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OBS smart Inventur

OBS smart Inventur ist die mobile App, mit der Ihre Mitarbeiter den Bestand direkt am Regal zählen – per Kamera-Scan oder mit einem Bluetooth-Handscanner. Jede Zählung wandert sofort nach OBS und löst dort die Differenzinventur aus. Listen ausdrucken, Striche machen und am Montag abtippen entfällt.

Dieser Leitfaden führt durch den kompletten Arbeitsablauf – vom Anmelden bis zum „Mein Teil fertig". Technische Vorkenntnisse sind nicht nötig.

Die App in zwei Minuten

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Das Wichtigste in Kürze

Anmelden per Ausweis. QR-Code auf dem Mitarbeiterausweis scannen – fertig. Ohne Ausweis geht es über die Namensliste. Scannen statt tippen. Barcode ins Bild halten, Menge bestätigen. Verpackungseinheiten rechnet die App in Stück um. Kein Sperrbetrieb. Das Lager läuft weiter. Jede Zählung wird gegen den Soll-Bestand zum Zählzeitpunkt verglichen (Differenzinventur). Jeder zählt seinen Bereich. Die App zeigt, wer gerade wo arbeitet – Doppelzählung fällt sofort auf. Nichts geht verloren. Ohne Netz wird lokal gespeichert und später automatisch hochgeladen.

Was die App leistet

• Erfassung am Regal – per Kamerascan, Bluetooth-Handscanner (HID) oder über die Artikelsuche.
• Mengenumrechnung – Barcodes auf Gebinden werden über den VPE-Faktor automatisch in Stück umgerechnet.
• Abweichungswarnung – weicht die Zählung stärker vom Soll ab als die eingestellte Schwelle, hält die App an, bevor aus einem Vertipper eine Differenz wird.
• Mehrbenutzer-Betrieb – mehrere Zähler in derselben Inventur, jeder auf seinem Lagerort.
• Offline-Betrieb – Stammdaten liegen auf dem Gerät, Zählungen werden zwischengespeichert und nachgeliefert.
• Nacharbeit-Aufgaben – Auffälligkeiten als Notiz mit Foto; daraus entsteht in OBS automatisch eine Aufgabe für den Lagerleiter.
• Laufende Übertragung – jede bestätigte Position steht in OBS, während im Lager noch gezählt wird.

Was die App nicht tut

• Sie bucht die Inventur nicht ab. Die Final-Buchung macht der Lagerleiter im OBS-Backoffice.
• Sie sperrt keine Lagerorte gegen Kollegen. Sie zeigt an, wer wo arbeitet – die Abstimmung bleibt beim Team.
• Sie korrigiert keine Stammdaten. Fehlende oder falsche Barcodes macht sie sichtbar, ändern müssen Sie sie in OBS.

Schritt für Schritt

1. Anmelden

Start: Anmeldung mit dem Mitarbeiterausweis.

Ohne Ausweis: Auswahl aus der Sachbearbeiter-Liste.

Die App startet mit der Ausweis-Anmeldung:

• Auf Ausweis scannen tippen und den QR-Code auf Ihrem Mitarbeiterausweis in den Sucher halten.
• Die App erkennt daran, welcher Sachbearbeiter Sie sind, und meldet Sie an. Ein Passwort gibt es nicht.
• Wird der Ausweis nicht erkannt, meldet die App das und bleibt im Anmeldebildschirm.

Haben Sie Ihren Ausweis nicht dabei, tippen Sie unten auf Ohne Ausweis anmelden. Dann wählen Sie Ihren Namen aus der Liste und bestätigen mit Anmelden.

Über das Zahnrad oben rechts erreichen Sie die Server-Konfiguration (siehe Gerät einrichten).

Erscheint „Keine Sachbearbeiter gefunden", besteht keine Verbindung zum Server – prüfen Sie WLAN und Server-Konfiguration.

2. Inventur wählen

Einer laufenden Inventur beitreten; darüber Lagerwahl und Betriebsart.

Sie können einer laufenden Inventur beitreten oder eine neue anlegen. Im Alltag der Jahresinventur treten Sie meist bei.

Bestehende beitreten

• Reiter Bestehende beitreten.
• Unter Lager filtern das Lager wählen.
• Unter Laufende App-Inventuren die richtige Inventur antippen – damit sind Sie dabei.

Neu anlegen

• Reiter Neu anlegen: Bezeichnung eintragen (Vorschlag: „Inventur" mit Tagesdatum) und Lager wählen.
• Aufnahmeart: Kamera (eingebaute Kamera, keine extra Hardware) oder HID-Scanner (Bluetooth-Ring- oder Handrückenscanner).
• Zähl-Modus: Blind (kein Soll sichtbar), Mit Warnung (Hinweis ab der eingestellten Schwelle) oder Sichtbar (Soll wird angezeigt).
• Warnschwelle: ab welcher prozentualen Abweichung die App warnt.
• Optionen: Express-Scan (jeder Scan zählt sofort, ohne Mengen-Fenster) und Akustisches Feedback (Piep bei Treffer und bei unbekanntem Barcode).

3. Stammdaten laden

Abgleich fertig – die App ist jetzt netzunabhängig.

Damit die App Artikel, Barcodes, Bestände und Lagerorte kennt, hält sie einen eigenen Datenbestand auf dem Gerät. Mit Stammdaten aktualisieren stoßen Sie den Abgleich an; er läuft in vier Schritten: Artikel, EAN, Bestand, Lagerorte.

• Der erste Abgleich auf einem neuen Gerät kann dauern – danach werden nur noch Änderungen nachgeladen.
• Während des Abgleichs bleibt der Bildschirm an.
• Am Ende meldet die App „Stammdaten aktuell" mit der Zahl der geladenen Sätze je Bereich.

Nach dem Abgleich zählen Sie auch dann weiter, wenn im Lager kein Netz ist.

4. Meinen Bereich wählen

Lagerorte als Kacheln, nach Zonen gruppiert. Orange: hier arbeitet schon jemand.

Die App zeigt die Lagerorte des Lagers als Kacheln, gruppiert nach Zonen. Die Farbe sagt, was los ist:

Farbe	Bedeutung
Grün	frei – hier zählt gerade niemand
Blau ✓	Ihre Wahl – hier zählen Sie
Orange 👥	jemand anders arbeitet hier; die Kachel nennt den Namen
Grau	bereits abgeschlossen, mit Zahl der erfassten Positionen

• Tippen Sie die Kachel an, die Sie zählen wollen – sie wird blau.
• Sie arbeiten immer an genau einem Lagerort. Tippen Sie eine andere Kachel an, wechseln Sie dorthin; der bisherige Ort wird wieder freigegeben.
• Abgeschlossene Lagerorte lassen sich nicht mehr wählen – die App meldet „ist bereits abgeschlossen".
• Eine orange Kachel können Sie antippen, wenn es sein muss. Stimmen Sie sich vorher kurz ab, damit nicht doppelt gezählt wird.

Mit Erfassung starten geht es ans Regal.

Warum sperrt die App den Lagerort nicht?
OBS smart Inventur ist eine Differenzinventur: Das Lager läuft normal weiter. Jede Zählung wird gegen den Soll-Bestand genau zu ihrem Zeitpunkt verglichen – Warenbewegungen während der Zählung verfälschen das Ergebnis also nicht. Die Bereichswahl ist deshalb Abstimmungshilfe, nicht Schloss.

5. Zählen

Erfassung: Kopfzeile mit Lager, Lagerort und Zählstand, darunter die drei Reiter.

Der Erfassungsbildschirm hat oben eine Kopfzeile mit Lager, Lagerort und dem aktuellen Stand („x Pos · y Stk"), darunter die Umschalter für Kamera/HID, Express und Voice sowie die drei Reiter Scan, Suche und Freitext.

• Tippen Sie auf Etikett scannen – die Kamera öffnet sich und erkennt automatisch EAN-13/8, UPC, Code-128 und QR.
• Lässt sich ein Etikett gar nicht lesen, hilft EAN manuell eingeben (Notfall).
• Unter Zuletzt erfasst sehen Sie Ihre letzten Buchungen mit Artikelnummer, Menge und Lagerort.

Menge bestätigen

Mengen-Fenster mit Abweichungswarnung: Soll 42, Ist 1.

Nach jedem Scan öffnet sich das Mengen-Fenster:

• Oben stehen EAN, Artikelnummer und Bezeichnung, dazu der Umrechnungsfaktor (z. B. „1 Stk je VPE").
• Geben Sie die Menge ein. Gescannte Gebinde rechnet die App über den Faktor in Stück um.
• Weicht Ihre Zählung stärker vom Soll ab als die eingestellte Schwelle, erscheint eine Warnung mit Soll, Ist und Abweichung in Prozent – zählen Sie dann kurz nach.
• Bestätigen bucht die Position, Verwerfen bricht ab.

Rückgängig und Storno

• Nach jeder Buchung erscheint kurz ein Balken mit Rückgängig – der schnellste Weg, wenn Sie sich vertippt haben.
• Ist der Balken weg, buchen Sie den Artikel mit negativer Menge (Storno). Im Mengen-Fenster wechseln Sie dazu das Vorzeichen.
• Die App verrechnet das sauber gegen die bereits gezählte Menge.

Express-Scan

Für viele gleiche Artikel schalten Sie oben Express ein:

• Die Kamera bleibt offen, jeder Scan bucht sofort – ohne Mengen-Fenster.
• Gedacht für Artikel, bei denen ein Barcode genau einem Stück entspricht.
• Ein zusätzlicher Schalter Storno (-1) dreht das Vorzeichen, solange er an ist.
• Die Anzeige zählt Treffer und unbekannte Barcodes mit.

Menge sprechen (Voice)

Zum freihändigen Zählen schalten Sie oben Voice ein:

• Nach jedem Scan aktiviert sich das Mikrofon – Sie sprechen die Menge, etwa „zwölf" oder „zweihundertvierzig".
• Für eine Korrektur sagen Sie „minus", „storno" oder „abziehen" – die Menge wird negativ gebucht.
• Ist die Erkennung unsicher, weist die App darauf hin und Sie bestätigen oder sprechen erneut.
• Beim ersten Mal fragt das Gerät nach der Mikrofon-Berechtigung – einmalig erlauben.

Mit Bluetooth-Handscanner (HID)

HID-Scanner bereit; darunter die zuletzt erfasste Position.

• Koppeln Sie den Scanner wie eine Tastatur mit dem Gerät und schalten Sie in der Kopfzeile auf HID.
• Die App meldet „HID-Scanner bereit" und zählt die Scans mit; der zuletzt gelesene Code wird angezeigt.
• Der Ablauf ist derselbe wie mit der Kamera – nur das Lesen übernimmt der Handscanner.

6. Artikel suchen

Fehlt ein Etikett oder ist es unlesbar, nutzen Sie den Reiter Suche:

• Suchen Sie nach Artikelnummer, Bezeichnung oder Matchcode – mindestens zwei Zeichen.
• Mehrere Wörter trennen Sie mit Leerzeichen; sie müssen alle passen.
• Mini-Syntax für Geübte: +wort = muss vorkommen, -wort = darf nicht vorkommen, "phrase" = genau so.
• Tippen Sie den Treffer an – danach geht es weiter wie beim Scan, mit dem Mengen-Fenster.

7. Notiz und Foto

Auffälligkeiten halten Sie im Reiter Freitext fest, ohne Ihren Zähllauf zu unterbrechen:

• Beschreibung eingeben (Pflicht), zum Beispiel „Karton ohne Etikett, Standort Regal A-2 unten".
• Optional ein Foto aufnehmen – es hängt später als Beleg an der Aufgabe.
• Menge und Lagerort ergänzen, dann Notiz speichern.

Aus jeder Notiz entsteht in OBS automatisch eine Aufgabe für den Lagerleiter. Der Eintrag ist ausdrücklich eine Notlösung und muss nachgearbeitet werden – gezählt ist er damit noch nicht.

8. Mein Teil abschließen

Sind Sie mit Ihrem Bereich fertig, öffnen Sie Mein Teil abschliessen. Die App zeigt Ihre Bilanz:

• Positionen und Stück gezählt
• Abweichungen über der Warnschwelle
• Freitext-Notizen
• die gezählten Lagerorte mit Positionszahl
• den Upload-Status („x / y Positionen synchronisiert")

Mit Mein Teil fertig melden geben Sie Ihre Lagerorte frei und schieben alle noch offenen Zählungen nach. Sind noch nicht alle Positionen übertragen (kein Netz), sagt die App das und holt es beim nächsten Online-Sync nach.

Danach meldet die App, ob noch andere Sachbearbeiter zählen oder ob alle Bereiche fertig sind. Die Final-Buchung macht in jedem Fall der Lagerleiter im OBS-Backoffice.

Betriebsart: Bereichsauswahl oder Lagerort-Scan

Beim Einrichten der Inventur wird die Betriebsart festgelegt:

Betriebsart	Ablauf	Passt für
Bereichsauswahl	Lagerorte werden über Kacheln reserviert.	Wenige, große Lagerorte mit vielen Artikeln je Ort.
Lagerort-Scan	Der Lagerort wird per Scan gesetzt; danach buchen alle Artikelscans auf diesen Ort, bis Sie den nächsten Lagerort scannen.	Feingranulare Lagerorte mit eigenem Etikett am Fach.

Im Lagerort-Scan-Betrieb erinnert die App Sie, wenn Sie scannen, ohne vorher einen Lagerort gesetzt zu haben.

Offline arbeiten

• Kein Netz am Regal? Sie zählen normal weiter – die App speichert lokal.
• Sobald wieder Verbindung besteht, werden die Zählungen automatisch hochgeladen.
• Der Upload-Status im Abschlussbildschirm zeigt jederzeit, wie viel schon in OBS steht.
• Ihre Daten bleiben auf dem Gerät, bis sie vollständig übertragen sind.

Gerät einrichten (QR-Code)

Neue Geräte sind in Sekunden eingerichtet: Ihr Administrator erzeugt in OBS einen QR-Code mit den Verbindungsdaten, den Sie in der App abscannen.

• Im Anmeldebildschirm oben rechts auf das Zahnrad tippen.
• QR-Code scannen wählen und den Code abscannen.
• Adresse und Zugang lassen sich alternativ auch manuell eintragen.

Die Einstellungen bleiben gespeichert – das ist einmal je Gerät nötig (oder wenn sich der Server ändert).

⚠️ Der QR-Code enthält Zugangsdaten. Behandeln Sie ihn vertraulich und lassen Sie ihn nicht offen herumliegen.

Tipps für den Alltag

• Eine Hand reicht. Große Schaltflächen und ein Piep bei jedem Treffer – Sie müssen nicht aufs Display starren.
• Stammdaten vorher laden. Den Erst-Abgleich im WLAN machen, nicht erst im Lager.
• Express-Scan bei Massenware. Viele gleiche Artikel? Express zählt jeden Scan sofort.
• Gebinde nutzen. Ganze Kartons über den Gebinde-Barcode erfassen statt Einzelstücke zu zählen.
• Bei Unsicherheit: Notiz und Foto. Lieber kurz dokumentieren und weiterzählen – der Lagerleiter klärt es später.
• Akku im Blick. Der Bildschirm bleibt beim Abgleich an; laden Sie das Gerät vor großen Zähl-Läufen.

Häufige Fragen

Ich habe eine falsche Menge gebucht.

Tippen Sie sofort auf Rückgängig. Ist der Balken weg, buchen Sie den Artikel mit negativer Menge (Storno) und danach korrekt neu.

Der Barcode wird nicht erkannt.

Für Licht und ruhige Hand sorgen. Klappt es nicht, über den Reiter Suche den Artikel wählen oder die EAN im Notfall von Hand eingeben.

Kann ich denselben Lagerort wie ein Kollege zählen?

Technisch ja – die App zeigt die Kachel dann orange mit dem Namen des Kollegen. Sie sperrt nicht, deshalb kurz abstimmen.

Was passiert, wenn ich kein Netz habe?

Sie zählen normal weiter. Alles wird lokal gespeichert und automatisch hochgeladen, sobald wieder Verbindung besteht.

Verfälschen Warenbewegungen während der Zählung mein Ergebnis?

Nein. Jede Zählung wird gegen den Soll-Bestand genau zum Zählzeitpunkt verglichen (Differenzinventur).

Ich habe meinen Mitarbeiterausweis nicht dabei.

Über Ohne Ausweis anmelden wählen Sie Ihren Namen aus der Liste.

Wer schließt die Inventur endgültig ab?

Sie melden mit „Mein Teil fertig" ab. Den Gesamtabschluss und die Buchung macht der Lagerleiter im OBS-Backoffice.

Glossar

EAN / Barcode

Der Strichcode auf dem Artikel-Etikett, den die App scannt.

HID-Scanner

Bluetooth-Handscanner, der wie eine Tastatur mit dem Gerät gekoppelt ist.

VPE (Verpackungseinheit)

Gebinde wie Karton oder Palette; die App rechnet über den Faktor auf Stück um.

Soll-Bestand

Der in OBS gebuchte Bestand, gegen den Ihre Zählung verglichen wird.

Ist-Menge

Die von Ihnen tatsächlich gezählte Menge.

Differenzinventur

Inventur ohne Betriebsstopp; gezählt wird gegen den Soll zum Zählzeitpunkt.

Express-Scan

Modus, in dem jeder Scan sofort bucht – ohne Mengen-Fenster.

Storno

Korrektur durch Buchen einer negativen Menge.

Sachbearbeiter

Ihre Kennung in OBS; sie hält fest, wer gezählt hat.