OBS/Kostenpflichtige Module/KI-Mining/Auftragsmonitor

Der Auftrags-Monitor ist ein KI-Mining-Modul für OBS. Er behält die laufenden Aufträge im Blick und meldet automatisch Vorgänge, die aus dem Rahmen fallen – etwa Aufträge, die ungewöhnlich lange ohne Lieferung oder Rechnung liegen, einen auffällig niedrigen Roherlös haben oder deren Frachtkosten im Verhältnis zum Warenwert zu hoch sind. Für jeden Fund legt das Modul dem zuständigen Sachbearbeiter eine Aufgabe direkt am Auftrag an.

Dieser Leitfaden richtet sich an Anwender und Key-User. Er erklärt, was das Modul tut, wie es eingerichtet und konfiguriert wird und wie man im Alltag damit arbeitet.

Kurzüberblick

Der Auftrags-Monitor läuft jede Nacht automatisch. Er geht alle offenen Aufträge durch, wendet einen Katalog von Prüfungen an und erzeugt bei Auffälligkeiten eine Aufgabe an den zuständigen Sachbearbeiter – gebündelt, mit Klartext und direkt am Auftrag verknüpft.

Kernidee
Der Auftrag ist das Beobachtungsobjekt, nicht der Kunde. Jede Prüfung („Detektor") ist frei konfigurierbar: Schwellwert, Priorität, Empfänger, Melderhythmus. Eine Aufgabe je Auftrag und Empfänger bündelt alle Funde als Stichpunkte. Der Sachbearbeiter gibt über den Besprechungsstatus zurück, ob etwas erledigt oder bewusst „kein Problem" ist – das Modul lernt daraus.

Was Sie nicht mehr selbst tun müssen

• Offene Auftragslisten manuell nach Liegern durchsuchen.
• Lieferungen suchen, die nie berechnet wurden.
• Aufträge mit schwacher Marge oder hoher Fracht heraussuchen.
• Liefertermine im Kopf behalten.

Was das Tool nicht ersetzt

• Die fachliche Entscheidung: das Tool meldet, Sie handeln.
• Datenpflege: der Monitor liest die vorhandenen Auftragsdaten – er verbessert sie nicht.

Was das Tool meldet – die acht Prüfungen

Ab Werk sind acht Prüfungen aktiv. Alle Schwellwerte lassen sich anpassen (siehe Prüfungs-Katalog). „Melderhythmus" gibt an, ob eine Prüfung nach Ablauf einer Frist erneut vorgelegt wird (wiederkehrend) oder nur einmal je Auftrag meldet (einmalig).

Prüfung	Meldet, wenn …	Prio	Rhythmus
Ohne Lieferung	der Auftrag länger als erwartet nicht geliefert ist (erwartete Lieferzeit je Lieferant, sonst 21 Tage)	mittel	wiederkehrend
Ohne Rechnung	der Auftrag seit über 90 Tagen nicht berechnet ist	mittel	wiederkehrend
Geliefert, nicht berechnet	geliefert wurde, aber seit über 7 Tagen keine Rechnung folgt (geht an die Buchhaltung)	hoch	wiederkehrend
Roherlös niedrig	die Roherlösquote unter 15 % liegt	mittel	einmalig
Verkauf unter Einstand	der Roherlös negativ ist	hoch	einmalig
Fracht zu hoch	die Frachtkosten über 12 % des Warenwerts liegen	niedrig	einmalig
Teillieferung offen	eine Restmenge seit über 14 Tagen offen ist	mittel	wiederkehrend
Liefertermin überschritten	der zugesagte Liefertermin über 3 Tage überschritten und noch nicht komplett geliefert ist	hoch	wiederkehrend

Hinweis: Die Prüfungen „Roherlös niedrig" und „Verkauf unter Einstand" greifen erst, sobald der Auftrag mindestens teilgeliefert ist – vorher ist die Kalkulation oft noch nicht endgültig und würde Fehlalarme erzeugen.

Voraussetzungen

Datenbasis (in OBS vorhanden)

• Aufträge und Positionen (AUFTRAG, AUFPOS).
• Warenbewegungen und Folgebelege (MATER, LIEFERSCHEIN, RECHNUNG).
• Aufgaben-/Wiedervorlage-System (TODO) samt Besprechungsstatus.

Modul-eigene Tabellen (werden mitgeliefert)

• KIMINING_AUF_THEMEN – der Prüfungs-Katalog.
• KIMINING_AUF_FEEDBACK – die Rückmeldungen (Lernbasis).
• KIMINING_AUF_LZBASIS – die Lieferzeiten je Lieferant.
• KIMINING_STATUSLOG – verhindert Doppelmeldungen (aus dem gemeinsamen KI-Mining-Fundament).

Sonstiges

• Zugriff auf den OBS-Aufgabenplaner (Scheduler) für die automatischen Läufe.
• Eine Sachbearbeiter-Nummer als Sammelpostfach für Fälle ohne eindeutigen Bearbeiter.

Einrichtung – Schritt für Schritt

Die Reihenfolge ist wichtig – jeder Schritt baut auf dem vorigen auf.

Schritt 1 – Tabellen anlegen

Die Datei USER_OBSDB.SYS des Moduls wird beim nächsten Tabellen-Update eingelesen; damit entstehen die drei KIMINING_AUF_-Tabellen.

Schritt 2 – Prüfungs-Katalog befüllen

Das Skript AUF_THEMEN_Import liest die mitgelieferte Datei KIMINING_AUF_THEMEN_default.csv (aus data\import) und legt die acht Standard-Prüfungen an.

Schritt 3 – Konfiguration ablegen

Die Datei Auftragsmonitor.ini in <OBS-sys>\data\kimining ablegen und anpassen (siehe INI-Datei).

Schritt 4 – Lieferzeit-Basis berechnen

Das Skript AUF_Baseline einmal ausführen. Es ermittelt aus der Vergangenheit je Lieferant die typische Lieferzeit – die Grundlage für die Prüfung „Ohne Lieferung".

Schritt 5 – Hauptlauf testen

Das Skript AUF_Analyse von Hand starten und das Ergebnis prüfen (am Anfang am besten im Seed-Modus, siehe Der erste Lauf).

Schritt 6 – Automatik einrichten

Im OBS-Scheduler zwei Aufträge einplanen:

• AUF_Baseline – wöchentlich (z. B. Sonntagnacht).
• AUF_Analyse – täglich früh (z. B. 06:00 Uhr).

Konfiguration: die INI-Datei

Auftragsmonitor.ini steuert das lauf- und mandantenweite Verhalten. Die einzelnen Schwellwerte der Prüfungen stehen hingegen im Katalog.

Sektion	Schlüssel	Bedeutung	Standard
[Baseline]	MindestN	So viele frühere Lieferungen braucht ein Lieferant, bevor seine Lieferzeit als verlässlich gilt.	5
	ToleranzTage	Puffer auf die erwartete Lieferzeit, bevor „Ohne Lieferung" meldet.	7
[Analyse]	KappungTage	Nur Aufträge der letzten X Tage prüfen.	365
	AufgabenProEmpfaenger	Höchstens so viele neue Aufgaben je Empfänger und Lauf.	20
	SeedModus	1 = stiller Erstlauf ohne Aufgaben, 0 = Normalbetrieb.	0
[Owner]	Sammelpostfach	Sachbearbeiter-Nr. für Fälle ohne eindeutigen Bearbeiter.	00
[Besprechungsstatus]	Behoben	Besprechungsstatus-Code für „erledigt".	90
	KeinProblem	Besprechungsstatus-Code für „kein Problem / Dauerzustand".	91
[Rollen]	FAKTURA	Empfänger für Faktura-Themen (z. B. „Geliefert, nicht berechnet").	00

Konfiguration: der Prüfungs-Katalog

Jede Prüfung ist eine Zeile in KIMINING_AUF_THEMEN. So passen Sie das Modul an Ihren Betrieb an – ohne Programmierung.

Feld	Bedeutung
AT_KEY	Kurzname der Prüfung (fest, nicht ändern).
AT_PRIO	Priorität der Aufgabe: 1 hoch, 2 mittel, 3 niedrig.
AT_OWNER	Empfänger-Rolle; leer = Auftrags-Sachbearbeiter. Gesetzt (z. B. FAKTURA) = Auflösung über die INI-Sektion [Rollen].
AT_CDMODE	Melderhythmus: W = wiederkehrend, E = einmalig.
AT_CDTAGE	Bei wiederkehrend: nach so vielen Tagen erneut vorlegen.
AT_SCHWELL	Schwellwert (Bedeutung je Prüfung: Tage, Prozent oder Euro).
AT_AKTIV	1 = aktiv, 0 = ausgeschaltet.
AT_THEMA	Der Meldetext mit Platzhaltern (z. B. {AUFNR}, {TAGE}).

Typische Anpassungen
Eine Prüfung strenger/lockerer stellen – nur AT_SCHWELL ändern. Eine Prüfung vorübergehend abschalten – AT_AKTIV auf 0. Eigene Prüfungen ergänzen – mit einer Nummer ab 0100 (der Bereich unter 0100 gehört den Standard-Prüfungen und wird beim Import überschrieben).

Der tägliche Ablauf – was Sie sehen

Nach dem nächtlichen Lauf finden die Sachbearbeiter neue Aufgaben in ihrer Aufgaben-/Wiedervorlageliste. Eine Aufgabe sieht z. B. so aus:

[AUFMON] Auftrag 2602914 - Auffaelligkeiten

Auftrag 2602914 (Kunde 700123):
- seit 41 Tagen ohne Lieferung (erwartete Lieferzeit 12 T, ...)
- niedriger Roherloes, Quote 8,4% (Roherloes 120,50 EUR)

Wichtig zu wissen:

• Eine Aufgabe je Auftrag bündelt alle Funde als Stichpunkte.
• Die Priorität entspricht der höchsten enthaltenen Prüfung.
• Die Aufgabe ist direkt mit dem Auftrag verknüpft – ein Klick führt zum Vorgang.
• Gehören Funde zu verschiedenen Stellen (z. B. Buchhaltung), entstehen getrennte Aufgaben.

Hinweis: Erledigt sich eine Auffälligkeit von selbst (z. B. die Lieferung erfolgt), verschwindet der Stichpunkt beim nächsten Lauf; sind alle Punkte einer noch unbearbeiteten Aufgabe erledigt, wird sie automatisch geschlossen.

Rückmeldung geben (Besprechungsstatus)

Über den Besprechungsstatus der Aufgabe sagen Sie dem Modul, wie der Fall ausgegangen ist. Das steuert, ob und wann die Prüfung erneut meldet.

Sie setzen …	Bedeutung	Wirkung
Behoben (90)	Sie haben den Fall erledigt (geliefert, berechnet, Marge korrigiert).	Kein Lernfall – die Aufgabe ist abgeschlossen.
Kein Problem (91)	Der Zustand ist gewollt bzw. dauerhaft in Ordnung.	Das Modul merkt sich das und meldet diesen Fall nicht erneut.

Wichtig bei gebündelten Aufgaben
„Kein Problem" wirkt dauerhaft nur auf die einmaligen Prüfungen (Roherlös, unter Einstand, Fracht). Die wiederkehrenden Prüfungen (Lieferung, Rechnung, Termin …) melden sich weiter, bis der Zustand wirklich behoben ist – ein versehentliches „Kein Problem" legt also keine echte offene Lieferung still.

Einzelne Aufträge ausnehmen (Blacklist)

Manche Aufträge sollen dauerhaft nicht überwacht werden – etwa Sonderfälle, Dauerprojekte oder bewusst lange offene Vorgänge. Dafür gibt es eine Blacklist über die OBS-Eigenschaft 9450.

• Ist einem Auftrag die Eigenschaft 9450 zugeordnet, überspringt der Monitor ihn vollständig.
• Die Zuordnung erfolgt über die übliche OBS-Eigenschaftsverwaltung (siehe Eigenschaften).

Hinweis: So bleibt der Auftrag im System sichtbar und normal bearbeitbar – nur der Auftrags-Monitor lässt ihn in Ruhe.

Der erste Lauf – Flut vermeiden

Beim ersten Lauf über ein ganzes Jahr offener Aufträge würden sonst hunderte Meldungen auf einmal entstehen. Zwei Schutzmechanismen verhindern das:

Tageskontingent (immer aktiv)

Pro Empfänger werden je Lauf höchstens so viele neue Aufgaben erzeugt, wie in [Analyse] AufgabenProEmpfaenger festgelegt. Der Rest kommt in den Folgetagen – der Rückstand fließt gestaffelt ab.

Seed-Modus (optional, für den Start)

Setzen Sie [Analyse] SeedModus auf 1, wird der aktuelle Rückstand beim ersten Lauf nur still „vorgemerkt" – es entstehen keine Aufgaben. Sie starten damit bei null und sehen ab dann nur neu auftretende Fälle. Danach SeedModus wieder auf 0 setzen.

Empfehlung für den Start
Möchten Sie die Altfälle sehen (nur gestaffelt)? – Seed-Modus aus, Tageskontingent genügt. Möchten Sie sauber bei null anfangen? – einmal mit Seed-Modus 1 laufen lassen, dann auf 0 zurückstellen.

Wie die Prüfungen rechnen

Lieferzeit-Erwartung (Prüfung „Ohne Lieferung")

Der Monitor lernt aus der Vergangenheit, wie lange jeder Lieferant typischerweise braucht (Mittelwert der bisherigen Lieferzeiten). Erst wenn ein Auftrag diese erwartete Zeit plus Toleranz überschreitet, wird gemeldet. Fehlt für einen Lieferanten genug Historie, gilt die feste Ersatzfrist (21 Tage).

Roherlös

Roherlös = Nettowert minus Einkaufswert des Auftrags. Die Quote setzt das ins Verhältnis zum Nettowert. Geprüft wird erst ab Teillieferung.

Fracht

Die Frachtkosten summieren sich aus den Frachtpositionen des Auftrags (inkl. Mautzuschlägen) und werden ins Verhältnis zum Warenwert gesetzt.

Doppelmeldungen

Jede gemeldete Prüfung erhält eine Sperrfrist (Cooldown). Eine wiederkehrende Prüfung meldet erst nach Ablauf ihrer Frist erneut; eine einmalige meldet je Auftrag nur ein einziges Mal.

Häufige Fragen (FAQ)

Ich habe eine Aufgabe erledigt, sie kommt trotzdem wieder.

Prüfen Sie, ob der Zustand wirklich behoben ist (z. B. Lieferung erfasst). Wiederkehrende Prüfungen melden erneut, solange die Ursache besteht. Setzen Sie andernfalls den Besprechungsstatus „kein Problem".

Eine Prüfung meldet zu viel / zu wenig.

Passen Sie den Schwellwert AT_SCHWELL im Katalog an.

Ein bestimmter Auftrag soll nie gemeldet werden.

Ordnen Sie ihm die Eigenschaft 9450 zu.

Die „Ohne-Lieferung"-Prüfung wirkt willkürlich.

Sie richtet sich nach der gelernten Lieferzeit des jeweiligen Lieferanten. Lassen Sie AUF_Baseline regelmäßig (wöchentlich) laufen, damit die Basis aktuell bleibt.

Wir wollen erst ab heute überwachen, nicht rückwirkend.

Einmal mit SeedModus = 1 laufen lassen, danach auf 0.

Faktura-Themen sollen an die Buchhaltung statt an den Vertrieb.

In der INI-Sektion [Rollen] den Schlüssel FAKTURA auf die gewünschte Sachbearbeiter-Nr. setzen.

Glossar

Detektor / Prüfung

Eine einzelne Regel, die eine bestimmte Auffälligkeit erkennt.

Roherlös

Nettoverkaufswert minus Einkaufswert eines Auftrags.

Cooldown

Sperrfrist, die verhindert, dass dieselbe Auffälligkeit zu oft gemeldet wird.

Wiederkehrend / Einmalig

Melderhythmus einer Prüfung: erneut nach Frist bzw. nur einmal.

Besprechungsstatus

Feld an der Aufgabe, über das der Bearbeiter den Ausgang zurückmeldet.

Seed-Modus

Stiller Erstlauf: Rückstand wird vorgemerkt, ohne Aufgaben zu erzeugen.

Baseline / Lieferzeit-Basis

Die je Lieferant gelernte typische Lieferzeit.

Blacklist (9450)

OBS-Eigenschaft, mit der ein Auftrag von der Überwachung ausgenommen wird.