SEPA Überweisung

Die SEPA Überweisung (Single Euro Payments Area) ist das Mittel, einen einheitlichen Zahlungsverkehr zwischen den EU-Mitgliedsstaaten, Norwegen, Liechtenstein, Schweiz und Island zu ermöglichen.

SEPA Überweisung - Schnelleinstieg

Die Umstellung des bisherigen Zahlungsverkehrs auf den SEPA Zahlungsverkehr beinhaltet im Grunde: Statt der Kontonummer wird im Zahlungsverkehr (Überweisungen/Lastschriften) dann die "IBAN" angegeben ("International Bank Account Number"), und statt der Bankleitzahl dann der "BIC" ("Bank Identifier Code"). Schon jetzt sind diese Nummern auf jedem Kontoauszug zu finden.

Der Hintergrund ist eine Vereinheitlichung von Kontonummern und Bankleitzahlen für den gesamten EU-Raum und weitere sich anschließende Staaten - und auch der Zahlungverkehr innerhalb von Deutschland funktioniert genau nach diesem Standard. Die bisherigen Verfahren für ausländischen Zahlungverkehr mit zusätzlichen Nummern und Codes werden mit dem neuen Standard überflüssig.

Bislang eingezogene Gebühren für den Auslandszahlungsverkehr entfallen - das kann für manchen Unternehmer eine spürbare Entlastung sein. Die Währung einer SEPA Überweisung ist immer EURO, auch wenn das betroffene Land eine andere Währung hat.

Die "EU-Standardüberweisung" ist schon der Vorreiter für das neue SEPA Verfahren - nun kann dieses Verfahren aber auch für Lastschriften von ausländischen Kunden/Konten angewendet werden. Das gilt sowohl für das aktive Einziehen einer Lastschrift sowie auch die passive Auftragsgabe einer Lastschrift über ein ausländisches Konto.

Aufbau von IBAN und BIC

Eine IBAN kann bis zu 34 Zeichen lang sein (nur Großbuchstaben und Ziffern). Am Anfang stehen immer ein zweistelliges Länderkürzel ("DE" für Deutschland, "AT" für Österreich usw.) und eine zweistellige Prüfziffer. Die nachfolgenden Zeichen sind länderabhängig: So folgen in Deutschland z.B. die Bankleitzahl, bestehend aus 8 Ziffern, und die Kontonummer, die immer auf 10 Stellen mit führenden Nullen aufgefüllt wird (dabei sind andere Zeichen als Ziffern, z.B. "-" in der Kontonummer wegzulassen).

Beispiel: BLZ 29250150, Kto 2-502935 wird zu DExx292501500002502935, der Rückschluss von der IBAN auf die Bankleitzahl und die Kontonummer sind ebenfalls nach dem beschriebenen Schema möglich. Die Darstellung einer IBAN mit Leerzeichen nach jeder 4. Stelle dient der besseren Übersichtlichkeit - die Leerzeichen sind aber kein Teil der tatsächliche gespeicherten IBAN.

Der BIC ("Bank Identifier Code") ist die für den gesamten Zahlungsraum umgewandelte Bankleitzahl, von 8 Ziffern auf eine 8- oder 11-stellige Buchstaben-/Ziffernkombination. Die neuen BICs für vorhandene Bankleitzahlen sind den entsprechend vorhandenen Tabellen zu entnehmen.

Der Aufbau einer BIC: die ersten 4 Buchstaben geben den Namen der Bank wieder (z.B. "BRLA" für Kreissparkasse Bremerhaven/Land Hadeln), dann folgen 2 Buchstaben für das Land der jeweiligen Bank, z.B. "DE" für Deutschland, zwei Buchstaben für den Ort , z.B. "21", schließlich können noch drei Buchstaben folgen, z.B. für die Filiale "BRK" - oder aber es folgt auch nichts oder "XXX" (gleichwertig mit nichts). Alle Buchstaben sind als Großbuchstaben anzugeben, also z.B. "BRLADE21BRK".

Ermittlung der IBAN und BIC

Die IBAN und die BIC der eigenen Konten ist schon auf jedem Kontoauszug vorhanden, kann also einfach abgelesen werden.

Um die IBAN und BIC fremder Konten zu erfahren, gibt es mehrere Wege:
1. Erfragen der IBAN und BIC beim Kontoinhaber
2. auf eingegangene Rechnungen schauen, dort steht ggf. schon die IBAN und die BIC
3. nach dem oben geschriebenen Verfahren - und mit sogenannten IBAN Rechnern für die Prüfziffer in der IBAN - die IBAN und die BIC ermitteln, dieses Verfahren eignet sich nur für Konten ohne Unterkonten

Zeitlimit für die Einführung von SEPA Überweisungen

Das SEPA Verfahren ist seit November 2010 im EU-Raum verfügbar. In den Ländern, die an SEPA teilnehmen wollen, müssen bis November 2014 deren Banken auf dieses Verfahren umgestellt haben. Ob jetzt schon eine solche Bank das SEPA Verfahren unterstützt, ist an dem Vorhandensein der entsprechenden BIC zu erkennen.

Es wird der bisherige nationale Zahlungsverkehr (mit Bankleitzahl, Kontonummer, DTAUS-Dateien ...) am 01.02.2014 eingestellt. Der Geschäftszahlungsverkehr (insbesondere der Lastschrifteinzug) muss bis zum 1. Februar 2014 komplett umgestellt sein!

Zur Zeit können beide Verfahren parallel benutzt werden. In dieser Übergangszeit sollten bereits die nötigen SEPA Strukturen eingerichtet, und natürlich auch schon genutzt werden, damit es am 01.02.2014 nicht zur Handlungsnot kommt.

Neuerungen bei SEPA Überweisungen

neue Datei-Formate

SEPA-Aufträge werden nicht mehr als DTAUS-, sondern als XML- Dateien bei der Bank eingeliefert. Ihre Software, die bisher DTAUS- Dateien erzeugt hat, muss daher künftig XML-Dateien erzeugen; und Ihre Software, die bisher die DTAUS-Dateien zur Bank übertragen hat, muss künftig die XML-Dateien zur Bank übertragen. Das geht (noch?) nicht bei allen Banken mit HBCI, so dass Sie bei Ihrer Bank u.U. einen EBICS-Zugang einrichten (und EBICS-fähige Banksoftware wie z.B. Windata Professional beschaffen) müssen. Falls Sie schon einen EBICS-Zugang haben, muss dieser für die neuen SEPA-Auftragsarten (i.d.R. "CCT" für Überweisungen und "CDD" für Lastschriften) freigeschaltet werden.

Falls Sie derzeit Kontoauszüge im MT940-Format bei Ihrer Bank abholen, können Sie das auch weiterhin tun (in den Subfeldern 30 und 31 des Mehrzweckfelds 86 für Bankleitzahl und Kontonummer des Absenders stehen dann eben BIC und IBAN). Es gibt nun im Rahmen von SEPA allerdings auch "modernere" Kontoauszüge im XML-Format namens "camt.053". Diese können Sie bei Ihrer Bank zusätzlich oder anstatt der MT940-Auszüge bestellen. Wir tun das gerade und werden Ihnen in Kürze an dieser Stelle über unsere Erfahrungen damit berichten.

neue Fristen für Lastschrifteinreicher

Die Fristen haben sich geändert. Bisher liefern Sie DTAUS-Lastschriftdateien "irgendwann" ein; Ihre Bank bucht die Lastschriften "baldmöglichst" (z.B. noch am selben Tag, wenn Sie vor 12 Uhr eingeliefert haben); Sie erhalten die Summe nach zwei Bankarbeitstagen valutiert; und beim Kunden wird die Lastschrift nach der "Banklaufzeit" (0 bis 2 Tage später) abgebucht. Jetzt neu: Eine SEPA-Lastschrift findet an einem genau bestimmten Buchungstag statt – an diesem Tag steht beim Kunden die Lastschrift und bei Ihnen die Gutschrift im Kontoauszug. Dieses Datum müssen Sie im Lastschriftauftrag festlegen und dem Kunden mindestens 14 Tage vorher mitteilen (diese Frist kann allerdings einzelvertraglich verkürzt werden und z.B. in der Rechnung angegeben werden: "Rechnungsbetrag wird am XX.XX.XXXX von Ihrem Konto abgebucht").

Als nächsten Schritt müssen Sie Ihre Aufträge aufteilen nach einmaligen/erstmaligen/wiederholten/letzten Lastschriften (also ob Sie von diesem Konto dieses Kunden erstmalig abbuchen oder schon einmal abgebucht haben oder dies nie wieder tun werden etc.). Für die ersten beiden Varianten gilt eine Einreichungsfrist von fünf Bankarbeitstagen (Ihre Bank kann eine noch längere Frist vorschreiben), für die letzten beiden eine Frist von zwei Bankarbeitstagen (Ihre Bank kann eine längere Frist vorschreiben).

Das bedeutet: Sie müssen sich künftig merken, von welchem Konto welches Kunden Sie bereits abgebucht haben (zumindest wenn Sie aus der verkürzten Frist bei wiederholten Lastschriften, z.B. bei Abonnements, profitieren wollen und nicht alle Lastschriften grundsätzlich als "einmalig" einliefern). Allzufrüh dürfen Sie aber auch wieder nicht einliefern: Je nach Bank frühestens 14 oder 30 (diesmal Kalender-, nicht Bankarbeits-!)Tage vor dem Buchungsdatum. Je nach Lage von Wochenenden und Feiertagen kann das "Einlieferungszeitfenster" also verflixt kurz sein! Der Einzug wird Ihnen – je nach Bank – nach null, zwei oder gar fünf Bankarbeitstagen nach dem Buchungsdatum valutiert; da gibt es derzeit noch einen ziemlichen Wildwuchs (bisher wurden DTAUS-Einzüge i.d.R. stets nach zwei Bankarbeitstagen valutiert, unabhängig von der jeweiligen Bank).

Wenn Ihnen also z.B. Ihre Bank für erst- oder einmalige Lastschriften eine Einlieferung "sechs Bankarbeitstage vorher, bis 12 Uhr" vorschreibt, Sie das Geld erst fünf Bankarbeitstage nach dem Buchungsdatum valutiert bekommen und dann noch ein paar Wochenenden und/oder Feiertage wie Weihnachten oder Ostern dazwischen liegen, kann es von der Kundenbestellung (z.B. in Ihrem Online-Shop) bis zur Valutierung auf Ihrem Konto fast drei Wochen dauern! Sie sollten sich also fürs "SEPA-Zeitalter" frühzeitig eine geeignete "Liquiditätsstrategie" einfallen lassen...

Es soll (möglicherweise Ende 2013) eine sogenannte "COR1"-Lastschrift kommen, die wie die "alten" Lastschriften einfach "bei Vorlage" funktioniert (d.h. Sie reichen die Lastschrift ein, wann Sie wollen, und diese wird dann bei "nächster Gelegenheit" gebucht). Näheres dazu ist allerdings noch nicht bekannt (außer dass sich dieser Lastschrifttyp wohl auf Deutschland beschränken wird, dass beide beteiligten Banken (die des Gläubigers und die des Schuldners) "mitspielen" müssen und dass sich vermutlich die meisten (deutschen!) Banken diesem System anschließen werden). Also: Nichts Genaues weiß man nicht. Wir werden Sie an dieser Stelle auf dem laufenden halten.

Eine Einzugsermächtigung für SEPA heißt "Mandat". Bestehende – schriftlich vorliegende! – Einzugsermächtigungen können seit dem 09.07.2012 als SEPA-Mandat übernommen werden. Im Prinzip können Sie also Ihren Kundendatenbestand selbst konvertieren; beachten Sie jedoch die Hinweise weiter oben bezüglich möglicher Unterkontonummern! Außerdem müssen Sie ihre Kunden bei einer solchen Mandatsübernahme in Textform über die Umstellung unterrichten (also z.B. über die neue Widerspruchsfrist) und dabei auch gleich Ihre Gläubiger-ID und die verwendete Mandatsreferenz mitteilen. Das Datum dieser Unterrichtung wird als Datum des SEPA-Mandats verwendet und muss zwischen dem 09.07.2012 und mindestens fünf Werktage vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug liegen.

Umstellungen beim Lastschrifteinzug

Der Teufel steckt, wie so oft, im Detail. Im folgenden führen wir auf, wie wir selbst vorgegangen sind – das muss natürlich nicht 100%ig für Ihr Unternehmen passen, aber Sie bekommen vielleicht ein Gefühl dafür, wo Sie überall "hinlangen" müssen.

Sie brauchen eine "Gläubiger-ID" von der Bundesbank. Das ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die Sie bei jedem Lastschrifteinzug mitschicken müssen. Beantragen Sie diese Nummer (kostenlos) am besten jetzt schon – das schadet nichts, auch wenn Sie mit dem SEPA-Lastschrifteinzug erst später beginnen. Die Gläubiger-ID muss sowohl schriftlich auf dem SEPA-Mandat als auch als Datensatz in der XML-Datei enthalten sein. Passen Sie Ihre Kundendatenbanken an. Entweder Sie führen zusätzliche Felder für IBAN und BIC ein, oder Sie erweitern das Bankleitzahlfeld von 8 auf 11 Stellen und das Kontonummernfeld von 10 auf 34 Stellen (deutsche IBAN sind zwar nur 22 Stellen lang, aber man weiß ja nie, aus welchem Land man eines Tages Kunden haben wird). Beachten Sie auch, daß in IBAN und BIC neben Ziffern stets (Groß-)Buchstaben enthalten sind! Und weil wir gerade bei Ihrer Kundendatenbank sind: Legen Sie auch gleich ein neues Feld "Datum des SEPA-Mandats" an. Sie müssen nämlich bei jeder SEPA-Lastschrift mitschicken, wann der Kunde sein Mandat (also die "SEPA-Einzugsermächtigung") unterschrieben hat bzw. wann Sie den Kunden bei einer bestehenden Einzugsermächtigung über die SEPA-Umstellung unterrichtet haben (s.o.).

Wenn Sie von der kürzeren Einlieferungsfrist bei wiederholten bzw. letzten Lastschriften profitieren wollen, legen Sie auch gleich eine neue Datenbanktabelle an, in der Sie sich für jeden Kunden merken, von welchem Konto (IBAN/BIC) Sie bereits abgebucht haben, damit Sie in künftigen Lastschriften den Typ auf "wiederholt" setzen können (bzw. bei Kontowechsel die alte IBAN mitschicken können). Falls Sie KONTOPRUEF-OFFLINE zum Erzeugen Ihrer SEPA-XML-Lastschriftdateien verwenden (ab Version 3.0 / April 2011), brauchen Sie sich darum allerdings nicht zu kümmern, da dies automatisch intern verwaltet wird.

Formulieren Sie ab sofort alle Einzugsermächtigungen als "Kombi-Mandat", also mit einer "nationalen" Einzugsermächtigung für "gleich" und einem SEPA-Mandat für "später". Sie brauchen dann, wenn Sie eines Tages auf SEPA-Lastschriften umstellen, Ihre Kunden lediglich per Massendrucksache von der Umstellung unterrichten (das gilt natürlich hauptsächlich für regelmäße Zahlungen wie z.B. Abonnements). Ein Muster für ein Kombi-Mandat finden Sie z.B. hier. Solange Sie noch "national" abbuchen, können Sie Bankleitzahl und Kontonummer aus der (deutschen) IBAN entnehmen (BLZ = 5. bis 12. Ziffer der IBAN, Konto = 13. bis 22. Ziffer, BIC brauchen Sie nicht). Wenn Sie KONTOPRUEF zur Prüfung Ihrer Kundenbankverbindungen benutzen, müssen Sie irgendwann "TestBlzKto" auf "TestIbanBic" umstellen bzw. bei der Online-Abfrage die Parameter "iban" und "bic" statt "kto" und "blz" senden. Während der Übergangszeit können Sie Ihren Kunden auch beide Eingabevarianten (also BLZ/KTO und IBAN/BIC) anbieten.

Bei jeder Lastschrift müssen Sie eine "Mandatsreferenz" angeben, die mit der Referenz auf dem SEPA-Mandat korrespondiert. Bei wiederholten Lastschriften (z.B. Abonnements) verwenden wir "K" und die Kundennummer (also z.B. Mandatsreferenz "K1234" für Kunde 1234). Die Mandatsreferenz muss dem Kunden vor der Lastschrift mitgeteilt werden (z.B. indem er ein nur für ihn vorkonfiguriertes SEPA-Mandat unterschreibt, in dem die Mandatsreferenz enthalten ist; oder die Mandatsreferenz wird erst später, z.B. in der Rechnung, mitgeteilt, falls ein "neutrales" SEPA-Mandatsformular verwendet wird).

Während dieser ganzen technischen Umstellungen können Sie schon einmal bei Ihrer Bank vorsprechen und sich nach der SEPA- Einlieferung erkundigen. Mit EBICS geht das bei allen Banken; bei manchen auch mit HBCI. Sie werden einen Berg voll Formulare zugeschickt bekommen, den Sie unterschreiben müssen; da sich Ihr zuständiger Bankmensch mit dem ganzen Kram i.d.R. auch nicht auskennt, korrigieren Sie ggf. die vorausgefüllten Felder, unterschreiben Sie alles und schicken Sie die Unterlagen an Ihre Bank zurück.

Parallel dazu müssen Sie an zwei "Softwareschrauben" drehen: Die Software, die bisher Ihre DTAUS-Dateien erzeugt hat, muss künftig XML-Dateien erzeugen. Das können Sie auch selbst machen (siehe Anhang 2 in den Datenformatspezifikationen); ab Version 3.0 (seit April 2011) kann auch KONTOPRUEF-OFFLINE SEPA-XML-Dateien erzeugen (wie momentan die DTAUS-Funktionen). Auch das Drama mit den erstmaligen/wiederholten Lastschriften ("habe ich bei diesem Kunden schon einmal abgebucht, und wenn ja, von welcher IBAN?") wird dann von KONTOPRUEF-OFFLINE erledigt (mit Hilfe einer "Mini-Datenbank", in der die jeweils letzte Lastschrift für jeden Kunden gespeichert wird).

Und dann brauchen Sie noch eine Banking-Software, die diese XML-Dateien mit EBICS (oder ggf. HBCI, falls Ihre Bank das unterstützt) zur Bank überträgt. Wir verwenden dazu Windata Professional.

Wenn Sie dann XML-Dateien erzeugen können, eine Software zum Transfer haben und Ihre Bank Sie freigeschaltet hat, versuchen Sie Ihre erste Testlastschrift am besten auf Ihr Privatkonto (und nicht auf einen realen Kunden). Denn beim ersten Ausprobieren geht immer irgendetwas schief: Entweder haben Sie die Fristen falsch berechnet; Ihre Bank hat irgendwo vergessen, ein Häkchen zur SEPA-Freischaltung zu setzen; in irgendwelchen Datenfeldern befinden sich unzulässige Sonderzeichen; oder die XML-Datei an sich hat einen falschen Aufbau... (letzteres können Sie z.B. mit dem SEPA XML Checker der Sparkassen prüfen; die kostenlose Demo-Version für XML-Dateien bis 5 KB wurde leider kürzlich entfernt – vielleicht aufgrund zu vieler Downloads per Link von dieser Website...?!).

Und wenn schließlich alles funktioniert, schicken Sie Ihren Kunden, die ein "Kombi-Mandat" (s.o.) unterschrieben haben, die Mitteilung, dass Sie jetzt auf SEPA-Lastschrifteinzug umstellen.