OBS/Auswertungen/Datev-Schnittstelle/Datev-XML: Unterschied zwischen den Versionen

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{{Hinweis|Das Modul '''OBS-Datev-XML''' erzeugt einen vollständigen DATEV-Datenträger: die klassischen EXTF-CSV-Dateien (Buchungsstapel, Debitoren/Kreditoren, Zahlungsbedingungen) und – bei aktivierter Belegübergabe – zusätzlich die XML-Belegdaten (''DATEV Belegtransfer'' bzw. ''DATEV Unternehmen online''). Voraussetzung sind die Standardkontenrahmen SKR03 bzw. SKR04.}}
 
{{Hinweis|Vor dem ersten Export müssen die DATEV-Stammdaten (Beraternummer, Mandantennummer, Sachkontenlänge, Auftrags- und Steuerkonten) vollständig hinterlegt sein. Die Maske wird über das Stammdaten-Menü erreicht.}}
 
= OBS-Datev-XML =
 
== 1. Einrichtung der Schnittstelle (Stammdaten-Menü) ==
 
Die DATEV-Stammdaten werden über das Menü '''Auswertung » Datev-Schnittstelle » B Datev-Stammdaten''' möglich.
 
=== 1.1 Grundeinstellungen / Beraterdaten ===
{| class="wikitable"
! Feld !! Bedeutung !! Hinweis
|-
| Beraternummer || DATEV-Nummer Ihres Steuerberaters (max. 7 Stellen). || Pflichtfeld – wird im CSV-Header und in jeder XML-Datei eingetragen.
|-
| Mandantennummer || Mandantennummer beim Steuerberater (max. 5 Stellen). || Pflichtfeld.
|-
| Sachkontenlänge || Länge der Sachkonten (4 bis 9 Stellen). Personenkonten = Sachkontenlänge + 1. || Pflichtfeld. Wird gegen den eingelesenen Kontenrahmen geprüft.
|-
| Vorgabe Datei-Pfad || Zielverzeichnis für den Export der CSV- und ZIP-Dateien. || Empfohlen: gemeinsames Netzlaufwerk, z.&nbsp;B. <code>\\Server\Datev-Exporte\</code>.
|}
 
=== 1.2 Konten- und Buchungseinstellungen ===
{| class="wikitable"
! Feld !! Bedeutung
|-
| Erlöskonto (Standard) || Vorgabekonto für Verkaufsbuchungen ohne abweichende Zuordnung.
|-
| Aufwandskonto || Vorgabekonto für Einkaufs-/Wareneingangsbuchungen.
|-
| Zahlungskonto || Geldkonto für Zahlungen aus der Auftragsbearbeitung (z.&nbsp;B. 1200 / 1800).
|-
| Allgemeines Konto Aufträge || Fallback-Konto für nicht zuordenbare Buchungen.
|-
| Präfix Debitor / Kreditor || Zahlenpräfix für die Bildung der Personenkonten (SKR03: 1 / 7).
|-
| Deletionszeichen Deb. / Kred. || Position, an der die Personenkonten-Nummer aufgefüllt wird. Standard: 2.
|-
| Steuersatz Standard / Erweitert || Verknüpfung mit der Tabelle Steuersätze (S_MWST).
|-
| Kontenübergabemodus || vollständig / nur geänderte / nur Stamm.
|}
 
=== 1.3 Belegübergabe (XML / DATEV Unternehmen online) ===
Die Belegübergabe in das DATEV-XML-Format wird über das Feld '''Übertragungsart für Datev Unternehmen-Online''' aktiviert. Solange der Eintrag auf K''eine Dokumente übertragen'' steht,
 
werden ausschließlich CSV-Dateien erzeugt. Beim Eintrag ''Nur Dokumente übertragen'' werden rein dokumentenbasierte Belege übergeben.
 
{| class="wikitable"
! Feld !! Bedeutung
|-
| Übertragungsart für Datev UO || Bestimmt, ob und in welcher Form Belege im XML-Format mitgeliefert werden.
|-
| Standardordner Rechnungen || Standard-Ordner für Ausgangsbelege (Repository-Pfad in <code>document.xml</code>).
|-
| Standardordner Einkauf || Default-Ordner für Eingangsbelege.
|-
| Dokumentexport-Pfad (Root) || Wurzelverzeichnis für ZIP-Container; intern wird ein Unterordner ''JJJJ-MM'' angelegt.
|-
| Unterordner Rechnungen / Einkauf || Trennt Ausgangs- und Eingangsbelege physikalisch.
|}
 
=== 2. Datev-CSV-Datei erstellen ===
Der eigentliche Export wird über '''Auswertung » Datev-Schnittstelle » A Daten exportieren''' gestartet. Die Maske erzeugt – abhängig von den Stammdaten – einen oder mehrere EXTF-CSV-Datenträger und optional den XML-Belegtransfer.
 
=== 2.1 Erzeugte Dateien und CSV-Header ===
Beim Export werden – je nach Auswahl – folgende Dateien im EXTF-Format erzeugt. Die Versionsnummer (Standard ''510'') wird in der Datei <code>SYS\DATEV.INI</code>, Abschnitt <code>[VORSATZ]</code>, Feld <code>VERSIONNR</code> hinterlegt:
 
{| class="wikitable"
! Dateiname !! Kategorie / Version !! Formatname !! Inhalt
|-
| <code>EXTF_Buchungsstapel_&lt;Mandant&gt;_&lt;Berater&gt;_&lt;Datum&gt;.csv</code> || 21 / Version 7 || Buchungsstapel || Journalbuchungen (Soll-/Haben-Konto, Beleg, Betrag, Steuerschlüssel, Kostenstelle …).
|-
| <code>EXTF_Stammdaten-Deb-Kred_&lt;Mandant&gt;_&lt;Berater&gt;_&lt;Datum&gt;.csv</code> || 16 / Version 4 || Debitoren/Kreditoren || Personenkonten-Stamm (Name, Anschrift, Steuer-Nr., Bankverbindung, OPOS).
|-
| <code>EXTF_ZB_&lt;Mandant&gt;_&lt;Berater&gt;_&lt;Datum&gt;.csv</code> || 46 / Version 2 || Zahlungsbedingungen || Zahlungsbedingungen je Kunde/Lieferant (Skonto, Fälligkeit).
|-
| <code>&lt;JJJJ-MM-TT&gt;.zip</code> || – || Container || Optionales ZIP-Archiv mit allen CSV-Dateien und XML-Belegen.
|}
 
Allgemeine Eigenschaften jeder EXTF-Datei:
* Format-Kennung: '''EXTF'''
* Trennzeichen: Semikolon (<code>;</code>)
* Textbegrenzer: doppeltes Anführungszeichen (<code>"</code>)
* Zeichensatz: ANSI (Windows-1252)
* Versionsnummer aus <code>SYS\DATEV.INI</code>, Abschnitt <code>[VORSATZ]</code> / <code>VERSIONNR</code> (Standard 510).
 
=== 2.4 Zusammenspiel CSV-Datei und XML-Belege ===
Wenn die Belegart DUO aktiviert ist, erzeugt das Modul zusätzlich zum Buchungsstapel die XML-Belegdaten. Die Verbindung zwischen einer CSV-Buchung und ihrem Beleg-PDF wird über eine GUID hergestellt:
* Jede exportierte Buchung erhält im Buchungsstapel die DATEV-GUID des zugehörigen Belegs in der Spalte ''Beleglink''.
* Im ZIP-Archiv liegt zu jeder Belegart eine eigene XML-Datei: <code>accountsReceivableLedger</code> (Ausgangsrechnungen), <code>accountsPayableLedger</code> (Eingangsrechnungen), <code>cashLedger</code> (Kassenbelege).
* Eine zentrale <code>document.xml</code> beschreibt die Archivstruktur (Repository-Levels OBS → Belege → JJJJ-MM) und referenziert alle PDFs.
* Belege ohne zugehörige Buchung werden über die Belegart ''Ohne Buchung'' mit eigener <code>sys_uid</code> aus <code>DV_DOKEXPORT</code> übergeben.
* Eine Buchung kann auf mehrere PDF-Belege verweisen (z.&nbsp;B. Rechnung + Lieferschein).
 
{{Achtung|Einmal exportierte Buchungen und Belege werden mit dem '''Export-Kennzeichen''' versehen und beim nächsten Lauf NICHT erneut übertragen. Soll ein Zeitraum nochmals exportiert werden, muss zuvor in den Stammdaten der Punkt ''Export-Flag zurücksetzen'' ausgeführt werden.}}
 
== 3. Typische Meldungen ==
* '''"Sachkontenlänge ist nicht angegeben"''' – Pflichtfeld in den Stammdaten; Wert zwischen 4 und 9 eintragen.
* '''"E-Mail Steuerberater ist erforderlich"''' – Modus Deb./Kred. steht auf ''Getrennte Dateien per Mail''; E-Mail hinterlegen oder Modus ändern.
* '''"Konto nicht im DATEV-Stamm"''' – Sachkontenplan des Steuerberaters einlesen ([[OBS/Auswertungen/Datev-Kontenplan|Punkt D der DATEV-Schnittstelle]]).
* '''"Belegbild fehlt"''' – Beleg über '''F8 Dokument''' anhängen.
* '''"Wirtschaftsjahr nicht definiert"''' – Unter Stammdaten DATEV das Wirtschaftsjahr für den Mandanten eintragen.
* '''"Buchungen ohne Beleglink gefunden"''' – Tritt bei aktivierter Belegart DUO auf. Buchungen ohne archivierten Beleg vor dem Export ergänzen oder den XML-Belegtransfer vorübergehend deaktivieren.
 
== 4. Siehe auch ==
* [[OBS/Auswertungen/Datev-Schnittstelle|DATEV-Schnittstelle (Übersicht)]]
* [[OBS/Auswertungen/Datev-Export|A Daten exportieren]]
* [[OBS/Auswertungen/Datev-Stammdaten|B Datev-Stammdaten]]
* [[OBS/Auswertungen/Datev-Automatikkonten|C Automatikkonten verwalten]]
* [[OBS/Auswertungen/Datev-Kontenplan|D Sachkonten-Plan einlesen]]
* [[OBS/Auswertungen/Datev-Pruefung|G OBS-Daten auf DATEV-Konformität prüfen]]
* [[OBS/Auswertungen/Datev-CSVInfo|CSV-Feldbeschreibung]]
 
[[Kategorie:OBS/Auswertung]]

Aktuelle Version vom 11. Mai 2026, 08:57 Uhr

HINWEIS: Das Modul OBS-Datev-XML erzeugt einen vollständigen DATEV-Datenträger: die klassischen EXTF-CSV-Dateien (Buchungsstapel, Debitoren/Kreditoren, Zahlungsbedingungen) und – bei aktivierter Belegübergabe – zusätzlich die XML-Belegdaten (DATEV Belegtransfer bzw. DATEV Unternehmen online). Voraussetzung sind die Standardkontenrahmen SKR03 bzw. SKR04.
HINWEIS: Vor dem ersten Export müssen die DATEV-Stammdaten (Beraternummer, Mandantennummer, Sachkontenlänge, Auftrags- und Steuerkonten) vollständig hinterlegt sein. Die Maske wird über das Stammdaten-Menü erreicht.

OBS-Datev-XML

1. Einrichtung der Schnittstelle (Stammdaten-Menü)

Die DATEV-Stammdaten werden über das Menü Auswertung » Datev-Schnittstelle » B Datev-Stammdaten möglich.

1.1 Grundeinstellungen / Beraterdaten

Feld Bedeutung Hinweis
Beraternummer DATEV-Nummer Ihres Steuerberaters (max. 7 Stellen). Pflichtfeld – wird im CSV-Header und in jeder XML-Datei eingetragen.
Mandantennummer Mandantennummer beim Steuerberater (max. 5 Stellen). Pflichtfeld.
Sachkontenlänge Länge der Sachkonten (4 bis 9 Stellen). Personenkonten = Sachkontenlänge + 1. Pflichtfeld. Wird gegen den eingelesenen Kontenrahmen geprüft.
Vorgabe Datei-Pfad Zielverzeichnis für den Export der CSV- und ZIP-Dateien. Empfohlen: gemeinsames Netzlaufwerk, z. B. \\Server\Datev-Exporte\.

1.2 Konten- und Buchungseinstellungen

Feld Bedeutung
Erlöskonto (Standard) Vorgabekonto für Verkaufsbuchungen ohne abweichende Zuordnung.
Aufwandskonto Vorgabekonto für Einkaufs-/Wareneingangsbuchungen.
Zahlungskonto Geldkonto für Zahlungen aus der Auftragsbearbeitung (z. B. 1200 / 1800).
Allgemeines Konto Aufträge Fallback-Konto für nicht zuordenbare Buchungen.
Präfix Debitor / Kreditor Zahlenpräfix für die Bildung der Personenkonten (SKR03: 1 / 7).
Deletionszeichen Deb. / Kred. Position, an der die Personenkonten-Nummer aufgefüllt wird. Standard: 2.
Steuersatz Standard / Erweitert Verknüpfung mit der Tabelle Steuersätze (S_MWST).
Kontenübergabemodus vollständig / nur geänderte / nur Stamm.

1.3 Belegübergabe (XML / DATEV Unternehmen online)

Die Belegübergabe in das DATEV-XML-Format wird über das Feld Übertragungsart für Datev Unternehmen-Online aktiviert. Solange der Eintrag auf Keine Dokumente übertragen steht,

werden ausschließlich CSV-Dateien erzeugt. Beim Eintrag Nur Dokumente übertragen werden rein dokumentenbasierte Belege übergeben.

Feld Bedeutung
Übertragungsart für Datev UO Bestimmt, ob und in welcher Form Belege im XML-Format mitgeliefert werden.
Standardordner Rechnungen Standard-Ordner für Ausgangsbelege (Repository-Pfad in document.xml).
Standardordner Einkauf Default-Ordner für Eingangsbelege.
Dokumentexport-Pfad (Root) Wurzelverzeichnis für ZIP-Container; intern wird ein Unterordner JJJJ-MM angelegt.
Unterordner Rechnungen / Einkauf Trennt Ausgangs- und Eingangsbelege physikalisch.

2. Datev-CSV-Datei erstellen

Der eigentliche Export wird über Auswertung » Datev-Schnittstelle » A Daten exportieren gestartet. Die Maske erzeugt – abhängig von den Stammdaten – einen oder mehrere EXTF-CSV-Datenträger und optional den XML-Belegtransfer.

2.1 Erzeugte Dateien und CSV-Header

Beim Export werden – je nach Auswahl – folgende Dateien im EXTF-Format erzeugt. Die Versionsnummer (Standard 510) wird in der Datei SYS\DATEV.INI, Abschnitt [VORSATZ], Feld VERSIONNR hinterlegt:

Dateiname Kategorie / Version Formatname Inhalt
EXTF_Buchungsstapel_<Mandant>_<Berater>_<Datum>.csv 21 / Version 7 Buchungsstapel Journalbuchungen (Soll-/Haben-Konto, Beleg, Betrag, Steuerschlüssel, Kostenstelle …).
EXTF_Stammdaten-Deb-Kred_<Mandant>_<Berater>_<Datum>.csv 16 / Version 4 Debitoren/Kreditoren Personenkonten-Stamm (Name, Anschrift, Steuer-Nr., Bankverbindung, OPOS).
EXTF_ZB_<Mandant>_<Berater>_<Datum>.csv 46 / Version 2 Zahlungsbedingungen Zahlungsbedingungen je Kunde/Lieferant (Skonto, Fälligkeit).
<JJJJ-MM-TT>.zip – Container Optionales ZIP-Archiv mit allen CSV-Dateien und XML-Belegen.

Allgemeine Eigenschaften jeder EXTF-Datei:

  • Format-Kennung: EXTF
  • Trennzeichen: Semikolon (;)
  • Textbegrenzer: doppeltes Anführungszeichen (")
  • Zeichensatz: ANSI (Windows-1252)
  • Versionsnummer aus SYS\DATEV.INI, Abschnitt [VORSATZ] / VERSIONNR (Standard 510).

2.4 Zusammenspiel CSV-Datei und XML-Belege

Wenn die Belegart DUO aktiviert ist, erzeugt das Modul zusätzlich zum Buchungsstapel die XML-Belegdaten. Die Verbindung zwischen einer CSV-Buchung und ihrem Beleg-PDF wird über eine GUID hergestellt:

  • Jede exportierte Buchung erhält im Buchungsstapel die DATEV-GUID des zugehörigen Belegs in der Spalte Beleglink.
  • Im ZIP-Archiv liegt zu jeder Belegart eine eigene XML-Datei: accountsReceivableLedger (Ausgangsrechnungen), accountsPayableLedger (Eingangsrechnungen), cashLedger (Kassenbelege).
  • Eine zentrale document.xml beschreibt die Archivstruktur (Repository-Levels OBS → Belege → JJJJ-MM) und referenziert alle PDFs.
  • Belege ohne zugehörige Buchung werden über die Belegart Ohne Buchung mit eigener sys_uid aus DV_DOKEXPORT übergeben.
  • Eine Buchung kann auf mehrere PDF-Belege verweisen (z. B. Rechnung + Lieferschein).
ACHTUNG: Einmal exportierte Buchungen und Belege werden mit dem Export-Kennzeichen versehen und beim nächsten Lauf NICHT erneut übertragen. Soll ein Zeitraum nochmals exportiert werden, muss zuvor in den Stammdaten der Punkt Export-Flag zurücksetzen ausgeführt werden.

3. Typische Meldungen

  • "Sachkontenlänge ist nicht angegeben" – Pflichtfeld in den Stammdaten; Wert zwischen 4 und 9 eintragen.
  • "E-Mail Steuerberater ist erforderlich" – Modus Deb./Kred. steht auf Getrennte Dateien per Mail; E-Mail hinterlegen oder Modus ändern.
  • "Konto nicht im DATEV-Stamm" – Sachkontenplan des Steuerberaters einlesen (Punkt D der DATEV-Schnittstelle).
  • "Belegbild fehlt" – Beleg über F8 Dokument anhängen.
  • "Wirtschaftsjahr nicht definiert" – Unter Stammdaten DATEV das Wirtschaftsjahr für den Mandanten eintragen.
  • "Buchungen ohne Beleglink gefunden" – Tritt bei aktivierter Belegart DUO auf. Buchungen ohne archivierten Beleg vor dem Export ergänzen oder den XML-Belegtransfer vorübergehend deaktivieren.

4. Siehe auch

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