekt sollten die wichtigsten Projektdaten eingetragen werden, wie die Messedaten, die Daten des Auftraggebers (diese können über die Personennummer aus der im ersten Schritt angelegten Person übernommen werden) sowie im Reiter "Interne Erfassung" die verantwortlichen Sachbearbeiter. Als Status kann für den Anfang "Angebot" eingetragen werden. | |||
===Bürodeckblatt erstellen=== | |||
In der Projektliste kann nun mit {{F3}} ein Projektdeckblatt erstellt werden. Dieses bietet einen Überblick über die eingetragenen Daten. | |||
Auf diesem Deckblatt werden die in der Projektliste mit {{F7}} hinterlegten und mit {{F5}} markierten Personen angezeigt. | |||
==Erstellen von Angeboten== | |||
Nachdem die Stammdaten für das Projekt erfasst wurden, kann damit begonnen werden, ein Angebot für das angefragte Projekt zu erfassen. | |||
===CAD-Import oder manuelles Anlegen=== | |||
Dazu kann das Angebot entweder [[OBS/Auftragsbearbeitung/Angebot/Erstellen_eines_Angebots|manuell erstellt werden]] oder eine in einem CAD-Programm erstellte [[OBS/Branchenspezifische Module/Messeverwaltung/Projekte/CAD-Import|CAD-Export-Datei eingelesen werden]], um die in der Zeichnung genutzten Produkte und Produktgruppen als Grundlage für das Angebot zu nutzen. Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass beim Angebot das richtige Projekt eingetragen ist! | |||
===Nachträgliches Sortieren=== | |||
Wenn das Angebot erstellt wurde, kann es angepasst und um zusätzliche Positionen erweitert werden. Es kann jederzeit neu nach Warengruppen sortiert werden. '''ACHTUNG''': Dabei werden die Titelsummen zurückgesetzt. Nachdem Sie diese angepasst haben, sollten Sie neue Positionen manuell per {{F7}} an ihren richtigen Platz verschieben. | |||
===Ausprägungen anpassen=== | |||
Sind alle Positionen erfasst, können Sie die [[OBS/Branchenspezifische Module/Messeverwaltung/Artikel/Ausprägungen|entsprechenden Ausprägungen für die einzelnen Positionen wählen oder für den ganzen Vorgang festlegen]]. | |||
===Kalkulation erstellen=== | |||
Zum Erstellen einer Übersicht über die Preisgestaltung kann mit {{F3}} in der Angebotsliste der Druck "Interne Kalkulation" ausgeführt werden. Dabei werden '''Titelsummen vom Level 1 und 2''' genutzt, um die verschiedenen Positionen aufzusummieren. Die Bezeichnungen der Titelsummen werden von der Sortierfunktion automatisch erstellt. | |||
Wenn nach der Überprüfung der Kalkulation festgestellt wird, dass eine Warengruppe z.Bsp. aus Marketinggründen mit einem anderen Preis versehen werden soll, kann dieser dadurch auf alle Positionen der Gruppe verteilt werden, indem die entsprechende Titelsumme angepast wird. Die Preisänderung wird anteilig auf alle Positionen der Titelsumme umgebrochen. | |||
Um nach dem Anpassen der Preise erneut einen Blick auf die ursprünglichen "Systempreise" werfen zu können, ist es ratsam, '''vor''' dem Anpassen der Preise eine Kopie des Angbebots zu erstellen. | |||
===Angebote kopieren=== | |||
Um ein Angebot in einem gewissen Stand der Ausarbeitung zu konservieren und so verschiedene alternative Versionen einer Lösung anbieten zu können, können Sie Angebote kopieren. Dazu wählen Sie in der Angebotsliste unter {{F10}} den Punkt "Angebot kopieren". Die Abfrage, ob eine zusätzliche Position eingefügt werden soll, können Sie dabei mit "Nein" beantworten. | |||
===Zusammenfassung erstellen=== | |||
Beim Drucken und Versenden des Angebots and den Kunden erhält dieser eine Version des Angebots bestehend aus einer Zusammenfassung und der Positionsspezifikation. | |||
Die Zusammenfassung wird beim Drucken aus '''Zwischensummen vom Typ 1''' erstellt. Fügen Sie nach den Abschnitten, die Sie für den Kunden übersichtlich zusammenfassen wollen, in der Positionserfassung eine solche '''Zwischensumme''' ein. Diese fasst alle Positionen oberhalb seit der letzten Zwischensumme, oder, falls es sich um die erste Zwischensumme handelt, seit dem Anfang des Angebots zusammen. | |||
Die Bezeichnung der Zwischensumme ist irrelevant. Wichtig ist der hinterlegte Text: Öffnen Sie in der Positionserfassung bei markierter Zwischensumme mit {{F6}} das Langtexteingabefenster. Darin können Sie beispielsweise folgendes eintragen: | |||
Positionen 1-50: Standgerüst mit blauem Teppichboden, zum Preis von | |||
Beim Drucken wird automatisch der aufsummierte Preis aller zu dieser Zwischensumme gehörenden Positionen ergänzt. | |||
Sollte am Ende des Vorgangs eine Zwischensumme fehlen, fehlen dem Kunden einige Preise, die Summe ergibt also keinen Sinn. Daher werden Sie in diesem Fall beim Ausführen des Drucks gewarnt. Zum Beheben fügen Sie ans Ende des Angebots eine Zwischensumme ein, üblicherweise umfasst diese die Positionen der Kategorie "Sonstiges". | |||
===Spezifikation erstellen=== | |||
Standardmäßig wird die Positionsspezifikation aus den Langtexten der Positionen generiert. Positionen lassen sich in der Positionserfassung als "ohne Preisdruck" einstellen. Dazu können Sie bei '''Titelsummen''' mit {{F10}} den Punkt "C - Preisdruck umschalten" aufrufen. Dadurch werden alle Positionen, die zu dieser Titelsumme gehören, auf "ohne Preisdruck" gestellt. Über den selben Menüpunkt lässt sich die Einstellung auch wieder auf aufheben. | |||
===Druck ohne Zusammenfassung=== | |||
Wünschen Sie den Druck des Angebots ohne Zusammenfassung, können Sie in der Angebotsliste mit {{F10}} - "Eigenschaften" die Eigenschaftsliste öffnen. Tragen Sie hier mit {{Einfg}} die Eigenschaft "0003 - Druck ohne Zusammenfassung" ein, indem Sie diese mit {{F5}} markieren und mit {{F2}} bestätigen. | |||
===Angebot auf Englisch=== | |||
Um das Angebot auf Englisch zu verfassen, müssen [[OBS/Branchenspezifische Module/Messeverwaltung/Vorgänge/Mehrsprachen|alle nötigen Texte übersetzt vorliegen.]] Den Druck der englischen Version starten Sie, indem Sie beim Drucken in dem Auswahlfenster als Sprache "Englisch" wählen. | |||
==Auftragsbestätigungen== | |||
Bestätigt der Kunde ein Angebot, kann aus diesem eine Auftragsbestätigung generiert werden. Dabei können Sie im [[OBS/Branchenspezifische Module/Messeverwaltung/Projekte/Messezuordnung|zugehörigen Projekt]] im Reiter "interne Erfassung" den Status auf "Auftrag" ändern. | |||
Ein Angebot kann auch direkt aus einer [[OBS/Branchenspezifische Module/Messeverwaltung/Projekte/CAD-Import|CAD-Export-Datei erstellt werden.]] | |||
===Auftrag aus Angebot erstellen=== | |||
Öffnen Sie über das OBS-Menü "Auftragsbearbeitung" oder über die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste die Auftragsliste. Hier können Sie mit {{Einfg}} einen neuen Auftrag anlegen. Tragen Sie zuerst die Personennummer in das vorgesehen Feld ein. Anschließend können Sie mit {{Raute}} im entsprechenden Eingabgefeld das Angebot auswählen, aus dem Sie die Auftragsbestätigung generieren wollen. | |||
Achten Sie auch hier darauf, dass die richtige Projektnummer hinterlegt ist. | |||
Speichern Sie das Auftragsedit mit {{F2}} und wählen Sie im sich öffnenden Übernahmefenster diejenigen Positionen des Angebots, die sie in den Auftrag übernehmen möchten und bestätigen Sie erneut mit {{F2}}. | |||
===Zusammenfassung erstellen=== | |||
Genauso wie beim Angebot wird auch beim Auftrag die für den Kunden relevante Zusammenfassung aus den Langtexten der '''Zwischensummen''' generiert. | |||
===Änderungsaufträge erstellen=== | |||
Wenn der Kunde nach der Zustellung der Auftragsbestätigung Änderungen beauftragt, können diese in Form eines zusätzlichen Auftrags erfasst werden. Fügen Sie dazu wie oben beschrieben einen neuen Auftrag ein, wählen Sie die entsprechende Person und das Projekt aus, und tragen Sie die Positionen ein, die geändert werden sollen. | |||
Bespielsweise können Sie so einige beauftragte Stühle, die nicht mehr geliefert werden sollen, mit Menge -5 eintragen, und zusätzlich eine Couch mit Menge 1 hinzufügen, die diese Stühle ersetzen soll. | |||
Der Gesamtwert des Änderungsauftrags kann dann unter Umständen negativ sein, wenn durch diese Änderung kosten für den Kunden gespart werden. | |||
===Verkaufsaufräge=== | |||
Wenn ein Auftrag nicht eine Messelösung betrifft, sondern einen einfachen Abverkauf von Positionen darstellen soll, können Sie beim Anlegen des Auftrags in der Auftragsbearbeitungsmaske im ersten Reiter "Kaufvorgang" auswählen. Der Auftrag wird nun nicht mehr mit Zusammenfassung gedruckt, sondern als simple Positionsauflistung. | |||
===Auftrag auf Englisch=== | |||
Um das Angebot auf Englisch zu verfassen, müssen [[OBS/Branchenspezifische Module/Messeverwaltung/Vorgänge/Mehrsprachen|alle nötigen Texte übersetzt vorliegen.]] Den Druck der englischen Version starten Sie, indem Sie beim Drucken in dem Auswahlfenster als Sprache "Englisch" wählen. | |||
==Verwaltung des Materials== | |||
===Packliste erstellen=== | |||
==Zusätzliche Formulare== | |||
===Auf- / Abbauprotokoll=== | |||
===Übergabeprotokoll=== | |||
==Erstellen von Rechnungen== | |||
===Abschlagsrechnungen=== | |||
Neue Rechnung, Typ "Abschlagsrechnung", Projekt einstellen. | |||
Als Position die Leistung "Vorkasse" einstellen | |||
===Schlussrechnungen=== | |||
===Rechnungen auf Englisch=== | |||
Version vom 8. August 2017, 15:40 Uhr
Ablauf
1. Messe erstellen
2. Projekt erstellen - Bürodeckblatt erstellen & drucken
3. Erstellen von Angeboten:
- CAD-Import oder manuelles Anlegen
- automatisches Sortieren
- Ausprägungen verwalten
- Kalkulation erstellen und drucken
- Angebot kopieren
- Zusammenfassung erstellen und drucken
- Angebot auf Englisch
4. Erstellen von Auftragsbestätigungen:
- Übernahme aus Angeboten
- Kalkulation erstellen und drucken
- Zusammenfassung erstellen und drucken
- Änderungsaufträge erfassen
- Erstellen von Verkaufsaufträgen
- Aufträge auf Englisch
5. Verwaltung des Materials
- Packliste erstellen & sortieren
- Materialgegenüberstellung erstellen
6. Zusätzliche Formulat
7. Erstellen von Rechnungen:
- Erstellen von Abschlagsrechnungen (Anzahlungen) und Berücksichtigen von Änderungsaufträgen
- Erstellen von Schlussrechnungen
- Rechnungen auf Englisch
Messe erstellen
Wenn ein Kunde einen Messestand in Auftrag gibt, sollte zuerst der Kunde, die Messe und der Messestand erfasst werden.
Projekt erstellen
Anschließend kann ein Projekt erstellt werden, das als Ordner für alle Vorgänge fungiert, die im Zusammenhang mit diesem Messestand erstellt werden.
In dieses Projekt sollten die wichtigsten Projektdaten eingetragen werden, wie die Messedaten, die Daten des Auftraggebers (diese können über die Personennummer aus der im ersten Schritt angelegten Person übernommen werden) sowie im Reiter "Interne Erfassung" die verantwortlichen Sachbearbeiter. Als Status kann für den Anfang "Angebot" eingetragen werden.
Bürodeckblatt erstellen
In der Projektliste kann nun mit F3 ein Projektdeckblatt erstellt werden. Dieses bietet einen Überblick über die eingetragenen Daten.
Auf diesem Deckblatt werden die in der Projektliste mit F7 hinterlegten und mit F5 markierten Personen angezeigt.
Erstellen von Angeboten
Nachdem die Stammdaten für das Projekt erfasst wurden, kann damit begonnen werden, ein Angebot für das angefragte Projekt zu erfassen.
CAD-Import oder manuelles Anlegen
Dazu kann das Angebot entweder manuell erstellt werden oder eine in einem CAD-Programm erstellte CAD-Export-Datei eingelesen werden, um die in der Zeichnung genutzten Produkte und Produktgruppen als Grundlage für das Angebot zu nutzen. Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass beim Angebot das richtige Projekt eingetragen ist!
Nachträgliches Sortieren
Wenn das Angebot erstellt wurde, kann es angepasst und um zusätzliche Positionen erweitert werden. Es kann jederzeit neu nach Warengruppen sortiert werden. ACHTUNG: Dabei werden die Titelsummen zurückgesetzt. Nachdem Sie diese angepasst haben, sollten Sie neue Positionen manuell per F7 an ihren richtigen Platz verschieben.
Ausprägungen anpassen
Sind alle Positionen erfasst, können Sie die entsprechenden Ausprägungen für die einzelnen Positionen wählen oder für den ganzen Vorgang festlegen.
Kalkulation erstellen
Zum Erstellen einer Übersicht über die Preisgestaltung kann mit F3 in der Angebotsliste der Druck "Interne Kalkulation" ausgeführt werden. Dabei werden Titelsummen vom Level 1 und 2 genutzt, um die verschiedenen Positionen aufzusummieren. Die Bezeichnungen der Titelsummen werden von der Sortierfunktion automatisch erstellt.
Wenn nach der Überprüfung der Kalkulation festgestellt wird, dass eine Warengruppe z.Bsp. aus Marketinggründen mit einem anderen Preis versehen werden soll, kann dieser dadurch auf alle Positionen der Gruppe verteilt werden, indem die entsprechende Titelsumme angepast wird. Die Preisänderung wird anteilig auf alle Positionen der Titelsumme umgebrochen.
Um nach dem Anpassen der Preise erneut einen Blick auf die ursprünglichen "Systempreise" werfen zu können, ist es ratsam, vor dem Anpassen der Preise eine Kopie des Angbebots zu erstellen.
Angebote kopieren
Um ein Angebot in einem gewissen Stand der Ausarbeitung zu konservieren und so verschiedene alternative Versionen einer Lösung anbieten zu können, können Sie Angebote kopieren. Dazu wählen Sie in der Angebotsliste unter F10 den Punkt "Angebot kopieren". Die Abfrage, ob eine zusätzliche Position eingefügt werden soll, können Sie dabei mit "Nein" beantworten.
Zusammenfassung erstellen
Beim Drucken und Versenden des Angebots and den Kunden erhält dieser eine Version des Angebots bestehend aus einer Zusammenfassung und der Positionsspezifikation.
Die Zusammenfassung wird beim Drucken aus Zwischensummen vom Typ 1 erstellt. Fügen Sie nach den Abschnitten, die Sie für den Kunden übersichtlich zusammenfassen wollen, in der Positionserfassung eine solche Zwischensumme ein. Diese fasst alle Positionen oberhalb seit der letzten Zwischensumme, oder, falls es sich um die erste Zwischensumme handelt, seit dem Anfang des Angebots zusammen.
Die Bezeichnung der Zwischensumme ist irrelevant. Wichtig ist der hinterlegte Text: Öffnen Sie in der Positionserfassung bei markierter Zwischensumme mit F6 das Langtexteingabefenster. Darin können Sie beispielsweise folgendes eintragen:
Positionen 1-50: Standgerüst mit blauem Teppichboden, zum Preis von
Beim Drucken wird automatisch der aufsummierte Preis aller zu dieser Zwischensumme gehörenden Positionen ergänzt.
Sollte am Ende des Vorgangs eine Zwischensumme fehlen, fehlen dem Kunden einige Preise, die Summe ergibt also keinen Sinn. Daher werden Sie in diesem Fall beim Ausführen des Drucks gewarnt. Zum Beheben fügen Sie ans Ende des Angebots eine Zwischensumme ein, üblicherweise umfasst diese die Positionen der Kategorie "Sonstiges".
Spezifikation erstellen
Standardmäßig wird die Positionsspezifikation aus den Langtexten der Positionen generiert. Positionen lassen sich in der Positionserfassung als "ohne Preisdruck" einstellen. Dazu können Sie bei Titelsummen mit F10 den Punkt "C - Preisdruck umschalten" aufrufen. Dadurch werden alle Positionen, die zu dieser Titelsumme gehören, auf "ohne Preisdruck" gestellt. Über den selben Menüpunkt lässt sich die Einstellung auch wieder auf aufheben.
Druck ohne Zusammenfassung
Wünschen Sie den Druck des Angebots ohne Zusammenfassung, können Sie in der Angebotsliste mit F10 - "Eigenschaften" die Eigenschaftsliste öffnen. Tragen Sie hier mit Einfg die Eigenschaft "0003 - Druck ohne Zusammenfassung" ein, indem Sie diese mit F5 markieren und mit F2 bestätigen.
Angebot auf Englisch
Um das Angebot auf Englisch zu verfassen, müssen alle nötigen Texte übersetzt vorliegen. Den Druck der englischen Version starten Sie, indem Sie beim Drucken in dem Auswahlfenster als Sprache "Englisch" wählen.
Auftragsbestätigungen
Bestätigt der Kunde ein Angebot, kann aus diesem eine Auftragsbestätigung generiert werden. Dabei können Sie im zugehörigen Projekt im Reiter "interne Erfassung" den Status auf "Auftrag" ändern.
Ein Angebot kann auch direkt aus einer CAD-Export-Datei erstellt werden.
Auftrag aus Angebot erstellen
Öffnen Sie über das OBS-Menü "Auftragsbearbeitung" oder über die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste die Auftragsliste. Hier können Sie mit Einfg einen neuen Auftrag anlegen. Tragen Sie zuerst die Personennummer in das vorgesehen Feld ein. Anschließend können Sie mit # im entsprechenden Eingabgefeld das Angebot auswählen, aus dem Sie die Auftragsbestätigung generieren wollen.
Achten Sie auch hier darauf, dass die richtige Projektnummer hinterlegt ist.
Speichern Sie das Auftragsedit mit F2 und wählen Sie im sich öffnenden Übernahmefenster diejenigen Positionen des Angebots, die sie in den Auftrag übernehmen möchten und bestätigen Sie erneut mit F2.
Zusammenfassung erstellen
Genauso wie beim Angebot wird auch beim Auftrag die für den Kunden relevante Zusammenfassung aus den Langtexten der Zwischensummen generiert.
Änderungsaufträge erstellen
Wenn der Kunde nach der Zustellung der Auftragsbestätigung Änderungen beauftragt, können diese in Form eines zusätzlichen Auftrags erfasst werden. Fügen Sie dazu wie oben beschrieben einen neuen Auftrag ein, wählen Sie die entsprechende Person und das Projekt aus, und tragen Sie die Positionen ein, die geändert werden sollen.
Bespielsweise können Sie so einige beauftragte Stühle, die nicht mehr geliefert werden sollen, mit Menge -5 eintragen, und zusätzlich eine Couch mit Menge 1 hinzufügen, die diese Stühle ersetzen soll.
Der Gesamtwert des Änderungsauftrags kann dann unter Umständen negativ sein, wenn durch diese Änderung kosten für den Kunden gespart werden.
Verkaufsaufräge
Wenn ein Auftrag nicht eine Messelösung betrifft, sondern einen einfachen Abverkauf von Positionen darstellen soll, können Sie beim Anlegen des Auftrags in der Auftragsbearbeitungsmaske im ersten Reiter "Kaufvorgang" auswählen. Der Auftrag wird nun nicht mehr mit Zusammenfassung gedruckt, sondern als simple Positionsauflistung.
Auftrag auf Englisch
Um das Angebot auf Englisch zu verfassen, müssen alle nötigen Texte übersetzt vorliegen. Den Druck der englischen Version starten Sie, indem Sie beim Drucken in dem Auswahlfenster als Sprache "Englisch" wählen.
Verwaltung des Materials
Packliste erstellen
Zusätzliche Formulare
Auf- / Abbauprotokoll
Übergabeprotokoll
Erstellen von Rechnungen
Abschlagsrechnungen
Neue Rechnung, Typ "Abschlagsrechnung", Projekt einstellen.
Als Position die Leistung "Vorkasse" einstellen