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Erfassen einer Einkaufsrechnung

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Einkaufsrechnungen erstellen und diese ausdrucken. Wir setzten voraus, dass Sie bereits Artikel- und Personenstammdaten angelegt haben.


Neue Einkaufsrechnung anlegen:

Wählen Sie in dem Menü "Auftragsbearbeitung" den Unterpunkt "Einkauf" an. Vor Ihnen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Liste ``Einkauf'' mit allen erstellten Einkaufsrechnungen finden. Betätigen Sie nun die [Einfg]-Taste um eine neue Einkaufsrechnung zu erstellen. Es erscheint nun die Eingabemaske.

Es gibt auch die Möglichkeit eine Bestellung in die Eingabemaske zu übernehmen und dort entsprechend zu bearbeiten, diese Möglichkeit wird weiter unten beschrieben. Im folgenden wird geschildert, wie Sie eine Einkaufsrechnung erstellen, ohne dabei eine Bestellung zu übernehmen.

OBS wird automatisch eine Einkaufsnummer für Sie erstellen (und zwar fortlaufend z.B. 100, 101,102, usw.).

Kennen Sie die Kundennummer des Lieferanten für den die Einkaufsrechnung erstellt werden soll, geben Sie diese in dem Feld ``Lief-Nr.'' ein. Andernfalls betätigen Sie die [#]-Taste und es erscheint die Liste Personen aus der Sie ihren Lieferanten auswählen können.

Tragen Sie im Feld "R-Nr." die Rechnungsnummer Ihres Lieferanten ein.

Im Feld Sachbearbeiter können Sie den entsprechenden Sachbearbeiter über die [#]-Taste auswählen.

Im Feld "Erfassungsdatum" wird automatisch das aktuelle Datum gesetzt.

Falls Ihnen Rabatt gewährt wurde, haben Sie auch die Möglichkeit diesen hier einzutragen. Hierbei geben Sie entweder den Betrag in Euro oder einen Prozentwert ( x % vom Gesamtbetrag des Einkaufs) an.

Anfallende Verpackungs- und Portokosten können Sie hier auch eintragen. Wenn das Rechnungsdatum vom Erfassungsdatum abweicht, können Sie es hier verändern.

In den folgenden Feldern können Sie die Zahlungsbedingungen und die Währung über die [#]-Taste auswählen. Falls Sie Ihre Einkaufsrechnung einem bestimmten Projekt zuordnen wollen, wählen Sie im Feld Projektnummer über die [#]-Taste das gewünschte Projekt aus.

Wählen Sie im Feld Lager Ihren Vertreter aus.

Falls die Versandanschrift von der übernommenen Anschrift abweicht, kann man eine Versandanschrift separat angeben. Zu diesem Punkt gelangt man über die Tastenkombination [Alt]+[2]. Hier kann man dann auch die Versandart angeben. Format der Positionsnummerierung: Geben Sie hier ein Format ein, nach welchem die Positionen in Ihrem Einkauf nummeriert sein sollen. Standardeinstellung ist TTPPPP, "T" steht für Titel und "P" für Position. Die Nummerierung könnte also folgendermassen aussehen: "01.0001", dies wäre die erste Position des ersten Titels.

Natürlich können Sie auch den Kopftext und Fußtext schon von vornherein festlegen. Zu diesem Punkt gelangen Sie durch drücken der Tasten [Alt]+[3]. Dort können Sie schon vorgefertigte Textbausteine benutzen, entweder durch eingeben der Nr. oder durch auswählen mit der [#]. Es sind schon gewisse Textbausteine vorhanden aber Sie können sich auch selber Textbausteine erzeugen oder die vorhandenen verändern, dies wird in einem anderen Punkt erklärt. Dann alles mit [F2] sichern.

Soll der Kopftext individuell gestaltet werden, sollte das Feld ``Kopftext – Nr.'' leer bleiben. Sie können dann in das Kopftextfeld den gewünschten Text eingeben, mit dem Fußtext können Sie natürlich genauso verfahren.

Wenn Sie dann alle Eingaben getätigt haben speichern Sie diese mit [F2].


Positionen hinterlegen:

Als nächstes öffnet sich das Fenster "Einkaufspositionen". Dort öffnet sich automatisch die Positionserfassung, in der Sie zwischen den Punkten Position, Einkaufstext, Zwischensumme, Titelsumme, Leerzeile, Eintrag löschen, Übernahme Bestellung wählen können.

Wenn Sie eine weitere Position einfügen wollen, bestätigen Sie mit [8] den Punkt "Position" und füllen Sie die Felder entsprechend aus:

ART-NR / [#]: In einer Auswahlliste, die einer abgespeckten Version der Artikelstammdatenliste entspricht, können Sie bequem einen Artikel wählen, dessen Artikelnummer dann in dieses Feld übertragen wird.

BEZ-1 & 2: In diese Felder werden automatisch die Bezeichnungen aus der Artikeldatenbank übertragen, immer wenn im vorherigen Feld eine Artikelnummer gewählt wird. Diese können nachträglich jedoch noch geändert werden.

L-NR / [#]: In diesem Feld können Sie durch Betätigen der Taste [#] aus der Liste ``Leistungen'' eine der aufgeführten Leistungen in Ihren Einkauf übernehmen. Falls die Position keine Leistung darstellt ist dieses Feld leer.

MENGE: Tragen Sie hier die gewünschte Menge der Position ein.

E-PREIS: Dieses Feld enthält den Netto-Einzelpreis und wird aktualisiert, wenn eine neue Artikelnummer gewählt wird.

G-PR: Dieses Feld enthält den gesamten, errechneten Nettopreis dieser Position.

Durch Betätigen der Taste [>>] gelangen Sie zu weiteren Feldern:

KONTO / [#]: Per [#] erscheint eine Auswahlbox, mit deren Hilfe Sie das entsprechende Erlöskonto bestimmen können.

Einheit [#]: Wählen Sie hier die gewünschte Mengeneinheit der Position aus.

POS: Hier können Sie die Positionsnummer für die gewählte Position ändern.

EK-PR: Hier erscheint der Einkaufspreis der Position, der natürlich noch für diesen Einkauf geändert werden kann.

MWST / [#]: Wählen Sie hier den entsprechenden Mehrwertsteuerschlüssel für diese Position aus.

Pos – Ken [#]: Diese Funktion dient dazu, dieser Position bestimmte Besonderheiten zuzuweisen. (z.B. kein Druck)

PROVIS %: Dort können Sie die Provision auf diesen Artikel für den entsprechenden Sachbearbeiter eingeben.

RABATT %: Geben Sie hier einen Rabatt an, der speziell nur für diese Position gelten soll.

Durch Betätigen der Taste [F6] Langtext können Sie die Bezeichnung der Position durch entsprechende Kommentare oder Stichpunkte ergänzen. Nach dem Speichern mit [F2] erscheint der in dem Fenster Langtext geschriebene Text direkt unter der Positionsbezeichnung. Diese Langtextfunktion entspricht derselben aus der Artikelverwaltung und deren Daten werden automatisch übernommen.

[F9] Datanorm: Grundsätzlich kann hiermit ein Artikel aus der Datanorm - Artikeldatenbank als Position eingefügt werden. Wählen Sie zuerst den Lieferanten aus und dann den gewünschten Artikel.

Einkaufstext: Hier können Sie einen beliebigen Text eingeben, der dann in die Einkaufsrechnung übernommen wird.

Zwischensumme: Gerade bei längeren Einkaufsrechnungen empfiehlt es sich zur besseren Gliederung, Zwischensummen zu verwenden. Die Summe berechnet sich dabei vom Anfang der Einkaufsrechnung bzw. der vorherigen Zwischensumme.

Titelsumme: Die Titelsumme ermöglicht zusätzlich neben der Zwischensumme Positionen aufzuaddieren. Benötigt wird diese Funktion vorwiegend im Handwerk.

Leerzeile: Hiermit kann eine Leerzeile in die Einkaufsrechnung eingefügt werden.

Eintrag löschen: Mit dieser Funktion können Sie die gewählte Position löschen.

Übernahme Bestellung: Es öffnet sich eine Liste aller vorhandenen Bestellungen. Nachdem Sie eine gewählt haben können Sie sich mit [8] alle Positionen dieser Bestellung anzeigen lassen und gegebenenfalls einige Positionen mit [8] oder [F5] aus Ihrer Auswahl entfernen. Mit [F6] können Sie alle Markierungen umdrehen. Falls von der Menge der Positionen schon ein Teil geliefert wurde, wird dieser Wert im Feld G-Menge angezeigt. Alle markierten Positionen werden dann mit [F2] zur Einkaufsrechnung übernommen (standardmäßig sind alle Positionen markiert).

[8] Ändern: Um eine Position zu ändern, bewegen Sie den Scroll-Balken durch die Cursortasten auf die Position, die geändert werden soll. Betätigen Sie die Enter Taste. Nach den Änderungen speichern Sie bitte Ihre Daten mit [F2].


Drucken der Einkaufsrechnung:

Um die Einkaufsrechnung zu drucken, drücken Sie Bestellung in die Einkaufsmaske übernehmen Haben Sie bereits für diese Einkaufsrechnung eine Bestellung an den Lieferanten geschrieben, so können Sie diese Bestellung übernehmen und ggf. mit zusätzlichen Informationen ergänzen. Wählen Sie per [#] in dem Feld ``Best-Nr.'' die entsprechende Bestellung aus. Es öffnet sich die Liste ``Bestellung''. Wählen Sie die entsprechende Bestellung mit der Taste [8] aus der Liste aus. Sie können jetzt noch ergänzende Daten hinzufügen und anschließend mit [F2] die Einkaufsrechnung sichern.

*In der Liste ``Übernahme Bestellpositionen'' werden zur Kontrolle noch einmal die Positionen der Bestellung aufgeführt. Die einzelnen Positionen sind standardmäßig mit einer Markierung in der Spalte M versehen. Die Markierung signalisiert, dass die Position in die Einkaufsrechnung übernommen wird. Hat der Lieferant noch nicht alle Positionen Ihrer Bestellung geliefert, können Sie über die Taste [F5] die Markierung deaktivieren. Die Position wird daraufhin nicht in die Einkaufsrechnung übernommen.
*Übernehmen Sie die gewünschten Positionen in Ihre Einkaufsrechnung durch [F2] und vor Ihnen erscheint das Fenster ``Einkaufspositionen''. Möchten Sie z.B. den Preis oder Menge der Position ändern, bewegen Sie den blau unterlegten Balken auf die Position und betätigen die Taste [8]. Der E - Preis (=Einzelpreis) in dem Fenster ``Positionen-Ändern'' ist netto einzutragen. Nachdem Sie Ihre Änderungen abgeschlossen haben, betätigen Sie die [F2] Taste.

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