OBS/Kostenpflichtige Module/DMS/DMS - Versionsgeschichte

Hoheneder: /* Einkaufsdokumente */

2025-10-30T14:39:49Z

Einkaufsdokumente

← Nächstältere Version		Version vom 30. Oktober 2025, 15:39 Uhr
Zeile 70:		Zeile 70:
	Eine sinnvolle Verwendungsmöglichkeit für das OBS DMS ist die Archivierung von unterschriebenen Dokumenten wie z.B.: Lieferscheine oder Reparaturaufträge. Der entsprechende Druck wird hierbei vom OBS-Support so konfiguriert, dass ein QR-Code mit ausgedruckt wird. (Wenn der QR-Code auf jeder Seite gedruckt wird muss später beim Scannen keine [[OBS/Kostenpflichtige Module/DMS/Scannen von Dokumenten\|Trennseite]] verwendet werden. Ab OBS-Version 002943 kann OBS QR-Codes mit integrierter Seitenzahl verarbeiten, sodass die Reihenfolge der eingescannten Seiten keine Rolle mehr spielt. Diese Funktion bedarf eventuell einer Druckanpassung, damit die QR-Codes mit Seitenzahl gedruckt werden können.)<br/>		Eine sinnvolle Verwendungsmöglichkeit für das OBS DMS ist die Archivierung von unterschriebenen Dokumenten wie z.B.: Lieferscheine oder Reparaturaufträge. Der entsprechende Druck wird hierbei vom OBS-Support so konfiguriert, dass ein QR-Code mit ausgedruckt wird. (Wenn der QR-Code auf jeder Seite gedruckt wird muss später beim Scannen keine [[OBS/Kostenpflichtige Module/DMS/Scannen von Dokumenten\|Trennseite]] verwendet werden. Ab OBS-Version 002943 kann OBS QR-Codes mit integrierter Seitenzahl verarbeiten, sodass die Reihenfolge der eingescannten Seiten keine Rolle mehr spielt. Diese Funktion bedarf eventuell einer Druckanpassung, damit die QR-Codes mit Seitenzahl gedruckt werden können.)<br/>
	Wenn nun ein Mitarbeiter einen unterschriebenen Lieferschein zurück bringt und dieser eingescannt wird, so wird das DMS Dokument anhand des QR-Codes automatisch dem entsprechenden Vorgang in OBS zugeordnet. Steht man mit dem Curso auf dem entsprechenden Vorgang so kann über die [[OBS/Widgets/Schnellstartleiste\|Schnellstartleiste]] direkt das zugehörige DMS Dokument angezeigt werden.		Wenn nun ein Mitarbeiter einen unterschriebenen Lieferschein zurück bringt und dieser eingescannt wird, so wird das DMS Dokument anhand des QR-Codes automatisch dem entsprechenden Vorgang in OBS zugeordnet. Steht man mit dem Curso auf dem entsprechenden Vorgang so kann über die [[OBS/Widgets/Schnellstartleiste\|Schnellstartleiste]] direkt das zugehörige DMS Dokument angezeigt werden.

			=== Externe Belege ===
			Externe Belege wie z.B. Lieferantenrechnungen oder -Lieferscheine werden von OBS automatishc dem jeweiligen Vorgang zugeordnet.

			Voraussetzung dafür ist, dass im Personenstamm unsere Kundennummer beim Lieferanten gepflegt ist und im OBS-Vorgang (z.B. Einkaufsrechnung) die Belegnummer des Lieferanten korrekt erfasst wurde.

			Wenn die beiden zuvor genannten Daten im OCR-Text des DMS-Dokumentes gefunden werden, dann wird das DMS-Dokument automatisch dem jeweiligen OBS-Vorgang zugeordnet.

	===Einkaufsdokumente===		===Einkaufsdokumente===

P.Roth: /* Verwendung des DMS */

2024-09-20T10:20:37Z

Verwendung des DMS

← Nächstältere Version		Version vom 20. September 2024, 11:20 Uhr
Zeile 95:		Zeile 95:
	Hier finden Sie Beispielscripts zum DMS:		Hier finden Sie Beispielscripts zum DMS:
	*[[OBS/Makros_und_Scripting/Anwendungsbereiche/Beispiele_Sammlung#Automatische_DMS_Zuordnung\|Beispiel: Automatische DMS Zuordnung]]		*[[OBS/Makros_und_Scripting/Anwendungsbereiche/Beispiele_Sammlung#Automatische_DMS_Zuordnung\|Beispiel: Automatische DMS Zuordnung]]

			=== Anlage von Einkäufen aus Dokumenten ===
			Es gibt mit dem Druck auf die rechte Maustaste die Möglichkeit im erscheinenden Menü den Punkt 'Einkauf anlegen' auszuwählen. In der folgenden Maske können nun die Eckdaten des Einkaufes erfasst werden:
			[[Datei:DMS Einkauserfassung.png\|links\|mini\|600x600px]]

	==FAQ==		==FAQ==
	Sollten Probleme mit dem DMS auftreten sollten Sie zunächst das Zudem sollte das [[OBS/Kostenpflichtige_Module/DMS/DMS_Dokumente/F10_Weitere_Funktionen#B_Protokoll\|DMS Protokoll]] überprüfen.		Sollten Probleme mit dem DMS auftreten sollten Sie zunächst das Zudem sollte das [[OBS/Kostenpflichtige_Module/DMS/DMS_Dokumente/F10_Weitere_Funktionen#B_Protokoll\|DMS Protokoll]] überprüfen.

Schinke: /* Verarbeitung von Dokumenten */

2023-09-11T13:27:23Z

Verarbeitung von Dokumenten

← Nächstältere Version		Version vom 11. September 2023, 14:27 Uhr
Zeile 33:		Zeile 33:
	Zuerst wird in dem Scanordner nach folgenden Datei Extensions gesuch.		Zuerst wird in dem Scanordner nach folgenden Datei Extensions gesuch.
	Aus diesen Dateien wird der Text Inhalt extrahiert (Max 16KB) und als OCR Text für die Text-Suche herangezogen		Aus diesen Dateien wird der Text Inhalt extrahiert (Max 16KB) und als OCR Text für die Text-Suche herangezogen
	*.DOC		Rich Text Format (.RTF)
	*.XLS		Portable Document Format (.PDF)
	*.~~RTF~~		Microsoft Word (.DOC)
	*.TXT		Microsoft Word X (.DOCX)
	*.~~CSV~~		Microsoft Excel (.XLS)
	*.~~HTM~~		Microsoft Excel X(.XLSX)
	*.~~HTML~~		Hypertext Markup Language(.HTML,*.HTM)
	*.~~PNG~~		Comma Separated Values (.CSV)
			Plain Text File (.TXT)
			Word Perfect (.WPD)
			Microsoft Write (.WRI)
			Palmdoc (.DOC)
			Open Office Text (.ODT,*.FODT)
			Open Office Spread (.ODS,*.FODS)
			Open Office Presentation (,ODP,*.FODP)
			Fiction Book (.FB2)


	'''2. Multi Seiten Dokumente PDF'''<br/>		'''2. Multi Seiten Dokumente PDF'''<br/>
Zeile 102:		Zeile 111:
	*Es können markierte Dokumente mit '''{{F10}} → K1 Dokumente Exportieren''' direkt exportiert werden. Hierbei werden die Dateien im BMP oder JPG Format gespeichert.		*Es können markierte Dokumente mit '''{{F10}} → K1 Dokumente Exportieren''' direkt exportiert werden. Hierbei werden die Dateien im BMP oder JPG Format gespeichert.
	*Es können markierte Dokumente mit '''{{F10}} → A E-Mail mit Anhang''' an eine neu erstellte E-Mail angehängt werden. Verknüpfte Dokumente werden hierbei jeweils ein PDF-Dokument angehängt		*Es können markierte Dokumente mit '''{{F10}} → A E-Mail mit Anhang''' an eine neu erstellte E-Mail angehängt werden. Verknüpfte Dokumente werden hierbei jeweils ein PDF-Dokument angehängt
	*Einzelne Seiten können per Drag&Drop z.B. in das Anhang-Feld einer E-Mail als JPG eingefügt werden.		*Einzelne Seiten können per Drag&Drop z.B. in das Anhang-Feld einer E-Mail als JPG eingefügt werden.

Schinke: /* DMS-Verknüpfungen werden in der Schnellstart Leiste nicht angezeigt */

2021-06-11T11:11:25Z

DMS-Verknüpfungen werden in der Schnellstart Leiste nicht angezeigt

← Nächstältere Version		Version vom 11. Juni 2021, 12:11 Uhr
Zeile 96:		Zeile 96:
	===DMS-Verknüpfungen werden in der Schnellstart Leiste nicht angezeigt===		===DMS-Verknüpfungen werden in der Schnellstart Leiste nicht angezeigt===
	Verknüpfungen des DMS Moduls werden über globale Hashes gebildet. Diese zu erstellen ist sehr zeitintensiv und wird daher im Hintergrund ausgeführt. Dies hat zur Folge, dass die Verknüpfung erst zeitverzögert in den Listen angezeigt werden.		Verknüpfungen des DMS Moduls werden über globale Hashes gebildet. Diese zu erstellen ist sehr zeitintensiv und wird daher im Hintergrund ausgeführt. Dies hat zur Folge, dass die Verknüpfung erst zeitverzögert in den Listen angezeigt werden.
	Sie können das Erstellen der Hashes auch manuell ausführen, indem Sie in ~~einer~~ Liste einen Rechtsklick ausführen ({{MouseRight1}}) und dann den Punkt '''DMS Cache Zurücksetzen''' wählen.		Sie können das Erstellen der Hashes auch manuell ausführen, indem Sie in der Auftrags-Liste einen Rechtsklick ausführen ({{MouseRight1}}) und dann den Punkt '''DMS Cache Zurücksetzen''' wählen.

	===Wie können DMS-Dokumente aus OBS exportiert werden===		===Wie können DMS-Dokumente aus OBS exportiert werden===
	Es gibt aktuell mehrere Möglichkeiten Dokumente zu exportieren:		Es gibt aktuell mehrere Möglichkeiten Dokumente zu exportieren:

Schinke: /* FAQ */

2021-03-02T12:03:49Z

FAQ

← Nächstältere Version		Version vom 2. März 2021, 13:03 Uhr
Zeile 97:		Zeile 97:
	Verknüpfungen des DMS Moduls werden über globale Hashes gebildet. Diese zu erstellen ist sehr zeitintensiv und wird daher im Hintergrund ausgeführt. Dies hat zur Folge, dass die Verknüpfung erst zeitverzögert in den Listen angezeigt werden.		Verknüpfungen des DMS Moduls werden über globale Hashes gebildet. Diese zu erstellen ist sehr zeitintensiv und wird daher im Hintergrund ausgeführt. Dies hat zur Folge, dass die Verknüpfung erst zeitverzögert in den Listen angezeigt werden.
	Sie können das Erstellen der Hashes auch manuell ausführen, indem Sie in einer Liste einen Rechtsklick ausführen ({{MouseRight1}}) und dann den Punkt '''DMS Cache Zurücksetzen''' wählen.		Sie können das Erstellen der Hashes auch manuell ausführen, indem Sie in einer Liste einen Rechtsklick ausführen ({{MouseRight1}}) und dann den Punkt '''DMS Cache Zurücksetzen''' wählen.
			===Wie können DMS-Dokumente aus OBS exportiert werden===
			Es gibt aktuell mehrere Möglichkeiten Dokumente zu exportieren:
			*Es können markierte Dokumente mit '''{{F10}} → K1 Dokumente Exportieren''' direkt exportiert werden. Hierbei werden die Dateien im BMP oder JPG Format gespeichert.
			*Es können markierte Dokumente mit '''{{F10}} → A E-Mail mit Anhang''' an eine neu erstellte E-Mail angehängt werden. Verknüpfte Dokumente werden hierbei jeweils ein PDF-Dokument angehängt
			*Einzelne Seiten können per Drag&Drop z.B. in das Anhang-Feld einer E-Mail als JPG eingefügt werden.

Schinke: /* DMS-Verknüpfungen werden in der Schnellstart Leiste nicht angezeigt */

2021-03-01T14:42:09Z

DMS-Verknüpfungen werden in der Schnellstart Leiste nicht angezeigt

← Nächstältere Version		Version vom 1. März 2021, 15:42 Uhr
Zeile 96:		Zeile 96:
	===DMS-Verknüpfungen werden in der Schnellstart Leiste nicht angezeigt===		===DMS-Verknüpfungen werden in der Schnellstart Leiste nicht angezeigt===
	Verknüpfungen des DMS Moduls werden über globale Hashes gebildet. Diese zu erstellen ist sehr zeitintensiv und wird daher im Hintergrund ausgeführt. Dies hat zur Folge, dass die Verknüpfung erst zeitverzögert in den Listen angezeigt werden.		Verknüpfungen des DMS Moduls werden über globale Hashes gebildet. Diese zu erstellen ist sehr zeitintensiv und wird daher im Hintergrund ausgeführt. Dies hat zur Folge, dass die Verknüpfung erst zeitverzögert in den Listen angezeigt werden.
			Sie können das Erstellen der Hashes auch manuell ausführen, indem Sie in einer Liste einen Rechtsklick ausführen ({{MouseRight1}}) und dann den Punkt '''DMS Cache Zurücksetzen''' wählen.

Schinke: /* FAQ */

2021-03-01T14:34:15Z

FAQ

← Nächstältere Version		Version vom 1. März 2021, 15:34 Uhr
Zeile 94:		Zeile 94:
	#Am besten den Namen des Original Dokuments im Error Verzeichnis manuell abändern (zum Beispiel mit Datum und Uhrzeit) und in den Scan Ordner kopieren. Aus dem Error Verzeichnis dann die zugehörigen Dateien (BMP's) löschen.		#Am besten den Namen des Original Dokuments im Error Verzeichnis manuell abändern (zum Beispiel mit Datum und Uhrzeit) und in den Scan Ordner kopieren. Aus dem Error Verzeichnis dann die zugehörigen Dateien (BMP's) löschen.
	#Dateien aus dem Error Verzeichnis löschen und neu einscannen (Das erneute Scannen passiert automatisch). (Wichtig ist es die Ursache zu finden warum es doppelte Dateinamen gegeben hat, damit dieser Fehler nicht erneut auftritt).		#Dateien aus dem Error Verzeichnis löschen und neu einscannen (Das erneute Scannen passiert automatisch). (Wichtig ist es die Ursache zu finden warum es doppelte Dateinamen gegeben hat, damit dieser Fehler nicht erneut auftritt).
			===DMS-Verknüpfungen werden in der Schnellstart Leiste nicht angezeigt===
			Verknüpfungen des DMS Moduls werden über globale Hashes gebildet. Diese zu erstellen ist sehr zeitintensiv und wird daher im Hintergrund ausgeführt. Dies hat zur Folge, dass die Verknüpfung erst zeitverzögert in den Listen angezeigt werden.

Schinke am 11. Januar 2021 um 14:15 Uhr

2021-01-11T14:15:51Z

← Nächstältere Version		Version vom 11. Januar 2021, 15:15 Uhr
Zeile 82:		Zeile 82:

	Zudem sollte das [[OBS/Kostenpflichtige_Module/DMS/DMS_Dokumente/F10_Weitere_Funktionen#B_Protokoll\|DMS Protokoll]] überprüft werden.		Zudem sollte das [[OBS/Kostenpflichtige_Module/DMS/DMS_Dokumente/F10_Weitere_Funktionen#B_Protokoll\|DMS Protokoll]] überprüft werden.
			===Scripting===
			Durch [[OBS/Makros_und_Scripting\|Erweitertes Scripting]] ist es möglich die Standard-Drucke/Mail verfahren mit dem DMS System zu Verknüpfen. Dies ist kostenpflichtiger Support.
			Hier finden Sie Beispielscripts zum DMS:
			*[[OBS/Makros_und_Scripting/Anwendungsbereiche/Beispiele_Sammlung#Automatische_DMS_Zuordnung\|Beispiel: Automatische DMS Zuordnung]]
	==FAQ==		==FAQ==
	Sollten Probleme mit dem DMS auftreten sollten Sie zunächst das Zudem sollte das [[OBS/Kostenpflichtige_Module/DMS/DMS_Dokumente/F10_Weitere_Funktionen#B_Protokoll\|DMS Protokoll]] überprüfen.		Sollten Probleme mit dem DMS auftreten sollten Sie zunächst das Zudem sollte das [[OBS/Kostenpflichtige_Module/DMS/DMS_Dokumente/F10_Weitere_Funktionen#B_Protokoll\|DMS Protokoll]] überprüfen.

Schinke am 11. Januar 2021 um 14:09 Uhr

2021-01-11T14:09:29Z

@@ Zeile 23: / Zeile 23: @@
 *Im Produktionsbereich kann man einfach Protokolle/QS Berichte (mit  Unterschriften) dem Produktionsprozess hinterlegen.
 *Durch die OCR (Texterkennung) wird es möglich für digitalisierte DMS Dokumente eine Volltextsuche durchzuführen
-==Verwendung des DMS==
+==Arbeits- bzw. Funktionsweise des DMS==
 ===Verarbeitung von Dokumenten===
 Jede Datei in einem Scan-Verzeichnis ist ein Originladokument.
@@ Zeile 82: / Zeile 56: @@
 Dieser wird im Standard in einem Intervall von 5 Minuten ausgeführt.
 Deshalb sind Dokumente, wenn sie durch einen Kopierer/Scanner eingelesen wurden nicht immer sofort zugeordnet.

Schinke am 11. Januar 2021 um 14:03 Uhr

2021-01-11T14:03:50Z

← Nächstältere Version		Version vom 11. Januar 2021, 15:03 Uhr
Zeile 48:		Zeile 48:
	Die [[OBS/Kostenpflichtige_Module/DMS/DMS_Dokumente\|DMS Liste]] sollte regelmäßig kontrolliert werden. Hier kann in der Liste über {{F2}} ein Filter gesetzt werden, um sich alle Dokumente anzuzeigen, die nicht Status 21 sind, also noch nicht verarbeitet bzw. verknüpft wurden. Aus unterschiedlichen Gründen kann es passieren, dass Dokumente nicht automatisch zugeordnet werden können (z.B: wenn OBS-DMS den QR-Code nicht erkennen kann). In diesem Fall müsste die Zuordnung [[OBS/Kostenpflichtige_Module/DMS/DMS_Dokumente#Dokumente_manuell_zuordnen\|manuell]] erfolgen.		Die [[OBS/Kostenpflichtige_Module/DMS/DMS_Dokumente\|DMS Liste]] sollte regelmäßig kontrolliert werden. Hier kann in der Liste über {{F2}} ein Filter gesetzt werden, um sich alle Dokumente anzuzeigen, die nicht Status 21 sind, also noch nicht verarbeitet bzw. verknüpft wurden. Aus unterschiedlichen Gründen kann es passieren, dass Dokumente nicht automatisch zugeordnet werden können (z.B: wenn OBS-DMS den QR-Code nicht erkennen kann). In diesem Fall müsste die Zuordnung [[OBS/Kostenpflichtige_Module/DMS/DMS_Dokumente#Dokumente_manuell_zuordnen\|manuell]] erfolgen.

			Zudem sollte das [[OBS/Kostenpflichtige_Module/DMS/DMS_Dokumente/F10_Weitere_Funktionen#B_Protokoll\|DMS Protokoll]] überprüft werden.
			==Arbeitsweise des DMS==
			===Verarbeitung von Dokumenten===
			Jede Datei in einem Scan-Verzeichnis ist ein Originladokument.
			Diese können nicht verändert werden. Auch das löschen nach dem Import ist nur mit besonderen Rechten möglich.
			Multi-Seiten-Dokumente sind TIFF oder PDF Dokumente.
			Aus diesen werden Einzel-Seiten Dokumente, die verändert werden können.

			'''1. Single Dokumente'''<br/>
			Zuerst wird in dem Scanordner nach folgenden Datei Extensions gesuch.
			Aus diesen Dateien wird der Text Inhalt extrahiert (Max 16KB) und als OCR Text für die Text-Suche herangezogen
			*.DOC
			*.XLS
			*.RTF
			*.TXT
			*.CSV
			*.HTM
			*.HTML
			*.PNG

			'''2. Multi Seiten Dokumente PDF'''<br/>
			Danach werden PDF Dokumente aus dem Scan-Ordner gesucht und jede Seite als einzelne BMP Seite erzeugt.

			'''3. Multi Seiten Dokumente TIF/TIFF'''<br/>
			Danach werden TIF Dokumente aus dem Scan-Ordner gesucht und jede Seite als einzelne BMP Seite erzeugt.

			'''4. Importieren von BMP/JPG/JPEG Dateien'''<br/>
			Zum Schluss werden diese Dateien Importiert und der DMS Liste hinzugefügt.
			Dabei wird eine Texterkennung, EAN/QR Code Erkennung durchgeführt.

			===DMS Dienst===
			Dies geschieht alles im Hintergrund des Servers im DMS Dienst.
			Dieser wird im Standard in einem Intervall von 5 Minuten ausgeführt.
			Deshalb sind Dokumente, wenn sie durch einen Kopierer/Scanner eingelesen wurden nicht immer sofort zugeordnet.