Aktuelle Version vom 27. August 2026, 09:36 Uhr

OEX-Schnittstelle (OFML Business Data Exchange)

Die OEX-Schnittstelle überträgt Möbelbestellungen aus OBS elektronisch an den Hersteller – inklusive der vollständigen OFML-Konfiguration jeder Position. Sie ersetzt den manuellen Bestellweg per PDF und Mail für Hersteller der Büro- und Objektmöbelbranche.

OEX ist ein offener Branchenstandard des Industrieverbands Büro und Arbeitswelt e. V. (IBA) und Teil der OFML-Standardfamilie.

Merkmal	Wert
Standard	OEX – OFML Business Data Exchange
Herausgeber	Industrieverband Büro und Arbeitswelt e. V. (IBA)
Datenformat	XML
Zeichensatz	UTF-8
Umgesetzte Standardversionen	2.1 und 3.0
Umgesetzter Beleg	Bestellung
OBS-Modul	OEX (separat freizuschalten)
Einordnung in OBS	Lagerlieferanten-Übertragungsart

1 Funktionsumfang

1.1 Umgesetzter Beleg

Umgesetzt ist die Bestellung in Richtung Hersteller. Sie geht vollständig elektronisch heraus, mit allen Positionen, Konfigurationsmerkmalen, Texten und Adressen.

Rückmeldungen des Herstellers – Bestellbestätigung, Lieferavis, Rechnung – werden weiterhin auf dem bisherigen Weg verarbeitet (Mail, Papier, Portal). Auch Änderungen oder Stornos zu einer bereits übertragenen Bestellung werden nicht elektronisch nachgeschickt, sondern direkt mit dem Hersteller abgestimmt.

1.2 Umgesetzte Standardversionen

Der OEX-Standard liegt in mehreren Versionen vor. OBS beherrscht die beiden in der Branche verbreiteten Versionen 2.1 und 3.0 und erzeugt aus derselben Programmlogik die jeweils passende Datei.

Welche Version zum Einsatz kommt, gibt der Hersteller vor – sie ist nicht frei wählbar und wird bei der Einrichtung der Anbindung festgelegt. Für den Anwender macht das im Arbeitsablauf keinen Unterschied; die Unterschiede liegen im Umfang der übertragenen Daten (siehe Abschnitt 8).

Damit ist OBS unabhängig davon anschlussfähig, ob ein Hersteller noch auf der älteren Version arbeitet oder bereits die aktuelle einsetzt.

2 Voraussetzungen

2.1 Modul und Lizenz

Die Schnittstelle erfordert das freigeschaltete OBS-Modul „OEX". Ist es nicht aktiv, bricht der Export mit einem entsprechenden Hinweis ab. Die Nutzung wird protokolliert und gezählt.

2.2 OFML-Datenbasis (zwingend)

Dies ist die wichtigste Voraussetzung und der häufigste Grund für Rückfragen:

Eine OEX-Bestellung lässt sich nur aus Positionen erzeugen, die aus einer OFML-Planung stammen.

Der Hersteller braucht nicht nur die Artikelnummer, sondern die vollständige Konfiguration – Serie, Variantencode, alle Merkmale mit ihren Werten. Diese Informationen entstehen im Planungswerkzeug, typischerweise pCon.planner oder pCon.basket, und gelangen über den OBX-Import in den OBS-Vorgang.

Datenfluss:

 Planung (pCon)  →  OBX-Datei  →  OBX-Import in Angebot/Auftrag  →  Bestellung  →  OEX-Export  →  Hersteller

Der OBX-Import übernimmt je Position:

Hersteller-Kennung und Serie
Artikelnummer in den Varianten Basis-, Final- und Variantencode
Kurztext, Langtext und Ausstattungstext
alle Konfigurationsmerkmale mit Bezeichnung und Wert
Menge
EK- und VK-Preis (Währung EUR), Positions- und Lieferantenrabatt
Ordnerstruktur und Unterpositionen der Planung
Zusatztexte aus der Planung
Bilder der Planung (optional)

Zusätzlich wird die komplette Original-Konfiguration als Rückverweis gespeichert. In Version 3.0 wird dieser Rückverweis mit der Bestellung übertragen, sodass der Hersteller die Planung auf seiner Seite wieder öffnen kann.

Manuell in OBS angelegte Positionen und Positionen aus dem normalen Artikelstamm haben keine OFML-Daten und können nicht per OEX bestellt werden.

2.3 Stammdaten

Was	Wo	Bemerkung
Übertragungsart des Lieferanten	Lagerlieferant	die OEX-Übertragungsart des jeweiligen Herstellers
Eigene Kundennummer beim Lieferanten	Bestellung / Lieferantenstamm	Pflicht – ohne diese Nummer bricht der Export ab
Hersteller-Zuordnung der OFML-Kennung	wird beim OBX-Import einmalig abgefragt	ordnet die OFML-Hersteller-Kennung dem OBS-Lieferanten zu
Zugangsdaten des Übertragungswegs	Konfiguration des Lagerlieferanten	nur bei Herstellern mit Direktübertragung, siehe Abschnitt 6
Währung, Land, Zahlungsbedingung	Standard-Stammdaten	für Belegwährung, ISO-Länderkennung und Zahlungsbedingungen
Mandantenadresse	Konstanten des Mandanten	wird als Auftraggeber-Adresse übertragen
Sachbearbeiter mit Telefon und E-Mail	Verkäuferstamm	wird als Ansprechpartner übertragen

3 Einrichtung

Modul freischalten – über den OBS-Support.
Lieferant als Lagerlieferant einrichten und die OEX-Übertragungsart des Herstellers setzen.
Eigene Kundennummer beim Lieferanten eintragen.
Übertragungsweg einrichten. Wie die Datei zum Hersteller kommt und welche Zugangsdaten dafür nötig sind, gibt der Hersteller vor – Details auf der jeweiligen Unterseite (siehe Abschnitt 10).
Testbestellung mit dem Hersteller abstimmen und durchführen.

4 Ablauf im Tagesgeschäft

Planung in pCon erstellen und als OBX-Datei exportieren.
OBX-Datei in das OBS-Angebot bzw. den Auftrag importieren. Die OFML-Daten bleiben an den Positionen hängen und werden bei der Übernahme in Folgevorgänge mitgeführt.
Bestellung zum Lieferanten erzeugen.
Bestellung exportieren. Es erscheint die Rückfrage, ob die Bestellung wirklich exportiert werden soll.
OBS prüft die Positionen auf Vollständigkeit, erzeugt die XML-Datei und überträgt sie an den Hersteller.
Die Bestellung wird auf die Übertragungsart „Export" gesetzt. Der Vorgang wird im OEX-Protokoll festgehalten.

4.1 Vollständigkeitsprüfung vor dem Export

Vor dem Erzeugen der Datei prüft OBS jede Position. Fehlt eine der folgenden Angaben, wird der Export abgebrochen und alle betroffenen Positionen werden mit Positionsnummer, Bezeichnung und Fehlergrund aufgelistet:

Meldung	Bedeutung / Abhilfe
keine OFML-Daten vorhanden	Die Position stammt nicht aus einer OFML-Planung. Position über OBX-Import einfügen oder aus der Bestellung entfernen.
OFML-Bestellnummer fehlt	Die Planungsdaten enthalten keine Bestellartikelnummer. Planung im Planungswerkzeug prüfen.
OFML-Hersteller fehlt	Die Hersteller-Kennung fehlt in den Planungsdaten.
OFML-Serie fehlt	Die Serienangabe fehlt in den Planungsdaten.

Zusätzlich wird geprüft, ob die eigene Kundennummer beim Lieferanten eingetragen ist. Fehlt sie, erscheint der Hinweis, dass eine OEX-Bestellung nur mit eingetragener Kundennummer möglich ist.

4.2 Erneutes Versenden

Ein zweiter Export derselben Bestellung erzeugt beim Hersteller eine zweite Bestellung – jede Datei ist inhaltlich eine Neuanlage. Ein erneutes Versenden muss deshalb immer mit dem Hersteller abgesprochen sein.

5 Übertragener Inhalt

Die Bestellung wird vollständig übertragen, also mit allen Positionen. Belegkopf und Positionen sind als Neuanlage gekennzeichnet.

5.1 Belegkopf

Inhalt	Herkunft in OBS
Bestellnummer	Bestellung
Kundennummer beim Lieferanten	Bestellung
Lieferantennummer	Bestellung
Belegwährung	Währungsstamm
Teillieferung erlaubt	fest „nein"
Belegsprache	fest „deutsch"
Auftragsart	fest „Standardauftrag"
Belegdatum	Bestelldatum
Wunschliefertermin	Lieferdatum der Bestellung
Rahmenvertragsnummer	OFML-Text „Sonderkondition" des Vorgangs
Kommission	Auftragsnummer des Endkunden
Verkaufsorganisation	Mandant
Abwicklungsmodalitäten (Text)	OFML-Text „Lieferbedingung" des Vorgangs
Verweis auf Anhang	Bestell-PDF (`BE<Bestellnummer>.pdf`)
Gesamtnetto	Nettobetrag der Bestellung, als Information
Zahlungsbedingungen	Zahlungsbedingungsstamm: Skontotage und -satz, zweite Skontostufe, Nettoziel (bis zu drei Staffeln)

Adressen

Adressart	Inhalt	Ansprechpartner
Auftraggeber	Adresse des eigenen Mandanten, mit der Kundennummer beim Lieferanten	Sachbearbeiter aus dem Verkäuferstamm mit Telefon und E-Mail
Lieferant	Bestelladresse des Lieferanten	Ansprechpartner mit Telefonnummer
Anlieferadresse	Versandadresse der Bestellung; ist keine hinterlegt, die Adresse des Mandanten (eigenes Lager)

Die Länderkennung wird als ISO-Länderkennung mit zwei Zeichen übertragen; ist im Land keine hinterlegt, wird „DE" verwendet.

5.2 Positionen

Inhalt	Herkunft in OBS
Positionsnummer	Bestellposition
übergeordnete Position	OFML-Struktur (Unterpositionen, Stücklisten)
Kundenartikelnummer	Artikelnummer der Bestellposition
Lieferantenartikelnummer	OFML-Bestellnummer, mit Artikelstatus (Original / modifiziert)
Lieferantenkennung	OFML-Hersteller
Serie	OFML-Serie
Bestellmenge	Menge der Bestellposition
Mengeneinheit	fest „Stück"
Konfigurationsmerkmale	alle OFML-Merkmale der Position mit Bezeichnung und Wert
Positions-ID	formatierte Positionsnummer
Konfigurations-ID	OFML-Variantencode
Abladeangabe	OFML-Text „Abladeangabe" – z. B. „1. OG, Herr Huber", wird beim Hersteller auf die Packstücke gedruckt
Artikelkurztext	Bezeichnung 1 und 2 der Bestellposition
Artikellangtext	OFML-Langtext und Ausstattungstext
modifizierter Artikeltext	OFML-Zusatztext, sofern vorhanden
Nettogesamtpreis	Gesamtpreis der Bestellposition
Rückverweis auf die Konfiguration	Original-Planungsdaten (nur Version 3.0)

In Version 3.0 wird zusätzlich die Ordnerstruktur der Planung als eigene Ordnerpositionen übertragen, sodass die Gliederung beim Hersteller erhalten bleibt. Version 2.1 kennt keine Ordnerpositionen.

Artikelstatus: Positionen mit modifiziertem Artikeltext werden als „modifiziert" gekennzeichnet, alle anderen als „Original-Artikel des Lieferanten". Der Hersteller erkennt daran, ob er den Artikel unverändert produzieren kann oder ob eine Sonderbearbeitung anfällt.

5.3 Preise

Übertragen wird das Gesamtnetto – im Kopf für die Bestellung, je Position der Nettogesamtpreis – jeweils als Einkaufskondition. Rabatte, Zuschläge, Zwischensummen und Steuersätze werden nicht einzeln übertragen. Die Preise dienen dem Abgleich; führend für die Fakturierung ist das System des Herstellers.

6 Übermittlung

Der OEX-Standard sieht als Übermittlungsweg den E-Mail-Anhang zwischen zwei vereinbarten Adressen vor. Zusätzliche Anhänge wie das Bestell-PDF werden im Dokument als Verweis aufgeführt.

Einzelne Hersteller stellen stattdessen einen eigenen Web-Service für die Direktübertragung bereit. OBS übergibt die Bestellung dann unmittelbar und gesichert an das System des Herstellers – ohne Mailversand, ohne manuellen Zwischenschritt und ohne Wartezeit im Postausgang. Die Antwort des Herstellersystems wird im OEX-Protokoll festgehalten.

Für die Direktübertragung sind Endpunkt und Zugangsdaten in der Konfiguration des Lagerlieferanten zu hinterlegen; der Authentifizierungs-Token wird verschlüsselt gespeichert und nicht im Klartext angezeigt. Welche Werte einzutragen sind, gibt der Hersteller vor – siehe die jeweilige Unterseite (Abschnitt 10).

Ist für einen Hersteller keine Direktübertragung eingerichtet, wird die Datei erzeugt und abgelegt, aber nicht automatisch übertragen; der Anwender erhält einen entsprechenden Hinweis.

7 Dateien, Pfade und Protokoll

Was	Ort
Erzeugte OEX-Dateien	`<OBS-Verzeichnis>\data\oex\`
Protokolldatei	`<OBS-Verzeichnis>\data\oex\oex_proto.txt`

Dateinamen folgen dem Muster des Standards:

 oex-orders_<Absenderkennung>_jjjjmmtt-hhmmss.xml

Als Absenderkennung verwendet OBS die Kombination aus Kundennummer beim Lieferanten, Mandant und Bestellnummer. Einzelne Hersteller geben den Aufbau der Absenderkennung ausdrücklich vor.

Das Protokoll hält je Vorgang mit Zeitstempel und Benutzerkennung fest: Start des Exports, erzeugter Dateiname, Beginn der Übertragung, Anfrage-Kennungen, die Antwort des Herstellersystems sowie jede aufgetretene Fehlermeldung. Es ist die erste Anlaufstelle bei Rückfragen zu einer Bestellung.

8 Unterschiede der Versionen 2.1 und 3.0

Beide Versionen übertragen denselben Kern: Bestellkopf, Adressen, Positionen mit vollständiger Konfiguration, Texte und Preise. Version 3.0 geht darüber hinaus:

Thema	Version 2.1	Version 3.0
Ordnerstruktur der Planung	nicht vorgesehen	wird als eigene Ordnerpositionen übertragen
Rückverweis auf die Planungsdaten	nicht vorgesehen	wird mitgeliefert, der Hersteller kann die Planung wieder öffnen
Set-Artikel und reine Textpositionen	nicht vorgesehen	eigene Positionsarten vorhanden
Identifikation der Partner	über die internationale Lokationsnummer (ILN)	über Kunden- und Lieferanten-ID mit Klassifizierung
Vorgängerbeleg (z. B. Angebot)	nicht im Kopf abbildbar	eigene Felder im Kopf und je Position
Katalog-Kennung, Variantencode, Unterartikel	nicht vorgesehen	vorhanden
Eindeutige Kennung je Position	nicht vorgesehen	jede Position trägt eine eindeutige Kennung

Praktisch heißt das: Bei einem Hersteller auf Version 3.0 bleibt die Gliederung der Planung erhalten und der Hersteller kann die Konfiguration auf seiner Seite nachvollziehen. Bei Version 2.1 wird die Bestellung als flache Positionsliste übertragen – inhaltlich vollständig, aber ohne Gliederung und ohne Rückverweis.

9 Grenzen und bewusste Festlegungen

Die Schnittstelle ist auf den Bestellprozess ausgelegt. Folgendes ist nicht enthalten:

Nur die Bestellung, nur ausgehend (siehe 1.1).
Auftragsart fest Standardauftrag.
Mengeneinheit fest Stück.
Keine Teillieferungen – es wird immer „Teillieferung nicht erlaubt" übertragen.
Belegsprache fest deutsch.
Keine Gewichts- und Volumenangaben, keine Lieferbedingungen nach Inco-Terms, keine EAN, keine Bankdaten, kein separater Rechnungsempfänger.
Rabatte, Zuschläge und Steuersätze werden nicht einzeln übertragen (siehe 5.3).
Ein Beleg pro Datei – jede Bestellung wird als eigene Datei übertragen, es werden keine Bestellungen gebündelt.

10 Herstellerspezifische Besonderheiten

Jeder Hersteller legt die eingesetzte Standardversion, den Übertragungsweg, die Zugangsdaten und einzelne Detailvorgaben selbst fest. Diese Besonderheiten sind je Hersteller auf einer eigenen Unterseite dieser Seite dokumentiert.

Vor der ersten Bestellung an einen Hersteller sollte die zugehörige Unterseite gelesen werden – dort stehen die Punkte, die der Anwender selbst beachten muss und die die Schnittstelle nicht prüfen kann.

11 Nutzen im Überblick

Keine Doppeleingabe. Die Planung wandert vom Planungswerkzeug über Angebot und Auftrag bis in die Bestellung des Herstellers, ohne dass Konfigurationen erneut erfasst werden.
Keine Übertragungsfehler. Serie, Variantencode und alle Merkmale gehen maschinenlesbar heraus statt als Freitext im PDF.
Vollständigkeitsprüfung vorab. Unvollständige Positionen fallen in OBS auf, nicht erst beim Hersteller.
Schnellere Auftragsbestätigung, weil beim Hersteller keine manuelle Erfassung dazwischen liegt.
Nachvollziehbarkeit. Datei und Protokoll dokumentieren, was wann an wen übertragen wurde.
Rauminformationen bis auf das Packstück. Abladeangaben aus der Planung werden mitgegeben und beim Hersteller auf die Packstücke gedruckt.
Breite Anschlussfähigkeit. Mit den Versionen 2.1 und 3.0 sind beide in der Branche verbreiteten Stände umgesetzt; weitere Hersteller lassen sich mit begrenztem Aufwand anbinden.

12 Begriffe

Begriff	Bedeutung
OFML	Datenstandard der Möbelbranche für Artikel-, Konfigurations- und Preisdaten
OEX	Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten innerhalb der OFML-Familie
OBX	Austauschformat der Planungswerkzeuge für Planungsinhalte („Warenkorb"); Eingangsformat für OBS
pCon.planner / pCon.basket	verbreitete Planungswerkzeuge der Branche, liefern die OBX-Dateien
IBA	Industrieverband Büro und Arbeitswelt e. V., Herausgeber des Standards
Variantencode	Kurzschlüssel, der eine konkrete Artikelkonfiguration eindeutig beschreibt
Abladeangabe	Zusatzinformation zum Anlieferort einer Position, z. B. Etage und Raum
ILN	Internationale Lokationsnummer zur Identifikation von Geschäftspartnern (Version 2.1)